¿Qué es una política de retención de documentos?

Una política de retención de documentos es un conjunto formal de directrices que define cuánto tiempo debe conservar sus documentos y cuándo deben ser archivados o eliminados de forma segura.

Se aplica tanto a registros físicos como digitales y ayuda a garantizar que la información se conserve durante el tiempo adecuado en función de los requisitos legales y comerciales.

Una política de retención bien definida reduce el riesgo al evitar la eliminación prematura de registros, al tiempo que evita el costo y la responsabilidad de conservar documentos más tiempo del necesario.

Políticas de retención promedio

Los períodos de retención varían según el tipo de documento, la industria y la jurisdicción, pero muchas organizaciones siguen puntos de referencia comunes.

• Los registros financieros, como facturas, declaraciones de impuestos y documentos contables, suelen conservarse entre cinco y siete años.
• Los registros de RR. HH. a menudo requieren una retención de tres a siete años después de la rescisión del contrato, según las leyes laborales locales.
• Los contratos suelen conservarse durante la vigencia del acuerdo más varios años adicionales.
• Es posible que los documentos de gobierno corporativo y los registros de cumplimiento deban conservarse indefinidamente.

Estos promedios proporcionan una guía, pero los cronogramas de retención siempre deben alinearse con las regulaciones aplicables y las necesidades comerciales.

Cómo crear una política de retención de documentos

La creación de una política de retención de documentos comienza con la identificación de todos los tipos de documentos utilizados en la organización y la comprensión de los requisitos legales y reglamentarios asociados con cada uno.

A continuación, defina los períodos de retención para cada categoría, incluido cuándo los documentos deben estar activos, archivados o ser elegibles para su eliminación. Asigne la propiedad y las responsabilidades para la gestión de la retención, establezca procedimientos de aprobación y auditoría, y documente cómo se destruirán los registros de forma segura una vez que finalice su período de retención.

Finalmente, comunique la política claramente a los empleados y revísela regularmente para asegurarse de que siga cumpliendo con la normativa a medida que evolucionan las regulaciones y las operaciones comerciales.

Cómo utilizar el generador gratuito de políticas de retención de documentos de Dokmee

El generador gratuito de políticas de retención de documentos de Dokmee simplifica el proceso guiándolo a través de las categorías de documentos, los períodos de retención recomendados y las consideraciones de cumplimiento.

Todo lo que tiene que hacer es seleccionar su industria y marcar los tipos de documentos con los que suele trabajar, por ejemplo, registros financieros, auditorías, contratos, etc.

La herramienta generará una plantilla de política en segundos y podrá implementarla directamente en su Dokmee DMS o ECM.

Por favor, asegúrese de verificar que los períodos de retención sean correctos y precisos para su industria y país.