O que é uma política de retenção de documentos?

Uma política de retenção de documentos é um conjunto formal de diretrizes que define por quanto tempo você deve manter seus documentos e quando eles devem ser arquivados ou descartados com segurança.

Ela se aplica tanto a registros físicos quanto digitais e ajuda a garantir que as informações sejam retidas pelo tempo apropriado com base nos requisitos legais e comerciais.

Uma política de retenção bem definida reduz os riscos ao evitar a exclusão prematura de registros, ao mesmo tempo que evita o custo e a responsabilidade de manter documentos por mais tempo do que o necessário.

Políticas Médias de Retenção

Os períodos de retenção variam de acordo com o tipo de documento, setor e jurisdição, mas muitas organizações seguem padrões comuns.

• Registros financeiros, como faturas, declarações fiscais e documentos contábeis, são normalmente retidos por cinco a sete anos
• Os registros de RH geralmente exigem retenção de três a sete anos após o encerramento do vínculo, dependendo das leis trabalhistas locais
• Os contratos são geralmente mantidos durante a vigência do contrato, acrescidos de vários anos adicionais
• Documentos de governança corporativa e registros de conformidade podem precisar ser retidos indefinidamente

Essas médias servem como orientação, mas os cronogramas de retenção devem sempre estar alinhados com as regulamentações aplicáveis e as necessidades do negócio.

Como criar uma política de retenção de documentos

A criação de uma política de retenção de documentos começa com a identificação de todos os tipos de documentos usados na organização e a compreensão dos requisitos legais e regulatórios associados a cada um.

Em seguida, defina períodos de retenção para cada categoria, incluindo quando os documentos devem estar ativos, arquivados ou elegíveis para descarte. Atribua propriedade e responsabilidades para a gestão da retenção, estabeleça procedimentos de aprovação e auditoria e documente como os registros serão destruídos de forma segura assim que seu período de retenção terminar.

Por fim, comunique a política claramente aos funcionários e revise-a regularmente para garantir que ela permaneça em conformidade à medida que as regulamentações e as operações comerciais evoluem.

Como usar o gerador gratuito de políticas de retenção de documentos da Dokmee

O gerador gratuito de políticas de retenção de documentos da Dokmee simplifica o processo, guiando você pelas categorias de documentos, períodos de retenção recomendados e considerações de conformidade.

Tudo o que você precisa fazer é selecionar seu setor e marcar os tipos de documentos com os quais trabalha habitualmente, por exemplo, registros financeiros, auditorias, contratos, etc.

A ferramenta gerará um modelo de política em segundos e você poderá implementá-lo diretamente em seu Dokmee DMS ou ECM.

Por favor, certifique-se de verificar se os períodos de retenção estão corretos e precisos para seu setor e país.