Por qué es importante la eliminación de documentos en un DMS

La eliminación de documentos es el proceso final en el ciclo de vida de tus documentos y requiere su eliminación definitiva. Descubre cómo puede afectar tu DMS y cómo automatizar el proceso.

El 60% de las auditorías fallan debido a una gestión documental incorrecta.

Lo que muchas personas no se dan cuenta es que la eliminación de documentos también es un paso vital en el proceso.

Eliminar documentos de forma incorrecta puede conducir a la existencia de documentos obsoletos, duplicados, falta de control de versiones y mucho más.

¿Por qué se deben eliminar documentos?

La eliminación de documentos es el paso final en el ciclo de vida de un documento y una etapa importante en la gestión documental para garantizar la seguridad y el cumplimiento.

Ante todo, almacenar permanentemente todos tus archivos y documentos puede resultar en un sistema de gestión documental muy desordenado, con mayores costos y complejidad.

Un sistema de archivo saturado ralentiza las operaciones de tus equipos y dificulta encontrar la información correcta. Los archivos duplicados, versiones obsoletas y registros irrelevantes pueden causar confusión, errores y pérdida de tiempo.

Eliminar documentos específicos de manera regular te ayuda a mantener un sistema organizado y eficiente en el que los usuarios pueden localizar archivos actuales y precisos rápidamente.

Un DMS limpio mejora la productividad, reduce los costos de almacenamiento y favorece una mejor toma de decisiones.

Una política de eliminación estructurada garantiza que tu organización solo conserve los documentos que aporten valor comercial, legal u operativo.

Además, los documentos desactualizados o innecesarios son una responsabilidad común en materia de seguridad.

Antiguos contratos, registros de empleados, estados financieros y datos de clientes a menudo contienen información sensible que podría ser explotada si acceden usuarios no autorizados.

Cuantos más datos almacenes, mayor será tu superficie de ataque.

Eliminar documentos que ya no se necesitan reduce el riesgo de filtración de datos, uso indebido por parte de internos y exposiciones accidentales. Esto es especialmente importante para las organizaciones que manejan información personal identificable (PII), datos financieros o propiedad intelectual.

Archivado vs. Eliminación permanente

No todos los documentos deben tratarse de la misma manera.

En algunos casos, el archivado es la mejor opción. Los documentos archivados ya no se usan activamente, pero deben ser conservados por motivos legales, regulatorios o históricos y se pueden recuperar cuando sea necesario.

En otras situaciones, se requiere la eliminación permanente.

Los documentos que han llegado al final de su período de retención, contienen datos sensibles obsoletos o que ya no tienen ningún propósito legal o comercial deben eliminarse de forma segura.

Distinguir correctamente entre el archivado y la eliminación es esencial para el cumplimiento normativo y la gestión del riesgo.

Por ejemplo, los documentos que debes archivar incluyen: estados financieros cerrados, registros de proyectos finalizados y contratos firmados que deben conservarse para auditorías o fines regulatorios. Mientras que debes eliminar borradores caducados, archivos duplicados, solicitudes de empleados desactualizadas y datos de clientes que han superado su período de retención.

¿Qué tipos de documentos deben eliminarse permanentemente?

La eliminación permanente debe seguir una política clara de retención y la normativa aplicable. Los tipos de documentos que suelen calificar para la eliminación permanente incluyen:

• Contratos y acuerdos vencidos

Una vez que han terminado las obligaciones contractuales y los períodos legales de retención, conservar estos archivos solo aumenta el riesgo.

• Registros financieros obsoletos

Los documentos financieros que superan los requisitos legales de retención deben eliminarse de forma segura para evitar su mal uso o confusión.

• Antiguos registros de empleados

Los archivos, curriculum vitae y evaluaciones de ex empleados deben eliminarse una vez terminó el período de conservación obligatorio por ley laboral.

• Documentos duplicados

Múltiples versiones del mismo archivo aumentan el riesgo de errores. Solo debe conservarse la versión final y aprobada.

• Datos de clientes y usuarios que ya no son necesarios

Reglamentos como el RGPD exigen eliminar datos personales cuando ya no sean necesarios para su propósito original.

• Archivos temporales de trabajo

Borradores, notas y documentos internos que ya no se necesitan deben eliminarse para mantener limpios los sistemas.

Cada eliminación debe estar respaldada por políticas documentadas para asegurar coherencia y cumplimiento.

¿Cómo eliminar un documento en un DMS?

Un DMS está diseñado para gestionar tus documentos durante todo su ciclo de vida, en cada una de sus etapas.

Las plataformas DMS están diseñadas para mantener la responsabilidad, la trazabilidad y el cumplimiento.

Esto significa que la eliminación es un paso que se registra en los registros de auditoría, donde el sistema guarda quién eliminó el documento, cuándo fue eliminado y qué acción se realizó.

Estas auditorías garantizan el cumplimiento normativo, la gobernanza interna y la rendición de cuentas.

Eliminar un documento en un DMS puede variar según la plataforma que uses, sin embargo, normalmente se puede hacer de dos maneras diferentes, siguiendo pasos sencillos.

Eliminación manual de documentos

Aunque los pasos exactos pueden variar según el sistema, el proceso típico de eliminación de documentos en un DMS sigue un flujo de trabajo controlado y auditable:

Paso 1: Localiza el documento

Usa campos de metadatos, búsqueda avanzada, filtros o estructuras de carpetas para identificar el documento correcto. Esto disminuye el riesgo de eliminar el archivo equivocado, especialmente en sistemas con grandes archivos de documentos.

Paso 2: Revisa los detalles del documento

Antes de eliminar, revisa los metadatos del documento, el historial de versiones y la clasificación. Confirma que es el archivo correcto y que no existen flujos de trabajo, aprobaciones o dependencias activas vinculadas al documento.

Paso 3: Verifica los permisos del usuario

El DMS verifica si tienes el rol o autorizado necesario para eliminar el documento. El control de acceso basado en roles asegura que solo los usuarios autorizados puedan realizar acciones de eliminación.

Paso 4: Revisa las reglas de retención y cumplimiento

Muchas plataformas DMS validan automáticamente los calendarios de retención y los requisitos de cumplimiento. Si un documento sigue bajo un período obligatorio de retención, la eliminación puede ser bloqueada o requerir una aprobación especial.

Paso 5: Elimina tu documento

Selecciona la opción de eliminar dentro de la interfaz del DMS.

Algunos sistemas ofrecen eliminación temporal, moviendo el documento a la papelera o a un estado de eliminación pendiente en lugar de eliminarlo inmediatamente.

Una ventana de confirmación ayuda a prevenir eliminaciones accidentales. En algunas organizaciones, puede requerirse un paso adicional de aprobación para documentos sensibles o de alto riesgo.

Una vez eliminado el documento, el DMS registra automáticamente el evento de eliminación, capturando quién eliminó el documento, cuándo fue eliminado y cualquier nota o aprobación relacionada. Este registro de auditoría respalda auditorías internas e inspecciones regulatorias.

Eliminación automatizada de documentos

Este proceso también se puede automatizar con plataformas DMS y ECM avanzadas, para garantizar que no elimines el documento equivocado y para asegurar que se elimine en el momento adecuado.

La automatización de flujos de trabajo de Dokmee permite a las organizaciones aplicar políticas consistentes y basadas en reglas para la eliminación de documentos, sin depender de la intervención manual.

Un flujo de trabajo típico de eliminación automatizada incluye los siguientes pasos:

Paso 1: Define reglas de retención y eliminación

Configura períodos de retención de documentos según el tipo de documento, departamento o requisitos normativos.

Estas reglas determinan cuándo un documento se vuelve elegible para su eliminación.

Paso 2: Clasifica los documentos al ingreso

Aplica metadatos, tipos de documentos y categorías de retención cuando los documentos son cargados o indexados. Una clasificación precisa garantiza que se activen posteriormente las reglas de eliminación correctas.

Paso 3: Configura los desencadenantes del flujo de trabajo

Crea disparadores automáticos basados en condiciones como vencimiento de retención, finalización de flujos de trabajo, fechas de fin de contrato o cambios de estado (por ejemplo, “Cerrado” o “Vencido”).

Una vez que se cumplen las condiciones y se completan las aprobaciones, el flujo de trabajo inicia automáticamente la eliminación del documento o lo mueve a un estado de eliminación pendiente.

Dokmee registra todas las acciones del flujo de trabajo, incluidas aprobaciones y eliminaciones, capturando marcas de tiempo y detalles del usuario para cumplimiento y auditoría.

Este enfoque automatizado reduce el error humano, garantiza la aplicación consistente de las políticas de retención y fortalece la gobernanza documental global.

Elimina documentos de forma segura con Dokmee

El DMS y ECM de Dokmee ofrecen un enfoque seguro, conforme y fácil de usar para la eliminación de documentos.

Con políticas de retención integradas, controles de permisos y registros de auditoría detallados, Dokmee asegura que los documentos se eliminen de manera segura y de acuerdo con los requisitos normativos.

Dokmee permite a las organizaciones distinguir claramente entre documentos archivados y archivos eliminados permanentemente, ayudando a reducir riesgos y manteniendo el cumplimiento legal. Los flujos de trabajo automatizados y el acceso basado en roles aseguran que solo los usuarios autorizados pueden eliminar documentos sensibles.

Gracias al control de versiones, no corres el riesgo de acumular duplicados ya que los documentos se pueden editar y firmar en la propia aplicación, simplificando los procesos de eliminación.

Si estás listo para automatizar la eliminación y convertirla en una estrategia de mayor eficiencia y seguridad, solicita una demostración ahora.