Por Que a Exclusão de Documentos É Importante em um DMS
A exclusão de documentos é o processo final do ciclo de vida dos seus documentos e requer o seu descarte permanente. Saiba como ela pode afetar seu DMS e como automatizar o processo.
Por Que a Exclusão de Documentos É Importante em um DMS
60% das auditorias falham devido ao gerenciamento inadequado de documentos.
O que muitas pessoas não percebem é que a exclusão de documentos também é uma etapa vital do processo.
Excluir documentos de forma incorreta pode resultar em documentos obsoletos, duplicatas, falta de controle de versão e muito mais.
Por Que Os Documentos Devem Ser Excluídos?
A exclusão de documentos é a etapa final no ciclo de vida de um documento e um passo importante na gestão de documentos para garantir segurança e conformidade.
Em primeiro lugar, armazenar todos os seus arquivos e documentos permanentemente pode tornar o sistema de gerenciamento de documentos extremamente desorganizado, com custos e complexidade mais altos.
Um sistema de arquivos desorganizado desacelera as operações das equipes e dificulta encontrar a informação correta. Arquivos duplicados, versões desatualizadas e registros irrelevantes podem causar confusão, erros e perda de tempo.
Excluir documentos específicos regularmente ajuda a manter um sistema organizado e eficiente, onde os usuários podem localizar rapidamente arquivos atuais e precisos.
Um DMS limpo melhora a produtividade, reduz custos de armazenamento e apoia uma melhor tomada de decisões.
Uma política de exclusão estruturada garante que sua organização retenha apenas documentos que tenham valor comercial, legal ou operacional.
Além disso, documentos desatualizados ou desnecessários são uma responsabilidade de segurança comum.
Contratos antigos, registros de funcionários, demonstrativos financeiros e dados de clientes geralmente contêm informações sensíveis que podem ser exploradas se acessadas por usuários não autorizados.
Quanto mais dados você armazena, maior se torna sua superfície de ataque.
Excluir documentos que não são mais necessários reduz o risco de vazamento de dados, uso indevido interno e exposição acidental. Isso é especialmente importante para organizações que lidam com informações pessoais identificáveis (PII), dados financeiros ou propriedade intelectual.
Arquivar vs. Exclusão Permanente
Nem todos os documentos devem ser tratados da mesma maneira.
Em alguns casos, a arquivamento é a melhor opção. Documentos arquivados não são mais usados ativamente, mas precisam ser retidos por razões legais, regulatórias ou históricas e podem ser recuperados quando necessário.
Em outras situações, é necessária a exclusão permanente.
Documentos que atingiram o fim do seu período de retenção, contêm dados sensíveis desatualizados ou não são mais necessários para fins legais ou comerciais devem ser excluídos com segurança.
Distinguir adequadamente entre arquivamento e exclusão é essencial para conformidade e gestão de riscos.
Por exemplo, documentos que você deve arquivar incluem demonstrativos financeiros finalizados, registros de projetos encerrados e contratos assinados que devem ser mantidos para auditoria ou propósitos regulatórios. Já os rascunhos expirados, arquivos duplicados, fichas de funcionários desatualizadas e dados de clientes fora do período de retenção devem ser excluídos.
Que Tipos de Documentos Devem Ser Excluídos Permanentemente?
A exclusão permanente deve seguir uma política de retenção clara e regulamentações aplicáveis. Tipos comuns de documentos frequentemente sujeitos a exclusão permanente incluem:
- Contratos e acordos expirados
Assim que as obrigações contratuais terminam e os períodos legais de retenção passam, manter esses arquivos apenas aumenta o risco.
- Registros financeiros desatualizados
Documentos financeiros além dos requisitos legais de retenção devem ser excluídos com segurança para evitar uso indevido ou confusão.
- Registros antigos de funcionários
Arquivos de ex-funcionários, currículos e avaliações devem ser excluídos quando os períodos de retenção trabalhista expirarem.
- Documentos duplicados
Múltiplas versões do mesmo arquivo aumentam o risco de erro. Apenas a versão final e aprovada deve ser mantida.
- Dados de clientes e consumidores não mais necessários
Regulamentos como o GDPR exigem que as organizações excluam dados pessoais quando não são mais necessários para o propósito original.
- Arquivos temporários de trabalho
Rascunhos, anotações e documentos internos que não são mais necessários devem ser removidos para manter o sistema limpo.
Cada exclusão deve ser apoiada por políticas documentadas para garantir consistência e conformidade.
Como Excluir um Documento em um DMS
Um DMS é projetado para gerenciar seu documento durante todo o seu ciclo de vida, em cada etapa do caminho.
As plataformas de DMS são projetadas para manter responsabilidade, rastreabilidade e conformidade.
Isso significa que a exclusão é uma etapa registrada em trilhas de auditoria, onde o sistema registra quem excluiu o documento, quando ele foi excluído e qual ação foi tomada.
Essas trilhas de auditoria mantêm a conformidade regulatória, governança interna e responsabilidade.
Excluir um documento em um DMS pode variar dependendo da plataforma usada, porém, normalmente pode ser feito de duas maneiras seguindo etapas simples.
Exclusão manual de documentos
Embora as etapas exatas possam variar por sistema, o processo típico de exclusão de documentos em um DMS segue um fluxo de trabalho controlado e auditável:
Etapa 1: Localize o documento
Use campos de metadados, pesquisa avançada, filtros ou estruturas de pastas para identificar o documento correto. Isso reduz o risco de excluir o arquivo errado, especialmente em sistemas com grandes volumes de arquivos.
Etapa 2: Revise os detalhes do documento
Antes da exclusão, revise os metadados do documento, histórico de versões e classificação. Confirme que é o arquivo correto e que não há fluxos de trabalho ativos, aprovações ou dependências vinculadas a ele.
Etapa 3: Verifique as permissões do usuário
O DMS verifica se você tem a função ou autorização necessária para excluir o documento. O controle de acesso baseado em função garante que apenas usuários autorizados possam executar ações de exclusão.
Etapa 4: Verifique regras de retenção e conformidade
Muitas plataformas de DMS validam automaticamente os cronogramas de retenção e exigências de conformidade. Se um documento ainda estiver sob período obrigatório de retenção, a exclusão pode ser bloqueada ou exigir aprovação especial.
Etapa 5: Exclua seu documento
Selecione a opção de exclusão na interface do DMS.
Alguns sistemas oferecem exclusão suave, movendo o documento para a lixeira ou um estado de exclusão pendente, em vez de remoção imediata.
Uma solicitação de confirmação ajuda a evitar exclusões acidentais. Em algumas organizações, uma aprovação adicional pode ser necessária para documentos sensíveis ou de alto risco.
Após a exclusão do documento, o DMS registra automaticamente o evento de exclusão, capturando quem excluiu o documento, quando foi excluído e quaisquer notas ou aprovações relacionadas. Esta trilha de auditoria apoia auditorias internas e inspeções regulatórias.
Exclusão automática de documentos
Esse processo também pode ser automatizado com plataformas avançadas de DMS e ECM, garantindo que você não exclua o documento errado e que ele seja descartado no momento apropriado.
A automação de workflow do Dokmee permite que as organizações façam a exclusão de documentos de forma consistente, baseada em política, sem depender de intervenções manuais.
Um fluxo de trabalho típico de exclusão automática inclui os seguintes passos:
Etapa 1: Defina regras de retenção e exclusão
Configure períodos de retenção de documentos com base no tipo de documento, departamento ou requisitos regulatórios.
Essas regras determinam quando um documento se torna elegível para exclusão.
Etapa 2: Classifique os documentos ao ingressar no sistema
Aplique metadados, tipos de documentos e categorias de retenção quando os documentos forem carregados ou indexados. Uma classificação precisa garante que as regras corretas de exclusão sejam acionadas depois.
Etapa 3: Configure gatilhos de workflow
Crie gatilhos automáticos baseados em condições como expiração da retenção, conclusão do fluxo de trabalho, datas de término de contratos ou mudanças de status (por exemplo, “Encerrado” ou “Expirado”).
Assim que as condições forem atendidas e as aprovações completadas, o fluxo de trabalho automaticamente inicia a exclusão do documento ou o move para o estado de exclusão pendente.
O Dokmee registra todas as ações do workflow, incluindo aprovações e exclusões, com carimbos de data e hora e detalhes do usuário para conformidade e auditorias.
Essa abordagem automatizada reduz erros humanos, assegura aplicação consistente de políticas de retenção e fortalece a governança global de documentos.
Exclua Documentos com Segurança com o Dokmee
O DMS e ECM do Dokmee oferecem uma abordagem segura, em conformidade e fácil de usar para exclusão de documentos.
Com políticas de retenção integradas, controles de permissão e trilhas de auditoria detalhadas, o Dokmee garante que os documentos sejam excluídos com segurança e em conformidade com os requisitos regulatórios.
O Dokmee permite que as organizações diferenciem claramente entre documentos arquivados e arquivos excluídos permanentemente, ajudando a reduzir riscos e manter a conformidade. Workflows automatizados e acesso baseado em funções garantem que apenas usuários autorizados possam excluir documentos sensíveis.
Graças ao controle de versão, você não corre o risco de acumular duplicatas, pois os documentos podem ser editados e assinados no próprio aplicativo, facilitando os processos de exclusão.
Se você está pronto para automatizar a exclusão e transformá-la em uma estratégia para maior eficiência e segurança, agende uma demonstração agora.