Los empleados pierden el 19,8% del tiempo de la empresa (1 día a la semana) buscando información para hacer su trabajo con eficacia.

Los flujos de trabajo de edición fragmentados que plagan las organizaciones hoy en día son una de las causas principales. Tu equipo descarga un contrato, lo sube a un editor de PDF gratuito, lo envía a una herramienta de firma electrónica y luego envía por correo electrónico la versión “final”, con la esperanza de que sea la correcta.

Este salto de aplicaciones acaba con la productividad y crea graves riesgos para la seguridad y el control de versiones en docenas de redes domésticas y dispositivos no seguros.

La solución es sencilla: deje de cambiar de una herramienta a otra y recupere el control total sobre la información de su empresa. Un sistema de gestión de documentos (SGD) moderno reúne la edición, la firma y la colaboración en un entorno seguro y centralizado.

¿Qué es la edición de documentos?

La edición integrada de documentos consiste en modificar, anotar y firmar los archivos directamente en el sistema de gestión de documentos (DMS) o la solución de gestión de contenidos empresariales (ECM).

En lugar de utilizar varias aplicaciones dispares, como editores de PDF en línea y herramientas de firma electrónica, su equipo puede abrir, editar y guardar documentos sin que salgan nunca del sistema controlado.

Así es como un DMS rastrea cada cambio, preserva cada versión y mantiene la seguridad durante todo el ciclo de vida del documento.

¿Listo para ver cómo funciona la edición centralizada? La integración de Dokmeecon Microsoft 365 permite a tu equipo editar documentos en un entorno seguro y controlado.

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Por qué las herramientas gratuitas de edición de documentos crean riesgos empresariales

El mosaico de herramientas gratuitas en línea que tu equipo utiliza para editar documentos no es en realidad “gratuito”.

Tiene costes ocultos.

Cuando sus empleados trabajan desde distintos lugares sin un entorno centralizado y controlado, estos costes ocultos se convierten en graves riesgos empresariales.

Control de versiones y ediciones perdidas

El control de versiones se hace imposible cuando un documento vive en varios lugares a la vez (escritorios, correo electrónico, unidades en la nube).

Esto hace que los equipos pierdan horas conciliando cambios o actuando sobre información obsoleta, lo que pone en peligro los plazos y los acuerdos.

Lagunas de seguridad

Cada vez que un empleado sube un documento confidencial a una herramienta en línea gratuita y no verificada, usted pierde el control sobre sus datos.

Usted no supervisa las políticas de seguridad de esa plataforma, lo que aumenta el riesgo de que se produzcan brechas de seguridad que expongan su información confidencial.

Riesgo de cumplimiento

Para los sectores regulados, la falta de registros de auditoría en las herramientas gratuitas es una trampa. No se puede demostrar el cumplimiento sin un historial claro de los documentos, y se corre el riesgo de sufrir graves sanciones económicas.

• En 2016, Advocate Healthcare fue multada con 5,5 millones de dólares tras unas filtraciones que afectaron a unos 4 millones de historiales de pacientes.
• En 2012, HSBC aceptó un acuerdo de 1.900 millones de dólares después de que las autoridades estadounidenses detectaran graves incumplimientos en materia de lucha contra el blanqueo de capitales.

Se trata de riesgos empresariales fundamentales que un DMS moderno está específicamente diseñado para resolver. En resumen:

Característica	Herramientas en línea gratuitas	Dokmee
Control de versiones	Ninguna. Crea varias versiones del archivo.	Automático. Un único archivo maestro.
Seguridad	Sin verificar. Los datos pueden exponerse o venderse.	Cifrado y controles de nivel empresarial.
Registro de auditoría	Inexistente. No hay registro de cambios.	Registro completo y con fecha y hora de cada acción.
Integración	Ninguna. Requiere cambiar de aplicación.	Integración perfecta con Microsoft 365.
Control de acceso	Público de enlace.	Permisos granulares basados en el usuario.

Cómo Dokmee Centraliza la Edición: Características Principales

Una plataforma DMS o ECM integrada, como Dokmee, le permite gestionar todo el ciclo de vida de sus documentos críticos para la empresa desde una plataforma única y segura.

Esto va mucho más allá de la simple visualización de archivos. Ofrece funciones completas de edición y colaboración para los tipos de documentos más habituales en su empresa.

Edición, firma y censura de archivos PDF

Los PDF son el estándar para los documentos empresariales finales, pero a menudo son difíciles de manejar. Un DMS con herramientas PDF integradas resuelve este problema. Le permite:

• Rellene y firme formularios: Rellene contratos, documentación de incorporación o solicitudes directamente dentro del sistema. No necesitas una herramienta de firma electrónica independiente como DocuSign.
• Redacta información sensible: Elimine de forma segura y permanente los datos confidenciales de un documento antes de compartirlo. Se trata de una función esencial para los departamentos jurídicos y de RRHH.
• Anota y comenta: Añada notas, resalte texto o solicite cambios en un documento, con todos los comentarios rastreados y adjuntos al historial del archivo.

Edición de PDF en tiempo real en software ECM

Su equipo utiliza con frecuencia documentos como Word, Excel y PowerPoint.

Un DMS moderno se integra directamente con herramientas como Microsoft 365. Pueden colaborar a la perfección en tiempo real. Aunque los sistemas heredados como SharePoint ofrecen un control de versiones básico, los DMS auténticos mejoran este proceso con un flujo de trabajo y un control superiores.

Puedes ser coautor de informes, actualizar modelos financieros en Excel o crear presentaciones para clientes en tiempo real. Cada cambio se guarda automáticamente como una nueva versión, por lo que tu equipo no necesita enviar borradores por correo electrónico; todos trabajan siempre en el documento “maestro” definitivo.

Gestión de imágenes y vídeos

Más allá de los documentos, ECMs como Dokmee también son capaces de gestionar las versiones y metadatos de sus activos creativos y de marketing. Usted puede:

• Controle las versiones de los diseños: Asegúrate de que tu equipo de marketing utiliza siempre el logotipo o la creatividad publicitaria aprobados más recientes.
• Etiquete y organice los medios: Añade metadatos personalizados a imágenes y vídeos para facilitar la búsqueda por campaña, producto o fecha.
• Gestione los materiales de formación: Mantenga organizados y actualizados los materiales de formación basados en vídeo y las guías didácticas.

Ahora que ya sabes lo que puedes editar, veamos cómo funciona este proceso en la práctica.

Comparación de Dokmee con M-Files o Laserfiche

Plataformas como M-Files y Laserfiche ofrecen potentes funciones, pero la característica más destacada de Dokmee es su perfecta e intuitiva integración con Microsoft 365 y su facilidad de uso. Estas son las principales diferencias entre estas tres soluciones:

Característica/Aspecto	Dokmee	Archivos M	Laserfiche
Precio inicial	Presupuesto	Presupuesto	50 $/usuario/mes (principiante)
Integración con Microsoft 365	Perfecto e intuitivo. Edición nativa de Word/Excel. Requiere una formación mínima.	Buena integración disponible.	Capacidad de integración limitada.
Facilidad de uso	Excepcionalmente fácil de usar. Requiere una formación mínima y su interfaz es intuitiva.	Curva de aprendizaje moderada, puede ser compleja de configurar.	Mayor curva de aprendizaje, interfaz más compleja.
Instalación y puesta en marcha	Configuración sencilla. Despliegue rápido con una configuración sencilla.	Configuración compleja señalada por los usuarios.	Proceso de aplicación complejo.
Gestión de activos multimedia	Gestión avanzada de medios. Gestiona activos multimedia enriquecidos con campos de datos personalizados.	Gestión de documentos estándar.	Gestión de documentos estándar con algún soporte multimedia.
Captura y escaneado de documentos	OCR avanzado. Convierte documentos en archivos electrónicos con opciones de captura de datos.	Gran capacidad de digitalización de documentos.	Gran capacidad de escaneado y OCR.
Automatización del flujo de trabajo	Enrutamiento de documentos basado en reglas. Creación sencilla de flujos de trabajo con procesos automatizados.	Funciones avanzadas de flujo de trabajo.	Automatización del flujo de trabajo mediante IA.
Seguridad	Seguridad de nivel empresarial. Controles de acceso multiusuario, restricciones de archivos, registros de auditoría.	Fuertes medidas de seguridad.	Seguridad de nivel empresarial.
Escalabilidad	Altamente escalable. Se adapta a cualquier modelo de negocio, desde pequeños negocios hasta empresas.	Altamente escalable para grandes empresas.	Escalabilidad orientada a la empresa.
Funciones de búsqueda	Capacidad de búsqueda basada en texto. Funciones avanzadas de indexación y búsqueda de documentos.	Sistema de búsqueda basado en metadatos.	Búsqueda avanzada con funciones de inteligencia artificial.
Atención al cliente	Excelente servicio de atención al cliente y un equipo de asistencia muy bien valorado.	Buena atención al cliente.	Soporte empresarial estándar.
Mercado destinatario	Versátil. Pequeñas y grandes empresas, especialmente equipos de marketing/creativos.	Principalmente grandes empresas.	Grandes empresas y administraciones públicas.

Flujo de trabajo de edición segura en 4 pasos en un DMS

Veamos cómo puedes editar tus documentos en un DMS usando Dokmee como ejemplo.

El flujo de trabajo de Dokmee está diseñado para ser a la vez potente e intuitivo. Hace que la edición segura e integrada forme parte del día a día de tu equipo y sustituye el caos por un proceso sencillo y totalmente rastreable.

1. Paso 1: Buscar y retirar el documento de forma segura

Comienza navegando al repositorio centralizado de Dokmee.

Aquí puedes utilizar la función de “búsqueda avanzada” para encontrar al instante el documento que necesitas. Cuando estés listo para editarlo, realiza un “check-out”.

Un check-out bloquea el documento. Impide que nadie haga cambios contradictorios mientras tú trabajas. Este sencillo paso es el pilar de un control de versiones eficaz: los miembros del equipo no pueden sobrescribir el trabajo de los demás ni editar un borrador obsoleto.

2. Paso 2: Editar con las herramientas integradas

Una vez extraído el documento, se abre directamente en la interfaz de Dokmee mediante una integración incorporada con Microsoft 365. Verás la conocida cinta de Word, Excel o PowerPoint y podrás realizar los cambios como siempre.

La diferencia es que el documento nunca deja el ambiente seguro de Dokmee. No hay necesidad de descargar un archivo a su escritorio, abrir una aplicación separada, o subirlo a un editor en línea.

Como se elimina el cambio de aplicación, se reducen drásticamente los riesgos de seguridad asociados a tener archivos confidenciales en varias ubicaciones.

3. Paso 3: Guardar con versionado automático y comentarios

A medida que haces tus cambios y pulsas “Guardar”, el sistema de control de versiones de Dokmee funciona automáticamente en segundo plano. En lugar de sobrescribir el archivo anterior, el sistema guarda tu trabajo como una nueva versión.

También puede añadir un breve comentario que resuma los cambios realizados. Así se crea un historial claro y legible de la evolución del documento, lo que resulta muy útil para seguir el progreso del proyecto y comprender las razones de determinadas modificaciones.

4. Paso 4: Regístrese para crear un registro de auditoría

Cuando haya terminado de editar el documento, “regístrelo”. Esta acción guarda la versión final y desbloquea el archivo. Ahora, otros miembros del equipo pueden verlo o comprobarlo.

El último paso es el que consolida el cumplimiento y la seguridad.

Un gestor o administrador puede ver ahora el registro de auditoría completo y con fecha y hora del documento. Este registro muestra exactamente quién sacó el documento, cuándo lo sacó y los comentarios asociados a sus cambios.

Este proceso de registro también consolida su arquitectura de seguridad. Dado que el documento vuelve a estar seguro en el sistema, los gestores pueden aplicar con confianza permisos granulares a nivel de documento (como sólo lectura, impresión restringida o marca de agua obligatoria) adaptados a usuarios o departamentos específicos.

En otras palabras, dispondrá de un registro completo e inalterable del historial del documento, además del control preciso de su visibilidad que exigen las auditorías reglamentarias.

Ventajas de un flujo de trabajo integrado

Este flujo de trabajo optimizado aporta comodidad a su organización y resuelve los problemas que afectan a los procesos de edición desconectados.

Aumentar la productividad reduciendo los errores

Una vez que eliminas la necesidad de cambiar entre varias aplicaciones, recuperas las horas que tu equipo pierde buscando archivos y gestionando diferentes versiones. Se trata de una solución práctica para equipos reales, por ejemplo:

• En Software Advice, Ruggero, empleado de una empresa mediana, señaló: “Mi experiencia con Dokmee ECM ha sido estupenda. El software nos ha permitido trabajar juntos de manera eficiente como miembros de la organización en diferentes proyectos de forma remota a través de la facilidad en el acceso de archivos y la carga de documentos de investigación.”
• Este sentimiento es compartido por Jared, que trabaja en una empresa de automoción con más de 10.000 empleados. Dice: “Poder escanear y almacenar todos mis documentos importantes en un solo lugar me ha ahorrado mucho tiempo y me ha permitido ser más organizado. También he notado más colaboración y comunicación en mi equipo […]. Además, la seguridad de los documentos ha mejorado considerablemente […]”.

Este proceso garantiza que todo el mundo trabaje siempre con el documento más actualizado, lo que reduce los costosos errores y repeticiones que surgen al utilizar información obsoleta.

Simplificar las auditorías y garantizar el cumplimiento

El control automático de versiones y la pista de auditoría completa proporcionan un registro inalterable de todas las acciones realizadas en un documento. De este modo, la preparación de auditorías deja de ser un estresante esfuerzo manual para convertirse en un proceso sencillo y ágil.

Nuestros clientes destacan la “capacidad de rastrear cualquier documento en cualquier momento” como una gran ventaja. Si su organización opera en un sector regulado, esto significa que puede demostrar al instante quién hizo qué cambios y cuándo, lo que hace que cumplir las obligaciones de conformidad sea sencillo y menos estresante.

Centralizar la seguridad y colmar las lagunas

La forma más eficaz de proteger tu información sensible es mantener todos tus documentos y actividades de edición dentro de un ecosistema seguro.

Este proceso elimina las lagunas de seguridad que se crean cuando los empleados suben datos privados a plataformas en línea gratuitas y no verificadas.

Habilite la colaboración remota e híbrida segura

Para los equipos híbridos modernos, este modelo centralizado es un salvavidas.

El acceso basado en la nube y los permisos basados en roles de Dokmee garantizan que tus empleados puedan editar y colaborar en documentos de forma segura desde cualquier lugar o dispositivo, sin poner en peligro los datos de la empresa.

Se realiza un seguimiento de cada acción y se mantiene la gobernanza independientemente de dónde trabaje su equipo.

Edita tus documentos de forma nativa con Dokmee

¿Está preparado para simplificar el modo en que su organización edita y gestiona los documentos?

Un sistema integrado de gestión de documentos transforma su flujo de trabajo de un proceso desordenado y de alto riesgo en una operación segura, eficiente y totalmente conforme a la normativa, contenida en un ecosistema único y sin fisuras.

Descubra cómo el sistema de gestión documental intuitivo y escalable de Dokmee puede simplificar el almacenamiento de sus documentos, automatizar los flujos de trabajo e impulsar el cumplimiento normativo. Todo ello manteniendo sus datos seguros y fácilmente accesibles.

Comienza tu prueba gratuita hoy y comprueba lo fácil que puede ser el almacenamiento inteligente de documentos con Dokmee.

Empieza con Dokmee

Preguntas más frecuentes (FAQ)

1. ¿Qué es la edición de documentos?

La edición de documentos es el proceso de realizar cambios en un archivo, como modificar texto en un documento de Word, redactar información en un PDF o añadir comentarios. En un contexto empresarial, la edición moderna tiene lugar dentro de un sistema seguro para rastrear los cambios y mantener una única fuente de verdad.

2. ¿Puedo editar un documento gratuitamente?

Existen muchas herramientas gratuitas en línea, pero conllevan costes ocultos para las empresas.

Crean graves riesgos de seguridad cuando subes datos sensibles y provocan un caos en el control de versiones. Tu equipo puede perder tiempo trabajando con archivos obsoletos cuando los utilizas.

3. ¿Cómo edito documentos?

Lo habitual es descargar un archivo y utilizar aplicaciones independientes, pero esto es ineficaz y arriesgado.

La práctica empresarial recomendada es utilizar un Sistema de Gestión Documental (SGD) integrado. Un SGD permite abrir, editar y guardar documentos de forma segura en un único lugar. Elimina la confusión de versiones y las lagunas de seguridad.

4. ¿Cómo rastrea Dokmee quién hizo cambios a un documento?

Dokmee mantiene una pista de auditoría completa y detallada para cada documento.

Este registro hace un seguimiento de cada acción, incluyendo quién ha visto, editado, impreso o compartido un archivo, junto con una marca de tiempo, lo que significa que crea un historial completo e inalterable para el cumplimiento y la responsabilidad.

5. ¿Puedo editar documentos de Word y Excel en Dokmee?

Sí. Dokmee se integra perfectamente con Microsoft 365.

Puede editar documentos de Word, Excel y PowerPoint en tiempo real directamente dentro de la plataforma, mientras el sistema gestiona automáticamente el control de versiones en segundo plano.