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Christina Miranda
Con un DMS, puedes editar documentos directamente desde la aplicación para tener siempre la versión más actualizada disponible y que no se traspapele tu información.
El empleado medio pasa más de una hora al día solo buscando documentos.
Ahora súmale el tiempo que tarda en descargar un documento, buscar un editor PDF que funcione bien y volver a subirlo a la carpeta correcta.
Puede parecer poco, pero si cada actualización requiere una nueva copia del mismo documento, llegará un momento en que esa hora de búsqueda diaria se acabe triplicando.
Pero ¿sabías que hay una solución sencilla?
Con un sistema de gestión documental puedes editar documentos sin salir de la plataforma, siempre se guardará la versión más actualizada, tendrás acceso a todo su historial y puedes acceder a él en cuestión de segundos.
La edición integrada de documentos consiste en modificar, anotar y firmar los archivos directamente en el sistema de gestión de documentos (DMS o SGD) o en una plataforma de gestión de contenidos empresariales (ECM).
En lugar de utilizar varias aplicaciones dispares, como editores de PDF en línea y aplicaciones de firma electrónica, tu equipo puede abrir, editar y guardar documentos sin que salgan nunca de tu sistema de gestión documental.
Así es como un DMS rastrea cada cambio, preserva cada versión y mantiene la seguridad durante todo el ciclo de vida del documento.
Por ejemplo, Dokmee se integra completamente con Microsoft 365, de este modo puedes crear tanto documentos de Excel, Word, o PowerPoint y editarlo tú solo o con otros miembros del equipo.
Además, también cuenta con una integración con DocuSign, para firmar cualquier documento de forma legal y sencilla.
¿Cuántas veces te has metido en internet y has tecleado “editar PDF gratis”?
Permíteme decirte que no, no es gratis. Hay un gasto oculto y no es necesariamente monetario.
Cuando tienes a varias personas editando el mismo documento y trabajando desde distintos lugares, pierdes el control del documento central.
Esta pérdida del control tiene sus riesgos.
El historial o control de versiones es básicamente un registro que guarda todos los cambios que se han realizado en un documentos.
¿Para qué sirve esto?
Sirve para llevar un control de todo lo que se ha hecho y cómo ha evolucionado el documento desde que se creó.
Sin embargo, si cada usuario hace un cambio por su cuenta, muchos de ellos no se registrarán y puede ser difícil volver a versiones anteriores que puedan ser relevantes o más útiles.
Además, estos cambios en un sistema de gestión documental también se guardan en los registros de auditoría con nombre y marca de tiempo y son inamovibles.
Al no tener un registro claro, tu equipo puede perder horas conciliando cambios o actuando sobre documentos antiguos, lo que pone en peligro los plazos y los acuerdos.
Cada vez que un empleado sube un documento confidencial a una herramienta en línea gratuita y no verificada, pierdes el control sobre tus datos.
Lo más probable es que al subir el documento de la manera más inocente, no seas consciente de las políticas de privacidad de la aplicación.
Te lo anuncian como “gratis”, pero realmente no lo es.
Básicamente, estás filtrando documentos que podrían ser confidenciales voluntariamente sin saber si después se eliminarán o no. Esto puede llevarte a un incumplimiento de la ley RGDP.
Para los sectores regulados, la falta de registros de auditoría en las herramientas gratuitas es una trampa.
No se puede demostrar el cumplimiento sin un historial claro de los documentos, y corres el riesgo de sufrir graves sanciones económicas.
Todos estos riesgos pueden ser evitado fácilmente con un sistema de gestión documental moderno, ya que están diseñados específicamente para blindar tus documentos.
Comparamos ambas opciones para editar documentos:
| Característica | Herramientas en línea gratuitas | Dokmee |
|---|---|---|
| Control de versiones | Ninguna. Crea varias versiones del archivo. | Automático. Un único archivo maestro. |
| Seguridad | Sin verificar. Los datos pueden exponerse o venderse. | Cifrado y controles de nivel empresarial. |
| Registro de auditoría | Inexistente. No hay registro de cambios. | Registro completo y con fecha y hora de cada acción. |
| Integración | Ninguna. Requiere cambiar de aplicación. | Integración perfecta con Microsoft 365. |
| Control de acceso | Público de enlace. | Permisos granulares basados en el usuario. |
El sistema de gestión documental de Dokmee así como el sistema de gestión de contenido empresarial permiten gestionar prácticamente todas las actividades de tus documentos dentro de la aplicación de forma segura.
Es decir, no consiste solo en clasificar y guardar tus documentos de forma ordenada y segura (que también), si no que hay múltiples funcionalidades para la edición de documentos y su colaboración.
Los PDF son el estándar para los documentos empresariales finales, pero editarlos suele ser una tarea cuanto menos tediosa.
Un DMS con herramientas PDF integradas resuelve este problema, ya que te permite:
Las aplicaciones del estilo Word, Excel y PowerPoint están a la orden del día.
Dokmee se integra directamente con herramientas de Microsoft 365 para permitirte editar documentos en tiempo real.
Aunque los sistemas heredados como SharePoint ofrecen un control de versiones básico, los DMS auténticos mejoran este proceso con un flujo de trabajo y un control superiores.
Puedes ser coautor de informes, actualizar modelos financieros en Excel o crear presentaciones para clientes en tiempo real.
Cada cambio se guarda automáticamente como una nueva versión, por lo que tu equipo no necesita enviar borradores por correo electrónico; todos trabajan siempre en el documento central. Es decir, no hay 15 copias del mismo documento pululando por tu sistema.
Más allá de los documentos, un ECM también es capaz de gestionar las versiones y metadatos de tus activos creativos y de marketing. Esto te permite:
Ahora que ya sabes lo que puedes editar, veamos cómo funciona este proceso en la práctica.
El flujo de trabajo de Dokmee está diseñado para ser a la vez potente e intuitivo.
Hace que la edición segura e integrada forme parte del día a día de tu equipo y sustituye el caos por un proceso sencillo y totalmente rastreable.
Busca tu documento en los archivadores de tu sistema de gestión documental.
Aquí puedes utilizar la función de “búsqueda avanzada” para encontrar al instante el documento que necesitas. Cuando estés listo para editarlo, realiza un “check-out”.
Un check-out bloquea el documento. Impide que nadie haga cambios contradictorios mientras tú trabajas. E
Este sencillo paso es el pilar de un control de versiones eficaz: los miembros del equipo no pueden sobrescribir el trabajo de los demás ni editar un borrador obsoleto.
Una vez extraído el documento, se abre directamente en la interfaz de Dokmee mediante una integración incorporada con Microsoft 365. Verás la conocida cinta de Word, Excel o PowerPoint y podrás realizar los cambios como siempre.
La diferencia es que el documento nunca sale de Dokmee. No hay necesidad de descargar un archivo en tu propio servidor, abrir una aplicación separada, o subirlo a un editor en línea.
Como se elimina el cambio de aplicación, se reducen drásticamente los riesgos de seguridad asociados a tener archivos confidenciales en varias ubicaciones.
A medida que haces tus cambios y pulsas “Guardar”, el sistema de control de versiones de Dokmee funciona automáticamente en segundo plano. En lugar de sobrescribir el archivo anterior, el sistema guarda tu trabajo como una nueva versión.
También puedes añadir un breve comentario que resuma los cambios realizados.
Así se crea un historial claro y legible de la evolución del documento, lo que resulta muy útil para seguir el progreso del proyecto y comprender las razones de determinadas modificaciones.
Cuando hayas terminado de editar el documento, al guardarlo se crea el “check-in”, básicamente el documento vuelve a estar disponible en el archivador para que otros puedan acceder a la versión más actualizada del mismo.
El último paso es el que consolida el cumplimiento y la seguridad.
Un gestor o administrador puede ver el registro de auditoría completo y con fecha y hora del documento. Este registro muestra exactamente quién sacó el documento, cuándo lo sacó y los comentarios asociados a sus cambios.
Este proceso de registro también consolida su arquitectura de seguridad.
Dado que el documento vuelve a estar seguro en el sistema, los gestores pueden aplicar con confianza permisos granulares a nivel de documento (como sólo lectura, impresión restringida o marca de agua obligatoria) adaptados a usuarios o departamentos específicos.
Este flujo de trabajo optimizado aporta comodidad a tu empresa y resuelve los problemas que afectan a los procesos de edición desconectados.
Una vez que eliminas la necesidad de cambiar entre varias aplicaciones, recuperas las horas que tu equipo pierde buscando archivos y gestionando diferentes versiones. Se trata de una solución práctica para equipos reales.
Este proceso garantiza que todo el mundo trabaje siempre con el documento más actualizado, lo que reduce los costosos errores y repeticiones que surgen al utilizar información obsoleta.
El control automático de versiones y los registros de auditoría completos proporcionan un registro inalterable de todas las acciones realizadas en un documento. De este modo, la preparación de auditorías deja de ser un estresante esfuerzo manual para convertirse en un proceso sencillo y ágil.
Nuestros clientes destacan la “capacidad de rastrear cualquier documento en cualquier momento” como una gran ventaja. Si tu organización opera en un sector regulado, esto significa que puedes demostrar al instante quién hizo qué cambios y cuándo, lo que hace que cumplir las obligaciones de conformidad sea sencillo y menos estresante.
La forma más eficaz de proteger tu información sensible es mantener todos tus documentos y actividades de edición dentro de un ecosistema seguro.
Este proceso elimina las brechas de seguridad que se crean cuando los empleados suben datos privados a plataformas en línea gratuitas y no verificadas.
Para los equipos híbridos, este modelo centralizado es un salvavidas.
El acceso en la nube y los permisos por roles de Dokmee garantizan que tus empleados puedan editar y colaborar en documentos de forma segura desde cualquier lugar o dispositivo, sin poner en peligro los datos de la empresa.
Se realiza un seguimiento de cada acción y se mantiene la gobernanza independientemente de dónde trabaje su equipo.
¿Estás preparado para simplificar la edición y gestión de tus documentos?
Un sistema de gestión documental cambia tu proceso desordenado y arriesgado para convertirlo en una operación segura, eficiente, y que cumple a rajatabla las leyes de protección de datos.
Dokmee puede simplificar el almacenamiento de tus documentos, automatizar los flujos de trabajo e impulsar el cumplimiento normativo. Todo ello manteniendo sus datos seguros y fácilmente accesibles.
Comienza tu prueba gratuita hoy y comprueba lo fácil que puede ser el almacenamiento inteligente de documentos con Dokmee.
La edición de documentos es el proceso de realizar cambios en un archivo, como modificar texto en un documento de Word, redactar información en un PDF o añadir comentarios. En un contexto empresarial, la edición moderna tiene lugar dentro de un sistema seguro para rastrear los cambios y mantener una única fuente de verdad.
Sí, existen muchas herramientas gratuitas en línea, pero conllevan costes ocultos para las empresas.
Crean graves riesgos de seguridad cuando subes datos sensibles y provocan un caos en el control de versiones. Tu equipo puede perder tiempo trabajando con archivos obsoletos cuando los utilizas.
Lo habitual es descargar un archivo y utilizar aplicaciones independientes, pero esto es ineficaz y arriesgado.
La práctica empresarial recomendada es utilizar un Sistema de Gestión Documental integrado. Un DMS permite abrir, editar y guardar documentos de forma segura en un único lugar. Elimina la confusión de versiones y las brechas de seguridad.
Dokmee mantiene un registro de auditoría completo y detallado para cada documento.
Este registro hace un seguimiento de cada acción, incluyendo quién ha visto, editado, impreso o compartido un archivo, junto con una marca de tiempo, lo que significa que crea un historial completo e inalterable para el cumplimiento y la responsabilidad.
Sí. Dokmee se integra perfectamente con Microsoft 365.
Puedes editar documentos de Word, Excel y PowerPoint en tiempo real directamente dentro de la plataforma, mientras el sistema gestiona automáticamente el control de versiones en segundo plano.
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“Dokmee redujo nuestro tiempo de recuperación en un 70%: vimos el ROI en 45 días”.
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