Il y a quelques années, DocuShare était un GED moderne et a gagné la confiance de nombreux utilisateurs.

Cependant, à l’approche de 2026, vous avez sans doute remarqué qu’il semble dépassé par rapport à d’autres solutions plus modernes.

Comment savoir si vous devriez envisager des alternatives à DocuShare ?

Si votre équipe passe plus de temps à naviguer dans le logiciel qu’à accomplir des tâches, cela indique que votre ECM vous freine et qu’il est peut-être temps de changer.

À qui s’adresse DocuShare ?

DocuShare est une plateforme ECM basée sur le cloud conçue par Xerox. Elle a commencé comme une solution de GED simple et a évolué pour intégrer des fonctions plus modernes.

Elle est conçue pour les PME qui gèrent de gros volumes de documents et ont besoin d’une collaboration aisée, comme les agences gouvernementales, les établissements scolaires ou les services des ressources humaines.

Dans le secteur public, DocuShare permet d’organiser les dossiers citoyens, les demandes de permis, les documents juridiques et les fichiers de procédures, et de les intégrer à des workflows automatisés pour accélérer les processus de validation.

Les établissements éducatifs utilisent DocuShare comme bibliothèque centrale pour les dossiers du corps enseignant, les dossiers étudiants, les politiques départementales et les journaux d’activité sur plusieurs campus ou départements.

Essentiellement, si votre entreprise fonctionne avec des chaînes de validation complexes, une forte réglementation ou de gros dépôts d’archives, l’architecture et la sécurité de DocuShare peuvent être un atout.

DocuShare s’intègre également à Outlook (via extension), ce qui permet de gérer les documents directement depuis votre boîte de réception.

DocuShare propose une gestion documentaire simple, permettant de stocker, indexer, taguer et retrouver les fichiers grâce à des outils de recherche avancée et de métadonnées.

Le contrôle d’accès est une autre fonctionnalité clé.

DocuShare permet aux administrateurs de définir des droits fins, de suivre chaque action des utilisateurs via des journaux d’audit, et d’intégrer les processus de connexion aux systèmes d’identification d’entreprise comme les fournisseurs SSO. Ceci est utile si votre secteur exige une mise en conformité stricte.

La plateforme peut appliquer des calendriers de conservation et purger automatiquement les documents à l’expiration des délais réglementaires.

Les autres fonctionnalités utiles incluent la numérisation de documents, l’extraction de données, les résumés automatiques, la recherche sémantique et les workflows automatisés.

Pourquoi avoir besoin d’une alternative à DocuShare ?

Bien que DocuShare soit un GED de longue date, certains utilisateurs lui trouvent des limites qui les poussent à chercher une alternative.

Le problème le plus fréquent concerne l’interface de DocuShare. Beaucoup la trouvent datée et moins intuitive que d’autres solutions de gestion documentaire actuelles.

Parce que l’interface peut sembler rigide et visuellement encombrée, le personnel peu technophile a souvent du mal à l’adopter, ce qui augmente les besoins en formation et entraîne une utilisation inégale selon les équipes. Cela devient problématique si vous comptez sur votre GED ou ECM pour faciliter la collaboration.

L’intégration pose aussi des défis.

DocuShare s’intègre bien aux outils de GRC, Teams ou Slack. Néanmoins, d’autres intégrations avancées nécessitent un développement d’API sur mesure ou une maintenance informatique.

De plus, certains utilisateurs rapportent que la création de workflows automatisés nécessite aussi l’intervention de l’équipe IT. Si vous disposez d’une équipe IT intégrée, cela n’est qu’un obstacle mineur. Mais en l’absence d’expert IT interne, vous pourriez préférer une solution avec un constructeur de workflow no-code ou par glisser-déposer.

Le coût et la scalabilité peuvent également freiner si vous souhaitez faire évoluer votre entreprise. Le stockage de DocuShare atteint jusqu’à 1 To sur l’offre la plus élevée. Pour les petites entreprises, cela suffit souvent, mais pour de plus larges équipes, cela risque d’être limité.

Si c’est une préoccupation pour vous, orientez-vous vers d’autres alternatives plus flexibles et à tarification par abonnement, mieux adaptées à la croissance.

Si ces limitations risquent d’avoir un impact sur votre mode de travail (ou si c’est déjà le cas), voici 5 alternatives à DocuShare qui pourraient vous intéresser.

5 alternatives à DocuShare

Chacune de ces alternatives supporte la gestion documentaire moderne, l’automatisation de workflows et le déploiement cloud ; mais leur orientation, complexité et cas d’usage idéaux diffèrent.

1. Dokmee

⭐⭐⭐⭐⭐ Notes

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Pourquoi Dokmee est-il un bon choix ?

Dokmee propose à la fois une GED et un ECM avec une interface utilisateur épurée et intuitive.

L’un des principaux atouts de Dokmee est sa personnalisation poussée. Vous choisissez l’environnement de déploiement, l’organisation des fichiers, les rôles et droits d’accès, vos workflows… Bref, vous adaptez la solution à vos besoins.

Dokmee a été conçu pour être simple à prendre en main, même dans des entreprises avec peu de compétences techniques.

L’éditeur de workflow offre 2 options : un mode no-code avec glisser-déposer et un éditeur technique pour ajouter des déclencheurs avancés.

L’automatisation facilite la circulation, l’indexation et l’extraction de données, accélérant considérablement les tâches répétitives de traitement documentaire.

En outre, Dokmee propose des produits complémentaires comme Capture et eForms que vous ne payez que si vous en avez besoin.

Par exemple, une mairie digitalisant des archives peut débuter par des dossiers simples puis introduire progressivement l’auto-indexation ou les workflows de conformité sans migrer tout de suite vers un ECM complet.

Quand choisir Dokmee ?

Dokmee devient incontournable si vous recherchez des options de déploiement flexibles et un système évolutif, sans investissement lourd ni charges humaines importantes en grandissant.

C’est aussi idéal quand la simplicité d’utilisation prime, notamment dans des environnements avec des niveaux variés de compétences numériques.

Dokmee se distingue si vous souhaitez une plateforme ECM capable d’évoluer vers l’automatisation avancée sans migration disruptive.

2. Laserfiche

⭐⭐⭐⭐⭐ Notes

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Pourquoi Laserfiche est-il un bon choix ?

Laserfiche est adapté si vous avez besoin d’une automatisation puissante et de processus hautement configurables.

Ses outils de capture intelligente utilisent l’IA pour identifier et extraire les informations des documents entrants.

La plateforme offre également des fonctions de conformité et de gouvernance avancées, particulièrement utiles si vous évoluez sur des données sensibles ou sous contrôle strict.

Elle s’intègre solidement avec Salesforce, Oracle, Microsoft 365, ce qui évite de revoir toute votre stack logicielle actuelle.

Même si Laserfiche propose une automatisation avancée grâce à des workflows complexes, il faut garder à l’esprit qu’elle n’est pas optimale pour les utilisateurs non techniques soumis à des délais serrés.

Dans un réseau de santé, par exemple, vous pouvez fluidifier la gestion patient en capturant automatiquement les formulaires, en les routant vers les bons services et en les conservant selon les normes du secteur.

Quand choisir Laserfiche ?

Laserfiche est un bon choix si vous avez besoin de workflows hautement personnalisables, de contrôles de conformité stricts et de la capacité de gérer de grands volumes de documents ou de formulaires.

Il convient particulièrement aux organismes publics, universités, hôpitaux et grandes entreprises avec des circuits de validation complexes.

3. M-Files

⭐⭐⭐⭐ Notes

G2 4.4/5 | Capterra 4.4/5

Pourquoi M-Files est-il un bon choix ?

M-Files apporte une approche innovante car les documents sont organisés par métadonnées plutôt que dans des dossiers classiques.

En pratique, inutile de vous souvenir du dossier de stockage : souvenez-vous seulement de la nature du document pour le retrouver par métadonnées ou mots clés.

L’étiquetage automatisé, la gestion des versions et la structure des droits améliorent la conformité, surtout dans la gestion de documents techniques ou de dossiers clients complexes.

Les cabinets d’ingénierie, de conseil, d’architecture ou de services juridiques utilisent M-Files pour centraliser chaque projet ou client de façon claire et cohérente.

Par exemple, un cabinet d’architecture stocke plans, contrats, documents de conformité et échanges dans M-Files, tous classés par projet, même si les fichiers sont issus de systèmes différents.

L’inconvénient principal est le temps nécessaire pour taguer et migrer tous les documents existants vers la nouvelle plateforme.

Si vos problématiques avec DocuShare sont la complexité et la gestion du temps, d’autres alternatives de cet article peuvent mieux vous convenir.

Quand choisir M-Files ?

M-Files est conseillé si vous souffrez de doublons, de confusion sur les versions ou d’une arborescence chaotique.

C’est une alternative moderne si vous cherchez un système intelligent axé sur la recherche et la structuration, sans impliquer excessivement votre service IT.

4. Microsoft SharePoint

⭐⭐⭐⭐ Notes

G2 4/5 | Capterra 4.3/5

Pourquoi SharePoint est-il un bon choix ?

SharePoint est une GED complètement intégrée à Microsoft 365.

Si vous souhaitez retrouver la simplicité de DocuShare tout en intégrant nativement Teams, OneDrive, Outlook, ou Power Automate, SharePoint est une bonne alternative.

Il permet aussi de créer des workflows automatisés, d’héberger des intranets et d’organiser les documents dans des bibliothèques via une interface simple (peut-être trop pour certains).

SharePoint est entièrement hébergé sur le cloud maintenant que la version sur site va être abandonnée. En outre, il est très accessible pour les équipes réparties et n’exige quasiment aucune formation pour les collaborateurs habitués à l’univers Microsoft.

Par exemple, une structure multisite peut stocker les documents par service dans SharePoint, collaborer via Teams et déclencher des validations automatiques grâce à Power Automate.

Quand choisir SharePoint ?

SharePoint s’impose si la collaboration est votre priorité sur les fonctionnalités ECM avancées.

Il est parfaitement adapté aux équipes déjà investies dans Microsoft 365 et aux entreprises cherchant à passer facilement à la gestion documentaire dans le cloud.

En revanche, ce n’est pas idéal pour les organisations qui exigent un hébergement strictement sur site, d’autant que Microsoft va stopper le développement des versions serveur dédiées.

5. DocuWare

⭐⭐⭐⭐⭐ Notes

Pourquoi DocuWare est-il un bon choix ?

DocuWare est un ECM très populaire, davantage tourné vers l’automatisation des processus et la gestion des tâches.

Ses outils de capture extraient automatiquement les informations des factures, dossiers du personnel et contrats, ce qui accélère les validations et limite la saisie manuelle.

DocuWare propose aussi des modèles de workflows prêts à l’emploi pour l’intégration, la validation de factures ou les politiques de conservation, ce qui fluidifie les opérations courantes.

Même si l’automatisation est à l’honneur, DocuWare inclut aussi les fonctions GED de base comme le stockage avec tags de métadonnées et l’indexation.

C’est un atout, par exemple, pour la finance où de nombreux documents doivent être relus ou validés par des collègues, transmis aux clients ou à des organisations, surtout pendant la clôture annuelle ou la saison fiscale.

Quand choisir DocuWare ?

DocuWare est à privilégier si vous recherchez une plateforme ECM évolutive pour fluidifier les processus administratifs, en particulier en finance et RH.

Elle répond aux entreprises qui privilégient une interface épurée, intuitive, et l’automatisation sans configuration complexe.

Alors, faut-il abandonner DocuShare ?

Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse.

Si DocuShare couvre vos besoins sans limitation, il est inutile de changer d’outil.

En revanche, si DocuShare vous limite ou vous oblige à utiliser d’autres logiciels, vous devriez considérer d’autres options.

Tous les systèmes présentés proposent de vraies forces, avec stockage avancé et workflows automatisés.

Dokmee combine ces aspects avec flexibilité, évolutivité, personnalisation et déploiement simple.

Sa structure modulaire, son OCR performant et son interface accessible en font une solution toute trouvée pour une transition en douceur depuis DocuShare, sans surcharge sur la DSI.

Envie d’en savoir plus, contactez l’équipe Dokmee pour une démo.