45% dos documentos físicos perdem-se nas primeiras 24 horas.

Isto gera enormes problemas regulamentares e de desconfiança.

A digitalização de documentos é um processo que resolve eficazmente este problema ao transportar todos os seus documentos para uma localização digital segura e única.

O que é a digitalização de documentos?

A digitalização de documentos é o processo de conversão de arquivos físicos em arquivos digitais que podem ser armazenados, geridos e pesquisados na nuvem ou em servidores locais.

Geralmente envolve a digitalização de documentos em papel, a aplicação de OCR (reconhecimento ótico de caracteres) e a sua organização com metadados para que sejam facilmente recuperáveis.

O processo inclui a preparação, captura, indexação e planeamento do armazenamento a longo prazo.

O objetivo é criar arquivos digitais utilizáveis, consultáveis, conformes e perfeitamente integrados numa plataforma DMS ou ECM, para garantir que os arquivos históricos permaneçam acessíveis, mesmo após o término dos períodos de conservação.

Por que deve digitalizar os seus documentos?

A maioria das empresas e serviços governamentais mudou para o mundo digital, pelo que ter de ir e vir para procurar documentos que podem ou não estar no seu sistema na nuvem atual pode levar a um processo ineficiente e frustrante.

A transferência de todos os seus documentos para um sistema de gestão documental reduz estas ineficiências em 80%. Um DMS garante que os documentos possam ser localizados e recuperados em segundos, graças à pesquisa avançada e aos metadados.

A conservação automatizada garante o cumprimento dos requisitos legais e regulamentares, enquanto os controlos de acesso seguros protegem os dados sensíveis.

A digitalização também preserva os arquivos frágeis ou envelhecidos e permite que as equipas colaborem de forma fluida. Nas operações comerciais e governamentais modernas, que se realizam cada vez mais online, a digitalização dos arquivos históricos e ativos garante a continuidade, a eficiência operacional e a conformidade.

Finalmente, aproximadamente 45% dos documentos em papel extraviam-se durante as primeiras 24 horas após a sua receção. Documentos perdidos podem provocar perdas graves, especialmente financeiras e de confiança dos clientes.

Com a maioria das atividades comerciais e governamentais agora online, a digitalização dos arquivos em papel históricos e ativos permite que as organizações mantenham a continuidade, a eficiência e a conformidade legal num ambiente orientado para o âmbito digital.

Como digitalizar documentos

A digitalização interna é geralmente a abordagem mais segura como um processo de produção estruturado, semelhante a uma linha de fabrico em pequena escala.

Abordaremos mais adiante uma comparação e o custo da migração interna versus a externalização com prestadores de serviços.

Cada etapa do processo de digitalização de documentos deve ser planeada cuidadosamente para que se desenrole sem contratempos e com o menor número de imprevistos possível.

Em primeiro lugar, deve avaliar se a sua organização está pronta para se preparar para a migração. Com esta ferramenta de avaliação da maturidade do ECM, pode ver onde existem lacunas e o que deve ser abordado antes de iniciar a migração.

Passo 1: Prepare os seus documentos

A preparação costuma ser a etapa mais trabalhosa.

Geralmente, isto pode ser realizado por dois ou três preparadores de documentos que se encarregarão de remover agrafos ou clipes, separar as páginas de livros encadernados e classificar os documentos de forma lógica para que a digitalização possa ser feita sem problemas.

Sem uma linha de preparação bem organizada, correria o risco de perder ou trocar páginas durante a digitalização.

Passo 2: Inicie a digitalização

A digitalização converte os documentos preparados em imagens digitais.

As responsabilidades do operador incluem a alimentação de documentos em scanners de alta velocidade, a monitorização da saída e o ajuste dos parâmetros para cor, digitalização frente e verso ou resolução. Os scanners modernos podem processar milhares de páginas por dia, mas a eficiência depende da qualidade da preparação e do fluxo de trabalho do operador.

O intervalo médio que deve ser alcançado situa-se entre 100 e 160 páginas por minuto.

Passo 3: Indexe os seus documentos

A indexação atribui metadatos como o tipo de documento, a data ou o número de referência, o que torna os arquivos digitais consultáveis e utilizáveis.

Embora a indexação manual fosse comum, tornou-se ineficiente devido à imprecisão e à falta de campos de indexação suficientes. Se externalizar este processo, esta pode ser a parte mais dispendiosa do processo de digitalização de documentos.

A captura e a indexação automatizadas podem extrair e preencher múltiplos campos automaticamente, reduzindo assim a mão de obra e os erros.

Passo 4: Realize o controlo de qualidade

O truque aqui é que pode poupar em salários e tempo relacionados com os controlos de qualidade se dispuser de hardware de alto desempenho e automação para os seus campos de indexação.

Com scanners de alta precisão e software de captura impulsionado por IA, as verificações aleatórias costumam ser suficientes, tornando o controlo de qualidade manual em grande escala opcional.

Vantagens e Desafios

A digitalização dos seus documentos acarreta uma série de riscos e vantagens que deve ter em conta.

Entre os benefícios obtidos:

• Melhoria da acessibilidade e da pesquisa

Uma das vantagens mais importantes da digitalização de documentos é a possibilidade de localizar rapidamente informações num instante.

Uma vez digitalizados os arquivos, estes passam a ser consultáveis por palavra-chave, data ou categoria, permitindo que as suas equipas recuperem documentos em segundos, em vez das 1,8 horas diárias em média que os membros da equipa costumam dedicar a localizar arquivos físicos. Esta maior eficiência promove uma tomada de decisão mais rápida e reduz a carga de trabalho administrativa.

• Conformidade e gestão de arquivos reforçadas

Os sistemas digitais facilitam o cumprimento dos requisitos de conformidade e conservação.

Os processos podem ser rastreados, monitorizados e arquivados ou eliminados automaticamente de acordo com a política, ajudando assim as organizações a manter uma governação consistente e a reduzir os riscos regulamentares.

Ao utilizar um DMS como o Dokmee, pode gerar facilmente as suas políticas de conservação de documentos e adicioná-las aos seus fluxos de trabalho automatizados:

• Poupança de custos e redução de espaço

A digitalização reduz a necessidade de espaço de armazenamento físico, arquivo externo e sistemas de classificação manuais.

Com o tempo, isto leva a uma diminuição dos custos gerais e minimiza o risco de documentos perdidos, danificados ou extraviados.

• Melhor colaboração e produtividade

As equipas de diferentes departamentos ou localizações podem aceder de forma segura aos mesmos documentos ao mesmo tempo.

Isto melhora a colaboração, fomenta o trabalho remoto e ajuda a agilizar os fluxos de trabalho, reduzindo os atrasos causados pelo manuseamento físico dos arquivos.

Por outro lado, o processo de digitalização apresenta certos inconvenientes que podem tornar-se passivos se não se estiver preparado. No entanto, quando geridos corretamente, são aceitáveis.

• Atrasos significativos requerem tempo para serem digitalizados

Um dos desafios mais comuns consiste em gerir grandes volumes de documentos em papel existentes.

As pendências (backlogs) podem exigir muito tempo e recursos para serem processadas, especialmente quando os documentos variam em formato, antiguidade e estado.

Isto significa que deve priorizar o que digitalizar primeiro e determinar o que pode ser arquivado ou eliminado de forma segura, e preparar uma equipa clara para a linha de produção após avaliar o tamanho real do seu atraso.

• Planeamento do fluxo de trabalho e dos recursos

Os projetos de digitalização exigem um planeamento cuidadoso quanto ao pessoal, prazos e processos.

Sem uma coordenação adequada, os projetos podem abrandar, tornar-se mais caros ou criar estrangulamentos que afetam as operações diárias.

• Indexação e organização coerentes

Um arquivo digital só é útil se tiver estrutura.

Sem padrões claros para a nomeação, etiquetagem e organização dos arquivos, os documentos podem tornar-se difíceis de localizar. O estabelecimento de práticas de indexação coerentes é essencial para manter a usabilidade ao longo do tempo.

Como mencionámos anteriormente, com uma automação potente, isto deixa de ser um problema.

Com um planeamento sólido, políticas claras e recursos adequados, estes desafios podem ser geridos eficazmente.

Quando bem feita, a digitalização de documentos melhora as tarefas diárias e cria uma base mais organizada e segura para o crescimento futuro.

Quanto pode custar a digitalização de documentos?

Os custos variam consideravelmente dependendo do volume de documentos, da mão de obra e dos requisitos de indexação.

A digitalização interna costuma custar entre 2,5 e 4,5 cêntimos por página, enquanto os serviços externos podem oscilar entre 7 e mais de 20 cêntimos por página.

O pessoal, o equipamento e a profundidade da indexação são os principais motores da despesa.

Por exemplo, uma linha de produção que precise de processar 300.000 documentos pode custar cerca de 10.000 $ no total quando realizada internamente, enquanto a externalização pode chegar aos 60.000 $, dependendo do custo dos prestadores de serviços e do número de campos de indexação desejados.

Contagens precisas de páginas, planeamento do fluxo de trabalho e automação podem reduzir significativamente os custos totais do projeto.

Que software necessita?

Uma digitalização bem-sucedida requer tanto software como hardware.

Uma plataforma DMS ou ECM, como o Dokmee, fornece armazenamento, controlo de acesso e indexação automatizada dos arquivos digitais.

O software de captura liga os scanners ao processo de indexação, aplicando o OCR e extraindo automaticamente os metadados. O Dokmee pode então armazenar os documentos na sua pasta correspondente dentro do seu DMS preferido.

As ferramentas de contagem de páginas ajudam as organizações a estimar a carga de trabalho, as necessidades de pessoal e os custos antes de iniciarem o projeto.

Os scanners de produção, dimensionados adequadamente para o volume diário, constituem a base da operação.

Últimos conselhos…

Um projeto de digitalização bem-sucedido depende do planeamento, da coerência e de uma priorização inteligente.

Aqueles que dedicam tempo a estruturar os fluxos de trabalho, definir padrões e focar-se primeiro nos processos de alto impacto tendem a ver uma adoção mais rápida, uma melhor organização e um maior valor a longo prazo.

Para garantir que gere corretamente o processo de digitalização de documentos, siga esta lista de verificação:

• Definir o âmbito, os objetivos, os prazos e as responsabilidades antes da digitalização
• Contar ou amostrar as páginas com antecedência para projetar custos, necessidades de pessoal e prazos de conclusão realistas
• Priorizar os documentos com base no seu uso
• Padronizar etiquetas e categorias de arquivos coerentes
• Criar fluxos de trabalho claros para a digitalização, os controlos de qualidade, a indexação e o armazenamento
• Aplicar as políticas de conservação precocemente
• Utilizar ferramentas automatizadas de captura, classificação e encaminhamento
• Manter um controlo de qualidade regular

Seguir estas práticas ajuda a manter os projetos de digitalização eficientes, económicos e bem organizados desde o início, resultando num arquivo digital fiável, seguro e fácil de usar.

E para encontrar a melhor automação para digitalizar os seus documentos de forma eficiente, reserve uma demonstração com o Dokmee hoje mesmo.