O que é um estimador de papel para digital?

Um estimador de papel para digital é uma ferramenta de planeamento gratuita concebida para calcular o tempo que levará um projeto de digitalização de documentos e os recursos que serão necessários para o realizar.

Ao introduzir alguns detalhes básicos sobre os seus ficheiros físicos e a sua configuração de digitalização, a ferramenta pode gerar rapidamente projeções realistas para o volume total de páginas, os cronogramas do projeto, as necessidades de armazenamento e os custos estimados.

Para compreender o seu valor, é útil definir o processo que a suporta.

A digitalização de documentos (também conhecida como digitalização documental) é o processo de conversão de registos físicos em ficheiros digitais que podem ser armazenados, pesquisados e geridos num sistema de gestão documental ou numa plataforma de gestão de conteúdos empresariais (ECM).

O objetivo é transformar a informação em suporte papel em conteúdo digital estruturado e acessível que melhore a eficiência, a conformidade e a preservação a longo prazo.

Um fluxo de trabalho de digitalização típico inclui várias etapas fundamentais:

• Preparação: Remover agrafos, organizar os ficheiros e separar os documentos para a digitalização.
• Digitalização: Um operador de digitalização processa os ficheiros que já foram organizados.
• Captura: Digitalização de documentos em papel em imagens digitais.
• Processamento OCR: Conversão do texto digitalizado em conteúdo pesquisável.
• Indexação: Adição de metadados como o tipo de documento, a data ou o número de referência.
• Armazenamento: Gravação segura dos ficheiros num DMS ou ECM para uma recuperação fácil.

Um estimador de papel para digital ajuda as organizações a compreender a magnitude deste processo antes de começar, tornando o planeamento muito mais preciso e previsível.

Para que serve esta ferramenta gratuita?

Este tipo de estimador é particularmente útil para um planeamento de projeto eficaz.

Muitas organizações subestimam o tempo e o esforço necessários para digitalizar anos de ficheiros em papel acumulados. Sem projeções claras, os projetos podem exceder o orçamento, demorar mais tempo do que o previsto ou exigir mais pessoal e equipamento do que o planeado inicialmente.

Muitos outros hesitam em passar para o papel zero simplesmente porque não têm a certeza dos custos totais de migração ou do tempo necessário para completar o processo.

Ao calcular antecipadamente o número aproximado de páginas e os prazos, a ferramenta ajuda as equipas a:

• Planear as necessidades de pessoal e as cargas de trabalho.
• Estimar o tempo necessário para processar o arquivo acumulado.
• Compreender as necessidades de armazenamento para os ficheiros digitais.
• Prever os custos do projeto com mais precisão.
• Decidir se deve digitalizar internamente ou por fases.

Como utilizar o estimador de papel da Dokmee

O estimador gratuito fornecido pela Dokmee foi concebido para ser simples e rápido de utilizar, mesmo para organizações que estão agora a começar a avaliar a digitalização.

Para obter uma estimativa precisa, siga estes passos:

1. Selecione o número de arquivadores: Comece por introduzir o número de arquivadores que utiliza atualmente para armazenar documentos.
2. Introduza o número de caixas ou gavetas: A ferramenta utiliza esta informação para calcular um número total aproximado de páginas a digitalizar.
3. Introduza a velocidade do seu scanner: Introduza o número de páginas por minuto do seu scanner de produção. Um intervalo de trabalho eficiente para a maioria dos projetos situa-se entre 100 e 160 páginas por minuto, dependendo da qualidade do equipamento e do estado dos documentos.
4. Introduza as horas de trabalho diárias: Adicione o número de horas por dia durante as quais o scanner funcionará para o projeto de digitalização.
5. Clique em «Estimar»: A ferramenta gerará automaticamente projeções, que incluem:
   • Número total de páginas a digitalizar
   • Cronograma estimado do projeto
   • Espaço de armazenamento necessário
   • Número total de dias úteis necessários
   • Número total de horas de digitalização
   • Uma estimativa de preço

Estes resultados dão-lhe uma imagem realista do alcance e da magnitude do seu arquivo acumulado antes de se comprometer com um plano de migração completo.

Para uma eficiência ainda maior, o estimador pode ser combinado com um software de captura de documentos para automatizar os passos seguintes.

Assim que a digitalização começa, as ferramentas de captura podem aplicar OCR, extrair dados e realizar uma indexação automática. Isto reduz o trabalho manual e o custo de indexação, acelera o processamento e garante que os ficheiros digitalizados sejam imediatamente pesquisáveis e estejam prontos para serem armazenados num sistema DMS ou ECM.