Revisão Completa do Hyland OnBase 2025: Características e Opiniões dos Usuários

Você está considerando o OnBase como seu ECM para gerenciar seu conteúdo e automatizar seus processos?

Escolher a opção perfeita é tão complicado quanto importante.

Nesta revisão do Hyland OnBase reunimos todas as informações que você precisa saber antes de tomar sua decisão.

O que é Hyland OnBase?

OnBase é uma plataforma de gestão de conteúdo empresarial (ECM) e automação de processos desenvolvida pela Hyland. Como a maioria das soluções ECM, ela é projetada para automatizar fluxos de trabalho e centralizar o conteúdo da sua empresa durante todo o seu ciclo de vida.

O OnBase captura informações de documentos, e-mails, formulários, registros e arquivos para organizá-las e torná-las acessíveis e protegidas.

A ferramenta combina armazenamento, automação de fluxos de trabalho, gestão de casos, retenção de registros e análise em tempo real.

O OnBase conecta o conteúdo diretamente com os processos de negócios que suporta.

Isso permite a automação de tarefas manuais (como aprovações ou entrada de dados), aplicar políticas de compliance e dar à sua equipe (ou clientes) acesso instantâneo às informações necessárias para tomar decisões.

A plataforma oferece ferramentas de configuração low-code para adaptar fluxos de trabalho e interfaces às suas necessidades, e se conecta ao seu software ERP, CRM e RH.

O OnBase suporta integração “point-and-click” com ferramentas como Microsoft 365, SAP, Salesforce, Workday, Epic e Oracle.

Com as APIs e serviços web deste ECM você pode consultar faturas do seu ERP, ver a documentação do cliente pelo seu CRM ou recuperar registros de funcionários sem trocar de ferramenta.

A interface é intuitiva, embora às vezes possa parecer um pouco desatualizada.

Você pode acessar o OnBase a partir do desktop, navegador web ou aplicativo móvel, podendo criar painéis personalizados, atalhos e painéis de tarefas configuráveis.

Principais Características do OnBase

A beleza de um ECM está em suas funcionalidades, além do simples armazenamento de documentos.

Captura Multicanal Automatizada

O OnBase captura seus documentos a partir de múltiplas fontes, incluindo scanners, caixas de e-mail, servidores de fax, formulários digitais, dispositivos móveis e outros aplicativos.

Essas informações são capturadas, classificadas e validadas como dados de negócios estruturados.

O OnBase utiliza OCR e algoritmos inteligentes de captura para identificar automaticamente metadados e indexar documentos para recuperação futura.

É uma boa escolha se você gerencia grandes volumes de faturas, reivindicações ou documentos de RH.

Automação Avançada de Processos

O mecanismo de automação de processos do OnBase permite automatizar fluxos de trabalho e reduzir tarefas manuais repetitivas.

O sistema utiliza fluxos de trabalho configuráveis, regras de negócios integradas e ferramentas de design low-code com as quais você pode mapear processos visualmente e automatizar ações como roteamentos, aprovações e notificações.

O OnBase pode direcionar automaticamente seus documentos e tarefas para os usuários certos com base na lógica de negócios definida.

Se houver alguma irregularidade ou falta de informação, a ferramenta marcará esse erro para revisão.

O OnBase pode trabalhar junto a ferramentas de automação robótica para gerenciar entrada de dados ou atualizações entre sistemas automaticamente.

Gestão de Casos

O OnBase fornece uma visão centrada no caso incluindo todos os dados, documentos, comunicações e atividades relacionadas a um caso específico consolidados em uma única interface.

Por exemplo, em um departamento de atendimento ao cliente, as interações, formulários e aprovações relacionados a uma solicitação de cliente estão acessíveis em um mesmo local.

Você pode acompanhar o progresso, ver históricos dos casos, gerenciar prazos e configurar escalonamentos automáticos quando um caso exige atenção imediata.

A gestão de casos inclui um painel centralizado atualizado automaticamente, acompanhamento de tarefas e registro de atividades, e alertas e lembretes automáticos.

Para criar seu painel de gestão de casos você pode usar modelos de casos dos diferentes departamentos.

Colaboração e Controle de Documentos

A colaboração e o controle de documentos incluem compartilhamento seguro de documentos, coautoria e gestão de versões, onde membros da sua equipe podem editar o mesmo documento (desde que tenham as permissões adequadas).

O OnBase oferece controle de versões para garantir que os usuários sempre trabalhem sobre a última versão mantendo um histórico detalhado de alterações anteriores para auditoria.

As notificações integradas e listas de tarefas mantêm suas equipes alinhadas com prazos, comentários e aprovações.

As funções de segurança, como controles de acesso baseados em papéis (RBAC) e trilhas de auditoria, garantem que todas as ações colaborativas sejam rastreadas e estejam em conformidade com padrões corporativos e regulatórios.

Retenção e Gestão de Registros

O OnBase possui um sistema de retenção e gestão de registros que regula todo o ciclo de vida do conteúdo da sua empresa.

Uma vez capturados, os documentos são automaticamente rotulados com políticas de retenção e metadados de acordo com seu tipo, departamento ou requisitos regulatórios.

Isso facilita que qualquer pessoa encontre qualquer documento sem necessidade de palavras-chave específicas.

Com esse recurso você também pode agendar a retenção de arquivos, arquivamento ou eliminação automática. Essa automação reduz o risco legal e garante conformidade com padrões como GDPR e HIPAA.

Opiniões dos Usuários

Avaliações ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.4/5 | Capterra 4.3/5

A maioria dos usuários destaca que o OnBase é bastante fácil de usar e oferece uma interface amigável e intuitiva.

No entanto, há vários comentários negativos sobre problemas de atualização e técnicos, o que significa que esta solução pode ser útil se você não precisa de automações muito avançadas ou não gerencia volumes muito grandes de documentos ou conteúdo no ECM.

Os usuários apontam que o preço pode subir rapidamente devido aos complementos, embora muitos mencionem que recursos como o Unity Forms valem a pena e funcionam bem com a tecnologia OCR.

Alguns usuários também mencionaram que, embora o OnBase tenha crescido muito nos últimos anos e adicionado muita automação e recursos avançados, ficou para trás no recurso mais básico: o armazenamento de documentos.

✔️ Prós

• Plataforma low-code para criar uma solução em linguagem natural
• Retenção de arquivos automatizada
• Integrações robustas
• Interface fácil de usar
• Captura de documentos de e-mails

✖️ Contras

• Diferente de outros ECMs como o Dokmee, o OnBase não permite comentários nem respostas diretamente nos documentos
• Não possui implementação on-premise, por isso não é ideal para governos e jurídico. A solução em nuvem é o principal problema para os usuários
• Atualizações lentas (especialmente com Microsoft)
• Os controles de usuário estão muito dispersos
• O Unity Forms não funciona no celular

Hyland OnBase vs Dokmee

Uma alternativa ao OnBase é o Dokmee. Ambos são plataformas ECM que oferecem automação, fluxos de trabalho e retenção automatizada de arquivos. Porém, o Dokmee continua mantendo atualizado e protegido o aspecto de “gestão de conteúdo” e oferece uma personalização profunda na organização, papéis e permissões.

O OnBase se posiciona como uma plataforma ECM e de serviços de conteúdo de grande alcance, orientada para grandes empresas, setores regulados e operações globais.

Oferece capacidades avançadas de captura documental (incluindo OCR, ingestão multicanal e extração de metadados), motores extensos de gestão de fluxos de trabalho e de casos, ferramentas de governança e gestão de registros avançadas e integração sólida com sistemas empresariais como ERP, CRM e aplicativos setoriais.

No entanto, essa profundidade funcional implica contrapartidas: uma curva de aprendizado mais acentuada, necessidade de maior dedicação de TI/configuração, tempo de implementação mais longo e custo relativamente alto.

Além disso, o OnBase só pode ser hospedado na nuvem, enquanto o Dokmee oferece implementação híbrida para uma transição mais simples ou para quem atua em setores altamente regulados que exigem um nível extra de segurança.

O Dokmee foca na adoção do usuário, rapidez de valor e uma implementação mais simples.

Ele é projetado para capturar, armazenar, buscar e gerenciar documentos e conteúdos de forma ágil, e para fornecer funcionalidades de fluxo de trabalho e retenção com menos complexidade.

O OnBase pode exigir meses de planejamento, ajustes e treinamento antes de um lançamento completo, especialmente no caso de aplicativos personalizados. O Dokmee normalmente oferece uma implantação mais rápida, permitindo que as organizações incorporem capacidades de gestão documental e fluxos de trabalho de forma ágil e com menos sobrecarga.

Resumindo: se você procura uma implementação rápida, facilidade de uso, menor custo inicial e um ROI mais rápido, então o Dokmee pode ser a opção mais pragmática.

O Hyland OnBase é a Melhor Opção?

O OnBase é uma plataforma de gestão de conteúdo empresarial muito completa.

Combina captura inteligente de dados, automação de processos low-code, gestão de casos e integração entre aplicações.

É uma boa opção se você precisa unificar sua estratégia de conteúdo com colaboração eficiente entre sua equipe.

O OnBase fornece um ambiente escalável e seguro que evolui com as necessidades da organização.

No entanto, a configuração inicial e a personalização podem ser complexas e não possui opção de implementação local, tornando-o inadequado para setores altamente regulados como escritórios jurídicos ou órgãos governamentais.

Uma alternativa sólida focada em gestão documental, retenção automatizada, implementação flexível e colaboração é o Dokmee.

Se você está pronto para testar, entre em contato com a equipe agora.