El 94% de las empresas mundiales utilizan servicios basados en la nube.

Con tantos documentos, correos electrónicos, conversaciones y operaciones en línea, no tiene sentido tener que migrar datos constantemente.

Utilizando un DMS basado en la nube puede garantizar que todo su equipo tenga acceso a los documentos más actualizados. Desde cualquier lugar.

¿Qué es un DMS basado en la nube?

Un DMS basado en la nube es un sistema de gestión de documentos que se aloja completamente en línea.

Esto significa que todos sus documentos pueden ser consultados y gestionados desde cualquier lugar y por cualquier persona, siempre que disponga de las autorizaciones adecuadas y de conexión a Internet.

Un sistema de gestión de documentos basado en la nube le permite almacenar, organizar, gestionar y compartir sus documentos de forma rápida y eficaz.

El mayor argumento de venta de trasladar sus documentos a la nube reside en librarse del costoso hardware, el almacenamiento local, las actualizaciones y la compleja infraestructura de TI, lo que hace que toda su gestión documental sea más barata, eficiente, flexible y escalable.

Además, la implementación de un DMS basado en la nube significa que el crecimiento de su negocio ya no será un obstáculo, ya que su sistema puede crecer naturalmente con él. Esto lo convierte en una solución mucho más escalable que los sistemas de gestión documental totalmente locales.

El objetivo de un DMS basado en la nube es proporcionar un almacenamiento centralizado que le permita a usted y a su equipo acceder fácilmente a las versiones más actualizadas de sus documentos.

Algunas de las funciones que puedes encontrar en un DMS son el control de versiones, la indexación de documentos, la búsqueda avanzada y los registros de auditoría detallados con marcas de tiempo.

Un DMS basado en la nube también debe ofrecer medidas de seguridad exhaustivas, ya que las brechas de seguridad en Internet pueden ser habituales.

Por lo general, estos sistemas implementarán el cifrado, los controles de acceso basados en roles o funciones, la autenticación multifactor y el cumplimiento de normativas como GDPR, HIPAA o certificaciones ISO.

Sin embargo, hay una advertencia.

Existen algunas herramientas diseñadas para archivar y almacenar tus documentos online y, por otro lado, están los SGD basados en la nube. Y sí, son muy diferentes.

DMS vs Almacenamiento en la nube

Las herramientas de almacenamiento en la nube son básicamente sistemas de archivo en línea, tomemos como ejemplo Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc.

Los DMS y los sistemas de almacenamiento en la nube son herramientas de almacenamiento de documentos basadas en la nube; sin embargo, su finalidad y alcance son muy diferentes.

Un almacenamiento en la nube es esencialmente una versión digital de una carpeta compartida, donde puedes subir archivos, clasificarlos en carpetas y subcarpetas y compartirlos con quien quieras.

Lo mejor de estos sistemas es que suelen ser gratuitos y bastante sencillos de usar. Además, garantizan que puedas acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo. Lo cual es bastante útil si tienes un horario de trabajo híbrido.

Sin embargo, el almacenamiento en la nube tiene sus limitaciones cuando se compara con un DMS adecuado.

Estas herramientas carecen de funciones avanzadas como flujos de trabajo automatizados, registros de auditoría, etiquetado de metadatos, herramientas de cumplimiento y controles de acceso granulares.

Aunque estas herramientas son muy útiles para archivar tus documentos personales o para trabajar en pequeños proyectos puntuales, pueden convertirse rápidamente en un sistema muy desorganizado e ineficaz, además de exponerte a fallos de seguridad si dependes de este sistema de archivado en línea para tu negocio o tu trabajo diario.

Por otro lado, un DMS ofrece funciones más avanzadas, como control de versiones de documentos, permisos basados en funciones, automatización de flujos de trabajo y cumplimiento de normativas. Un DMS está diseñado para manejar grandes cantidades y tipos de documentos y puede gestionar tu negocio a medida que crece.

Implantación del SGD

Las herramientas DMS basadas en la nube son muy prácticas. Sin embargo, antes de decidir su implantación de DMS, también debe tener en cuenta sus necesidades específicas.

Puede desplegar su DMS de 3 formas diferentes:

• En la nube
• En las instalaciones
• Despliegue híbrido

Tipo de aplicación	A quién va dirigido	Pros	Contras
DMS en la nube	Organizaciones pequeñas y grandes, especialmente las que tienen equipos remotos o varias oficinas.	– Bajo coste inicial – Escalable – Accesible desde cualquier lugar – Gestión de actualizaciones, copias de seguridad y protección	– Depende de la conexión a Internet – Menos control directo sobre el almacenamiento de datos
DMS in situ	Empresas de sectores muy regulados u organizaciones que requieren un control total de los datos (por ejemplo, administraciones públicas, finanzas o sanidad).	– Control total sobre los datos y la infraestructura – Cumple estrictos requisitos de conformidad/seguridad – Sin dependencia de proveedores de nube externos	– Elevada inversión inicial en hardware y software – Requiere equipos informáticos dedicados – Menos flexible y escalable
DMS híbrido	Organizaciones en transición a la nube, o aquellas que necesitan un equilibrio entre seguridad y flexibilidad.	– Muy flexible – Los datos sensibles pueden almacenarse localmente – Admite la migración gradual	– Configuración y gestión más complejas – Mayor coste – Retos de integración entre sistemas

Entremos en más detalles.

• DMS en la nube

Este sistema está totalmente alojado en línea y se accede a él a través de Internet en función de funciones y permisos específicos.

Esta opción no requiere infraestructura interna ni un equipo informático dedicado. El proveedor suele gestionar el almacenamiento, la seguridad, las actualizaciones y las copias de seguridad.

Puede pagar por su software mediante suscripción, lo que lo hace rentable y altamente escalable.

La implantación en la nube es ideal para equipos remotos u organizaciones dispersas por todo el mundo.

El inconveniente es la dependencia de la conexión a Internet y el menor control sobre el almacenamiento físico, aunque la mayoría de los proveedores ofrecen sólidas certificaciones de seguridad y cumplimiento de normativas.

• DMS in situ

Un DMS local se instala y aloja en los servidores locales de su organización.

Este sistema le ofrece un control total sobre sus datos, configuraciones y protocolos de seguridad.

Es la mejor opción para sectores con requisitos normativos estrictos, como bancos, juzgados o comisarías de policía.

Sin embargo, esta opción requiere una importante inversión inicial en hardware y software, un mantenimiento continuo por parte de los equipos informáticos internos y recursos específicos para actualizaciones y copias de seguridad.

Aunque ofrece el máximo control, puede ser menos flexible y más costoso en comparación con los sistemas basados en la nube.

• DMS híbrido

Un sistema híbrido combina soluciones en la nube y locales, para adaptarse perfectamente a sus necesidades.

Con este sistema, alojará determinados documentos y flujos de trabajo en sus servidores locales, mientras que otros se almacenarán y gestionarán en línea.

Un enfoque híbrido es especialmente útil si está pasando gradualmente de sistemas locales a sistemas en la nube, o si pertenece a un sector en el que se requiere a la vez alta seguridad y flexibilidad.

Los 5 mejores sistemas de gestión documental basados en la nube

La mayoría de las soluciones DMS y ECM pueden alojarse en línea o in situ.

Aquí te dejamos una selección de 5 herramientas que ofrecen despliegue híbrido o son exclusivas para la nube.

Sistema	Opciones de implantación	Lo mejor para	Puntos fuertes	Limitaciones
Dokmee	Nube, local, híbrido	Pymes y empresas que necesitan captura + ECM	Escaneado/OCR potentes, funciones modulares, multilingüe, navegación sencilla	Problemas de rendimiento en archivos grandes, edición de Office menos fluida.
DocuWare	Nube, local, híbrido	Medianas y grandes empresas, industrias reguladas	Potente automatización de flujos de trabajo, integraciones, cumplimiento de normativas, búsqueda avanzada	Complejidad de la instalación, costes de almacenamiento, limitaciones de la aplicación móvil
Alfresco	Nube, local, híbrido	Empresas que necesitan personalización y conformidad	API abiertas, personalización flexible, sólida gestión de registros, raíces de código abierto	Requiere mucho apoyo informático, interfaz de usuario menos intuitiva, documentación limitada
Archivos M	Nube, local, híbrido	Empresas que desean un SGD basado en metadatos	Organización basada en metadatos, grandes búsquedas, cumplimiento de normativas, automatización	Mayor coste, esfuerzo de configuración de metadatos, cambio de mentalidad en las carpetas
NetDocuments	Nativo de la nube (con opciones de sincronización/fuera de línea)	Servicios jurídicos, financieros y profesionales	Excelente seguridad/cumplimiento de normativas, enfoque jurídico, integraciones Office/Outlook, búsqueda	Coste elevado, cargas más lentas, la interfaz de usuario podría ser más moderna

Dokmee

Clasificación ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,5/5 – Capterra 4,7/5

Visión general

Dokmee es un DMS y ECM que se puede desplegar en la nube, en las instalaciones o también se puede optar por un despliegue híbrido.

Dokmee se especializó en captura, almacenamiento, recuperación, control de versiones, flujos de trabajo y uso compartido seguro de documentos.

Además, cada movimiento se guardará automáticamente en las pistas de auditoría con el nombre de usuario y las marcas de tiempo marcadas.

Dokmee incluye OCR, separación automática de archivos, reconocimiento de códigos de barras, búsqueda y recuperación, registros de auditoría, etc.

La implementación suele ser modular, por lo que se puede empezar con las funciones básicas e ir añadiendo captura, flujos de trabajo, etc. Las capturas de pantalla muestran una interfaz limpia con navegación por carpetas similar a la de Windows, previsualización de documentos e introducción de metadatos.

✔️ Profesionales

• Captura sólida de documentos
• Fácil de usar con navegación familiar por carpetas
• Arquitectura modular (pague por lo que necesite)
• Interfaz multilingüe

✖️ Contras

• La edición de archivos de MS Office a veces requiere aplicaciones adicionales
• Interfaz básica y sencilla
• Los precios pueden ser más altos que los de otros competidores

DocuWare

Clasificación ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,4/5 – Capterra 4,6/5

Visión general

DocuWare es un DMS basado en la nube y una herramienta de automatización del flujo de trabajo que le permite gestionar sus documentos en tiempo real.

Admite la captura de documentos, el archivado, la búsqueda de texto completo, el reconocimiento óptico de caracteres y se integra con otros sistemas importantes de su pila de herramientas.

Al igual que Dokmee, DocuWare puede implementarse para adaptarse a sus necesidades.

Esta herramienta es una buena opción para medianas y grandes empresas que tienen procesos documentales complejos y necesitan sincronizarlos dentro de diferentes departamentos.

Las licencias Cloud varían en función del número de usuarios que desee incluir en su sistema. Hay cuatro licencias disponibles que van de 4 a 100 usuarios.

✔️ Profesionales

• Compatible con muchas herramientas de terceros, ERP, correo electrónico, etc.
• Automatización del flujo de trabajo
• Escalable y seguro

✖️ Contras

• La instalación y configuración iniciales (especialmente para flujos de trabajo e integraciones) pueden llevar tiempo y requerir recursos informáticos cualificados.
• Los precios y costes de almacenamiento aumentan rápidamente a medida que crece el volumen de documentos
• La aplicación móvil carece de funciones
• Personalización limitada de la interfaz

Alfresco (Hyland)

Clasificación ⭐⭐⭐⭐

G2 3,8/5 – Capterra 4,1/5

Visión general

Alfresco (adquirido por Hyland) es un ECM que combina gestión de documentos, gestión de registros, flujo de trabajo (BPMN), captura de contenidos, colaboración y mucho más.

También ofrece un despliegue flexible y tiene muchas funciones de personalización, aunque está diseñado para ser cloud-first.

Alfresco ofrece muchas integraciones para que pueda crear flujos de trabajo automatizados en su flujo de trabajo habitual.

El despliegue de Alfresco basado en la nube se realiza en centros de datos seguros, aunque los usuarios suelen optar por un despliegue híbrido cuando manejan información confidencial.

Es el más adecuado para empresas medianas y grandes, sobre todo en sectores regulados.

✔️ Profesionales

• Gran personalización y flexibilidad
• Sólidas herramientas de gestión de registros y cumplimiento
• Soporte decente para captura de contenidos, escaneado de documentos, previsualización de medios (imágenes, vídeos) y metadatos enriquecidos.

✖️ Contras

• La interfaz de usuario no es intuitiva
• Requiere un esfuerzo considerable de TI para la personalización y la integración.
• Carece de funciones empresariales

Archivos M

Clasificación ⭐⭐⭐⭐

G2 4,3/5 – Capterra 4,4/5

Visión general

M-Files es un DMS centrado en metadatos y compatible con la nube. M-Files funciona con reglas diferentes que no se centran en carpetas, sino que los documentos se archivan en función de “lo que son” mediante metadatos y etiquetas.

Este diseño es especialmente valioso para las empresas que gestionan grandes y complejos depósitos de archivos.

Como DMS basado en la nube, M-Files ofrece un almacenamiento seguro y centralizado accesible desde cualquier lugar, a la vez que admite implementaciones híbridas.

Su plataforma en la nube se integra con herramientas como Microsoft 365, Salesforce y otras aplicaciones de línea de negocio amplían aún más su valor, integrando la gestión documental directamente en los flujos de trabajo cotidianos.

Las funciones basadas en IA, como la clasificación automática y la búsqueda inteligente, añaden otro nivel de eficacia al reducir la necesidad de etiquetado manual.

Aunque M-Files ofrece importantes ventajas, su diseño centrado en los metadatos puede suponer una curva de aprendizaje para los nuevos usuarios, sobre todo para los equipos acostumbrados a las estructuras de carpetas tradicionales.

✔️ Profesionales

• Buena automatización de la captura de documentos y los flujos de trabajo
• Gran facilidad de uso de la interfaz de usuario una vez establecidos los modelos de metadatos
• Registros de auditoría detallados

✖️ Contras

• Elevada curva de aprendizaje y complicado diseño de metadatos
• Precios más altos
• Algunos usuarios afirman que las funciones móviles u offline son limitadas

NetDocuments

Clasificación ⭐⭐⭐⭐

G2 3,7/5 – Capterra 4,3/5

Visión general

NetDocuments es un DMS totalmente nativo en la nube muy popular en bufetes de abogados, empresas de contabilidad, inmobiliarias, etc.

Ofrece organización basada en espacios de trabajo, gestión de documentos y correo electrónico, búsqueda de texto completo con OCR, control de versiones, seguridad y cumplimiento estrictos, acceso remoto e integraciones.

A diferencia de otras opciones, NetDocuments se diseñó y construyó para alojarse exclusivamente en la nube, lo que significa que la plataforma cuenta con fuertes medidas de seguridad y se actualiza con bastante regularidad.

NetDocuments ofrece una organización basada en espacios de trabajo. En lugar de basarse en las estructuras de carpetas tradicionales, la plataforma organiza los documentos y correos electrónicos en espacios de trabajo vinculados a asuntos, clientes o proyectos.

Esto lo hace especialmente adecuado para bufetes de abogados y servicios profesionales, donde el contenido suele estar vinculado a expedientes de casos o compromisos con clientes.

Aunque NetDocuments ofrece una gran seguridad, cumplimiento de normativas y servicios profesionales, algunos usuarios señalan que la interfaz puede resultar menos moderna o intuitiva en comparación con las plataformas DMS más recientes.

Las velocidades de carga y el rendimiento en entornos a gran escala también pueden variar, y su modelo de precios por suscripción puede resultar costoso para las empresas más pequeñas.

✔️ Profesionales

• Herramientas sólidas de seguridad, cumplimiento y gobernanza
• Búsqueda de texto completo, OCR, control de versiones fiable
• Ideal para bufetes de abogados

✖️ Contras

• Tiende a retrasarse
• Interfaz de usuario anticuada
• La gestión del correo electrónico está vinculada a Microsoft Outlook

¿Necesita un DMS basado en la nube?

Sí, necesitas un DMS basado en la nube.

Si todavía envías documentos importantes por correo electrónico o los guardas en unidades compartidas, déjame decirte que lo más probable es que pierdas documentos o tardes demasiado en descubrir que el destinatario nunca los vio.

Un sistema de gestión documental en la nube centraliza y protege sus documentos, facilita las búsquedas y permite automatizar los procesos relacionados con ellos.

Si su empresa se enfrenta a alguno de estos retos, debería plantearse seriamente la implantación de un SGD:

• Dificultad para encontrar documentos rápidamente en las unidades y carpetas compartidas.
• Varios miembros del equipo necesitan colaborar simultáneamente en los mismos documentos
• No existe un control de versiones claro, lo que da lugar a archivos duplicados u obsoletos.
• Preocupación por el cumplimiento de la normativa, las auditorías o la seguridad de los datos
• Sus equipos trabajan a distancia o en varias oficinas
• Los procesos, como las aprobaciones o revisiones, son lentos y manuales.
• Su organización crece y su sistema de archivo no da abasto

Si estás listo para hacer el cambio, ¿por qué no empiezas con Dokmee?

Puede implementar una implantación híbrida para migrar sus documentos gradualmente (o mantenerla híbrida). Las opciones de personalización son infinitas.

Dokmee ofrece funciones avanzadas de búsqueda, control de versiones, automatización del flujo de trabajo y cumplimiento de normativas para mantener tus documentos a salvo.

Póngase en contacto con Dokmee hoy mismo