Reseña de Microsoft SharePoint: Ventajas, Desventajas, Precios y Alternativas

Tu empresa ya utiliza productos de Microsoft 365, así que tendría sentido incluir SharePoint como tu DMS, ¿verdad?

Pero la realidad es que SharePoint puede hacer casi todo, lo que a veces significa que no realiza ninguna función en particular especialmente bien. Aunque tu equipo ya domina Word y Excel, SharePoint puede sentirse como aprender un idioma completamente diferente.

Entonces, ¿el enfoque “navaja suiza” de SharePoint realmente hace que tu equipo sea más productivo o simplemente añade más complejidad que gestionar?

Vamos a descubrirlo en esta reseña de Microsoft SharePoint.

¿Qué es Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint es la plataforma de gestión de contenidos empresariales integrada directamente en el ecosistema de Microsoft 365.

Funciona de dos formas principales: primero, como el servicio backend que almacena y protege el contenido para otras aplicaciones de Microsoft; y segundo, como una plataforma de cara al usuario para la colaboración.

Por ejemplo, SharePoint gestiona de manera transparente el almacenamiento de archivos para Microsoft Teams y administra los permisos de compartición para Outlook. Al mismo tiempo, tu equipo puede usarlo directamente para crear sitios internos de la empresa, construir bibliotecas de documentos con control de versiones y diseñar flujos de trabajo automatizados.

Esta integración en todo el ecosistema es la característica definitoria de SharePoint, o sea, la fuente tanto de su potencia como de su conocida complejidad.

Actualmente, la mayoría de los usuarios han implementado SharePoint Online a través de su suscripción en la nube, pero existen versiones locales.

Funciones de Microsoft SharePoint

SharePoint reúne una amplia funcionalidad ECM en lo que Microsoft llama una plataforma unificada, aunque este alcance puede abrumar a los usuarios que intentan realizar tareas sencillas. Aquí tienes un resumen práctico de sus funciones.

Bibliotecas de Documentos y Gestión de Contenidos

SharePoint proporciona almacenamiento de archivos centralizado y seguro mediante sus Bibliotecas de Documentos. Más allá de carpetas, utiliza el control de versiones para rastrear cada cambio en un archivo y metadatos para clasificar el contenido por propiedades como cliente, proyecto o estado.

En la práctica, esto evita sobrescribir accidentalmente y permite encontrar un contrato buscando el nombre del cliente, sin tener que adivinar en qué carpeta está.

Por ejemplo, un equipo de marketing puede etiquetar todos los recursos de una campaña, haciendo posible encontrar al instante todas las imágenes “Aprobadas” para el “Lanzamiento Q4”. Gestión de documentos más eficiente, esencialmente.

Sin embargo, la efectividad de este sistema depende completamente de la disciplina de tu equipo a la hora de aplicar esas etiquetas de manera consistente.

Sitios de Equipo y Capacidades de Intranet

SharePoint es excelente para crear Sitios de Equipo, que funcionan como centros personalizables para departamentos o proyectos.

Estos sitios agrupan bibliotecas de documentos, calendarios compartidos, listas de tareas y noticias de la empresa en un único espacio de trabajo. Esto crea una sola “fuente de la verdad” para el equipo.

Por ejemplo, un equipo de proyecto podría tener un sitio con el plan del proyecto, todos los archivos relacionados y un calendario con los plazos clave en un solo lugar.

Sin embargo, para crear un sitio realmente personalizado y pulido, necesitarás ayuda técnica de TI o un desarrollador. La experiencia moderna sigue siendo amigable para móviles.

Integración Nativa con Microsoft 365

Esta integración es el principal diferenciador de SharePoint.

Es la capa de contenido básica de todo el ecosistema de Microsoft. A menudo funciona silenciosamente en segundo plano dentro de las aplicaciones que tu equipo ya utiliza. Esto genera un flujo de trabajo de gestión documental sin interrupciones donde rara vez tienes que “ir a SharePoint” explícitamente.

Por ejemplo, puedes coeditar una presentación de PowerPoint en tiempo real con colegas y discutirla en un canal de Teams. SharePoint gestionará el almacenamiento y el historial de versiones automáticamente.

La autenticación la maneja Azure AD, proporcionando una experiencia segura de inicio de sesión único en todos los servicios.

Automatización de Flujos de Trabajo con Power Platform

SharePoint te permite automatizar procesos empresariales repetitivos conectándose con Power Platform, principalmente a través de Power Automate. Esto permite crear reglas “si-entonces” que disparan acciones basadas en eventos, como la carga de un archivo o el cambio de estado, asegurando que los procesos se sigan de manera consistente.

Un ejemplo real sería un flujo para reportes de gastos: un empleado sube un recibo a una biblioteca de SharePoint y automáticamente se notifica a su gerente para que lo apruebe. Una vez aprobado, el archivo se mueve a una carpeta “Archivado”.

Al igual que con los sitios de equipo, tu equipo puede crear flujos básicos, pero mantenerlos o realizar automatizaciones avanzadas requiere habilidades distintas a simplemente usar SharePoint y necesita una persona o equipo dedicado.

Seguridad y Cumplimiento

Para empresas con requisitos regulatorios estrictos, SharePoint ofrece un conjunto de herramientas empresariales para la seguridad y el cumplimiento.

Utiliza permisos granulares basados en roles para definir exactamente quién puede ver, editar documentos o contenido, o compartirlo. Funciones como DLP (Prevención de Pérdida de Datos) ayudan también a bloquear información sensible (como números de tarjeta de crédito) para que no se compartan indebidamente.

Esto es necesario para cumplir normativas como GDPR y HIPAA.

Por ejemplo, un sitio de RRHH puede estar restringido solo al personal de Recursos Humanos para acceder a archivos de empleados.

El principal reto es que gestionar estos permisos detallados entre cientos de usuarios y múltiples sitios puede volverse una tarea administrativa compleja y que consume tiempo.

Opiniones sobre Microsoft SharePoint: Qué Dicen los Usuarios Reales

⭐⭐⭐⭐

G2 4.0/5 | Capterra 4.4/5

Los usuarios elogian mucho la plataforma, pero existen preocupaciones sobre desafíos de usabilidad.

✅ Ventajas

Los usuarios destacan constantemente la integración de SharePoint con el ecosistema de Microsoft, la característica más sobresaliente de la plataforma.

Un administrador comenta:

“Microsoft SharePoint ofrece una forma fluida y centralizada de gestionar, almacenar y colaborar en documentos en todos los departamentos. Su fuerte integración con Microsoft 365 hace que compartir archivos, coeditar y el control de versiones sea sumamente sencillo.”

Las capacidades colaborativas reciben menciones positivas con frecuencia.

Un usuario dijo:

“Lo que más me gusta de Microsoft SharePoint es cómo agiliza la colaboración y la gestión documental. Facilita que los equipos compartan archivos, rastreen versiones y controlen los accesos en un solo lugar centralizado.”

Las funciones de colaboración en tiempo real obtienen especial reconocimiento.

“Varios usuarios pueden editar el mismo documento al mismo tiempo. Podemos guardar los archivos automáticamente, disminuyendo el riesgo de perder información ingresada.”

Los usuarios también valoran los beneficios del almacenamiento en la nube:

“Podemos almacenar muchos más archivos usando la nube en lugar de nuestro servidor local. Además, ya no necesitamos tener un servidor de respaldo en otra ubicación ni usar cintas físicas para hacer backups de los datos,” señaló un usuario.

Finalmente, para entornos académicos y de investigación, los usuarios destacan las capacidades organizativas de SharePoint:

“SharePoint es una plataforma valiosa para el soporte a mi trabajo de investigación… en la organización, gestión y compartición de documentos y datos… Es un centro centralizado donde nuestro equipo puede guardar propuestas de subvención, documentos de cumplimiento, informes internos y datos de rendimiento de investigación en un entorno seguro y basado en la nube.”

❌ Desventajas

La crítica más reiterada se centra en la curva de aprendizaje de SharePoint y la complejidad de su interfaz.

Los usuarios mencionan con frecuencia:

“La configuración inicial y la personalización pueden resultar abrumadoras, especialmente para quienes no están familiarizados con la arquitectura de SharePoint. Navegar por el sitio y la interfaz a veces puede ser confuso.”

La interfaz comparte problemas similares. Según muchos usuarios, no resulta intuitiva.

Un usuario dio un ejemplo específico, señalando:

“Uno de los desafíos de SharePoint es que puede ser abrumador para los nuevos usuarios. La interfaz no siempre es intuitiva, especialmente cuando se trata de configurar permisos y personalizar sitios.”

En ocasiones, según usuarios veteranos, Microsoft realiza cambios que supuestamente son mejoras pero, en realidad, generan frustración adicional.

Varios usuarios señalaron que:

“A veces se hacen cambios que supuestamente son mejoras pero no había nada malo con la forma anterior y la nueva complica demasiado las cosas.”

Los problemas con la autenticación y el uso en móviles aparecen en varias reseñas también.

“Hay autenticación frecuente, debería aplicarse otro método para autenticarse. Es una aplicación muy pesada al usarla en móviles”, comentó un usuario.

Por último, la complejidad de la gestión de permisos frustra a los administradores y persisten limitaciones básicas de usabilidad. Diversos usuarios comparten estos dos puntos:

“Gestionar permisos entre varias bibliotecas y colaboradores también puede ser complicado y, si bien la búsqueda es potente, puede ser inconsistente si el contenido no está bien etiquetado u organizado.”

“La limitación en las convenciones de nombres, que no son lo suficientemente largas, dificulta poner el nombre necesario a los archivos.”

Adicionalmente, mientras preparábamos esta reseña, encontramos un problema importante.

Toda la información del producto está bastante desactualizada. Algunas imágenes, opiniones y páginas de producto no han sido actualizadas en al menos 10 años.

Aunque esto no represente un problema para algunos, los DMS evolucionan constantemente y añaden nuevas funciones, así que la falta de actualizaciones puede resultar preocupante.

Microsoft SharePoint vs. Dokmee: Comparativa de Plataformas ECM

Tanto SharePoint como Dokmee son plataformas ECM completas, pero su filosofía es diferente: SharePoint apuesta todo a la integración con Microsoft, lo que conlleva su complejidad; Dokmee ofrece ECM moderno con implementación ágil y experiencia de usuario intuitiva.

Cómo Elegir entre ECM Integrado a Microsoft y Moderno

La elección entre SharePoint y alternativas modernas como Dokmee depende de las prioridades y la estrategia tecnológica de tu organización.

Cuándo elegir SharePoint

SharePoint es la mejor opción cuando tu organización ha invertido en Microsoft 365 y tu equipo utiliza habitualmente Teams, Word, Excel y otras aplicaciones de Microsoft en su trabajo diario.

Los beneficios de integración justifican la curva de aprendizaje si la colaboración ocurre principalmente dentro del ecosistema de Microsoft. Por ejemplo:

• Las grandes empresas con equipos de TI dedicados pueden aprovechar las amplias capacidades de personalización de SharePoint para crear portales internos sofisticados y procesos empresariales automatizados.
• Las organizaciones con necesidades complejas de permisos y cumplimiento normativo se benefician de las funciones de seguridad empresariales de SharePoint integradas con Azure Active Directory.

Si tu equipo ya tiene experiencia con SharePoint o administradores certificados por Microsoft, la complejidad de la plataforma se vuelve más gestionable y puedes desbloquear sus capacidades ECM avanzadas de manera efectiva.

Cuándo elegir una plataforma ECM moderna

Sin embargo, las plataformas ECM modernas como Dokmee destacan para organizaciones que priorizan la adopción por parte del usuario y quieren una gestión de contenidos integral e intuitiva desde el primer día. Por ejemplo:

• Los equipos que necesitan productividad inmediata sin formación extensa se benefician de interfaces modernas y flujos de trabajo simplificados.
• Las organizaciones que buscan precios transparentes y costes previsibles evitan los modelos de licenciamiento de Microsoft y los requisitos de suscripción por usuario, que escalan rápidamente a medida que crecen.
• Pequeñas y medianas empresas que desean funciones ECM empresariales sin exigencias de gran empresa y priorizan la productividad y la experiencia intuitiva del usuario.

Si tus necesidades ECM se centran en flujos de documentos y procesos, más que en la integración completa con Microsoft, las plataformas modernas como Dokmee ofrecen funcionalidad total sin la carga de depender del ecosistema Microsoft y soportan integración con Microsoft 365.

Veredicto Final: ¿Vale la pena Microsoft SharePoint?

La decisión sobre SharePoint se resume en una pregunta: ¿tu organización prioriza la integración profunda con Microsoft sobre todo lo demás?

Si tu equipo utiliza Teams, Outlook y Office, sus capacidades de colaboración sin fricciones pueden justificar la pronunciada curva de aprendizaje. Sin embargo, el coste real suele ser mayor que los $5 anunciados inicialmente. Los planes de negocios empiezan en $12.50/mes (con Teams). Si añades Copilot, el precio sube a $30/usuario/mes.

El verdadero intercambio con SharePoint es su complejidad. Su diseño de “navaja suiza” es potente pero a menudo hace que tareas simples como la navegación o la gestión de permisos sean un reto para los usuarios cotidianos.

Si tu objetivo es capacidad empresarial sin fricción, las alternativas ECM modernas como Dokmee ofrecen funcionalidad comparable con un enfoque mucho más intuitivo. Además, soportan integración con Microsoft 365 y SharePoint mismo, así que no te pierdes de nada.

Dokmee es el enfoque ECM moderno: capacidades documentales y de procesos entregadas en interfaces que permiten a los equipos ser productivos desde el primer día, sin necesidad de experiencia previa en el ecosistema Microsoft.

Tu equipo ya tiene bastante que aprender. ¿Por qué añadir más complejidad cuando un ECM moderno puede acelerar tu trabajo en vez de complicarlo?

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Preguntas Frecuentes

¿Cuánto cuesta Microsoft SharePoint?

El precio de SharePoint parte de $5 por usuario/mes dentro de los planes Microsoft 365 Básico, pero la mayoría de las organizaciones necesita el plan Business Standard ($12.50/usuario/mes) para aprovechar las funciones clave de SharePoint, más posibles costes extra por flujos de Power Platform.

¿SharePoint viene incluido con Microsoft 365?

Sí, SharePoint Online viene incluido con la mayoría de los planes empresariales de Microsoft 365, aunque la disponibilidad de características varía según el plan. Los básicos ofrecen funciones limitadas, mientras que las características ECM avanzadas requieren suscripciones de nivel superior.

¿Cuál es la diferencia entre SharePoint y OneDrive?

OneDrive está diseñado para almacenamiento y compartición de archivos personales, mientras que SharePoint es una plataforma ECM completa con sitios, flujos de trabajo y gestión avanzada de contenidos. Los archivos de OneDrive se almacenan en SharePoint, pero con interfaces simplificadas y orientadas al usuario individual.

¿Es difícil aprender SharePoint?

Los usuarios suelen informar que SharePoint tiene una curva de aprendizaje pronunciada, especialmente para la personalización de sitios y gestión de permisos. Mientras que compartir documentos básicos es sencillo, aprovechar las capacidades ECM avanzadas de SharePoint normalmente requiere formación especializada y soporte administrativo continuo.