Analyse de Hyland ECM : Fonctionnalités, Avantages, Inconvénients et Alternatives

Certains outils sont conçus pour le contrôle. D’autres pour la rapidité. Hyland a longtemps fait figure de référence pour les grandes entreprises gérant des volumes illimités de documents et des workflows complexes. Mais ce qui semblait autrefois être un gage de puissance semble désormais pesant.

Hyland ECM offre toujours des fonctionnalités très avancées. Le souci, c’est le coût : lourdes charges informatiques, paramétrages sans fin, et formation formelle requise rien que pour commencer. Dans un monde où les équipes attendent agilité et expérience utilisateur fluide, cette approche paraît datée.

La vraie question est simple : Hyland a-t-il suffisamment évolué pour répondre aux besoins actuels des entreprises ou le marché est-il passé à autre chose sans lui ?

Qu’est-ce que Hyland OnBase ?

OnBase de Hyland est un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) conçu comme une plateforme complète de services de contenu.

Il va bien au-delà du simple stockage de documents pour gérer tout le cycle de vie de vos informations, de la capture intelligente de documents à l’automatisation des workflows, jusqu’à l’archivage final.

La grande force de l’ECM de Hyland réside dans sa conception modulaire. Plutôt que d’imposer une suite logicielle truffée de modules peu utilisés, votre organisation sélectionne uniquement les fonctions nécessaires, telles que :

• Gestion de cas,
• Gestion des registres, ou
• Outils de développement d’applications low-code.

Hyland convient aux grandes entreprises, établissements de santé et administrations publiques qui requièrent des solutions de gestion de contenu hautement personnalisées et conformes. Les structures de taille intermédiaire profitent aussi de la tarification modulaire en n’investissant que dans les outils nécessaires pour limiter les coûts et éviter la complexité excessive.

Fonctionnalités de Hyland OnBase ECM

Les fonctionnalités d’entreprise de Hyland OnBase sont complètes et la plateforme se distingue par son intelligence. Voici les 5 principales fonctionnalités.

1. Intelligence de contenu et capture

L’efficacité d’OnBase commence dès l’arrivée d’un document dans votre écosystème, grâce à sa fonction avancée de capture de documents.

Au lieu de simplement scanner une image, la plateforme comprend le contenu dès la source. Elle ingère automatiquement les fichiers depuis vos scanners, boîtes email ou portails web : c’est là que l’intelligence de contenu opère.

Le système utilise l’apprentissage automatique pour classifier les documents. Par exemple, s’il identifie une facture, il extrait automatiquement le nom du fournisseur, la date et le montant total. Ces données déclenchent un workflow, acheminant le document pour validation, et facilitent même la gestion de la signature électronique, le tout avec une intervention humaine minimale.

Important : Cette intelligence ne fonctionne pas immédiatement « prête à l’emploi » ; parvenir à une précision fiable nécessite d’investir au départ dans la configuration et l’entraînement de l’IA pour vos propres types de documents.

2. Automatisation des processus et workflow

OnBase est pensé pour les organisations qui souhaitent automatiser un maximum d’opérations métier. Il y parvient en associant un puissant moteur de workflow à toutes les fonctionnalités attendues (routage conditionnel, notifications), complété par un concepteur d’applications low-code, WorkView.

Cette combinaison vous permet de gérer les documents et les données structurées associées à un processus au sein d’un système unifié.

Comme pour la plupart des ECM de niveau entreprise, la plateforme propose un designer visuel pour les workflows, mais réclame un support informatique régulier et une solide expertise technique pour automatiser les processus très complexes.

3. Gestion de contenu et gouvernance

Comme il se doit pour une plateforme d’entreprise de cette ampleur, Hyland OnBase couvre largement les grands piliers de la gestion documentaire.

L’outil va au-delà du simple stockage : il propose un système avancé de gestion des versions, des historiques d’audit détaillés et une planification automatisée de la conservation documentaire selon vos règles métier. De quoi garantir gouvernance et conformité aux plus hautes exigences.

OnBase se démarque aussi par son intégration fluide aux workflows centraux. Il prend en charge les connecteurs standards pour les plateformes ERP majeures et Microsoft 365, tout en offrant des intégrations particulièrement solides pour la santé grâce à sa compatibilité native avec les grands systèmes EHR et EMR.

4. Plateforme de développement d’applications

Au-delà de la simple gestion documentaire, Hyland OnBase permet de créer de petites applications personnalisées directement dans la plateforme.

Vous pouvez par exemple concevoir une mini-application dédiée à la gestion contractuelle. Elle permet de saisir la valeur d’un contrat, la date d’expiration et de relier ces données directement aux documents concernés, ce qui centralise et facilite l’accès à l’information.

L’avantage est clair : tous vos processus et vos données demeurent réunis dans un même environnement sécurisé et unifié.

Mais ces possibilités demandent de l’apprentissage. Malgré la promesse « low-code », elles s’adressent plutôt à des administrateurs techniques ou équipes IT qu’à des utilisateurs métiers souhaitant créer des solutions spontanément.

5. Collaboration et accès à distance

De nombreuses équipes étant aujourd’hui hybrides, OnBase fournit tous les outils nécessaires à un accès distant sécurisé.

Cela inclut un client web complet et des applications mobiles dédiées pour iOS et Android, afin que chacun puisse participer aux circuits de validation depuis n’importe quel appareil.

Cette flexibilité découle directement de leur modèle de déploiement. Il reste possible d’installer la solution sur site, mais c’est leur option cloud qui permet d’adopter cette approche résolument moderne.

C’est le meilleur moyen de réduire la charge d’infrastructure de votre équipe sans sacrifier les fonctions de sécurité et de conformité indispensables aux grandes entreprises.

Avis sur Hyland OnBase : que disent les utilisateurs ?

Le logiciel ECM de Hyland, OnBase, affiche une note de 4,3 sur 5 sur G2. La majorité des avis sont positifs : voici ce qu’en disent les utilisateurs sur Gartner et G2.

Ce que les utilisateurs apprécient sur OnBase

L’une des fonctionnalités les plus plébiscitées d’OnBase est sa capacité d’accès à distance et sa flexibilité.

• Un utilisateur déclare :

« Ce que j’aime le plus sur OnBase, c’est la possibilité de se connecter partout, à tout moment. Puisque beaucoup d’entre nous travaillons à distance, il est capital d’accéder aux documents et fichiers pertinents depuis n’importe quel appareil. OnBase nous permet de le faire en toute sécurité, ce qui a énormément changé notre manière de travailler. »

Un autre point fort souligné dans les retours concerne les capacités de développement et d’automatisation de la plateforme.

• En parlant de ses possibilités de développement, un utilisateur témoigne :

« Pouvoir configurer facilement des applications dans WorkView et combiner Workflow et WorkView pour automatiser les processus métiers. »

• Même constat pour les fonctions d’automatisation : un utilisateur précise :

« J’adore le fait que l’on puisse utiliser OnBase WorkFlow et WorkView pour créer des applications et gérer les documents et contenus. Ce produit offre une personnalisation quasi infinie et peut résoudre et automatiser tous les processus métiers pour rendre l’organisation plus efficace et rentable. »

• D’autres fonctionnalités marquantes selon les utilisateurs d’OnBase : sa sécurité robuste et sa grande évolutivité. Exemple d’avis :

« J’apprécie qu’Hyland OnBase offre la meilleure sécurité pour les contenus métier. Le logiciel est très polyvalent et gère le contenu à toutes les étapes. Il est aussi hautement évolutif et donc rentable. »

L’apparence d’OnBase n’est pas particulièrement appréciée des utilisateurs, mais certains saluent parfois son interface sobre et efficace.

Ce que les utilisateurs n’apprécient pas sur OnBase

Les fonctionnalités proposées séduisent, mais au détriment d’une certaine complexité d’utilisation par rapport à d’autres solutions. La critique la plus éloquente : la multiplication des interfaces pour la configuration.

• Un utilisateur résume :

« Des limitations de configuration d’une interface à une autre. Avec OnBase en particulier, il faut plusieurs interfaces pour configurer chaque aspect. L’efficacité serait meilleure si les administrateurs systèmes pouvaient accéder à tout depuis un tableau de bord centralisé, comme studio. »

Les outils dits « no-code » d’OnBase n’en sont pas vraiment. Créer des mini-applications personnalisées ne s’improvise pas : la courbe d’apprentissage touche autant les utilisateurs finaux que les techniciens, ce qui rallonge aussi la période de formation et pose des soucis d’ergonomie générale.

• Un utilisateur explique :

« Apprendre à utiliser les outils no-code est complexe pour les utilisateurs finaux et nécessite souvent l’aide de l’IT ; en outre, il peut aussi être difficile de bien utiliser les API dans les workflows automatisés ; les possibilités de personnalisation des formulaires sont limitées et leur apparence n’est pas toujours satisfaisante. »

• À propos de la formation, un autre utilisateur précise :

« De mon expérience, j’ai constaté que la courbe d’apprentissage pouvait être assez raide pour les utilisateurs les moins techniques. Même si le programme est plutôt intuitif, certaines fonctions avancées méritent un temps de maîtrise supplémentaire. »

• Apparemment, beaucoup trouvent de nombreuses fonctionnalités difficiles à prendre en main. Exemple :

« Certains aspects ne sont pas très accessibles ni intuitifs pour les utilisateurs peu familiers avec la technologie. En cas de bug signalé, le suivi n’est pas toujours pris au sérieux. »

• Enfin, un défaut majeur d’OnBase est sa dépendance à Microsoft Office tout en étant difficile à intégrer à SharePoint. Selon un utilisateur :

« L’intégration SharePoint ne fonctionne pas dans notre cas et nous avons perdu des milliers de dollars pour la rendre exploitable. Le prix peut être élevé mais il en vaut la peine. »

Hyland OnBase vs Dokmee : comparaison des fonctionnalités

Hyland OnBase et Dokmee sont deux plateformes ECM puissantes. Cependant, leur philosophie et leur approche sont radicalement différentes. Voici leur comparaison :

OnBase autorise quasiment toutes les personnalisations pour les organisations ayant les ressources pour le gérer. Mais pour les entreprises cherchant la même puissance avec une logique moderne axée résultat immédiat et adoption rapide, Dokmee est une alternative crédible.

Verdict final : Hyland OnBase, un bon choix ?

Hyland OnBase mérite-t-il l’investissement ? Oui, mais uniquement pour une catégorie très précise : les grandes entreprises dotées d’un service IT et d’un besoin clair de développer des applications personnalisées centrées sur le contenu.

Pour ces entreprises, le coût élevé — estimé à partir de 90 000 $/an pour 50 licences standard — et la courbe d’apprentissage sont des compromis acceptables pour profiter d’une personnalisation illimitée.

Mais les retours récurrents sur la configuration complexe et multi-interface soulignent la même difficulté : la plupart des entreprises cherchent un retour sur investissement rapide, ce qui nécessite une adoption utilisateur élargie.

C’est ici que les alternatives ECM modernes font la différence : elles offrent la même puissance mais avec une expérience utilisateur supérieure, un déploiement accéléré et des coûts mieux maîtrisés !

Adoptez un ECM pensé pour l’entreprise d’aujourd’hui

Choisir entre OnBase et Dokmee repose finalement sur les résultats attendus, plutôt que sur la simple liste de fonctionnalités.

OnBase se vit comme un grand projet IT sur la durée (formation, paramétrage, gestion continue) avant de délivrer de la valeur ajoutée. Sa puissance est indéniable, mais une grande partie des efforts va dans la maintenance de la solution et non dans l’impact métier.

Dokmee adopte l’approche inverse : convivial dès le premier jour, il permet aux équipes de travailler vite, gérer leurs documents sans friction et obtenir des résultats sans le poids de l’administration. Le but : donner le pouvoir au métier, pas à la gestion logicielle.

Choisissez la simplicité, la rapidité et l’efficacité dès le premier jour.

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FAQ

Quel est le prix d’Hyland OnBase ?

La tarification d’OnBase fonctionne sur la base de devis sur mesure : le coût dépend des modules retenus, des options de déploiement et de la taille de l’organisation. Ajoutez à cela le coût de la mise en œuvre, la formation et le support continu.

Selon un document publié par le gouvernement britannique, Hyland OnBase peut dépasser 1 million de dollars par an pour 1 000 utilisateurs standards.

Hyland OnBase est-il disponible dans le cloud ?

Oui, OnBase propose un déploiement dans le cloud, ainsi que des installations sur site et hybrides. L’option cloud réduit la charge d’infrastructure tout en offrant un haut niveau de sécurité et de conformité.

Quelle est la différence entre OnBase et les autres plateformes ECM ?

OnBase se distingue par sa conception modulaire et ses capacités d’intégration d’applications. Les entreprises peuvent ainsi créer des applications métiers personnalisées au sein même de leur plateforme de gestion de contenu, au-delà de la simple gestion documentaire et des workflows.