Revisão FileBound: Recursos e Avaliações Reais de Usuários

Apenas 19% das PMEs escolheram o software correto para digitalizar seus negócios.

Por que isso acontece? Falta de pesquisa.

Nesta avaliação do FileBound analisamos este software de DMS e automação de fluxos de trabalho para ajudar você a decidir se ele é o ideal para o seu pequeno negócio.

Além disso, uma ótima alternativa caso você decida que ele não atende às suas necessidades.

O que é o Software FileBound?

O FileBound é um software de ECM que pertence à Upland. Ele combina automação de fluxos de trabalho e gestão de documentos.

Permite capturar, direcionar, revisar, aprovar e acessar documentos facilmente a qualquer momento, pois é uma solução baseada em nuvem.

O FileBound geralmente é usado por ONGs, escolas, órgãos governamentais, departamentos de recursos humanos e outros negócios para lidar com contas a pagar ou administração.

O FileBound pode ajudar a melhorar a colaboração da equipe ao reduzir tarefas manuais e centralizar a gestão de conteúdo.

Oferece uma interface intuitiva, configuração de fluxo de trabalho sem código e acesso em nuvem, tornando a automação viável para equipes de todos os tamanhos.

Entre seus recursos você encontra um construtor de fluxos de trabalho por arrastar e soltar, armazenamento de documentos, gestão de multimídia, marcação e digitalização de documentos, compartilhamento de arquivos, controle de versões e um portal de eForms.

O FileBound faz parcerias com provedores de integração e serviços para expandir a funcionalidade, incluindo a Dell Boomi e vários sistemas ERP, RH e CRM.

Principais Funcionalidades do FileBound

O FileBound divide os recursos em 3 blocos principais: gestão de documentos, automação de fluxos de trabalho e formulários eletrônicos.

Gestão de Documentos

O DMS do FileBound é um repositório baseado em nuvem onde você pode importar, gerenciar e acessar todos os seus documentos e dados.

A plataforma suporta diferentes tipos de arquivos, incluindo imagens digitalizadas, PDFs, documentos do Word, e-mails, arquivos de áudio e vídeo.

Graças à integração com ERPs e CRMs, você pode importar e recuperar dados da sua pilha de ferramentas em uma única plataforma, usando buscas por metadados para recuperação rápida.

Inclui alertas personalizáveis e painéis de usuário para mantê-lo informado sobre todas as atualizações.

Para proteger seus documentos no sistema, os administradores podem configurar permissões de usuário e controles de acesso.

O DMS do FileBound também registra trilhas de auditoria com históricos de versões onde você pode acompanhar cada movimento.

Esse DMS oferece uma solução de gestão de documentos escalável, segura e fácil de usar que digitaliza e protege o conteúdo do seu negócio.

Automação de fluxos de trabalho

A automação de fluxos de trabalho do FileBound possui um construtor por arrastar e soltar para você criar e modificar fluxos com uma interface sem código.

Você pode montar seu fluxo a partir de um modelo, o que é útil para tarefas padrão, ou criar processos personalizados sob medida para suas necessidades.

Por exemplo, você pode usar um modelo em recursos humanos para integração de novos membros, ou criar fluxos totalmente novos para projetos pontuais.

Regras automáticas garantem que documentos, formulários e dados circulem entre indivíduos e departamentos, acionando alertas, assinaturas eletrônicas e eventos agendados conforme necessário.

Cada etapa no fluxo de trabalho é rastreada automaticamente, para manter trilhas de auditoria completas e documentação de conformidade. Painéis em tempo real e análises também oferecem visibilidade sobre o desempenho dos processos, ajudando organizações a identificar gargalos e otimizar a eficiência.

Formulários eletrônicos e portal de formulários

O recurso e-Forms também oferece um designer de arrastar e soltar para criar formulários personalizáveis, converter formulários PDF existentes em formato eletrônico e garantir segurança limitando o acesso por senha ou códigos de uso.

Os remetentes podem usar qualquer dispositivo a qualquer momento para preencher um formulário e anexar documentos complementares, como recibos, arquivos de verificação ou fotos.

O sistema suporta assinaturas eletrônicas para capturar aprovações com segurança e agilizar os prazos de resposta.

Uma vez enviado, o FileBound roteia automaticamente o formulário para fluxos de trabalho definidos ou sistemas externos (ERP, DMS, HRIS) com base em regras de negócio configuradas.

O recurso eForms é normalmente utilizado para solicitações de serviço ao cliente, inscrições de voluntários, solicitações de matrícula, formulários públicos, onboarding, pedidos de ausência e outros processos semelhantes.

O que os usuários dizem?

Avaliações ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 3,9/5 | Capterra 3,8/5

Usuários utilizam o FileBound diariamente para automatizar fluxos de trabalho e armazenar documentos. Muitos veem como um passo inicial ao migrar de sistemas baseados em papel.

Um grande benefício que o FileBound oferece é a personalização nos fluxos e formulários eletrônicos, onde os usuários desenham seus próprios processos conforme suas necessidades exatas.

No entanto, para muitos, a interface parece um pouco desatualizada e faltam alguns recursos modernos como OCR.

Basicamente, este é um bom DMS se você procura um sistema simples para tornar processos rotineiros mais ágeis.

✔️ Prós

• Poderoso mecanismo de e-Forms
• Fluxos de trabalho personalizáveis
• Você pode visualizar vários documentos em uma janela

✖️ Contras

• Metadados limitados (20 itens)
• Bugs a cada atualização
• Documentos digitalizados não são lidos corretamente

FileBound vs Dokmee

Se você precisa de uma alternativa ao FileBound, considere o Dokmee. Mas como exatamente eles são diferentes?

O FileBound foca muito mais na automação de fluxos de trabalho e formulários eletrônicos, usando uma interface sem código e baseado em nuvem.

Isso o torna uma boa opção se você procura transformação digital rápida com intervenção mínima de TI.

No entanto, o FileBound não possui muitos recursos organizacionais que empresas maiores esperam de um DMS ou ECM.

Por outro lado, o Dokmee oferece maior poder organizacional graças à indexação avançada e marcação de metadados.

Além disso, o Dokmee tem um design modular onde você só paga pelo que precisa, permitindo acesso a eForms e captura avançada de documentos com OCR conforme necessário.

Essas capacidades tornam o Dokmee especialmente eficaz para grandes organizações que gerenciam grandes volumes de documentos e precisam de armazenamento e recuperação precisos e personalizáveis.

Quando o FileBound é uma boa escolha?

O FileBound é uma boa opção se você deseja digitalizar rapidamente os processos do seu negócio e não pode perder tempo aprendendo a implementar e utilizar ferramentas complexas.

O FileBound promete armazenamento simples de documentos com fluxos de trabalho automatizados e formulários eletrônicos.

Isso o torna útil para departamentos de RH, escolas e ONGs.

No entanto, se você precisa de armazenamento mais avançado, captura, retenção e medidas de segurança, talvez deva considerar sistemas mais robustos como o Dokmee.

Se estiver pronto para experimentar, entre em contato com a equipe agora.