Tu empresa está generando más datos que nunca, pero más del 80% de ellos no están estructurados.

Sin un ECM, la mayor parte de ese conocimiento desaparece en hilos de correo electrónico, carpetas aleatorias y escritorios de los empleados.

Con estos 10 mejores software ECM, elige el mejor ECM para gestionar el contenido de tu empresa de manera eficiente.

¿Qué es la gestión de contenido empresarial (ECM)?

La gestión de contenido empresarial es un conjunto de herramientas y estrategias diseñadas para gestionar el contenido de tu empresa durante todo su ciclo de vida.

Algunos procesos incluidos en la gestión de contenido empresarial son la captura, el almacenamiento, la retención, la edición, el intercambio, etc.

Las plataformas ECM organizan todo tipo de contenido empresarial, incluidos correos electrónicos, documentos escaneados, formularios, archivos multimedia y datos no estructurados, mientras integran flujos de trabajo automatizados, controles de cumplimiento y herramientas de colaboración.

Al convertir información bruta o dispersa en conocimiento estructurado y útil, un ECM te ayuda a mejorar la eficiencia de tu empresa, los requisitos regulatorios y procesos como aprobaciones, gestión de contratos y procesamiento de facturas.

Básicamente, un ECM convierte silos de contenido fragmentado en un ecosistema de conocimiento cohesivo y seguro.

¿Cuándo necesitas un ECM en lugar de un DMS?

Los sistemas de gestión documental (DMS) y los empresariales se centran principalmente en el almacenamiento de documentos y la automatización de flujos de trabajo, sin embargo, un DMS es un sistema mucho más básico que carece de algunas funciones avanzadas y automatización que puede ofrecer un software ECM.

Un DMS se centra en el almacenamiento, la organización y la recuperación de documentos. Ofrece funciones como control de versiones, etiquetado por metadatos, permisos de acceso y búsqueda básica de documentos.

Este tipo de herramientas son muy útiles para organizaciones pequeñas que manejan grandes cantidades de documentos como facturas, inventarios, etc. Son ideales para empresas de fabricación, escuelas, pequeñas clínicas médicas o departamentos de recursos humanos.

Sin embargo, si tienes una gran empresa que gestiona más que simples documentos, necesitarás actualizar tu conjunto de herramientas a una plataforma ECM.

Una plataforma ECM puede automatizar procesos empresariales, gestionar contenido no estructurado y proporcionar funciones avanzadas de cumplimiento, colaboración y análisis.

Las plataformas ECM son adecuadas para organizaciones más grandes o empresas con flujos de trabajo complejos, requisitos regulatorios o grandes volúmenes de contenido.

Los casos típicos de uso de ECM incluyen aprobaciones de contratos entre departamentos, procesamiento de facturas, gestión de registros gubernamentales y gobernanza de contenido a nivel empresarial.

Así que, básicamente, si tu empresa necesita integrar la gestión documental con la automatización de flujos de trabajo, captura de datos impulsada por IA y colaboración entre sistemas, el ECM es la solución; si solo necesitas almacenamiento y recuperación de documentos, un DMS puede ser suficiente.

¿Cómo puede ayudarte un software de gestión de contenido empresarial?

Si deseas pasar de un DMS o incluso de una solución básica de almacenamiento de documentos en línea, debes comprender cómo un software ECM puede impactar en tu empresa.

Ganarás la capacidad de preservar la memoria operativa.

En otras palabras, un sistema ECM moderno captura discretamente el historial de versiones, rutas de aprobación y notas contextuales, permitiéndote a ti y a tu equipo reconstruir por qué ocurrió algo y no solo qué ocurrió. Esto ofrece protección contra caídas de productividad y pérdida de conocimiento.

Un ECM puede proporcionar una trazabilidad detallada de los documentos a través de flujos de trabajo automatizados. Puedes ver exactamente el camino que siguió un documento específico y saber cuándo fue editado y por quién.

Finalmente, tus documentos estarán seguros. La mayoría de las soluciones ECM ofrecen medidas de seguridad avanzadas mediante autenticaciones de doble factor o estrictos roles y permisos que pueden expirar automáticamente.

10 mejores software ECM

Si aún tienes dudas y no sabes qué solución ECM se ajustará a las necesidades de tu empresa, hemos reunido 10 de nuestros sistemas de gestión de contenido empresarial favoritos y más populares para ayudarte a encontrar el ajuste perfecto.

Herramienta ECM	Mejor característica	Limitación	Mejor para	Reseña
Dokmee	Automatización avanzada de flujos de trabajo (código + sin código) con captura potente	Las funciones de IA aún se están ampliando	Organizaciones que buscan un ECM flexible y escalable con interfaz moderna	Leer reseña completa
Laserfiche	Gobernanza altamente estructurada + automatización de procesos	Curva de aprendizaje pronunciada; integraciones limitadas	Gobiernos, educación e industrias reguladas con flujos de trabajo complejos	Leer reseña completa
DocuWare	Búsqueda rápida y fuerte automatización de flujos de trabajo	Caro; acceso sin conexión limitado	Equipos que necesitan flujos de trabajo digitales para facturas, RRHH y tareas de cumplimiento	Leer reseña completa
M-Files	Arquitectura basada en metadatos + potente clasificación de IA	Requiere configuración manual de metadatos; interfaz obsoleta	Equipos interdepartamentales que requieren recuperación contextual de documentos	Leer reseña completa
DocStar ECM	Fuerte automatización AP y encaminamiento basado en reglas	Dificultades con grandes volúmenes; personalización limitada	Equipos de contabilidad, departamentos AP, empresas de tamaño medio	Leer reseña completa
OnBase (Hyland)	Automatización de procesos de nivel empresarial + gestión de casos	Complejidad de despliegue; requiere madurez en gobernanza	Grandes empresas de salud, gobierno y finanzas	Leer reseña completa
Hyland ECM	Ecosistema modular con automatización nativa en la nube	Estructura de producto confusa; caro	Empresas que necesitan contenido, flujos de trabajo y análisis unificados	Leer reseña completa
DocuShare	Integración profunda con hardware Xerox + captura potente	Interfaz obsoleta; escalabilidad limitada	Organizaciones con alto volumen de papel o entornos centrados en Xerox	Leer reseña completa
FileBound	Implementación rápida y automatización simple de flujos de trabajo	Funciones avanzadas limitadas; menos integraciones	Pymes, escuelas, ONGs, departamentos de RRHH	Leer reseña completa
Microsoft SharePoint	Integración profunda con Microsoft 365 + colaboración fácil	Capacidades ECM básicas; requiere complementos para flujos avanzados	Equipos que ya trabajan en Microsoft 365 (PyME → grandes empresas)	Leer reseña completa

1. Dokmee

Calificaciones ⭐⭐⭐⭐⭐

G2: 4.5/5 | Capterra: 4.7/5

Resumen

Dokmee ECM es un software moderno que ofrece funciones tanto de DMS como de ECM.

Ofrece personalización completa en almacenamiento de documentos, captura, políticas de retención, roles y permisos, y más.

Como está diseñado para ser totalmente flexible, puede desplegarse en la nube, localmente o con una implementación híbrida, por lo que es adecuado para industrias que van desde finanzas y salud hasta firmas legales, empresas de construcción y corporaciones globales con necesidades estrictas de cumplimiento.

Dokmee ECM ofrece captura automatizada, impulsada por OCR inteligente, extracción de datos y herramientas de clasificación que convierten los procesos en papel en flujos de trabajo digitales estructurados.

Esta base automatizada se conecta directamente a un potente motor de flujos de trabajo, donde los equipos pueden diseñar, enrutar y aprobar documentos usando un constructor de flujos de trabajo intuitivo de arrastrar y soltar.

Este enfoque low-code permite a las empresas estandarizar aprobaciones, rastrear tareas en tiempo real y eliminar cuellos de botella que retrasan entornos con muchos documentos.

Dokmee también da gran importancia a la colaboración y al gobierno seguro del contenido. Con controles de permisos de nivel empresarial, registros de auditoría, almacenamiento cifrado y reglas de retención personalizables, las organizaciones pueden cumplir con los requisitos regulatorios mientras aseguran que los documentos sigan siendo accesibles solo para las personas autorizadas.

Dokmee ofrece funciones avanzadas sin sacrificar automatización, accesibilidad, seguridad y una interfaz limpia.

Está diseñado para escalar junto con organizaciones en crecimiento gracias a su sistema modular, donde puedes agregar productos adicionales cuando sea necesario.

Las mejores características incluyen:

• Constructor de flujos de trabajo (con código y sin código)
• ECM móvil
• Captura de documentos
• Formularios electrónicos
• Contador de páginas
• Seguridad avanzada
• Integraciones vía APIs

✅ Ventajas

• Interfaz amigable para el usuario
• Personalización avanzada
• Escalable

❌ Desventajas

• Las funciones de IA están en desarrollo
• Los flujos de trabajo intrincados pueden requerir asistencia

2. Laserfiche

Calificaciones ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5

Resumen

Laserfiche es una de las primeras soluciones ECM en aparecer en el mercado.

Laserfiche apunta a convertir flujos de trabajo manuales, en papel o ad-hoc en un ecosistema totalmente digital y altamente estructurado.

Está especialmente dirigido a organizaciones con procesos complejos y multietapa.

Por ejemplo, organismos gubernamentales, instituciones de educación superior, organizaciones financieras o cualquier empresa donde el cumplimiento, el registro y las cadenas formales de aprobación sean críticas.

Sin embargo, está dirigido a organizaciones que cuentan con recursos como soporte informático y una política de gobernanza establecida.

Gracias a medidas de seguridad avanzadas, es una buena opción para archivos gubernamentales y departamentos legales.

Laserfiche es menos sobre “simple almacenamiento de archivos” y más sobre gobernanza y automatización dentro de los flujos de trabajo.

Divide sus funciones en 4 bloques principales:

• Automatización de procesos
• Gestión documental
• Captura de documentos
• Gobernanza y gestión de registros

Fuente: G2

✅ Ventajas

• Flujos de trabajo personalizados
• Poderosa automatización

❌ Desventajas

• No se pueden vincular procesos de negocio separados
• Curva de aprendizaje e implementación pronunciada
• Carece de integraciones

3. DocuWare

Calificaciones ⭐⭐⭐⭐

G2: 4.4/5 | Capterra 4.6/5

Resumen

DocuWare es más un DMS que enfoca la automatización hacia la gestión de procesos y tareas.

DocuWare proporciona almacenamiento seguro, control de versiones y registros de auditoría. Puedes rastrear tus documentos gracias a etiquetas de metadatos y otras capacidades avanzadas de búsqueda.

Sus mejores características incluyen recuperación intuitiva de documentos, capacidades de integración y automatización de flujos de trabajo personalizables.

Está diseñado para simplificar procesos como aprobaciones de facturas, gestión de contratos, incorporación y tareas de cumplimiento.

Aunque es apto para muchos negocios, algunos módulos avanzados y complementos pueden ser relativamente caros, especialmente para organizaciones más pequeñas.

Las funciones incluyen:

• Gestión documental
• Flujos de trabajo sin código
• Gestión de tareas
• Formularios electrónicos

✅ Ventajas

• Acceso móvil
• Búsqueda rápida
• Automatización avanzada

❌ Desventajas

• No tiene acceso sin conexión
• Caro, especialmente si deseas una licencia en la nube
• OCR limitado
• Capacidades ECM limitadas

4. M-Files

Calificaciones ⭐⭐⭐⭐

G2: 4.3/5 | Capterra: 4.4/5

Resumen

M-Files es una plataforma ECM inteligente que utiliza una arquitectura basada en metadatos para que los usuarios encuentren documentos por contexto.

Esta filosofía de almacenamiento y organización es lo que hace que M-Files destaque como un ECM único. Es una buena opción para empresas que comparten documentos entre departamentos, aunque requiere trabajo manual para clasificar tus documentos por metadatos.

La plataforma admite automatización de flujos de trabajo e integración con sistemas empresariales comunes como Microsoft 365, Salesforce y SAP.

Incluye funciones como permisos basados en roles, registros de auditoría y control de versiones para proteger los datos sensibles y cumplir los requisitos normativos.

Además, sus herramientas habilitadas por IA ayudan a clasificar automáticamente el contenido y sugerir metadatos, mejorando la precisión y la eficiencia.

M-Files está disponible como solución local, en la nube o híbrida.

✅ Ventajas

• IA generativa avanzada
• Acceso sin conexión
• Sistema de organización único

❌ Desventajas

• Interfaz obsoleta
• Soporte limitado para Mac de escritorio

5. DocStar ECM

Calificaciones ⭐⭐⭐⭐

G2: 3.8/5 | Capterra: 4/5

Resumen

DocStar ECM es un sistema ECM que digitaliza, organiza y automatiza el flujo de documentos entre departamentos.

Permite capturar, indexar y almacenar documentos en una biblioteca centralizada, haciéndolos accesibles mediante funciones avanzadas de búsqueda que dependen de metadatos y palabras clave.

DocStar ofrece controles de acceso, cifrado y registros de auditoría que ayudan a las organizaciones a cumplir con las normas del sector.

Además, el control de versiones y el historial de documentos garantizan la trazabilidad y reducen el riesgo de errores.

DocStar enfatiza la eficiencia de los flujos de trabajo y la integración con aplicaciones empresariales, especialmente en la automatización de cuentas por pagar. Ofrece herramientas como captura inteligente de datos, formularios electrónicos y enrutamiento basado en reglas para reducir la intervención manual en tareas con muchos documentos.

✅ Ventajas

• Interfaz intuitiva basada en navegador
• Recuperación eficiente de documentos

❌ Desventajas

• Limitaciones de personalización
• Se ralentiza al manejar grandes volúmenes de documentos o flujos de trabajo complejos

6. OnBase

Calificaciones ⭐⭐⭐⭐

G2 4.4/5 | Capterra 4.3/5

Resumen

OnBase, desarrollado por Hyland, es una plataforma ECM y de automatización de procesos diseñada para centralizar documentos, construir flujos de trabajo automatizados y gestionar casos con gobierno de registros.

OnBase combina almacenamiento, automatización de flujos de trabajo, gestión de casos, retención de registros y análisis en tiempo real, por lo que el contenido está directamente vinculado a los procesos de negocio que respalda.

Ofrece herramientas de configuración low-code para que puedas personalizar flujos de trabajo e interfaces según tus necesidades, e integra con ERP, CRM, RRHH y otros sistemas empresariales. Las integraciones admitidas incluyen herramientas como Microsoft 365, SAP, Salesforce, Workday, Epic y Oracle.

Algunas funciones incluyen:

• Automatiza la captura multicanal
• Automatización de procesos
• Gestión de casos
• Gestión de retención y registros
• Análisis avanzado

✅ Ventajas

• Despliegue flexible con acceso móvil
• Automatización sólida y configuración low-code
• Desempeño comprobado en industrias reguladas

❌ Desventajas

• Implementación compleja
• Puede ser excesivo para empresas pequeñas
• Configuraciones mal diseñadas pueden causar problemas de gobernanza o flujos de trabajo

7. Hyland ECM

Calificaciones ⭐⭐⭐⭐

G2 4.2/5 | Gartner 4.2/5

Resumen

Hyland ECM se refiere al ecosistema más amplio de gestión de contenido empresarial de Hyland, donde puedes encontrar OnBase (explicado arriba).

La Content Innovation Cloud de Hyland es una arquitectura nativa en la nube creada para unificar contenido no estructurado, automatizar procesos empresariales y convertir documentos en inteligencia de negocios accionable.

Hyland utiliza su Enterprise Context Engine, que básicamente conecta procesos, personas, contenido y otras plataformas en tu conjunto de herramientas (como CRM o ERP) para actualizar constantemente tus registros.

Puedes crear flujos de trabajo con un diseñador de arrastrar y soltar, donde puedes configurar flujos de trabajo complejos que enrutan contenido, aplican reglas de negocio, envían notificaciones y gestionan aprobaciones.

También admite la gestión de casos: todos los documentos, datos, tareas y comunicaciones relacionados con un “caso” se reúnen en un único espacio de trabajo estructurado, facilitando el seguimiento de procesos de varios pasos y roles.

Aunque elegir el producto que necesitas puede ser confuso, Hyland organiza los productos y herramientas por tareas, funciones y departamentos para ayudarte.

Algunos productos en el stack de Hyland incluyen:

• Hyland OnBase
• Hyland Alfresco
• Hyland Nuxeo
• Hyland Perceptive Content
• Hyland AnyDoc
• Hyland Brainware

… y muchos más

✅ Ventajas

• Ecosistema modular y escalable
• Seguro, ideal para industrias reguladas
• Herramientas low-code de flujos de trabajo

❌ Desventajas

• Estructura de producto confusa y dispersa
• Usuarios han reportado dificultades con despliegues en la nube
• Caro

8. DocuShare

Calificaciones ⭐⭐⭐⭐

G2 4/5 | Capterra 4.3/5

Resumen

DocuShare es la plataforma ECM de Xerox. Evolucionó de un DMS básico a una suite ECM completa dirigida a organizaciones que necesitan gobernanza centralizada del contenido, organización basada en metadatos e integración.

DocuShare combina captura de documentos impulsada por IA, extracción de metadatos, automatización de flujos de trabajo y control de acceso seguro.

Es ideal si gestionas grandes cantidades de documentos en papel y trabajas en una industria altamente regulada.

A pesar de ello, los usuarios suelen encontrar una experiencia dividida: las capacidades son sólidas, pero aparecen problemas de rendimiento a escala y la interfaz se siente anticuada frente a herramientas ECM más modernas.

DocuShare ofrece una integración estrecha con sistemas empresariales como Microsoft 365 y plataformas ERP.

Este ECM funciona mejor para empresas que ya han invertido en infraestructura Xerox o priorizan el cumplimiento y la captura impulsada por hardware frente a la modernidad de la interfaz y la facilidad de uso.

Entre sus funciones puedes encontrar:

• Búsqueda basada en metadatos
• Captura automatizada de documentos
• Registros de auditoría
• Automatización de flujos de trabajo

✅ Ventajas

• Licenciamiento flexible
• Buena relación costo-beneficio
• Soporta captura, indexación, gestión de registros, colaboración y automatización

❌ Desventajas

• Interfaz obsoleta
• No es ideal para la gestión de casos complejos
• Escalabilidad limitada

9. FileBound

Calificaciones ⭐⭐⭐⭐

G2 3.9/5 | Capterra 3.8/5

Resumen

FileBound es una plataforma DMS y ECM orientada a la gestión de documentos, automatización de flujos de trabajo y gestión de registros, especialmente para procesos administrativos y de back office.

Es conocida por ser ligera, fácil de implementar y rentable para organizaciones medianas o departamentos que necesitan digitalizar flujos en papel, agilizar aprobaciones y centralizar registros sin la complejidad de una plataforma de nivel empresarial.

Es ideal para ONGs, escuelas y departamentos de RRHH que gestionan un alto volumen de documentos pero no pueden permitirse perder tiempo implementando o adaptando al equipo a un sistema complejo.

Ofrece funciones básicas como:

• Gestión documental
• Automatización de flujos de trabajo
• Formularios electrónicos

✅ Ventajas

• Buena opción para PYMES
• Implementación rápida y menos complejidad
• Retorno rápido de la inversión

Desventajas

• Limitado para grandes empresas
• Pocas funciones impulsadas por IA o automatización avanzada
• Carece de integraciones

10. Microsoft SharePoint

Calificaciones ⭐⭐⭐⭐

G2 4.0/5 | Capterra 4.4/5

Resumen

Microsoft SharePoint, especialmente en su versión en la nube (SharePoint Online), es ampliamente usado como plataforma de gestión y colaboración de contenido con funciones ECM.

A través de bibliotecas de documentos, metadatos, control de versiones, gobernanza de accesos, políticas de retención y flujos de trabajo de Power Automate, SharePoint puede funcionar como una solución ECM práctica para organizaciones de Microsoft 365.

Su integración estrecha con Teams, OneDrive y Office lo hace muy conveniente para la colaboración diaria.

Aunque SharePoint no es uno de los ECM más avanzados disponibles, es bastante útil para equipos pequeños que dependen en gran medida del paquete Microsoft 365. Especialmente, si ya usas OneDrive para el almacenamiento de tus documentos.

Sin embargo, es una plataforma ECM bastante básica.

✅ Ventajas

• Integración fluida con Office, Teams, OneDrive y Power Platform
• Muy flexible y extensible
• Se escala fácilmente entre departamentos

❌ Desventajas

• Carece de muchas funciones avanzadas de ECM como captura avanzada, gestión de casos y lógica de flujos complejos
• A menudo requiere complementos
• Menos adecuado si prefieres usar Google Workspace

¿Es un ECM la opción adecuada para ti?

Si trabajas en sectores como gobiernos, manufactura, construcción, recursos humanos, salud o cualquier otra industria similar, la respuesta es absolutamente.

Un ECM gestionará todos los documentos de tu empresa en archivadores centralizados que permitirán que tu equipo trabaje unificado y con información al día.

Otras funciones que beneficiarán la eficiencia de tu equipo incluyen:

✔️ Flujos de trabajo automatizados

✔️ Captura impulsada por IA

✔️ Trazabilidad de auditoría

✔️ Acceso móvil

Si estás listo para mejorar la gestión de tus documentos, solicita una demo gratuita con Dokmee.