O armazenamento físico dos documentos da sua organização pode custar US$ 10.000 por ano.

A solução para este problema é clara: um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED).

O problema é que muitos não sabem exatamente como planejar a migração ou estimar as despesas totais. Neste artigo, ajudaremos você a ver isso com mais clareza.

Aviso: Os números que você verá ao longo deste artigo não são definitivos e podem variar dependendo da localização, da sensibilidade dos documentos e do tamanho do passivo documental.

Qual é o custo da migração de documentos?

O custo da migração de documentos refere-se ao conjunto de despesas relacionadas à conversão de documentos físicos em arquivos digitais estruturados que serão transferidos para um sistema de gestão de documentos ou uma plataforma de gestão de conteúdo empresarial (ECM).

O custo da migração inclui a preparação, a digitalização, a indexação e a verificação dos documentos históricos. O processo pode ser realizado internamente ou subcontratado a provedores de serviços.

Em média, as organizações podem esperar:

• Digitalização interna: aproximadamente 2,5 a 4,5 centavos por página
• Digitalização externa: geralmente de 7 a mais de 20 centavos por página, dependendo da profundidade da indexação e dos requisitos de prazo de entrega

Essas estimativas variam consideravelmente dependendo do tamanho do passivo, do estado dos documentos, dos custos de mão de obra e do nível de metadados exigidos. Para arquivos volumosos, até mesmo pequenas diferenças por página podem ter um impacto significativo no orçamento total do projeto.

Compreender de onde vêm esses custos permite que os tomadores de decisão planejem de forma realista e evitem subestimar o esforço envolvido na conversão de anos de arquivos em papel em ativos digitais utilizáveis.

Você também deve levar em conta os prazos. Uma única linha de produção que digitaliza de 12.000 a 15.000 páginas por dia pode processar aproximadamente 300.000 páginas por mês.

Projetos de maior escala podem exigir vários scanners e equipes trabalhando em paralelo.

O tempo de preparação às vezes pode exceder o tempo de digitalização, especialmente para documentos encadernados ou frágeis.

Quais fatores influenciam o custo da migração de documentos?

Nenhum projeto de migração é igual a outro. O custo total depende de várias variáveis operacionais que afetam diretamente a velocidade de produção, as necessidades de pessoal e os requisitos tecnológicos.

• Volume de páginas

O fator de custo mais importante é o número total de páginas. Passivos significativos exigem mais tempo de preparação, capacidade de digitalização e recursos de indexação. Mesmo pequenas diferenças no preço por página podem se traduzir em mudanças orçamentárias substanciais quando se trata de centenas de milhares ou milhões de páginas.

• Estado dos documentos

Arquivos mais antigos geralmente contêm grampos, encadernações, papel frágil e formatos de página mistos. A preparação desses documentos para a digitalização pode retardar consideravelmente a produção. Documentos limpos e padronizados são muito menos dispendiosos de processar.

• Profundidade de indexação

A indexação é um dos aspectos mais caros da migração. Projetos que exigem apenas um nome de arquivo e uma data são relativamente simples, enquanto aqueles que exigem de 8 a 12 campos de metadados pesquisáveis necessitam de ferramentas mais avançadas ou entrada manual. Sem automação, quanto mais campos de indexação você precisar, maior será o custo.

• Prazo de entrega

Prazos mais curtos exigem mais pessoal, scanners adicionais ou produção em horas extras. Projetos urgentes costumam ser mais caros do que migrações progressivas distribuídas por vários meses.

Como planejar sua migração para um GED ou ECM

Cada vez mais, os documentos são processados eletronicamente, mas isso não significa que não haja um passivo massivo de documentos e dados que precisam ser integrados ao seu sistema de gestão documental.

A migração de seus documentos para sua nova plataforma (seja um GED ou um ECM) envolve a digitalização e indexação de todos os documentos em papel, incluindo livros.

O desafio não é tarefa simples; afinal, seu passivo pode conter anos de dados.

Arquivos históricos costumam permanecer trancados em arquivos, galpões e salas de armazenamento. Esses passivos podem representar décadas de informações operacionais, legais e financeiras que devem ser preservadas, digitalizadas e tornadas pesquisáveis antes que uma migração bem-sucedida possa ocorrer.

O planejamento de uma migração requer, portanto, abordar não apenas a configuração do sistema e a adoção pelos usuários, mas também as realidades dos passivos de documentos, a capacidade de digitalização, os custos e a estratégia de indexação. Sem um plano claro, os projetos de passivo documental podem rapidamente tornar-se caros, lentos e perturbadores.

Passivos de documentos podem representar anos de dados

Passivos de documentos não são apenas pequenos trabalhos de limpeza. Em muitas organizações, consistem em anos de faturas, contratos, dossiês de RH, registros de conformidade, documentação técnica e livros encadernados.

Esses documentos foram criados em uma época em que o papel era o principal formato de registro e geralmente contêm informações críticas que devem permanecer acessíveis para auditorias, investigações judiciais ou continuidade dos negócios.

A digitalização de passivos é melhor entendida como um trabalho de produção, não como uma tarefa de TI.

Exige pessoal dedicado, equipamentos e processos, semelhante a uma linha de fabricação. Tratá-la como uma tarefa secundária ocasional quase sempre leva a atrasos, problemas de qualidade e escalada de custos.

Para muitos, surge uma pergunta diante de um passivo importante: devo subcontratar a linha de produção de migração ou posso fazer isso internamente?

Custos médios de migração

Para entender como você pode abordar esse processo, vamos detalhar os custos médios para ajudá-lo.

Os custos de migração são frequentemente subestimados porque as organizações focam no licenciamento do ECM e na implementação, negligenciando o custo operacional de digitalização dos documentos existentes.

Na prática, a maior parte das despesas de migração geralmente vem da digitalização, preparação e indexação, em vez do próprio ECM.

Ao calcular todos os custos incluídos quando feito internamente, você também deve levar em conta o custo do hardware, preparadores de documentos e scanners. Sem contratar indexadores (que analisaremos mais adiante), você precisaria de 2 a 3 pessoas no projeto.

Para 2 preparadores de documentos (US$ 12 por hora) e 1 operador de digitalização (US$ 18 por hora), você poderia considerar US$ 2.900 por mês por um único salário, totalizando US$ 6.720 para os três.

Se você incluir a indexação manual, o preço mensal sobe para US$ 6.900, mais os scanners se precisar comprá-los; o preço final pode chegar a US$ 10.000 para aproximadamente 150.000 documentos.

Basicamente, os custos médios de digitalização costumam ficar entre 2,5 e 4,5 centavos por página quando realizados internamente.

Provedores de serviços externos podem oferecer orçamentos que variam de 7 centavos a mais de 20 centavos por página, dependendo do volume, da complexidade da indexação e do prazo de entrega.

E embora para alguns seja muito mais fácil evitar as complicações, você deve ter em conta que a indexação neste caso incluiria apenas 2 a 3 campos e não é uma opção escalável.

Compreender como esses custos são calculados é essencial antes de aprovar orçamentos de provedores de serviços ou se comprometer com um projeto interno.

O que é a digitalização de documentos?

A digitalização de documentos é o processo de converter documentos físicos em arquivos digitais que podem ser armazenados, pesquisados e gerenciados em um GED ou ECM.

Este processo vai muito além da simples digitalização de papel para PDF. Uma digitalização eficaz inclui a preparação dos documentos, a captura de imagens, o OCR, a indexação, o controle de qualidade, a compressão e a entrega segura no sistema de destino.

Os projetos de digitalização modernos apoiam-se fortemente em um software contador de páginas para estimar com precisão a carga de trabalho e o custo. Ao contar as páginas em vez dos documentos, as organizações podem calcular um rendimento realista, as necessidades de pessoal e os custos por página antes mesmo de ligar um único scanner.

Com o estimador de papel para digital, você pode avaliar com precisão o impacto deste processo no seu caso específico, prevendo as necessidades de armazenamento, as horas de digitalização e os dias úteis que serão dedicados à digitalização de seus documentos.

Por que a digitalização de documentos é importante antes de uma migração?

A digitalização dos documentos antes da migração para um GED ou ECM garante que o conteúdo existente entre no novo sistema de maneira estruturada, pesquisável e em conformidade. Migrar o caos dos documentos em papel para uma plataforma digital sem uma indexação adequada apenas recria os mesmos problemas em um novo formato.

A digitalização também permite que as organizações limpem registros obsoletos, apliquem políticas de retenção e reduzam os custos de armazenamento antes da implementação. Ao abordar os passivos antecipadamente, as organizações evitam sobrecarregar os usuários com conteúdo incompleto ou mal indexado após a migração.

Software e hardware necessários para a digitalização de documentos

Além dos membros da equipe na linha de produção, você também precisará considerar as ferramentas que podem ajudá-lo a gerenciar a migração sem depender de provedores de serviços externos.

Scanners

A seleção do scanner desempenha um papel fundamental no planejamento da digitalização.

Embora scanners mais rápidos aumentem o rendimento, os custos aumentam exponencialmente. Scanners de produção básicos podem lidar efetivamente com volumes diários, enquanto modelos de alta tecnologia capazes de digitalizar 730 páginas por minuto (frente e verso) podem custar US$ 150.000, existindo modelos de menor velocidade vendidos bem abaixo dessa faixa.

Para a maioria das organizações, scanners ultrarrápidos não fazem sentido financeiro, a menos que os volumes de documentos sejam realmente massivos. A manutenção e o tempo de inatividade também se tornam riscos importantes; a menos que haja vários scanners disponíveis, uma única falha pode interromper completamente a produção. Uma boa faixa é um scanner que processe entre 100 e 160 páginas por minuto.

Scanners recondicionados estão se tornando mais populares e podem reduzir significativamente os gastos de capital, com modelos de alto desempenho disponíveis entre US$ 5.000 e US$ 16.000, que podem ser revendidos posteriormente.

Em muitos casos, as organizações já possuem hardware adequado, tornando a digitalização interna ainda mais econômica.

Contadores de páginas e software de captura

A digitalização interna geralmente começa com uma avaliação detalhada do volume de páginas.

Por exemplo, digitalizar 15.000 páginas por dia traduz-se em cerca de 300.000 páginas por mês. Esse nível de produção requer uma linha de produção estruturada.

A preparação dos documentos costuma ser a etapa que exige mais mão de obra. Livros encadernados são frequentemente cortados em páginas soltas para extrair as informações contidas, pois o valor reside no conteúdo, não no formato físico. A preparação pode exigir de duas a três pessoas, dependendo do estado dos documentos, pastas, grampos, clipes e encadernações.

Com pessoal experiente, uma linha de preparação pode suportar taxas de digitalização de cerca de 130 páginas por minuto, resultando em 12.000 a 15.000 páginas por dia por operador em um turno de oito horas.

A digitalização em si requer geralmente 1 operador trabalhando 8 horas por dia, ou mais, dependendo da velocidade do scanner e das necessidades de redundância. O pessoal de controle de qualidade é menos crítico do que no passado graças à melhoria na precisão dos scanners, mas verificações pontuais são sempre recomendadas para documentos de alto risco.

Esse processo pode ser realizado facilmente combinando a mão de obra com um software.

Um contador de páginas ajudará você a manter um registro exato de todas as páginas que serão migradas para o seu sistema de gestão documental e custa US$ 79 por ano.

Além disso, um software de captura digitalizará os documentos e extrairá automaticamente todas as informações para posterior indexação.

Com o Dokmee Capture, você pode extrair e digitalizar todas as informações e depois armazená-las na plataforma de sua escolha.

Indexação automatizada

A subcontratação da indexação continua sendo uma das partes mais caras e demoradas da digitalização.

Indexadores humanos inserem manualmente os campos de metadatos, muitas vezes em centros offshore, o que gera gargalos, problemas de precisão e de escalabilidade.

Regra geral, os provedores de serviços incluem apenas alguns campos de indexação, como o nome do arquivo e a data. No entanto, à medida que os volumes de arquivos aumentam, você precisará de muito mais campos contendo metadatos para uma busca e recuperação eficazes dos documentos.

Com provedores de serviços, os custos aumentam consideravelmente com o número de campos de indexação exigidos, e os prazos de entrega se alongam conforme os volumes crescem.

Ao automatizar a indexação com software avançado, esse gargalo praticamente desapareceu.

Com soluções de captura modernas como o Dokmee Capture, o RPA e a indexação impulsionada por IA podem extrair e preencher automaticamente 10 ou mais campos de indexação por documento sem intervenção humana. O conteúdo manuscrito e datilografado em mais de 50 dos idiomas mais falados do mundo pode ser reconhecido com precisão.

A indexação baseada em IA é mais consistente e econômica do que a indexação humana. Ela elimina os erros relacionados à fadiga e escala sem esforço com o volume.

A importância da indexação

A indexação determina se os documentos digitalizados são realmente utilizáveis.

Sem metadados ricos, o desempenho da pesquisa sofre, os usuários perdem a confiança no sistema e a adoção cai. Em última análise, a migração pode ser inútil, transformando seu novo GED ou ECM em um simples armazenamento comum, e não em sistemas de gestão documental avançados.

A indexação assistida por IA permite aplicar esquemas de classificação complexos que seriam proibitivos com indexadores manuais.

Ao contrário das equipes de indexação humana, que são limitadas, caras e inconsistentes, a IA pode lidar com vários campos de indexação simultaneamente com maior precisão e menor custo. Essa mudança altera fundamentalmente a economia da digitalização de passivos e torna os projetos internos viáveis para organizações de todos os tamanhos.

Interno vs. Provedores de serviços: como tomar a decisão certa

Provedores de serviços estão se tornando cada vez mais difíceis de encontrar à medida que os volumes de documentos diminuem e os fluxos de trabalho em papel desaparecem.

Muitos provedores cobram agora taxas mais altas para compensar, oferecendo muitas vezes uma flexibilidade de indexação limitada. Orçamentos de 12 a 20 centavos por página são cada vez mais comuns e tornam-se rapidamente pouco lucrativos, especialmente quando apenas alguns campos de indexação estão incluídos.

Em outras palavras, o custo total da migração para 300.000 páginas pode variar entre US$ 36.000 e US$ 60.000.

Por outro lado, a digitalização interna usando scanners modernos, software de captura e indexação por IA pode atingir custos totais de aproximadamente US$ 10.000 por mês para cada 300.000 páginas, ou seja, cerca de 3,3 centavos por página, excluindo o equipamento que já se possui.

A indexação de grandes volumes, como 150.000 documentos, pode ser gerenciada por RPA por cerca de US$ 3.000, independentemente da profundidade da indexação.

O Dokmee cuida de todo o processo, desde a digitalização e o OCR até a compressão e a indexação automatizada, e pode entregar o conteúdo diretamente no Dokmee ECM ou em outras plataformas ECM. Essa flexibilidade permite que você mantenha o controle, reduza custos e garanta o futuro da sua estratégia de migração.

Valor a longo prazo e ROI da migração de documentos

Embora o custo inicial da digitalização de passivos possa parecer substancial, os benefícios operacionais a longo prazo geralmente superam o investimento inicial.

Arquivos digitalizados reduzem a dependência do armazenamento físico, eliminam o tempo gasto procurando em arquivos de papel e melhoram o acesso a informações críticas. Com o tempo, as organizações beneficiam-se de:

• Recuperação de documentos e tomada de decisão mais rápidas
• Redução dos custos de armazenamento físico e manuseio
• Melhoria da conformidade e preparação para auditorias
• Redução do risco de perda ou dano de registros
• Aumento da eficiência em todos os departamentos

Uma vez que os documentos são pesquisáveis e estão estruturados dentro de um GED ou ECM, eles passam a fazer parte de um ecossistema de informações conectado que apoia as operações diárias.

Em vez de ver a migração como uma despesa única, muitas organizações a veem como um passo fundamental para a melhoria dos processos a longo prazo e a resiliência operacional.

Planeje a digitalização de passivos com confiança

Compreender o custo real da digitalização de passivos em 2026 permite que as organizações tomem decisões informadas. Ao contar as páginas com precisão, planejar as linhas de produção, aproveitar a indexação assistida por IA e comparar os custos internos com os orçamentos dos provedores de serviços, as empresas podem evitar gastos desnecessários e atrasos.

Uma estratégia de digitalização bem planejada transforma os passivos de documentos de um obstáculo para a migração em um ativo estratégico, estabelecendo as bases para uma implementação bem-sucedida do GED ou ECM.

Conte com a automação do Dokmee para uma migração ultraprecisa

O Dokmee acompanha as organizações em todo o processo de migração de documentos, desde a contagem inicial de páginas e a captura até o OCR, a indexação e a entrega estruturada em ambientes GED ou ECM.

Com a preparação e as ferramentas certas, as equipes podem estimar melhor os custos, planejar a produção e transformar os passivos de documentos em informações acessíveis e pesquisáveis que sustentam o crescimento futuro.

Reserve sua demo gratuita agora e deixe nossa equipe guiar você.