Trouvez vos fichiers plus rapidement grâce à l’indexation de documents par IA
8 min read
Christina Miranda
Selon Gartner, la mauvaise qualité des données coûte en moyenne 12,9 millions de dollars par an aux organisations. L’une des principales raisons est le temps perdu à rechercher des informations et les erreurs coûteuses dues à la saisie manuelle des données.
Dans la plupart des organisations, les informations métier essentielles sont dispersées sur des serveurs de fichiers et des boîtes mails non connectés. Les employés sont ainsi forcés de passer jusqu’à une journée entière de travail par semaine à rechercher des documents manuellement, ce qui diminue la productivité et peut entraîner des erreurs impactant tous les domaines, des finances à la conformité.
L’indexation de documents par IA résout ce problème. Cette technologie élimine le besoin d’organisation manuelle et offre à vos équipes un accès instantané à l’information dont elles ont besoin pour être efficaces. Poursuivez votre lecture pour découvrir ce que c’est, comment cela fonctionne et comment l’implémenter dans votre entreprise.
Qu’est-ce que l’indexation de documents par IA ?
L’indexation de documents par IA utilise l’intelligence artificielle pour analyser, catégoriser et étiqueter automatiquement les informations contenues dans vos documents.
Cela va au-delà d’une simple recherche par mots-clés : des technologies comme la reconnaissance optique de caractères (OCR) convertissent les images scannées en texte exploitable par machine et l’IA permet de comprendre le contexte des données.
L’indexation manuelle est différente. Elle nécessite qu’un employé lise et étiquette chaque fichier à la main. Ce processus est lent et peu fiable, et même les meilleurs opérateurs enregistrent un taux d’erreur de saisie de 1 à 4 % environ.
Bien que cela semble peu, pour une entreprise qui traite 10 000 documents, cela représente 100 à 400 erreurs potentielles, menant à des fichiers perdus, à des échecs de conformité et à de mauvaises décisions business. L’IA réduit ce taux d’erreur à quasiment zéro.
Voici comment l’indexation assistée par IA se compare directement aux processus manuels traditionnels :
| Fonctionnalité | Indexation manuelle traditionnelle | Indexation de documents par IA |
|---|---|---|
| Processus | Une personne lit et étiquette manuellement chaque fichier. | L’IA lit le texte et étiquette automatiquement le contenu. |
| Vitesse | Extrêmement lent ; une personne ne traite que quelques fichiers par heure. | Extrêmement rapide ; le logiciel peut traiter des milliers de fichiers par heure. |
| Précision | Sensible à un taux d’erreur de 1 à 4 % dus à des fautes de frappe et des erreurs. | Précision constamment élevée, dépassant presque toujours 99 %. |
| Recherche | Ne trouve que les correspondances exactes de mots-clés. | Retrouve l’information selon la signification et le contexte. |
| Coût | Coûts élevés de main-d’œuvre, qui augmentent selon le volume de documents. | Faible coût opérationnel, facilement évolutif. |
Prêt à voir comment l’indexation intelligente peut transformer votre organisation ? Le logiciel de capture de documents de Dokmee s’appuie sur une IA puissante pour automatiser vos tâches les plus chronophages.
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Comment fonctionne l’indexation de documents par IA ?
Un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) moderne comme Dokmee rend le processus d’indexation simple et fluide.
Voici comment cela fonctionne :
1. Étape 1 : Importer et capturer
D’abord, les documents sont capturés à partir de n’importe quelle source : scanner, boîte mail ou téléversement direct.
Le système de Dokmee peut être configuré avec des règles automatiques, par exemple pour récupérer tous les fichiers d’une boîte dédiée comme « factures ».
2. Étape 2 : Reconnaître et extraire les données via OCR
De nombreux documents professionnels sont des scans ou des PDF image. La technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) convertit ces images en texte interrogeable. L’OCR de Dokmee propulsé par l’IA atteint jusqu’à 99 % de précision, garantissant qu’aucune donnée n’est manquée.
L’IA réalise ensuite l’extraction automatisée des données. Elle repère et extrait les informations clés comme le numéro de facture, le nom du client ou la date du contrat.
3. Étape 3 : Taguer, classer et archiver
Une fois les informations importantes extraites, le système crée automatiquement des balises de métadonnées puis classe le document.
- Par exemple, un document est identifié comme « contrat », tagué avec le nom du client et la date d’effet, puis archivé dans le bon dossier « Contrats actifs ».
Ce processus ne nécessite aucune intervention humaine.
4. Étape 4 : Sécuriser et rendre consultable
Le document est désormais stocké de façon sécurisée dans le référentiel centralisé, indexé et immédiatement interrogeable.
Les utilisateurs retrouvent ce qu’ils recherchent en quelques secondes, non seulement par mots-clés, mais aussi par concepts, dates ou toute information connexe.
Les avantages de l’indexation de documents par IA
Les bénéfices d’un système basé sur l’IA sont nombreux, prouvés et appuyés par des chiffres.
Réduisez les erreurs manuelles
Remplacer la saisie manuelle vous permet d’éliminer le taux d’erreur de 1 à 4 % qui coûte des millions aux entreprises, en corrections et en mauvaises décisions. Ainsi, vos données sont fiables et vos équipes travaillent avec la bonne information.
Récupérez le temps perdu
Les collaborateurs passent jusqu’à 2,5 heures par jour à chercher de l’information.
L’indexation par IA vous rend ce temps. Vos équipes peuvent se concentrer sur des activités stratégiques et génératrices de revenus au lieu de tâches administratives chronophages.
Trouvez tout, simplement
Cessez la recherche par mots-clés et commencez à trouver des réponses.
La recherche contextuelle permet de poser des questions telles que « tous les contrats expirant dans les 90 prochains jours » et d’obtenir des résultats immédiatement. Une tâche qui prendrait sinon des journées d’examen manuel.
Activez le travail à distance et hybride sécurisé
Un ECM centralisé, accessible depuis le cloud, garantit que toute l’équipe, où qu’elle soit, accède et travaille sur les mêmes informations en toute sécurité.
Tous les accès et actions sont enregistrés dans un journal d’audit. La gouvernance est ainsi assurée pour une équipe distribuée.
Augmentez la productivité
Le volume mondial de données devrait plus que doubler entre 2022 et 2026 d’après une étude IDC.
Sans système à base d’IA, il faudrait investir massivement pour embaucher plus d’administratifs. Les systèmes d’IA absorbent cette croissance explosive sans peser sur votre budget.
Diego Gilmour, chef de projet chez Getir, note : « […] gestion facile de plusieurs fichiers projet sans risquer aucun document ni aucune information métier. Dokmee ECM permet à l’équipe de travailler ensemble sur divers projets et d’accéder facilement aux plans et à bien d’autres fichiers à distance, tout en permettant un téléversement efficace. »
Applications concrètes de l’indexation de documents par IA
L’utilité de l’indexation par IA devient évidente face aux défis spécifiques de chaque secteur.
Voici comment les différents secteurs peuvent employer cette technologie pour gagner en efficacité et en conformité :
- Santé : Un hôpital exploite l’indexation IA pour capturer et classer automatiquement les dossiers patients, résultats de laboratoire et informations de facturation. Le système extrait les informations patients et garantit que chaque document est archivé correctement et accessible instantanément pour les audits ou les soins, tout en restant conforme à la réglementation.
- Finance et banque : Lors du traitement des demandes de prêt, une banque peut ingérer et indexer instantanément tous les justificatifs. L’IA extrait les données financières, signale les informations manquantes et envoie le dossier complet à l’analyste idoine. Cela réduit les délais de traitement de plusieurs semaines à quelques jours.
- Cabinets juridiques : Les avocats indexent automatiquement des milliers de dossiers, contrats et pièces de procédure. Ils utilisent la recherche contextuelle pour retrouver tous les documents liés à un précédent ou une clause en quelques secondes, diminuant le temps de recherche manuel et renforçant leur préparation.
- Ressources humaines : Le service RH automatise l’indexation des candidatures, documents d’intégration et évaluations. L’IA identifie chaque document par nom, service, etc., constituant un dossier salarié complet et interrogeable, garantissant conformité et simplifiant la gestion.
Calculer le ROI de l’indexation de documents par IA
Les gains de productivité sont significatifs, mais la véritable valeur ajoutée réside dans le retour sur investissement (ROI). Vous pouvez estimer votre ROI potentiel avec un calcul simple :
1. Étape 1 : Calculez le gain de temps
(Nombre d’employés) x (heures économisées par semaine en recherche) x (coût horaire moyen d’un employé) x (52 semaines) = Gain annuel en temps
2. Étape 2 : Calculez l’économie liée à la réduction des erreurs
(Documents traités par mois) x (1 % d’erreurs manuelles) x (coût moyen d’une erreur) x (12 mois) = Économie annuelle liée à la réduction des erreurs
3. Étape 3 : Déterminez votre ROI
(Gain annuel en temps + économie annuelle liées aux erreurs – coût annuel du logiciel) / (coût annuel du logiciel) x 100 = % ROI
Pour de nombreuses organisations, l’élimination des erreurs coûteuses et la récupération de milliers d’heures perdus permettent d’obtenir un ROI positif dès la première année.
Comment Dokmee se compare aux autres plateformes ECM
Des plateformes comme Laserfiche et M-Files disposent de fonctions d’indexation, mais Dokmee se distingue par sa flexibilité, sa simplicité d’utilisation et une automatisation puissante basée sur l’IA. Voici la comparaison :
| Fonctionnalité | Dokmee | M-Files | Laserfiche |
|---|---|---|---|
| Démarche | Système tout-en-un flexible pour la capture, l’indexation et les workflows. | Basé sur les métadonnées, organise les contenus selon leur “nature”. | Basé sur les processus, excelle dans l’automatisation des workflows complexes. |
| Indexation IA | OCR avancée et extraction automatisée au cœur du module de capture. | L’IA est fondamentale dans son modèle basé sur les métadonnées. | Forte composante IA pour l’automatisation des processus et la capture. |
| Déploiement | Souplesse ultime : sur site, en cloud ou hybride. | Principalement orienté cloud, option sur site disponible. | Cloud et sur site. |
| Simplicité | Interface très intuitive, proche de Windows, demandant peu de formation. | Courbe d’apprentissage moyenne en raison de son modèle unique. | Courbe d’apprentissage plus raide, nécessite souvent plus de configuration. |
| Cible | Évolutif, des TPE aux grands groupes tout secteur. | Idéal pour les grandes entreprises à la structure documentaire complexe. | Performant dans les grands groupes et secteurs réglementés (gouvernement, etc.). |
Indexez vos documents automatiquement avec Dokmee
Le marché mondial de la gestion de contenu d’entreprise devrait dépasser 150 milliards de dollars d’ici 2032 à cause de la nécessité de gérer intelligemment la croissance massive des données. Les organisations qui tarderont à adopter des outils modernes seront laissées pour compte.
Un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) doté de l’indexation par IA s’impose pour toute entreprise : cela transforme vos archives documentaires d’un centre de coût en un actif stratégique et intelligent.
Le système ECM intuitif et évolutif Dokmee simplifie le stockage, automatise les workflows et optimise la conformité. Ne cherchez plus, trouvez.
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Foire aux questions
1. Qu’est-ce que l’indexation documentaire par IA ?
L’indexation documentaire par IA utilise l’intelligence artificielle pour lire, catégoriser et baliser automatiquement des documents selon leur contenu.
Ce processus repose sur l’OCR et l’extraction automatisée pour rendre les fichiers facilement interrogeables par leur signification et non seulement par mots-clés.
2. L’IA peut-elle créer un index ?
Oui. L’IA lit un document et génère un index riche de balises de métadonnées selon les informations qu’il contient (dates, noms, montants, etc.). C’est bien plus exhaustif qu’une saisie humaine.
3. L’IA peut-elle organiser un document ?
Oui. Selon son contenu, l’IA peut classer automatiquement un document (facture, contrat, CV, etc.) et l’archiver dans le bon dossier selon les règles métier prédéfinies. Elle rend possible l’automatisation des processus documentaires.
4. Quelle est la différence entre indexation de données et indexation de documents ?
L’indexation de données désigne toute structuration de données pour les retrouver plus vite.
L’indexation de documents par IA vise spécifiquement à comprendre et organiser le contenu non structuré de documents (PDF, emails, scans, etc.).
5. Comment Dokmee garantit-il la sécurité des documents indexés ?
Dokmee offre une sécurité de niveau entreprise grâce à une traçabilité complète, des restrictions utilisateur fines au niveau des fichiers et dossiers, et une intégration à Active Directory garantissant que seules les personnes autorisées accèdent aux données sensibles.
