Você sabia que o funcionário de escritório médio lida com 10.000 documentos por ano?

Seja no gerenciamento de arquivos digitais, no processamento de registros de clientes ou na preparação de trabalhos de impressão, perder o controle de uma única página pode custar tempo, dinheiro e credibilidade.

Por isso, é essencial usar o software de contador de páginas no momento certo.

O que é um software de contador de páginas?

Um software de contador de páginas é uma ferramenta que escaneia, analisa e identifica documentos para determinar o número exato de páginas em uma pasta, armário de arquivos, etc.

Essa ferramenta usa algoritmos avançados para ler diretamente as estruturas dos documentos e produzir resultados precisos em questão de segundos.

O objetivo é reduzir a contagem manual, que geralmente é uma tarefa tediosa, demorada e propensa a erros. Como todas as ferramentas relacionadas aos sistemas de gerenciamento de documentos, os contadores de páginas visam aumentar a eficiência e reduzir os erros em todas as tarefas relacionadas aos seus documentos.

Isso o torna uma solução crucial para setores e organizações que lidam com grandes volumes de arquivos digitais diariamente.

O poderoso software de contador de páginas é capaz de processar muitos formatos diferentes, incluindo Word e Excel, arquivos de imagens digitalizadas, arquivos TIFF e PDF que podem ser usados em fluxos de trabalho jurídicos ou financeiros.

Por exemplo, um provedor de serviços de impressão que recebe uma pasta de arquivos de formato misto de um cliente pode executá-los por meio de uma ferramenta de contador de páginas e gerar instantaneamente um relatório preciso sobre o número total de páginas. Dessa forma, o provedor sabe exatamente a quantidade de material a ser impresso.

Além da simples “contagem de páginas”, o software também agrega valor como aprimorador do fluxo de trabalho.

Ele pode processar milhares de arquivos ao mesmo tempo, gerar relatórios para alocação de custos e integrar-se a sistemas mais amplos de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM ) ou de gerenciamento de documentos.

Na prática, isso significa que um órgão público pode digitalizar os registros dos cidadãos, um prestador de serviços de saúde pode arquivar os registros dos pacientes ou o departamento de conformidade de uma empresa pode se preparar facilmente para uma auditoria, reduzindo a carga de trabalho manual.

Quando é necessário um contador de páginas?

Os contadores de páginas geralmente são complementos ou produtos autônomos de um DMS ou ECM. Portanto, é importante saber quando essa ferramenta é mais necessária.

Em primeiro lugar, na maioria das empresas e setores, um contador de páginas pode ser muito útil durante um processo de migração para um DMS ou ECM. Ele lhe dará uma visão clara de quantos documentos devem aparecer no seu sistema e como você pode organizar a migração.

Em segundo lugar, há alguns setores que podem se beneficiar mais do que outros de um contador de páginas.

Em alguns casos, essa não é uma ferramenta única:

• Escritórios de impressão e serviços

As impressoras dependem muito de contagens precisas de páginas para calcular os custos e apresentar cotações precisas aos clientes.

Por exemplo, uma empresa de impressão precisa manter uma contagem precisa de quantos documentos imprimiu para fins de inventário.

As empresas de serviços que escaneiam e digitalizam arquivos corporativos geralmente cobram por página.

Sem um software de contagem de páginas, a equipe poderia perder horas abrindo arquivos manualmente e calculando os totais, o que resultaria em faturamento impreciso ou disputas com os clientes.

Um contador de páginas garante que cada fatura reflita o volume real de trabalho realizado.

• Escritórios de advocacia

Os escritórios de advocacia lidam com grandes volumes de papelada, especialmente durante litígios ou descobertas.

A preparação dos arquivos geralmente envolve a organização de depoimentos, provas, contratos, intimações, declarações juramentadas assinadas e correspondências, entre outros. Às vezes, esses documentos totalizam dezenas de milhares de páginas.

Um escritório de advocacia precisará de um contador de páginas para preparar documentos de julgamento ou processos judiciais, casos em que nenhum documento pode faltar ou passar despercebido.

Por exemplo, os tribunais podem exigir uma contagem exata das páginas do arquivo do caso para cumprir os requisitos processuais.

Se uma empresa enviar evidências em formato PDF, ela deverá confirmar a contagem de documentos para fins de registros internos e faturamento.

O software de contador de páginas garante a precisão, ajudando os escritórios de advocacia a evitar problemas de conformidade e, ao mesmo tempo, fornecendo aos clientes um faturamento transparente para serviços de cópia, digitalização ou revisão de documentos.

• Escritórios de contabilidade

Os escritórios de contabilidade precisam de contagens precisas de páginas ao auditar arquivos de clientes, preparar documentação fiscal ou revisar demonstrações financeiras.

Muitas empresas cobram de seus clientes com base na complexidade e no tamanho da documentação, o que geralmente está diretamente relacionado ao número de páginas.

Por exemplo, a declaração de imposto de renda de uma pequena empresa pode incluir 100 páginas de faturas de apoio, enquanto uma empresa multinacional pode apresentar milhares.

Com o software de contagem de páginas, os contadores podem avaliar rapidamente o escopo do trabalho e cobrar de acordo, garantindo justiça e precisão. Ele também contribui para a conformidade regulamentar, pois os órgãos reguladores geralmente exigem documentação clara com contagens de páginas verificáveis.

• Escolas e universidades

As instituições educacionais precisam digitalizar décadas de registros de alunos ou processar milhares de solicitações de admissão por ano.

É por isso que eles precisam de contagens de páginas confiáveis para o planejamento de arquivamento e armazenamento de documentos.

Por exemplo, ao digitalizar transcrições históricas ou catálogos de cursos, os administradores precisam saber quantas páginas serão armazenadas no arquivo digital para prever as necessidades de armazenamento e os sistemas de arquivamento.

• Saúde

Hospitais e clínicas públicas e privadas lidam com fluxos de trabalho com grandes volumes de documentos que frequentemente precisam ser repassados a outros departamentos.

Alguns documentos que os hospitais e clínicas precisam digitalizar são registros de pacientes, resultados de exames e documentos de seguro.

Os contadores de páginas garantem a precisão e reduzem a carga de trabalho administrativo.

Por exemplo, ao transferir milhares de registros de pacientes para um sistema de registro eletrônico de saúde (EHR), um contador de páginas pode fornecer um total preciso para calcular o tempo de digitalização e os requisitos de armazenamento.

• Qualquer organização com grandes fluxos de trabalho de documentos

As grandes empresas também consideram os contadores de páginas indispensáveis.

Os departamentos de RH geralmente lidam com milhares de arquivos de funcionários, contratos e relatórios de desempenho.

As equipes de conformidade precisam arquivar e indexar grandes volumes de registros para cumprir as normas do setor.

Por exemplo, uma empresa farmacêutica que tenha enviado documentação de pesquisa e desenvolvimento para a FDA pode ser obrigada a fornecer uma contagem detalhada de páginas como parte de seus envios regulatórios.

Sem automação, a equipe teria dificuldades para acompanhar o volume. O software de contador de páginas se integra ao fluxo de trabalho, oferece visibilidade instantânea do tamanho do documento e ajuda as organizações a dimensionar seus processos.

Em última análise, os contadores de páginas são mais valiosos quando se trata de alocar custos.

Ao saber exatamente quantas páginas foram processadas, impressas ou arquivadas, as empresas podem distribuir os custos uniformemente entre departamentos, clientes ou projetos.

Como funciona um contador de páginas?

As ferramentas de contador de páginas funcionam por meio da digitalização ou análise de arquivos digitais para detectar o número total de páginas.

Diferentemente dos métodos de estimativa que dependem do tamanho do arquivo ou da inspeção visual, essas ferramentas interpretam diretamente as estruturas dos documentos para determinar com precisão as contagens.

Como mencionado acima, o contador de páginas suporta muitos formatos diferentes, como arquivos PDF, arquivos TIFF, documentos do Word, planilhas e outros formatos de escritório usados no dia a dia das empresas.

Depois que os documentos são digitalizados e processados, o software os processa rapidamente em segundo plano, lendo os metadados e a estrutura dos documentos para gerar contagens precisas.

Muitas ferramentas modernas, como o Dokmee Page Counter, também oferecem recursos de processamento em lote, o que significa que pastas inteiras ou repositórios de arquivos podem ser verificados de uma só vez.

Além disso, a maioria das ferramentas oferece relatórios automatizados.

Em vez de rastrear manualmente os totais de páginas em planilhas, o software gera relatórios detalhados que podem ser exportados, compartilhados ou integrados em fluxos de trabalho maiores.

Por exemplo, um órgão público que acabou de digitalizar registros de propriedade pode receber um relatório automatizado mostrando exatamente quantas páginas foram processadas, quantas foram arquivadas e quanto armazenamento digital será necessário. Isso não apenas economiza tempo administrativo, mas também garante a responsabilidade e a transparência para fins de faturamento ou conformidade.

Como um contador de páginas se encaixa em um DMS?

É importante observar que um contador de páginas é uma ferramenta separada de um DMS ou ECM.

Um DMS, como o Dokmee, concentra-se no armazenamento, na organização e na recuperação de documentos, enquanto um contador de páginas é especializado em analisar e gerar relatórios sobre o volume de páginas.

No entanto, os dois andam de mãos dadas. Ao integrar um contador de páginas em um fluxo de trabalho de DMS ou ECM, você pode automatizar os processos de arquivamento e indexação, melhorar o faturamento e garantir a conformidade.

Por exemplo, um órgão público que digitaliza registros de propriedade pode usar um contador de páginas em conjunto com seu DMS para rastrear o tamanho do arquivo, prever as necessidades de armazenamento e orçar os custos de digitalização com mais eficiência.

Vantagens do software de contador de páginas

A redução da contagem manual de documentos e a automatização do processo oferecem muitas vantagens, entre elas:

Eficácia

Um dos benefícios mais imediatos do software de contador de páginas é a eficiência que ele traz para as operações diárias.

Em vez de abrir e contar manualmente as páginas de milhares de documentos, o software automatiza o processo e fornece resultados em segundos.

Por exemplo, um escritório de advocacia muito ocupado que precisa preparar arquivos de descoberta para um julgamento pode ter que analisar milhares de contratos digitalizados, depoimentos e provas.

Sem a automação, os paralegais poderiam passar dias contando manualmente cada página, uma tarefa que atrasa a preparação do caso e aumenta os custos desnecessários de mão de obra.

Com o software de contador de páginas, todo o processo é concluído instantaneamente, liberando a equipe para se concentrar em tarefas de maior valor, como análise de casos ou atendimento ao cliente.

Precisão

A contagem manual de páginas é lenta, sim, mas, pior ainda, é propensa a erros, especialmente ao lidar com arquivos grandes ou tipos de documentos mistos.

Um único erro de cálculo pode atrapalhar os cálculos de faturamento ou os relatórios de conformidade, levando a litígios ou penalidades.

O software de contador de páginas elimina completamente esse risco, pois se baseia em algoritmos que interpretam a estrutura de cada arquivo com precisão absoluta.

Por exemplo, um escritório de contabilidade responsável por auditar os registros fiscais dos clientes pode ter certeza de que as contagens de páginas geradas pelo software estão corretas, o que ajuda a empresa a evitar o faturamento incorreto ou a cobrança excessiva dos clientes.

Esse nível de precisão aumenta a confiança do cliente e garante que as organizações atendam aos padrões regulatórios sem a margem de erro inerente à contagem manual.

Controle de custos

A contagem precisa de páginas tem um impacto direto na transparência financeira e na alocação de custos.

Muitos setores cobram de seus clientes ou departamentos com base no número de páginas processadas, impressas ou armazenadas.

Por exemplo, uma impressora comercial pode cobrar US$ 0,05 por página para trabalhos de impressão em massa. Se um cliente enviar um projeto de 10.000 páginas, um pequeno erro de cálculo pode custar centenas de dólares à empresa.

Com o software de contador de páginas, as empresas podem produzir faturas precisas respaldadas por dados verificáveis. Em ambientes corporativos, o controle de custos vai ainda mais longe, permitindo que os departamentos de TI aloquem com precisão os custos de armazenamento ou digitalização entre os departamentos com base no uso real.

Escalabilidade

Talvez a vantagem de longo prazo mais importante do software de contador de páginas seja a escalabilidade.

Os métodos de contagem manual simplesmente não conseguem acompanhar o volume de documentos manuseados pela maioria das organizações.

Independentemente de uma empresa digitalizar milhões de arquivos antigos para arquivamento digital ou de uma agência governamental processar milhares de arquivos de cidadãos por dia, o software de contador de páginas se adapta facilmente à demanda.

Essa escalabilidade torna a solução preparada para o futuro e pronta para se adaptar à medida que sua organização e os fluxos de trabalho de documentos crescem.

Contador de páginas do Dokmee

O Dokmee Page Counter é uma ferramenta poderosa do kit de ferramentas do Dokmee, projetada para contar suas páginas com precisão e rapidez.

Ele suporta uma ampla variedade de tipos de arquivos, incluindo TIFF, PDF e JPEG, e pode processar arquivos de uma ou várias páginas. Com a capacidade de gerenciar pastas e subpastas em modo de lote, é ideal para escritórios de digitalização, provedores de serviços de impressão e empresas que precisam analisar grandes volumes de documentos com eficiência.

O Dokmee Page Counter oferece amplos recursos de relatório. Esse recurso fornece informações detalhadas sobre cada documento, como dimensões, esquema de cores, tipo de compactação e resolução (DPI).

Os relatórios podem ser exportados em formato Excel ou CSV, proporcionando flexibilidade para auditorias internas, faturamento ou relatórios de clientes.

Além disso, você pode escolher entre unidades imperiais ou métricas, o que o torna adequado para operações globais e vários padrões do setor.

Como todos os outros produtos Dokmee, a interface foi projetada com a simplicidade em mente.

Você pode selecionar pastas, iniciar a análise e obter uma visão geral detalhada de todos os documentos com apenas alguns cliques.

O Dokmee Page Counter é compatível com o Windows 8, 10 e 11.

O aplicativo usa um modelo de licenciamento baseado em assinatura, vinculado a um único dispositivo. Cada licença é válida por um ano a um custo de US$ 79, e uma nova assinatura é necessária para instalar em dispositivos adicionais.

Uma versão de avaliação gratuita também está disponível, permitindo que você explore as possibilidades do programa antes de assumir um compromisso.

Para as organizações que desejam adotar a ferramenta, a assinatura anual oferece uma solução econômica para gerenciar a análise de documentos e melhorar a produtividade operacional.

Combinando o Dokmee Page Counter com outros produtos, como o Dokmee ECM e o Dokmee Capture, você pode criar fluxos de trabalho detalhados que cuidarão do gerenciamento de documentos, desde a entrada até o armazenamento e a geração de relatórios.

Os documentos recebidos, sejam eles arquivos digitalizados em papel, PDF ou JPEG, são primeiro processados pelo Dokmee Capture, que automaticamente digitaliza, classifica e extrai metadados de cada arquivo.

Em seguida, os documentos são encaminhados ao Dokmee Page Counter para gerar contagens precisas de páginas, analisar dimensões, esquemas de cores e tipos de compactação e produzir relatórios detalhados nos formatos Excel ou CSV. Isso garante dados precisos para faturamento, auditoria ou planejamento de armazenamento.

Por fim, os documentos, juntamente com seus metadados e relatórios de contagem de páginas, são armazenados e organizados com segurança no Dokmee ECM, onde podem ser indexados, pesquisados e compartilhados entre os departamentos.

Esse fluxo de trabalho integrado reduz o trabalho manual e os erros e oferece visibilidade de ponta a ponta do volume de documentos, da qualidade e dos requisitos de armazenamento, tornando-o ideal para empresas, escritórios de advocacia, gráficas e qualquer organização que gerencie processos de documentos de alto volume.

Você realmente precisa de um contador de páginas?

Se sua empresa trabalha com grandes quantidades de documentos, sejam eles digitais ou digitalizados, a resposta é sim.

O software de contador de páginas oferece a eficiência, a precisão e a transparência necessárias para gerenciar com eficácia fluxos de trabalho com uso intensivo de documentos, sem suposições ou altos custos operacionais.

Essa ferramenta garantirá a equidade no faturamento e simplificará os processos de auditoria.

O Dokmee Page Counter foi projetado para lidar com esses desafios sem problemas, oferecendo velocidade, precisão e compatibilidade em todos os setores.

Se você é um escritório de advocacia que prepara milhares de páginas para o tribunal, uma empresa de impressão que cobra dos clientes por trabalhos de impressão em massa ou uma empresa que aloca custos internos, o Dokmee Page Counter é a ferramenta que garante que seu processo de gerenciamento de documentos seja executado sem problemas.

Está pronto para experimentar o Dokmee Page Counter? Entre em contato conosco agora!