Guia para Construir uma Política de Retenção de Documentos + Modelo
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Christina Miranda
O que acontece quando você enfrenta um processo judicial repentino ou uma auditoria fiscal?
O primeiro pedido é sempre por documentos. Se seus registros estão desorganizados ou, pior, foram excluídos prematuramente, você está abrindo as portas para penalidades legais.
Sem um plano claro, as empresas tendem a fazer uma de duas coisas: guardar tudo para sempre, o que aumenta os custos de armazenamento e cria uma grande responsabilidade, ou excluir arquivos de forma aleatória, arriscando a não conformidade. Ambas são estratégias perdedoras.
Uma política de retenção de documentos é o roteiro oficial que resolve isso.
É um conjunto simples de regras que diz à sua organização exatamente o que manter, por quanto tempo manter e quando descartar de forma segura. É parte fundamental da estratégia de gerenciamento de riscos do seu negócio.
O que é uma Política de Retenção de Documentos?
Uma política de retenção de documentos é um conjunto de diretrizes formais e escritas que rege como sua empresa gerencia e descarta seus registros.
Ela ajuda as organizações a permanecerem em conformidade com regulamentações como HIPAA e SOX, reduz o risco de problemas legais em caso de processos e torna o dia a dia mais eficiente ao eliminar informações desnecessárias.
Por Que Você Precisa de uma Política de Retenção de Documentos
Uma política formal é um escudo que transforma seu gerenciamento de documentos de um passivo para um ativo bem gerenciado.
Como isso protege você?
| O Risco da Inação | As Consequências para o Negócio |
|---|---|
| Penalidades Legais e de Conformidade | Você corre o risco de multas severas por não apresentar os documentos exigidos durante uma auditoria ou ação judicial. |
| Altos Custos de Armazenamento | Manter cada documento para sempre gera despesas crescentes de armazenamento físico e digital. |
| Descoberta Ineficiente de Informações | Sua equipe desperdiça incontáveis horas e dinheiro tentando encontrar um documento específico quando seus arquivos estão desorganizados. |
| Vulnerabilidade a Vazamentos de Dados | Armazenar dados antigos e sensíveis que você não precisa mais aumenta sua exposição a ataques e responsabilidades. |
Por Quanto Tempo Manter Documentos Empresariais?
Os períodos de retenção variam conforme o tipo de documento e são regidos por diferentes regulamentações.
Sempre consulte um profissional jurídico, mas aqui está um guia geral baseado em requisitos comuns.
| Categoria de Documento | Exemplos | Período Geral de Retenção |
|---|---|---|
| Registros Corporativos | Atas, estatutos, atas de reuniões do conselho | Permanente |
| Contabilidade e Impostos | Demonstrativos financeiros, declarações fiscais, faturas | 7 anos a permanente |
| Registros de Funcionários | Arquivos de pessoal, registros de folha de pagamento, formulários I-9 | 3–7 anos após demissão |
| Jurídico e contratos | Contratos com clientes, aluguéis, acordos de fornecedores | Duração do acordo + 7 anos |
| Saúde (HIPAA) | Registros de pacientes, divulgações de PHI, formulários de autorização | Mínimo de 6 anos |
Quem Define as Regras de Retenção de Documentos?
Os períodos de retenção no cronograma não são arbitrários.
Eles são decretados por leis federais e estaduais específicas. Entender quem determina essas regras ajuda a clarear por que a conformidade é tão importante.
- A Receita Federal dita o período de retenção para documentos fiscais e financeiros. Geralmente, exige que registros sejam mantidos por 3 a 7 anos.
- O Departamento do Trabalho (DOL) define regras para registros de folha de pagamento e informações de funcionários. Frequentemente exige um período de retenção de 3 anos.
- A EEOC (Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego) exige que arquivos de contratação e pessoal sejam mantidos por pelo menos um ano após a demissão de um funcionário.
- Reguladores específicos do setor, como aqueles que regem a HIPAA para saúde ou SOX para empresas públicas, definem requisitos ainda mais rigorosos.
Como Criar Sua Política de Retenção em 4 Etapas
Aborde a criação de uma política de retenção de maneira sistemática para torná-la durável e defensável. Pense menos como um único documento e mais como um projeto em quatro fases que envolve toda a organização.
1. Etapa 1: Monte sua Equipe Multifuncional
Nunca crie uma política de retenção de forma isolada, senão estará fadada ao fracasso.
Isso não é uma tarefa apenas de TI ou jurídica. É preciso uma equipe sólida para fornecer uma visão completa das necessidades da organização.
- Sua equipe jurídica/de conformidade fornecerá orientações sobre as leis e regulamentos específicos que se aplicam ao seu negócio.
- Sua equipe financeira e contábil definirá os períodos de retenção para todos os registros fiscais e financeiros.
- Seu RH gerenciará o ciclo de vida de todos os documentos relacionados aos funcionários, desde aplicações até arquivos de desligamento.
- Seu departamento de TI entende onde os registros digitais estão armazenados atualmente e como podem ser gerenciados e descartados com segurança.
- Os líderes de departamento fornecerão um inventário real dos documentos que suas equipes criam e utilizam diariamente.
2. Etapa 2: Faça uma Auditoria Abrangente de Documentos
Você não pode criar regras para documentos que não sabe que existem. O objetivo desta fase é criar um inventário completo de todas as informações que a sua empresa lida.
Vá setor por setor e faça três perguntas simples para cada tipo de documento:
- O que é? (por exemplo, contrato com cliente, revisão de desempenho de funcionário, fatura)
- Onde está armazenado? (por exemplo, na rede compartilhada, em um software específico, em um arquivo físico)
- Quem precisa acessar? (por exemplo, apenas gerentes de RH, toda a equipe de vendas)
Esta auditoria forma a base do seu cronograma de retenção e fornece um mapa claro do cenário de informações da sua empresa.
3. Etapa 3: Desenvolva o Cronograma de Retenção
É aqui que a tomada de decisão começa. Usando o inventário da auditoria, você atribuirá um período de retenção específico a cada categoria de documento.
Trabalhe com sua equipe de conformidade para aplicar os requisitos legais pertinentes a cada tipo de documento.
Quando um documento estiver sujeito a múltiplas regulamentações, aplique sempre o maior período de retenção exigido.
Se uma lei exigir a conservação por três anos e outra por cinco, sua política deve determinar cinco anos.
Esse “errar pelo excesso de cautela” é o que torna sua política defensável.
4. Etapa 4: Redija, Comunique e Treine
Uma vez que as regras estejam definidas, é hora de formalizá-las e implementá-las.
- Coloque as regras por escrito em um documento claro e formal. Use o modelo fornecido abaixo como guia. Certifique-se de que seja fácil para qualquer funcionário entender.
- A política deve ser oficialmente aprovada e distribuída a todos os funcionários. Deve ser facilmente acessível, por exemplo, na intranet da empresa ou em seu sistema de gerenciamento de documentos.
- Uma política que ninguém conhece é inútil. Realize treinamentos para explicar não só as regras, mas os motivos por trás delas. Quando os funcionários entendem por que é importante para o negócio, é muito mais provável que sigam a política.
Como Automatizar Sua Política com um ECM
No papel, uma política é uma coisa. Mas aplicá-la em toda a organização é completamente diferente.
A aplicação manual é praticamente impossível e sujeita a erros humanos. É aqui que um sistema de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) como o Dokmee entra em cena.
Um ECM faz sua política de retenção funcionar automatizando todo o processo. O sistema pode ser configurado com suas regras de retenção e rastreia automaticamente a idade de cada documento.
Quando um documento atinge o fim do período de retenção, o sistema pode sinalizá-lo para revisão ou até excluí-lo de forma segura. Ele também gera um registro permanente da eliminação do documento.
Além disso, se sua empresa estiver envolvida em uma ação judicial, você pode aplicar uma “litigation hold” com um clique. Isso imediatamente “congela” todos os documentos relevantes, suspendendo seu descarte até a resolução do processo.
Modelo Prático de Política de Retenção de Documentos
Use este modelo detalhado e fácil de entender como ponto de partida para construir uma política que atenda às necessidades do seu negócio. Preencha os [campos] com as informações da sua empresa.
1. Propósito e Introdução
Esta política estabelece as diretrizes para gerenciamento, retenção e descarte seguro de registros da [Nome da Empresa].
O objetivo é atender aos requisitos legais e regulatórios, reduzir riscos operacionais e preservar as informações necessárias, eliminando dados desatualizados.
2. Âmbito
Esta política se aplica a todos os funcionários, contratados e departamentos da [Nome da Empresa].
Ela cobre todos os registros da empresa, independentemente do formato, incluindo, mas não se limitando a: arquivos eletrônicos (documentos, planilhas, e-mails), imagens digitalizadas e documentos físicos em papel.
3. Administrador da Política
O [por exemplo, Diretor de Conformidade ou Diretor de TI] é o Administrador designado da Política, responsável pela implementação, revisão e aplicação desta política.
4. Cronograma de Retenção
Todos os registros devem ser mantidos pelo período mínimo descrito abaixo. O período de retenção começa a contar a partir do fim do ano fiscal em que o registro foi criado, salvo indicação em contrário.
| Categoria de Documento | Exemplos | Período Mínimo de Retenção |
|---|---|---|
| Registros Corporativos | Atas, estatutos, atas de reuniões do conselho | Permanente |
| Finanças e Impostos | Demonstrativos financeiros auditados, declarações fiscais, livros razão | 7 anos |
| Faturas, relatórios de despesas, extratos bancários | 7 anos | |
| Recursos Humanos | Arquivos de pessoal, registros de folha de pagamento, formulários I-9 | 7 anos após demissão |
| Formulários de candidatura, currículos (não contratados) | 3 anos | |
| Jurídico e Contratos | Contratos com clientes e fornecedores, aluguéis, patentes | Duração do contrato + 7 anos |
5. Procedimentos de Descarte Seguro
Após o cumprimento do período mínimo de retenção, o registro deve ser descartado de forma segura e confidencial.
Um registro de todos os documentos descartados deve ser mantido em nosso sistema de gerenciamento de documentos.
- Registros digitais: Os arquivos eletrônicos devem ser excluídos de forma permanente e segura usando métodos de apagamento criptográfico em nosso ECM, e não apenas movidos para a lixeira.
- Registros físicos: Todos os documentos em papel destinados ao descarte devem ser destruídos por fragmentação cruzada, seja no local ou por serviço terceirizado certificado.
6. Bloqueio de Litígio
Ao receber notificação do Departamento Jurídico sobre processo, investigação governamental ou auditoria, o descarte normal de quaisquer registros relevantes será imediatamente suspenso.
O Administrador da Política implementará o “litigation hold” no ECM para congelar esses registros até a resolução do caso.
7. Revisão Anual
Esta política será revisada anualmente pelo Administrador da Política e pela [por exemplo, Equipe de Liderança] para garantir a conformidade com as leis e regulamentos vigentes.
Aprovação da Política
Aprovado por: [Nome, Cargo]
Data: [Data]
Conquiste a Conformidade com o Dokmee
Uma política de retenção de documentos é apenas um plano até sair do papel. Confiar nos funcionários para rastrear e excluir milhares de arquivos manualmente é uma receita para o fracasso.
O Dokmee automatiza a sua política, gerenciando ativamente a conformidade, reduzindo o risco e proporcionando tranquilidade.
Veja como o Dokmee pode automatizar sua política de retenção
Perguntas Frequentes (FAQ)
Qual é o período padrão de retenção de documentos?
Não existe um período “padrão”. Tudo depende do tipo de documento.
Por exemplo, a Receita Federal geralmente exige que registros financeiros sejam mantidos por 7 anos, enquanto registros de funcionários podem ser necessários por apenas 3–7 anos após o desligamento.
Registros corporativos como atas devem ser mantidos permanentemente.
Uma boa política detalhará esses prazos específicos por categoria.
O que é uma boa política de retenção?
Uma boa política de retenção é clara, abrangente e fácil de seguir.
Ela formaliza o cronograma de retenção para todos os tipos de documentos (físicos e digitais), designa um responsável pela supervisão e inclui procedimentos para descarte seguro e bloqueio de litígio.
Uma boa política também é ativamente aplicada, idealmente por um sistema automatizado.
Qual a diferença entre um documento e um registro?
Um “registro” é a versão final e oficial de um documento.
Um rascunho de contrato ainda em negociação é um documento. A versão final, assinada, torna-se um “registro” e está sujeita às regras formais de retenção de sua política.
O que é um bloqueio de litígio?
Um bloqueio de litígio é uma orientação formal do departamento jurídico para suspender imediatamente o descarte de quaisquer registros que possam ser relevantes para um processo ou investigação governamental. É um processo jurídico fundamental que sobrepõe seu cronograma de retenção padrão.
