Quais são as melhores alternativas ao Docstar em 2025?

A gestão de documentos vai além do simples armazenamento de arquivos.

Depende das suas necessidades e do ciclo de vida dos seus documentos. Talvez você precise de captura precisa, implantação simples e rápida, gestão de tarefas, fluxos de trabalho automatizados, retenção de arquivos automatizada…

Se o seu DMS ou ECM atual não está atendendo às suas necessidades, você precisa encontrar algo que se ajuste melhor a você. E rápido.

Apresentamos 5 alternativas ao DocStar para ajudá-lo a escolher o software que melhor se adapta às suas necessidades.

O que é o DocStar?

DocStar ECM é um ECM criado para organizações médias e grandes, com foco principalmente em armazenamento de documentos e automação de fluxos de trabalho.

O DocStar pode ajudar a capturar, armazenar e gerenciar documentos eletronicamente.

Suporta dados estruturados e não estruturados, e integra-se a sistemas ERP como Microsoft Dynamics, Oracle JD Edwards e Epicor.

O DocStar oferece as funcionalidades clássicas que se espera de um ECM, incluindo:

• Gestão de conteúdo

O DocStar permite organizar o conteúdo da sua empresa através de marcação por metadados.

Dentro dos arquivos, é possível comentar, adicionar anotações e editar em tempo real. Todas as alterações são salvas via controle de versão.

O DocStar proporciona flexibilidade para organizar o conteúdo, para que você possa armazenar e recuperar documentos sempre que necessário.

• Captura de documentos

O DocStar usa OCR e machine learning para ler, classificar e extrair dados dos documentos relevantes.

A captura inteligente de documentos do DocStar é uma ferramenta escalável que pode direcionar documentos diretamente para o fluxo de trabalho apropriado.

No entanto, usuários reportam que a configuração inicial exige conhecimento técnico avançado.

• Automação de fluxos de trabalho

Como a maioria dos softwares ECM, o DocStar inclui fluxos de trabalho automatizados para cadeias de aprovação.

É possível desenhar fluxos de trabalho com múltiplas etapas, gatilhos, aprovações paralelas e regras condicionais.

Por exemplo, uma fatura pode passar de um responsável de contas a pagar para o chefe de departamento e, em seguida, para o CFO automaticamente, com total visibilidade em todas as etapas.

Embora tenha um designer de fluxo de trabalho bastante simples, talvez seus fluxos precisem ser mais básicos.

• Segurança e conformidade

Toda ação — visualização, edição ou remoção — é registrada em trilhas de auditoria, o que é um recurso importante em qualquer software ECM, especialmente se você atua sob normas como HIPAA, SOX ou GDPR.

Quando optar pelo DocStar?

O DocStar ECM é indicado principalmente para grandes organizações com ciclos de vida de documentos complexos e alta exigência regulatória, que precisam de colaboração fácil entre departamentos.

Algumas indústrias que podem se beneficiar desse ECM incluem manufatura, finanças, saúde e governo.

O problema do DocStar é que seus recursos exigem uma curva de aprendizado bastante íngreme, podendo ser necessário contar com uma equipe de TI especializada ou um período de adaptação, o que pode atrasar a produção.

A interface e o processo de configuração podem parecer ultrapassados se comparados a plataformas ECM modernas, como o Dokmee.

Portanto, se procura uma alternativa, temos 5 ótimas opções para você.

5 Melhores Alternativas ao DocStar

O DocStar é uma boa escolha, mas vamos compará-lo com mais 5 soluções DMS e ECM para ajudá-lo a entender o foco de outras ferramentas e garantir que a sua escolha esteja alinhada à sua empresa e necessidades específicas.

1. Dokmee

⭐⭐⭐⭐⭐ Avaliação

G2 4.5/5 | Capterra 4.7/5

Visão geral

O Dokmee é uma das alternativas mais completas e escaláveis ao DocStar.

Oferece soluções DMS e ECM, de modo que você pode escolher as funcionalidades conforme sua necessidade. Além disso, o Dokmee oferece assinaturas modulares — ou seja, você pode adicionar captura de documentos, E-forms, ECM na nuvem e outros recursos conforme precisar.

Isso significa que você paga apenas pelo que necessita.

Um dos grandes diferenciais do Dokmee é ser uma ferramenta totalmente personalizável. Você pode criar quantos arquivos, tags de metadados e indexações precisar, além de atribuir funções e permissões individuais para garantir que apenas usuários autorizados editem, assinem, vejam ou compartilhem documentos.

Dokmee Capture lida com grandes volumes de arquivos, classificando e indexando automaticamente usando metadados, funcionando perfeitamente com o construtor nativo de formulários eletrônicos.

Quando escolher Dokmee em vez de DocStar

Escolha o Dokmee se sua organização precisa de flexibilidade de automação e personalização profunda.

É ideal para empresas que requerem precisão em OCR, marcação segura por metadados e integração fácil com fluxos de trabalho existentes.

O design modular do Dokmee também é mais adequado para organizações que pretendem expandir ou personalizar o gerenciamento de documentos ao longo do tempo.

Setores que se beneficiam do Dokmee ECM incluem governo, educação, manufatura, imobiliário, RH e outros.

2. DocuWare

⭐⭐⭐⭐⭐ Avaliação

G2 4.4/5 | Capterra 4.6/5

Visão geral

DocuWare é atualmente uma das soluções de DMS e automação de workflow mais populares para empresas menores que não precisam de recursos avançados de ECM.

O DocuWare oferece automação sólida de processos, onde você pode incluir etapas como aprovação de documentos, onboarding de RH ou gestão de faturas, por exemplo.

Suporta captura digital de documentos, arquivamento e funcionalidades de busca avançada.

O DocuWare possui uma interface amigável e opções de integração que o tornam uma boa solução para automatizar processos sem necessidade de grande envolvimento técnico.

O DocuWare também inclui um gerenciador de tarefas para atribuições da equipe.

Portanto, é uma boa opção se você deseja uma única ferramenta para armazenar documentos e aumentar colaboração em equipe.

Contudo, se você quer apenas gestão documental (armazenamento, edição e retenção), o DocuWare pode ser excessivo.

Quando escolher DocuWare em vez de DocStar

O DocuWare é mais adequado se seu principal objetivo é automação de fluxo e não uma gestão ultra precisa de documentos.

É interessante caso busque acesso na nuvem, implantação rápida e automação focada em conformidade.

Se a precisão do OCR não é prioridade máxima, o DocuWare oferece um caminho mais direto e simples comparado ao DocStar.

3. Microsoft SharePoint

⭐⭐⭐⭐ Avaliação

G2 4/5 | Capterra 4.3/5

Visão geral

Microsoft SharePoint é um sistema de gestão documental criado para se integrar nativamente ao ecossistema Microsoft 365.

O SharePoint oferece recursos robustos de gestão de documentos, principalmente para colaboração entre equipes (graças à integração nativa com ferramentas de produtividade), compartilhamento de arquivos, armazenamento e recursos de segurança. Nesse sentido, equipara-se bastante ao DocStar.

No entanto, faltam recursos avançados de OCR e automação, então recomendamos o SharePoint como alternativa caso você não tenha tempo ou recursos para lidar com uma curva de aprendizado alta e já use outros produtos Microsoft.

O SharePoint oferece armazenamento centralizado, integração fluida com Teams, Word e Outlook, além de controle de versões e coautoria.

Quando escolher SharePoint em vez de DocStar

Escolha o SharePoint se sua organização prioriza colaboração e acessibilidade, e não automação documental ou recursos avançados. Ou seja, se precisa de armazenamento simples de documentos.

É ideal para empresas que já utilizam Microsoft 365 e buscam um ambiente coeso para gerenciar documentação interna, comunicação e projetos, sem investir em OCR ou ferramentas de fluxos especializadas.

4. M-Files

⭐ Avaliação: 4.7/5

Visão geral

M–Files é um sistema de gestão documental com uma abordagem única.

Possui uma arquitetura orientada a metadados que classifica documentos pelo que eles são, e não em pastas separadas.

É uma boa alternativa ao DocStar se você não se importa com a curva de aprendizado, pois será preciso investir tempo para desenhar uma nova lógica de armazenamento, classificação e tags de metadados.

O M-Files oferece automação de fluxos, versionamento e integrações com ferramentas populares como Microsoft Office e Salesforce.

Inclui recursos de controle de conformidade e categorização assistida por IA para simplificar processos e garantir aderência regulatória.

Quando escolher M-Files em vez de DocStar

O M-Files é uma boa escolha para quem busca uma abordagem baseada em metadados para administrar estruturas complexas de informação.

É especialmente forte em setores como jurídico, financeiro e engenharia, onde o controle de versões e a conformidade são fundamentais.

Escolha o M-Files se valoriza automação e organização guiadas por IA/metadados, em vez de hierarquias tradicionais de arquivos.

5. NetDocuments

⭐ Avaliação: 4.6/5

Visão geral

O NetDocuments é um DMS em nuvem amplamente usado por escritórios jurídicos e contábeis devido ao forte foco em governança, segurança e colaboração.

Oferece recursos de conformidade (incluindo certificação SOC 2 Tipo II), controles granulares de acesso e integrações nativas com o Microsoft 365.

Inclui também automação de fluxo de trabalho, assinaturas eletrônicas e versionamento de arquivos.

No entanto, a interface do NetDocuments pode parecer rígida e menos intuitiva em comparação a plataformas mais atuais como o DocStar.

Personalização e experiência do usuário normalmente são limitadas por seu design altamente regulado, o que pode dificultar o uso por quem não é técnico ou atua fora dos ramos jurídico e contábil.

É uma boa escolha se você não precisa de interface simples/limpa, mas sim de máxima segurança.

Quando escolher NetDocuments em vez de DocStar

O NetDocuments é indicado se você precisa do mais alto nível de segurança e conformidade corporativa.

É adequado especialmente para setores regulados que lidam com dados sigilosos de clientes ou informações financeiras.

Se sua empresa valoriza proteção de dados, trilhas de auditoria e colaboração centralizada em nuvem segura, o NetDocuments é mais especializado do que o DocStar.

Afinal, como escolher?

Todo DMS ou ECM irá gerenciar e armazenar documentos, mas são os adicionais que decidem se a ferramenta é ideal para você.

Por exemplo, você precisa de uma interface moderna? Recursos avançados de retenção? Captura precisa com OCR? E integrações?

São muitas perguntas a serem respondidas.

No entanto, podemos facilitar para você.

• Escolha o DocStar se você precisa de um ECM com OCR, fluxos e integrações para uso geral em negócios.
• Escolha o Dokmee se deseja máxima customização, design modular, OCR avançado, indexação automática e fluxos poderosos.
• Escolha o DocuWare se a prioridade é automação de processos e eficiência, e não armazenamento e captura precisos.
• Escolha o SharePoint caso precise principalmente de colaboração e compartilhamento dentro do Microsoft 365.
• Escolha o M-Files para uma organização inteligente baseada em metadados.
• Escolha o NetDocuments se trabalha em setor regulado, onde segurança, auditoria e conformidade são inegociáveis.

Se você está pronto para experimentar o ECM mais completo, contate a Dokmee agora.