DMS Jurídico: Por que a gestão documental é a melhor defesa de um escritório de advocacia

A firma que controla a sua informação controla o resultado do caso.

Cada contrato, cada prova e cada comunicação com o cliente são dados que podem inclinar um caso ou influenciar as decisões judiciais.

Infelizmente, para muitos escritórios de advocacia, esta informação decisiva perde-se entre montanhas de documentos em arquivos desorganizados.

As ações judiciais por negligência resultaram numa média de $228,000 em pagamentos, muitos dos quais se devem a simples erros documentais.

Ao mesmo tempo, um estudo da IDC indica que 21,3% das perdas de produtividade se devem a problemas de gestão de versões.

É por isso que uma solução de DMS para equipas jurídicas deve ser o seu aliado essencial.

O que é um DMS para equipas jurídicas?

Para as equipas jurídicas, um sistema de gestão documental (DMS) é um software especializado que assegura, organiza e controla cada documento do seu escritório. Gere tudo, desde contratos e processos judiciais até comunicações com clientes e apresentações judiciais.

Ao contrário do armazenamento na nuvem padrão, como o Google Drive ou o Microsoft OneDrive, um DMS jurídico oferece as funções específicas necessárias para cumprir a regulamentação e preservar o sigilo advogado-cliente.

Por que precisa de um DMS no seu escritório de advocacia?

Confiar nos métodos tradicionais de gestão de documentos, como as unidades partilhadas e os anexos de e-mail, é ineficiente. Isto multiplica os riscos que ameaçam diretamente a rentabilidade e a reputação do seu escritório.

A única forma de reduzir estes riscos é integrar uma verdadeira estratégia de gestão documental. Estes são os principais problemas que resolverá com um DMS:

Como os escritórios de advocacia utilizam um DMS para enfrentar os desafios operacionais

Um DMS tem muitas aplicações.

Os escritórios modernos utilizam-no como uma ferramenta ativa para resolver os seus problemas operacionais. Estes são alguns dos principais casos de uso:

Caso de uso 1: Gestão de ficheiros centrada no assunto

Um caso de litígio complexo gera milhares de documentos: petições, documentos processuais, correspondência, provas, ao longo de vários anos.

Sem um arquivo central, os associados perdem horas faturáveis repetindo pesquisas que já foram realizadas noutros locais dos arquivos da firma.

Com um DMS, este problema desaparece:

• Cada caso é organizado num “arquivo de assunto” digital.
• Este arquivo central contém todos os documentos, e-mails e notas associados.
• As funções de pesquisa avançada permitem à sua equipa encontrar instantaneamente um documento pelo nome do cliente, tipo de caso, data ou mesmo por uma palavra-chave específica dentro do próprio texto.

Resultado: uma pesquisa que demorava horas torna-se uma questão de segundos.

A sua equipa foca-se na estratégia jurídica em vez da arqueologia documental, e os sócios podem aceder a precedentes essenciais instantaneamente durante as audiências para obter melhores resultados.

Caso de uso 2: Controlo de versões de contratos

Dois advogados estão a trabalhar no mesmo contrato.

Um trabalha numa versão guardada no seu ambiente de trabalho, o outro num anexo de e-mail.

Quando as versões finais são reunidas, percebem que omitiram uma cláusula crítica, o que gera uma grande responsabilidade para o cliente.

Um DMS elimina este problema através de um sistema de “entrada/saída” (check-out/check-in):

• Para modificar um contrato, um advogado deve “retirá-lo” (check-out), o que o bloqueia para outros utilizadores.
• Quando é validado e carregado novamente, o DMS cria uma nova versão oficial e regista cada modificação com uma marca de tempo e o nome do autor.

Deste modo, eliminam-se os erros de versionamento que poderiam dar origem a uma ação por negligência. As negociações aceleram e todos trabalham na única versão oficial.

Caso de uso 3: Conformidade e auditorias sempre prontas

A ordem dos advogados envia-lhe um pedido de auditoria, exigindo certos ficheiros de clientes e faturas, com apenas alguns dias de antecedência.

A sua equipa administrativa deve parar tudo para procurar em arquivos e pastas de computador, esperando que não falte nada.

Um DMS automatiza a sua política de retenção de documentos:

• Marca os documentos para arquivo ou destruição de acordo com regras definidas.
• Sempre que um documento é acedido, modificado ou partilhado, essa ação é registada automaticamente, criando uma rastreabilidade perfeita.

Assim, os pedidos de conformidade que antes causavam pânico geral tornam-se simples tarefas administrativas. Pode apresentar qualquer documento sob pedido, com total confiança na precisão e integridade dos seus arquivos.

Como um DMS automatiza os fluxos de trabalho nos escritórios de advocacia

Algumas tarefas demoram demasiado tempo. A integração de um DMS no seu escritório permite a automatização de processos comuns, ajudando a sua equipa a recuperar horas para trabalhos de maior valor.

Integração de novos clientes

• Antes

Os documentos dos novos clientes chegam por e-mail e correio postal. Os formulários de admissão estão dispersos e as verificações de conflitos exigem a pesquisa manual em arquivos antigos. Este processo pode durar horas.

• Com um DMS

Um formulário de novo cliente cria automaticamente um arquivo de assunto digital.

O sistema pode então procurar todos os possíveis conflitos dentro da sua base de dados de documentos num instante. As cartas de compromisso e os acordos de honorários são enviados, assinados e arquivados automaticamente, com os controlos de segurança corretos desde o primeiro dia.

Resultado: integra os seus novos clientes mais rapidamente, projeta uma imagem profissional e evita faltas éticas que podem prejudicar a reputação do escritório.

Revisão de contratos

• Antes

Um rascunho de contrato viaja entre o seu escritório, o seu cliente e a parte contrária por e-mail. Existem múltiplas versões ao mesmo tempo e ninguém sabe realmente quem tem a última ou se foi validada.

• Com um DMS

Um fluxo de trabalho automatizado move o contrato através da rota de aprovação predefinida. Cada participante é notificado quando é a sua vez de revisão.

O sistema rastreia o estado em tempo real e todos os comentários e modificações estão centralizados.

Graças a esta automatização, as revisões de contratos que demoravam semanas de e-mails de ida e volta são concluídas em poucos dias, com uma rastreabilidade perfeita e sem erros de versionamento.

Gestão do processo de Discovery

• Antes

Um pedido de exibição de provas (discovery) da parte contraria desencadeia uma mobilização geral, com pesquisas em e-mails, unidades partilhadas e caixas de arquivos físicos.

É stressante, exige muito tempo e existe um elevado risco de ignorar algo importante.

• Com um DMS

As ferramentas de pesquisa avançada varrem instantaneamente todos os documentos do escritório.

Pode aplicar uma “retenção legal” (legal hold) a todos os documentos afetados com um único clique para evitar a sua eliminação. As ferramentas de redação integradas permitem remover informações confidenciais antes da transmissão.

Deste modo, responde aos pedidos de discovery de forma rápida e tranquila, eliminando o stress e as horas não faturáveis dedicadas ao apoio em litígios.

Proteja o seu escritório e a sua reputação com o Dokmee

Exercer a advocacia hoje em dia exige muito mais do que experiência jurídica. O seu escritório deve ser de alto desempenho em todas as circunstâncias.

A sua capacidade de gerir a informação repercute-se diretamente na sua rentabilidade e na sua imagem profissional.

No Dokmee, compreendemos os desafios dos escritórios modernos.

O nosso DMS oferece uma gestão de documentos centrada no assunto, uma segurança infalível e fluxos de trabalho automatizados para passar de uma abordagem reativa para uma gestão estratégica e proativa.

Desde profissionais individuais até grandes escritórios, o Dokmee adapta-se às suas necessidades, fornecendo ferramentas para proteger tanto os seus clientes como a sua reputação.

Está pronto para se tornar a referência de excelência jurídica?

Agende a sua sessão gratuita de estratégia de DMS jurídico

Perguntas Frequentes

Como é que um DMS jurídico previne as ações por negligência?

Um DMS jurídico cria uma rastreabilidade exaustiva dos acessos, modificações ou envios de documentos.

Esta documentação demonstra o cumprimento dos prazos e das normas profissionais, ao mesmo tempo que garante que nenhum documento essencial se perca ou seja esquecido.

Um DMS pode integrar-se com o nosso software jurídico existente?

Sim, as soluções profissionais de DMS podem integrar-se com a maioria dos programas de gestão de escritórios, programas de faturação e sistemas de petição eletrónica judicial.

Que funções são essenciais para o sigilo advogado-cliente?

Um DMS jurídico deve oferecer controlos de acesso baseados em funções (para que apenas utilizadores autorizados vejam um ficheiro), encriptação de ponta a ponta e registos de auditoria completos. Estas funções garantem um ambiente seguro para a informação confidencial dos clientes.

Quanto tempo pode um DMS poupar ao meu escritório?

A maioria dos escritórios regista um ganho de 10 a 15 horas por advogado por semana em tarefas documentais após a implementação de um DMS adequado.

Este tempo poupado pode aumentar diretamente as horas faturáveis ou permitir melhorias na qualidade do serviço prestado e nos resultados dos casos.

Como é que um DMS ajuda em caso de uma auditoria da ordem dos advogados?

Um DMS automatiza o cumprimento das normas de retenção e cria uma rastreabilidade perfeita e inalterável para cada processo de cliente. Quando um auditor solicita documentos, pode apresentá-los instantaneamente com total confiança.