O que é um software de digitalização de documentos? Melhores ferramentas com captura integrada

Embora a maioria dos documentos seja criada e partilhada online, 90% das organizações ainda processam certos tipos de documentos físicos que devem ser digitalizados e importados para o seu sistema de gestão documental.

Para alguns, isso significa ter de investir num software de digitalização de documentos adicional.

As equipas com melhor desempenho utilizam um software de digitalização ou captura totalmente integrado na sua gestão documental (DMS) que lhes permite agir de imediato sem passos adicionais.

O que é um software de digitalização de documentos?

Um software de digitalização de documentos é uma ferramenta ou aplicação que o ajuda a converter qualquer documento físico em PDF ou outro formato de documento eletrónico.

Este processo permite-lhe armazenar os seus documentos no mesmo formato na nuvem, nos seus servidores ou no seu sistema de gestão documental, onde podem depois ser utilizados e adicionados aos seus fluxos de trabalho.

O software captura essencialmente uma imagem do documento utilizando um digitalizador, uma impressora multifunções ou um dispositivo móvel. Em seguida, processa a imagem para garantir a sua legibilidade.

As ferramentas mais avançadas incluem mais do que uma simples digitalização de imagem. Integram reconhecimento ótico de caracteres (OCR), corte automático, limpeza de imagem, divisão de documentos e etiquetagem com metadados.

A tecnologia OCR converte a imagem digitalizada em texto editável e com capacidade de pesquisa.

Isto permite aos utilizadores realizar pesquisas dentro dos documentos, copiar e colar texto e integrar o conteúdo em fluxos de trabalho digitais. O OCR é essencial para ambientes com grande volume de documentos, como contabilidade, jurídico, saúde, RH e indústrias sujeitas a requisitos de conformidade.

O software de digitalização avançado pode identificar automaticamente informações cruciais, como números de faturas, datas, nomes de clientes ou totais, e categorizar os documentos sem introdução manual.

Isto acelera significativamente a recuperação e reduz os erros humanos.

A maioria das ferramentas de digitalização segue um fluxo de trabalho simples:

1. Capturar o documento utilizando um digitalizador, uma impressora multifunções ou um dispositivo móvel.
2. Converter o ficheiro digitalizado num formato padrão, geralmente PDF ou TIFF.
3. Aplicar o OCR para reconhecer o texto na imagem e convertê-lo em dados com capacidade de pesquisa.
4. Guardar ou exportar o ficheiro para um computador ou uma localização na nuvem.

Gestão documental com digitalização de documentos integrada

Existem muitos sistemas de digitalização de documentos independentes, como o Adobe, por exemplo. No entanto, estas ferramentas geralmente só podem importar o documento para o seu servidor, deixando-lhe a tarefa de o enviar para a plataforma (ou plataformas) de que necessita.

A solução aqui consiste em escolher uma gestão documental (DMS) ou um ECM dotado de uma função de digitalização de documentos integrada e totalmente operacional. Pontos extra se também incluir OCR.

Isto significa que, no momento em que importa o seu documento físico, este pode ser indexado automaticamente e enviado para o seu arquivo e fluxo de trabalho correspondentes.

Quais são as vantagens de escolher uma gestão documental com captura de documentos?

• Menos documentos perdidos

As aplicações independentes obrigam os utilizadores a descarregar os ficheiros localmente e a carregá-los manualmente na gestão documental. Isto aumenta o risco de os ficheiros se extraviarem, serem guardados na pasta errada ou nunca serem importados.

A digitalização integrada garante que os documentos vão diretamente do digitalizador para a localização correta no seu sistema de gestão documental.

• Garante o controlo de versões

Num fluxo de trabalho com uma aplicação separada, os funcionários podem carregar múltiplas versões ou criar duplicados acidentais.

As ferramentas integradas mantêm uma única fonte de verdade, e cada nova digitalização ou atualização é capturada no histórico de versões da sua gestão documental, o que mantém a colaboração limpa e organizada.

• Simplifica a colaboração em equipa

Os documentos digitalizados diretamente na gestão documental podem ser consultados, editados, enviados ou partilhados imediatamente com os membros da equipa.

As ferramentas de digitalização independentes requerem passos de transferência manual que abrandam os fluxos de trabalho e criam fragmentação entre os sistemas.

Melhores softwares de digitalização de documentos

Embora existam muitas ferramentas úteis, analisaremos os melhores softwares de digitalização de documentos já integrados nas plataformas de gestão documental ou ECM.

Estes sistemas permitem-lhe digitalizar, classificar, armazenar e colaborar em documentos num ambiente único e unificado, sem mudar de ferramenta nem arriscar a perda de dados.

Aqui estão algumas das melhores plataformas que oferecem capacidades integradas de digitalização e OCR.

1. Dokmee

>

Dokmee é uma gestão documental e ECM avançada dotada de um produto de captura de documentos separado que se integra nativamente na sua plataforma.

Permite-lhe digitalizar e importar ficheiros em papel diretamente para o sistema. A sua tecnologia OCR avançada converte instantaneamente os documentos digitalizados em ficheiros digitais com capacidade de pesquisa e editáveis, o que facilita consideravelmente a recuperação e a indexação.

Dado que as ferramentas de digitalização estão totalmente integradas na gestão documental, pode categorizar imediatamente os ficheiros, atribuir metadados, aplicar regras de segurança ou direcionar os documentos para fluxos de trabalho automatizados.

Dokmee também suporta a edição de documentos em direto, anotações e assinaturas eletrónicas, o que significa que pode colaborar e agir facilmente sobre os documentos sem sair da plataforma.

Ideal para: pequenas e médias empresas (PME) e organizações que desejam um equilíbrio entre custo, flexibilidade e funcionalidades básicas; também aquelas que desejam evitar pagar a mais por funções que não utilizam.

Funcionalidades

• Captura de documentos, digitalização / OCR, indexação, etiquetagem por metadados, pesquisa, controlo de versões, automação de fluxos de trabalho e pistas de auditoria
• Implementação flexível
• Integração com ferramentas empresariais comuns
• Acesso móvel disponível

✔️ Vantagens

• Digitalização precisa, OCR, indexação e pesquisa de texto completo
• Fluxos de trabalho altamente personalizáveis
• Arquitetura modular
• Interface multilingue

✖️ Desvantagens

• Interface simples
• Os relatórios e análises integrados são limitados em comparação com as ferramentas ECM pesadas de classe empresarial

2. NetDocuments

NetDocuments oferece uma gestão documental centrada na nuvem com ferramentas de captura integradas que podem digitalizar documentos em papel e armazená-los de forma segura no seu repositório centralizado, ligando o seu digitalizador ao sistema.

Graças ao OCR automático, todos os documentos digitalizados adquirem capacidade de pesquisa completa, o que permite uma recuperação rápida e uma organização eficiente.

Também fornece sólidas funcionalidades de conformidade, controlo de versões e automação de fluxos de trabalho, o que a torna uma opção preferida para gabinetes jurídicos, financeiros e de serviços profissionais que dependem fortemente de processos documentais seguros.

Ideal para: gabinetes jurídicos, serviços financeiros, agências de consultoria ou qualquer organização com fluxos de trabalho centrados no cliente ou processos e elevados requisitos de segurança/conformidade.

Funcionalidades

• Pesquisa de texto completo
• OCR para documentos digitalizados ou importados
• Integrações com suítes de produtividade

✔️ Vantagens

• Segurança, conformidade e governação
• Pesquisa de texto completo fiável
• Organização em torno de espaços de trabalho
• Boa escalabilidade

✖️ Desvantagens

• Sendo uma solução apenas na nuvem, o desempenho pode sofrer lentidão
• A interface, embora funcional, pode parecer menos moderna ou intuitiva
• Os custos de licença e subscrição podem ser elevados
• Especializado para serviços profissionais

3. Folderit

O Folderit é uma gestão documental fácil de utilizar, concebida para pequenas e médias empresas.

Suporta a digitalização direta de documentos, permitindo-lhe carregar documentos físicos diretamente para pastas ou fluxos de trabalho predefinidos. O OCR é aplicado automaticamente para criar PDFs com capacidade de pesquisa, o que simplifica a navegação e a organização.

Com funções como fluxos de aprovação, etiquetagem por metadados, políticas de retenção e controlos de acesso, o Folderit ajuda-o a manter os documentos digitalizados seguros e bem organizados sem necessidade de aplicações de digitalização adicionais.

Ideal para: pequenas e médias empresas ou equipas que necessitam de uma gestão documental fácil de utilizar com funções de digitalização e fluxos de trabalho básicos; é adequado para operações de menor escala sem requisitos de conformidade pesados ou volumes elevados.

Funcionalidades

• Digitalização direta de documentos
• Carregamento / importação
• OCR
• Indexação automática
• Etiquetagem por metadados

✔️ Vantagens

• Simples e intuitivo
• Implementação rápida e baixa complexidade

✖️ Desvantagens

• Carece de funcionalidades avançadas de nível empresarial
• Limitado quanto à automação

4. DocuShare

DocuShare é uma plataforma ECM da Xerox que oferece sólidas capacidades de captura e digitalização de documentos.

Pode digitalizar documentos diretamente para o sistema através de periféricos multifunções ou digitalizadores de secretária, utilizando o OCR para identificar e extrair o texto.

A plataforma oferece ferramentas de fluxo de trabalho, controlo de versões, gestão de metadados e permissões baseadas em funções.

A sua integração com o hardware da Xerox torna-a particularmente atraente para as organizações que já dependem de impressoras multifunções.

DocuShare também inclui a captura de caligrafia com capacidade de pesquisa.

Ideal para: organizações que requerem uma gestão robusta de ficheiros, conformidade, auditabilidade e fluxos de trabalho centrados nos documentos.

Empresas médias a grandes, corporações ou instituições com volumes de documentos de moderados a elevados.

Funcionalidades

• Indexação e pesquisa impulsionada por metadados, controlo de versões, pistas de auditoria e partilha de documentos
• Captura e digitalização de documentos (via digitalizadores ou periféricos multifunções)
• Oferece flexibilidade de implementação

✔️ Vantagens

• Pesquisa avançada e organização baseada em metadados
• Controlo de versões e pista de auditoria sólidos
• Gestão de acesso segura
• Acesso móvel e remoto

✖️ Desvantagens

• O construtor de fluxos de trabalho e a personalização para processos complexos podem tornar-se técnicos
• Para volumes de documentos elevados ou utilizadores simultâneos frequentes, o desempenho pode ser afetado
• As capacidades de integração são limitadas para sistemas comerciais especializados

5. Laserfiche

Laserfiche é uma plataforma ECM com sólidas capacidades de captura de documentos, extração de dados e automação de fluxos de trabalho.

As suas ferramentas de digitalização integradas permitem capturar documentos a partir de digitalizadores, e-mails ou dispositivos móveis, com a aplicação de OCR para produzir conteúdo com capacidade de pesquisa completa.

Laserfiche também inclui classificação de documentos e atribuição de metadados, que podem organizar e indexar grandes volumes de documentos com um esforço manual mínimo.

Ideal para: grandes organizações, instituições públicas, indústrias reguladas (saúde, governo, finanças) ou qualquer ambiente que requeira governação, conformidade, automação robusta e a capacidade de gerir fluxos de documentos de alto volume.

Funcionalidades

• OCR e extração de dados assistida por IA
• Gestão de metadados e ficheiros
• Integração com ferramentas empresariais
• Herramientas integradas para cumprimento
• Automação

✔️ Vantagens

• O construtor de fluxos de trabalho de baixo código permite automatizar aprovações
• Funcionalidades de IA/ML
• ECM escalável

✖️ Desvantagens

• Requer suporte informático ou administradores dedicados
• Não é adequado para pequenas organizações ou casos de uso simples
• Os custos de licença e implementação tendem a ser elevados

Precisa de um software de digitalização de documentos?

Na maioria dos casos, a resposta é sim.

Mas como avaliar se necessita de um software de digitalização de documentos independente ou de uma gestão documental com captura de documentos integrada e tecnologia OCR?

Escolha um software de digitalização de documentos se:

• Não se importa com a descarga local de documentos
• Tem uma equipa muito pequena
• Gere uma quantidade muito baixa de documentos físicos

Nos restantes casos, isto poderá provocar documentos extraviados, um controlo de versões difícil e uma colaboração abrandada.

Escolha uma gestão documental completa se:

• Necessita de uma colaboração em equipa fluida
• Necessita de organizar os seus documentos de forma eficiente
• Tem fluxos de trabalho complexos
• Não pode permitir-se perder tempo a passar de uma aplicação para outra

Se procura uma solução que combine digitalização avançada, OCR, indexação inteligente, armazenamento seguro e automação de fluxos de trabalho (tudo num só sistema fácil de utilizar), o Dokmee foi concebido exatamente para isso.

Reserve a sua demo gratuita hoje mesmo.