Dokmee vs DocuWare: Comparación de los mejores sistemas de gestión documental
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Christina Miranda
Elegir la herramienta que gestionará y administrará la base de su organización (sus documentos) es una elección importante. Al elegir su DMS, surge una pregunta inevitable: ¿Dokmee o DocuWare? Le ayudaremos a analizar las funciones más importantes y a elegir el mejor sistema de gestión documental. ¿Qué es Dokmee? […]
Elegir la herramienta que gestionará y administrará la base de su organización (sus documentos) es una elección importante.
Al elegir su DMS, surge una pregunta inevitable: ¿Dokmee o DocuWare?
Le ayudaremos a analizar las funciones más importantes y a elegir el mejor sistema de gestión documental.
¿Qué es Dokmee?
Dokmee ofrece soluciones sólidas de DMS y ECM.
El DMS de Dokmee es un sistema de gestión documental seguro que le permite almacenar, gestionar y acceder a todos sus documentos digitales.
Es el sistema ideal para las empresas que buscan alejarse de un sistema basado en papel pero no quieren invertir en muchas funciones avanzadas o no las necesitan.
El precio modular de Dokmee garantiza que solo pague por lo que necesita.
Dokmee le ayuda a mejorar su productividad mientras protege sus documentos con pistas de auditoría avanzadas y controles de seguridad mejorados.
Si busca un sistema más completo o avanzado, puede probar Dokmee ECM, que también almacenará sus documentos pero va mucho más allá de la gestión documental tradicional.
Con Dokmee ECM, se beneficia de flujos de trabajo automatizados avanzados (personalizables con precisión a sus necesidades) y utiliza la indexación de metadatos para mantener el control de todos sus documentos.
Es ideal para grandes empresas que gestionan volúmenes muy grandes de documentos. Es una solución escalable, rica en integraciones potentes.
En ambos casos, Dokmee proporciona gabinetes centralizados para almacenar sus documentos, fácilmente accesibles y buscables según los derechos de acceso, lo que lo convierte en una herramienta esencial para las empresas que manejan grandes volúmenes de documentación.
Dokmee se ofrece tanto como solución local como servicio en la nube, lo que proporciona a las empresas una gran flexibilidad de despliegue basada en sus necesidades específicas.
Dokmee está diseñado para organizaciones de todos los tamaños, particularmente en los sectores legal, salud, finanzas, educación, industria y administración pública.
Es particularmente ventajoso para las empresas sujetas a requisitos estrictos de control de documentos, como aquellas que necesitan cumplir con HIPAA, GDPR, SOX u otras obligaciones regulatorias.
¿Qué es DocuWare?
DocuWare es una de las plataformas más populares de gestión documental y automatización de flujos de trabajo.
DocuWare ofrece captura, indexación, archivo y recuperación de sus documentos, al tiempo que facilita la colaboración en equipo.
Este sistema ofrece funciones como indexación inteligente, gestión de acceso basada en roles, control de versiones, pistas de auditoría e integración con herramientas profesionales como Microsoft Office y sistemas ERP.
Además, ofrece automatización de flujos de trabajo para tareas como aprobaciones, procesamiento de facturas y enrutamiento de documentos.
Dado que no ofrece las funciones avanzadas de un ECM, es más adecuado para pequeñas y medianas empresas.
Al igual que Dokmee, puede elegir el método de despliegue: nube, local o híbrido, para satisfacer mejor sus requisitos y controles de seguridad.
DocuWare está diseñado para equipos de finanzas, recursos humanos y calidad.
Los casos de uso de DocuWare son variados y cubren muchas funciones empresariales.
Dokmee vs DocuWare
Tanto Dokmee como DocuWare ofrecen funciones esenciales en cualquier sistema de gestión documental, lo que hace que la elección entre las dos plataformas sea, por decir lo menos, compleja.
Empecemos con una rápida comparación de los dos mejores sistemas de gestión documental:
| Función | Dokmee | DocuWare |
|---|---|---|
| Tipo de solución | DMS, ECM, automatización de flujos de trabajo y captura automatizada | DMS y automatización de flujos de trabajo |
| Automatización de flujos de trabajo | Diseñador visual de flujos de trabajo integrado con pistas de auditoría | Potente automatización con plantillas predefinidas |
| Captura de documentos | OCR avanzado, reconocimiento de códigos de barras, escaneo masivo | Indexación inteligente, clasificación automática |
| Despliegue | Local y en la nube | Principalmente en la nube, con opción local |
| Velocidad de despliegue | Despliegue rápido tanto para la nube como local | Instalación rápida en la nube, más larga en el sitio |
| Interfaz de usuario | Intuitiva, personalizable, multilingüe | Interfaz moderna, enfocada en la automatización |
| Integración | Microsoft 365, SAP, QuickBooks, Dropbox y API personalizada | Microsoft 365, SAP, Salesforce, QuickBooks y más |
| Personalización y Marca | Opciones de marca blanca, módulos personalizados, personalización de interfaz | Personalización de interfaz limitada |
| Modelo de precios | Licencias flexibles (por usuario o por función) | Basado en suscripción, a menudo por usuario |
| Accesibilidad móvil | Aplicaciones iOS y Android con acceso sin conexión | Aplicaciones móviles nativas con integración de flujo de trabajo |
Al comparar Dokmee y DocuWare, ambas plataformas ofrecen potentes funciones de gestión documental y automatización de flujos de trabajo, pero atienden a necesidades y prioridades ligeramente diferentes.
La principal diferencia entre DocuWare y Dokmee es que Dokmee ofrece una solución ECM, mientras que DocuWare se basa en flujos de trabajo y DMS.
Además, el despliegue de Dokmee es mucho más personalizado, lo que es ventajoso para estructuras que desean una solución híbrida o en la nube, mientras que DocuWare tiende a favorecer el despliegue local.
Otras características que vale la pena comparar incluyen:
Interfaz de usuario y experiencia de usuario (UI y UX)
Dokmee ofrece una interfaz limpia e intuitiva centrada en la experiencia del usuario, lo que permite una amplia personalización para adaptarse a la imagen y los procesos de cada organización.
Sus capacidades de marca blanca y soporte multilingüe son una ventaja para las empresas que requieren un entorno personalizado y accesible internacionalmente.
DocuWare también proporciona una interfaz moderna y centrada en la simplicidad, aunque generalmente es más rígida y ofrece menos personalización que Dokmee.
Fuente: DocuWare
Indexación
Dokmee ofrece potentes herramientas de indexación basadas en metadatos, lo que permite a los usuarios etiquetar, clasificar y encontrar documentos con precisión.
Sus funciones de gobernanza garantizan el cumplimiento mediante la aplicación de convenciones de nomenclatura, políticas de retención y acceso basado en roles.
DocuWare también utiliza indexación inteligente y campos de metadatos, pero depende más de plantillas automatizadas que de estructuras libres y personalizables.
Gracias a la personalización avanzada, Dokmee es una solución más versátil para organizaciones con requisitos reales de gobernanza de datos.
Captura
La captura de documentos es un paso esencial en cualquier gestión documental, particularmente cuando se pasa del papel al digital.
Dokmee ofrece Dokmee Capture como una solución dedicada al procesamiento y escaneo masivo.
Este producto dedicado ofrece OCR avanzado, reconocimiento de códigos de barras, captura zonal y procesamiento por lotes, lo que lo hace perfectamente adecuado para departamentos con un uso intensivo de documentos como finanzas o recursos humanos.
Dokmee Capture ofrece:
- Captura de datos automatizada
- Indexación automática
- Scripting
- Herramientas de informes
DocuWare incluye funciones de captura dentro de su plataforma pero no ofrece un motor dedicado, lo que puede limitar la escalabilidad para volúmenes elevados.
Además, la importación automática de documentos de DocuWare no incluye tecnologías avanzadas como OCR, a diferencia de Dokmee.
Integraciones
Ambas plataformas se integran con herramientas profesionales como Microsoft 365, SAP y QuickBooks.
Sin embargo, Dokmee ofrece más flexibilidad a través de su API para crear integraciones personalizadas, conectándose así fácilmente a sistemas empresariales específicos.
DocuWare también ofrece integraciones importantes pero depende más de complementos estandarizados. Por lo tanto, se preferirá Dokmee para empresas que requieran interoperabilidad personalizada.
Diseñador de flujos de trabajo
Los flujos de trabajo de gestión documental permiten a los equipos colaborar garantizando la trazabilidad, la responsabilidad y las notificaciones en cada etapa. Estos flujos de trabajo evitan cualquier descuido de documentos durante todo el proceso.
Dokmee ofrece un diseñador de flujos de trabajo de arrastrar y soltar para crear procesos complejos sin necesidad de programación.
Las empresas también pueden recurrir al equipo de Dokmee para diseñar y configurar sus flujos de trabajo según sus necesidades precisas, garantizando una solución óptima desde el principio, sin conjeturas.
Para obtener más información sobre los flujos de trabajo automatizados de Dokmee, vea este video.
DocuWare está diseñado para la automatización de flujos de trabajo. Estos son fáciles de crear y usar, pero la personalización sigue siendo limitada ya que debe comenzar desde plantillas existentes.
Fuente: DocuWare
Funciones de seguridad
Con respecto a la seguridad de los documentos, tanto Dokmee como DocuWare protegerán sus documentos sensibles, pero Dokmee proporciona roles y permisos más personalizables.
Dokmee permite roles de usuario muy precisos: acceso de administrador completo, acceso de solo lectura, permisos para correo electrónico, impresión, etc.
El sistema también admite la seguridad de los documentos a nivel de archivo, la gestión de acceso a carpetas, así como la restricción de derechos de descarga, edición o eliminación según los perfiles de usuario. Además, Dokmee ofrece la adición opcional de marcas de agua en documentos sensibles, garantizando su confidencialidad durante la consulta o el intercambio.
DocuWare también ofrece gestión de acceso basada en roles, pero su modelo de permisos es más estandarizado, ofreciendo menos opciones de ajuste fino por defecto. A menudo se requiere configuración o licencias adicionales para lograr la granularidad que ofrece Dokmee.
Ambas plataformas tienen pistas de auditoría completas, que registran cada acción (visualización, edición, eliminación o aprobación), asegurando el cumplimiento normativo y la transparencia total.
Los informes de auditoría de Dokmee incluyen registros en tiempo real, informes de actividad exportables y herramientas internas para el monitoreo del cumplimiento administrativo.
DocuWare también mantiene registros de auditoría sólidos, pero Dokmee ofrece más flexibilidad para ver, exportar y filtrar estos historiales para un mayor control por parte de los equipos de seguridad.
¿Cómo elegir entre Dokmee y DocuWare?
En última instancia, todo dependerá de sus necesidades comerciales.
Primero debe evaluar la naturaleza de sus documentos y los requisitos de su empresa para seleccionar la solución que mejor se adapte.
Sin embargo, si prioriza una solución escalable y altamente personalizable con módulos adicionales y funciones avanzadas de ECM, Dokmee se destaca como la referencia.
Si se encuentra al principio de su fase de investigación, hemos enumerado 10 de los mejores DMS para ayudarle a tomar la decisión correcta.
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Chad P., CTO