Reseña de Hyland ECM: Características, Ventajas, Desventajas y Alternativas

Algunas herramientas están diseñadas para el control. Otras, para la velocidad. Hyland fue en su momento el estándar de oro para las empresas que gestionan interminables documentos y flujos de trabajo complejos. Pero lo que antes se sentía como poder ahora se percibe como una carga.

Hyland ECM aún ofrece una funcionalidad profunda. El problema es el coste: una pesada carga de TI, configuraciones interminables, formación formal solo para empezar. En un mundo donde los equipos esperan agilidad y experiencias de usuario sin fisuras, este enfoque se siente anticuado.

La verdadera pregunta es sencilla. ¿Ha evolucionado Hyland lo suficiente para responder a las necesidades empresariales de hoy o el mercado ha seguido adelante sin él?

¿Qué es Hyland OnBase?

OnBase de Hyland es un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) diseñado para ser una plataforma completa de servicios de contenido.

Va más allá del simple almacenamiento de documentos para gestionar todo el ciclo de vida de la información de tu empresa, desde la captura inteligente de documentos y la automatización de flujos de trabajo hasta el archivo final.

Lo que distingue al ECM de Hyland es su diseño modular. En lugar de proporcionarte un software con numerosos módulos que quizás no utilices, tu organización puede adquirir únicamente las capacidades específicas que necesita, tales como:

• Gestión de casos,
• Gestión de registros, o
• Herramientas de desarrollo de aplicaciones low-code.

Hyland es adecuado para grandes empresas, sistemas sanitarios y organismos públicos que necesitan una solución de gestión de contenidos altamente personalizada y conforme a la normativa. Las organizaciones medianas también pueden beneficiarse de su precio modular, invirtiendo solo en las herramientas necesarias para reducir costes y evitar la sobrecomplicación de su sistema.

Características de Hyland OnBase ECM

Las funcionalidades empresariales de Hyland OnBase son completas y la propia plataforma es inteligente. Veamos las 5 características principales.

1. Inteligencia y Captura de Contenidos

La utilidad de Hyland OnBase comienza en el momento en que un documento ingresa a tu ecosistema gracias a su función de captura de documentos.

En lugar de solo escanear imágenes, la plataforma está diseñada para comprender el contenido desde el principio. Puede ingresar archivos automáticamente desde escáneres, bandejas de correo electrónico o portales web, y aquí es donde entra en acción su inteligencia de contenido.

El sistema utiliza aprendizaje automático para clasificar el documento. Por ejemplo, si identifica una factura, extrae datos como el nombre del proveedor, la fecha y el importe total. Estos datos pueden activar un flujo de trabajo, enviar el documento para su aprobación e incluso gestionar el proceso de firma electrónica, todo con una intervención humana mínima.

Importante: Esta inteligencia no está lista para usar; lograr una precisión confiable requiere una inversión inicial en configurar y entrenar la IA con los tipos de documentos específicos de tu organización.

2. Automatización de Procesos y Flujos de Trabajo

OnBase está creado para organizaciones que necesitan automatizar operaciones empresariales completas. Lo consigue combinando un potente motor de flujos de trabajo con todas las funciones esperadas, como enrutamiento condicional y notificaciones, con su creador de aplicaciones low-code, WorkView.

Esta combinación te permite gestionar los documentos y los datos estructurados asociados al proceso en un único sistema unificado.

Como ocurre con la mayoría del software ECM a nivel empresarial, la plataforma ofrece un diseñador visual para estos flujos, pero requiere la implicación continua del departamento de TI y un sólido conocimiento técnico para crear automatizaciones muy complejas.

3. Gestión de Contenidos y Gobernanza

Como era de esperar en una plataforma empresarial de esta magnitud, Hyland OnBase cubre completamente los pilares básicos de la gestión documental.

Va más allá del simple almacenamiento y ofrece control de versiones avanzado, auditorías detalladas y programación automática de retención de archivos basada en tus reglas de negocio específicas. Esto asegura la gobernanza y el cumplimiento normativo rigurosos que exigen las grandes organizaciones.

OnBase también se distingue por su capacidad de integrarse sin problemas con flujos de trabajo centrales. Admite conectores estándar para las principales plataformas ERP y Microsoft 365, y ofrece integraciones especialmente potentes para el sector sanitario gracias a su compatibilidad directa con los principales EHR y EMR.

4. Plataforma de Desarrollo de Aplicaciones

Más allá de la simple gestión documental, Hyland OnBase ofrece herramientas para construir pequeñas aplicaciones personalizadas directamente en la plataforma.

Por ejemplo, puedes diseñar una miniaplicación dedicada para un flujo de trabajo específico como la gestión de contratos. Permite capturar datos clave como el valor del contrato y la fecha de vencimiento, y vincularlos directamente a los documentos relacionados, manteniendo todo conectado y accesible.

La ventaja es clara: todos tus procesos y datos permanecen centralizados en un entorno seguro y unificado.

Sin embargo, estas funciones de desarrollo tienen su curva de aprendizaje. Aunque se consideren “low-code”, están pensadas para administradores técnicos o equipos de TI y no para usuarios de negocio que deseen crear soluciones rápidamente.

5. Colaboración y Acceso Remoto

Teniendo en cuenta que muchos equipos hoy son híbridos, OnBase proporciona las herramientas necesarias para el acceso remoto seguro.

Esto incluye un cliente web completo y aplicaciones móviles dedicadas tanto para iOS como para Android, lo que significa que los usuarios pueden participar en flujos de aprobación desde prácticamente cualquier dispositivo.

Esta flexibilidad está directamente relacionada con el modelo de despliegue. Aunque todavía puedes instalarlo on-premise, la opción en la nube es la que permite este enfoque moderno.

Es la mejor manera de reducir la carga de infraestructura de tu equipo sin renunciar a las características de seguridad y cumplimiento que requieren las empresas.

Opiniones sobre Hyland OnBase: ¿Qué dicen los usuarios reales?

El software ECM de Hyland, OnBase, tiene una calificación de 4,3 de 5 en G2. La mayoría de las reseñas son favorables; esto es lo que dicen los usuarios en Gartner y G2.

¿Qué les gusta a los usuarios de OnBase?

Quizás una de las funciones más elogiadas de OnBase sean sus capacidades de acceso remoto y flexibilidad.

• Un usuario comentó:

“Lo que más me gusta de OnBase es la función de inicio de sesión en cualquier lugar y en cualquier momento. Como muchos de nosotros trabajamos a distancia, es importante poder acceder a documentos y archivos relevantes desde cualquier dispositivo. OnBase nos permite hacer esto de forma segura, lo cual representó un cambio muy positivo en la forma en que trabajamos.”

Otra funcionalidad que recibe reseñas muy favorables es la capacidad de desarrollo y automatización de la plataforma.

• Al hablar de las funcionalidades de desarrollo, un usuario dijo:

“Poder configurar fácilmente aplicaciones en Workview y combinar Workflow con Workview para automatizar procesos empresariales.”

• Un sentimiento similar se extiende a las posibilidades de automatización de OnBase. Un usuario explicó:

“Me encanta el hecho de que puedas usar OnBase WorkFlow y WorkView para construir aplicaciones y gestionar documentos y contenido juntos. Este producto permite una cantidad infinita de personalización y puede resolver y automatizar fácilmente cualquier proceso de negocio, haciendo la organización más eficiente y rentable.”

• Otras funciones que destacan para los usuarios de OnBase son sus sólidas medidas de seguridad y escalabilidad. Un revisor verificado dijo:

“Me gusta que Hyland OnBase ofrezca la mejor seguridad para el contenido empresarial. El software es muy útil y gestiona el contenido empresarial en todas sus etapas. Es altamente escalable y, por tanto, asequible.”

El aspecto de OnBase no recibe gran reconocimiento por parte de sus usuarios, aunque ocasionalmente algunos destacan su interfaz sólida y limpia.

¿Qué no les gusta a los usuarios de OnBase?

Aunque los usuarios aprecian las funcionalidades que OnBase ofrece, esto implica que la plataforma es más compleja de usar en comparación con otras alternativas. La crítica de un usuario sobre la complejidad de configuración y la necesidad de múltiples interfaces lo explica perfectamente.

• Dijo:

“Limitaciones de configuración entre una interfaz y otra. Con OnBase, en concreto, se requieren varias interfaces para realizar las diferentes configuraciones. La eficacia podría mejorar si los administradores del sistema pudieran navegar y actualizar todos los aspectos de la configuración desde un panel central, como studio.”

Las herramientas “no-code” que OnBase promete no son realmente sin código. Crear miniaplicaciones personalizadas no es apto para principiantes; la curva de aprendizaje afecta tanto a usuarios finales como técnicos. Esto también se extiende a la formación y la usabilidad general.

• Un usuario explicó:

“Aprender las herramientas no-code es un reto para los usuarios finales y, a menudo, requiere la ayuda de IT; además, también puede ser difícil invocar correctamente las APIs en los flujos de trabajo automatizados; las opciones del programa sobre el diseño de formularios son algo limitadas y no siempre lucen bien.”

• Hablando de los desafíos de formación, otro usuario dijo:

“Sin embargo, en mi experiencia, he notado que la curva de aprendizaje puede ser un poco pronunciada para usuarios menos técnicos. Aunque el programa es en su mayoría intuitivo, varias funciones avanzadas pueden requerir más tiempo para dominar.”

• Aparentemente, varios usuarios encuentran muchas funciones de OnBase difíciles de usar. Por ejemplo, un usuario señaló:

“Algunos aspectos no son muy amigables o intuitivos para los usuarios finales, especialmente aquellos con conocimiento tecnológico limitado. Si se detecta y reporta un error, a veces no se atiende con la seriedad que se debería.”

• Por último, una crítica importante de OnBase es su dependencia de Microsoft Office y, paradójicamente, la dificultad de integrarse con SharePoint. Un usuario comenta:

“La integración con SharePoint, esta integración no funciona para nuestro negocio y desperdiciamos miles de dólares intentando hacerla útil. El precio puede ser caro pero vale la pena.”

Hyland OnBase vs. Dokmee: Comparación de características

Tanto Hyland OnBase como Dokmee son potentes plataformas ECM. Sin embargo, sus filosofías y forma de abordar los problemas empresariales son radicalmente diferentes. Así es como se comparan:

OnBase ofrece personalización casi infinita para organizaciones con los recursos necesarios para gestionarla. Sin embargo, las empresas que necesitan la misma potencia empresarial entregada con un enfoque moderno en resultados inmediatos y adopción encontrarán en Dokmee una alternativa viable.

Veredicto final: ¿Vale la pena Hyland OnBase?

¿Vale la pena invertir en Hyland OnBase? Sí, pero solo para un tipo muy específico de organización: una gran empresa con un departamento de TI dedicado y una clara necesidad de construir aplicaciones personalizadas centradas en el contenido.

Para estas empresas, el alto coste, estimado desde unos 90.000 $/año por 50 licencias estándar, y la elevada curva de aprendizaje son compensaciones justificables por la capacidad de personalización integral de la plataforma.

Sin embargo, los comentarios constantes sobre su confusa configuración de múltiples interfaces ponen de manifiesto un problema común. La mayoría de empresas necesitan lograr un retorno de inversión rápido, lo cual requiere alta adopción de usuario.

Aquí es donde las alternativas ECM modernas sobresalen: Ofrecen la misma potencia empresarial esencial pero con mejor experiencia de usuario, implementación más rápida y costes más predecibles para empresas de cualquier tamaño.

Elige un ECM pensado para el negocio moderno

La decisión entre OnBase y Dokmee al final se reduce a los resultados, no a la lista de características.

OnBase opera más como una iniciativa IT a largo plazo. Exige formación especializada, configuración cuidadosa y gestión continua antes de empezar a ver resultados. Aunque la plataforma es potente, gran parte del esfuerzo se dedica a mantener el sistema en sí en lugar de impulsar resultados de negocio.

Dokmee apuesta por un enfoque diferente. Está diseñado para la usabilidad desde el primer día, permitiendo a los equipos trabajar más rápido, gestionar documentos sin esfuerzo y lograr resultados sin esa pesada carga administrativa. El énfasis está en potenciar el negocio, no en gestionar el software.

Elige simplicidad, rapidez y eficiencia desde el primer día.

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Preguntas Frecuentes

¿Cuánto cuesta Hyland OnBase?

La tarifa de OnBase sigue un modelo de presupuesto empresarial personalizado, y su coste depende de los módulos seleccionados, las opciones de despliegue y el tamaño de la organización. Los costes de implementación, formación y soporte permanente se suman al coste total de propiedad.

Según un documento compartido por el gobierno británico, Hyland OnBase puede superar 1.000.000 $/año para 1.000 usuarios estándar.

¿Hyland OnBase es en la nube?

Sí, OnBase ofrece opciones de despliegue en la nube junto con instalación tradicional on-premises y configuraciones híbridas. El despliegue en la nube reduce la carga de infraestructura manteniendo la seguridad y el cumplimiento de nivel empresarial.

¿Cuál es la diferencia entre OnBase y otras plataformas ECM?

OnBase se distingue por su diseño modular y por integrar capacidades de desarrollo de aplicaciones. Las organizaciones pueden crear aplicaciones de negocio personalizadas dentro de su plataforma de gestión de contenidos, en lugar de solo gestionar documentos y flujos de trabajo.