Meilleure alternative à

OnBase

OnBase est un ECM puissant, mais de nombreux utilisateurs le trouvent accablant, coûteux et difficile à maintenir.

Cela signifie que votre équipe n'utilisera pas la plateforme correctement, ce qui pourrait entraîner le chaos. Documents manquants, flux de travail incomplets, ressources gaspillées.

Pour tirer le meilleur parti de votre ECM, vous devez trouver le logiciel qui correspond à la culture de votre entreprise.

Aujourd'hui, nous vous présentons les 5 meilleures alternatives à OnBase avec différents niveaux de complexité et d'automatisation.

Qu'est-ce qu'OnBase ?

OnBase est la plateforme ECM et d'automatisation des flux de travail de Hyland. Elle aide les organisations à capturer, stocker, gérer et automatiser le contenu commercial via des flux de travail configurables et à faible code.

En savoir plus sur les différents produits de gestion de documents de Hyland

Avec OnBase, vous pouvez créer des flux de travail de base sans codage, mais l'implémentation et la maintenance nécessitent parfois un support informatique pour la configuration du système, les intégrations, la sécurité et l'administration continue.

Au-delà de la gestion de documents, OnBase comprend :

• L'automatisation des flux de travail

• La gestion des cas

• La gestion des enregistrements

• La capture de documents

• Les rapports et tableaux de bord

• Les intégrations avec des systèmes d'entreprise tels que SAP, Oracle, Workday, Epic et Salesforce

L'une des forces d'OnBase est sa capacité à prendre en charge des processus spécifiques à l'industrie par la configuration plutôt que par le développement personnalisé.

Les organisations utilisent OnBase pour gérer un large éventail de contenus commerciaux, y compris les factures, les contrats, les demandes, les réclamations, les dossiers RH, les dossiers de patients et la documentation de conformité.

Par exemple :

• Les organisations de soins de santé utilisent OnBase pour l'intégration des patients et l'intégration des DSE

• Les universités gèrent les admissions et les documents d'aide financière

• Les institutions financières automatisent l'origination des prêts et le traitement des documents

• Les agences gouvernementales gèrent les permis, les dossiers et les registres publics

OnBase fournit également des tableaux de bord personnalisables qui aident les utilisateurs à surveiller les documents, les flux de travail et les indicateurs opérationnels clés.

Quand OnBase est-il un bon choix ?

OnBase convient aux organisations qui ont besoin de plus qu'un simple stockage de documents.

Il est particulièrement précieux lorsque les documents jouent un rôle central dans les opérations commerciales et doivent être gérés conformément aux exigences réglementaires ou de rétention.

Les cas d'utilisation typiques incluent :

• Le traitement des factures et les flux de travail d'approbation

• La gestion des cas

• La gestion des documents des employés

• La gestion du cycle de vie des contrats

• La conformité et la rétention des enregistrements

OnBase s'intègre également à de nombreux outils d'entreprise, ce qui vous permet d'automatiser les processus basés sur les documents sans remplacer vos systèmes existants.

Il est généralement choisi par les organisations de taille moyenne et grande avec :

• Des volumes de documents élevés

• Des flux de travail complexes à plusieurs étapes

• Plusieurs départements ou emplacements

• Des exigences strictes en matière de sécurité, d'audit ou de conformité

Les exemples incluent les prestataires de soins de santé soumis à la HIPAA, les institutions financières qui doivent se conformer aux réglementations SOX ou FFIEC, et les agences gouvernementales ayant des exigences étendues en matière de gestion des enregistrements.

Quand OnBase pourrait-il ne pas être le meilleur choix ?

OnBase pourrait ne pas être le meilleur choix si votre organisation :

✕ A principalement besoin d'un simple stockage de documents

✕ A des flux de travail simples

✕ A des ressources informatiques limitées

✕ Préfère une plateforme native du cloud avec une administration minimale

✕ Souhaite un déploiement plus rapide et des coûts d'implémentation plus faibles

Dans ces cas, une plateforme ECM plus simple peut offrir une meilleure valeur tout en répondant à vos exigences commerciales.

Pourquoi les utilisateurs recherchent-ils une alternative à OnBase ?

OnBase est une plateforme ECM mature et très performante, mais cela ne signifie pas que la plateforme est une solution "taille unique".

Certains points ont poussé les utilisateurs à rechercher une plateforme DMS ou ECM alternative mieux adaptée.

Une considération courante est la complexité de l'implémentation. OnBase est hautement configurable, mais les déploiements nécessitent souvent des administrateurs expérimentés, des partenaires d'implémentation ou une implication informatique continue.

Pour les petites et moyennes entreprises, cela peut entraîner une courbe d'apprentissage plus raide et des frais administratifs plus élevés.

Le coût est un autre facteur. Selon le déploiement, les organisations peuvent avoir besoin de budgétiser les licences logicielles, les services d'implémentation, l'hébergement, la maintenance, la formation et les modules supplémentaires.

Certains utilisateurs signalent également que les mises à niveau nécessitent une planification et des tests importants, en particulier dans des environnements très personnalisés.

Bien que l'interface utilisateur se soit améliorée au fil du temps, certaines organisations préfèrent les plateformes natives du cloud plus récentes qui offrent des interfaces plus modernes et une plus grande configuration en libre-service.

Enfin, l'intégration avec d'autres systèmes peut nécessiter des connecteurs supplémentaires, des services professionnels ou une configuration personnalisée.

Pour les organisations qui privilégient la facilité d'administration, un déploiement plus rapide, un coût total de possession plus faible ou une architecture cloud-first, l'évaluation de plateformes ECM alternatives peut être utile.

Les 5 meilleures alternatives à OnBase

Si vous envisagez OnBase mais que vous êtes préoccupé par la complexité de l'implémentation, l'administration continue ou le coût (ou même si vous rencontrez ces problèmes directement), voici plusieurs plateformes ECM à évaluer en dehors de l'écosystème Hyland.

Les cinq alternatives ci-dessous varient en termes de capacités d'automatisation, d'options de déploiement et d'exigences techniques. Bien que chacune soit généralement plus facile à implémenter qu'OnBase, elles impliquent également des compromis en termes d'extensibilité, de personnalisation ou de fonctionnalités avancées.

1. Dokmee

⭐⭐⭐⭐⭐ Évaluations

G2 4.5/5 | Capterra 4.7/5

Qu'est-ce qui fait de Dokmee une bonne alternative à OnBase ?

Dokmee est une excellente option pour les organisations à la recherche de gestion de documents et d'automatisation des flux de travail sans la complexité d'implémentation souvent associée aux plateformes ECM.

Il offre la gestion de documents, l'automatisation des flux de travail, le stockage sécurisé et la capture de documents dans une plateforme généralement plus facile à déployer et à maintenir qu'OnBase.

Dokmee propose des options DMS et ECM, avec des modules optionnels tels que Capture, eForms et Page Counter que les organisations peuvent ajouter à mesure que leurs besoins augmentent.

Pour les petites et moyennes entreprises, cette approche modulaire leur permet de commencer avec les fonctionnalités de gestion de documents de base et de s'étendre au fil du temps sans remplacer la plateforme.

Les meilleures fonctionnalités de Dokmee

• Interface propre et intuitive

• Numérisation, indexation et OCR de documents

• Partage sécurisé de documents et pistes d'audit

• Déploiement cloud et sur site

• Automatisation des flux de travail pour les approbations et le routage

• Concepteur de flux de travail avancé pour des processus plus complexes

• Support API pour les intégrations

Considérations : Dokmee convient bien aux petites et moyennes organisations, mais les entreprises avec des flux de travail d'entreprise très spécialisés peuvent nécessiter une personnalisation ou un support d'implémentation supplémentaire.

2. M-Files

⭐⭐⭐⭐ Évaluations

G2 4.3/5 | Capterra 4.4/5

Qu'est-ce qui fait de M-Files une bonne alternative à OnBase ?

M-Files utilise une approche basée sur les métadonnées pour organiser l'information, ce qui signifie que les documents sont classés par attributs tels que le client, le projet ou le type de document au lieu de dossiers.

Cette approche peut réduire les fichiers en double et faciliter la localisation des documents entre les départements.

Par exemple, un contrat client signé peut être accédé par les services juridiques et financiers sans créer plusieurs copies, car il est identifié par des métadonnées plutôt que par son emplacement de stockage.

Comparé à OnBase, M-Files met davantage l'accent sur la classification assistée par l'IA et s'intègre étroitement à Microsoft 365.

Les organisations adoptant M-Files doivent planifier soigneusement leur structure de métadonnées, car cela diffère de la gestion de documents traditionnelle basée sur les dossiers.

Les meilleures fonctionnalités de M-Files

• Métadonnées et classification de documents assistées par l'IA

• Automatisation des flux de travail et gestion du cycle de vie

• Intégration Microsoft 365 et Teams

• Déploiement cloud, hybride et sur site

• Outils de conformité et de gouvernance

• Recherche avancée

Considérations : La conception d'une structure de métadonnées efficace nécessite une planification, et les utilisateurs peuvent avoir besoin de temps pour s'adapter s'ils sont habitués aux systèmes basés sur les dossiers.

3. DocuWare

⭐⭐⭐⭐⭐ Évaluations

G2 4.4/5 | Capterra 4.6/5

Qu'est-ce qui fait de DocuWare une bonne alternative à OnBase ?

DocuWare est conçu pour les organisations qui souhaitent une gestion de documents basée sur le cloud mais qui nécessitent une plus grande attention à la gestion des tâches et des processus.

Il est couramment utilisé pour automatiser des processus tels que les comptes fournisseurs, l'intégration des employés et les approbations de contrats.

Comparé à OnBase, DocuWare est généralement plus facile à déployer et à administrer, ce qui le rend attrayant pour les organisations disposant de ressources informatiques limitées.

Cependant, ses options de personnalisation ne sont pas aussi étendues que celles d'OnBase, ce qui peut le rendre moins adapté aux processus d'entreprise très spécialisés.

Les meilleures fonctionnalités de DocuWare

• Capture et indexation intelligentes de documents

• Automatisation du traitement des factures

• Architecture native du cloud

• Constructeur de flux de travail par glisser-déposer

• Intégrations ERP, CRM et RH

Considérations : Les organisations avec des flux de travail très personnalisés ou des processus commerciaux complexes peuvent trouver ses options de configuration plus limitées que les grandes plateformes ECM d'entreprise.

4. Laserfiche

⭐⭐⭐⭐⭐ Évaluations

G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5

Qu'est-ce qui fait de Laserfiche une bonne alternative à OnBase ?

Laserfiche combine la gestion de contenu d'entreprise avec l'automatisation des flux de travail, l'analyse et les formulaires électroniques.

Il est généralement utilisé par les agences gouvernementales, les établissements d'éducation et les grandes organisations qui ont besoin de gérer des processus à forte intensité documentaire tout en automatisant les tâches répétitives.

Son concepteur de flux de travail à faible code est généralement plus facile à utiliser que les outils de configuration d'OnBase et offre une visibilité sur les performances des flux de travail.

Cependant, Laserfiche reste une plateforme d'entreprise, et les implémentations plus importantes nécessitent souvent des administrateurs expérimentés ou des partenaires d'implémentation.

Les meilleures fonctionnalités de Laserfiche

• Gestion de documents d'entreprise

• Automatisation avancée des flux de travail

• Tableaux de bord d'analyse et de reporting

• Formulaires électroniques

• Intégrations avec les systèmes ERP, CRM, RH et d'information étudiante

• Déploiement cloud, hybride et sur site

Considérations : Bien que plus facile à configurer que certaines plateformes ECM d'entreprise, Laserfiche peut toujours nécessiter une expertise administrative significative pour les déploiements plus importants.

5. FileBound

⭐⭐⭐⭐ Évaluations

G2 3.9/5 | Capterra 3.8/5

Qu'est-ce qui fait de FileBound une bonne alternative à OnBase ?

FileBound se concentre sur la gestion de documents et l'automatisation des flux de travail pour les organisations qui souhaitent une solution simple et basée sur le cloud.

Il est couramment utilisé par des départements tels que les comptes fournisseurs, les ressources humaines et l'administration de l'éducation pour numériser les documents et automatiser les processus d'approbation de routine.

Comparé à OnBase, FileBound nécessite généralement moins de configuration et offre un délai d'implémentation plus court.

Cependant, les organisations avec des flux de travail très complexes ou des exigences de conformité avancées peuvent à terme dépasser les capacités de la plateforme.

Les meilleures fonctionnalités de FileBound

• Interface conviviale

• Déploiement basé sur le cloud

• Automatisation des flux de travail

• Formulaires électroniques et capture de documents

• API et intégrations pré-construites

Considérations : FileBound convient mieux aux organisations ayant des exigences de gestion de documents relativement simples plutôt qu'à des processus d'entreprise très personnalisés.

Choisissez le bon ECM

Le choix d'une plateforme ECM dépend de plusieurs facteurs, notamment votre volume de documents, la complexité des flux de travail, les exigences de conformité, les ressources informatiques disponibles et les objectifs commerciaux à long terme.

OnBase reste un excellent choix pour les organisations ayant des exigences d'entreprise complexes. Cependant, les entreprises qui privilégient une implémentation plus rapide, une administration plus simple ou un coût total de possession plus faible peuvent trouver que d'autres plateformes correspondent mieux à leurs besoins.

Dokmee, M-Files, DocuWare, Laserfiche et FileBound adoptent chacun une approche différente de la gestion de contenu d'entreprise, que ce soit par le déploiement natif du cloud, l'organisation basée sur les métadonnées, l'automatisation des flux de travail ou la facilité d'utilisation.

Plutôt que de se concentrer uniquement sur les listes de fonctionnalités, évaluez comment chaque plateforme s'adapte à vos processus existants, à vos ressources techniques et à vos plans de croissance futurs.

Si vous pensez que Dokmee pourrait répondre à vos besoins, réservez dès maintenant une démo gratuite.