SharePoint vs OneDrive : De quoi votre entreprise a-t-elle besoin ?
OneDrive gère le stockage et la synchronisation personnels, tandis que SharePoint alimente les intranets d'équipe et la collaboration, mais les deux manquent d'OCR natif et de rétention automatisée. Voici comment choisir la bonne solution.
La question SharePoint vs OneDrive est généralement présentée comme une comparaison directe. Ce n'est pas vraiment le cas. Les deux sont des outils Microsoft 365, et la plupart des entreprises finissent par utiliser les deux pour différentes tâches plutôt que d'en choisir un seul.
Ce guide explique à quoi chacun est réellement destiné, où ils se chevauchent et où aucun des deux n'est suffisant.
SharePoint ou OneDrive vous conviennent-ils ? C'est rarement l'un ou l'autre. Si vous n'avez qu'une minute, voici la version rapide :
OneDrive est un stockage de fichiers personnel et d'équipe : synchronisez, sauvegardez et accédez à vos propres fichiers depuis n'importe où.
SharePoint est une plateforme de collaboration d'équipe et d'intranet : sites partagés, bibliothèques de documents et contenu structuré pour les groupes.
Au niveau individuel, seul OneDrive existe en tant que produit autonome.
Au niveau de l'entreprise, les deux sont inclus dans les mêmes plans Microsoft 365, il est donc rarement question de coût.
Aucun des deux n'est un système de gestion de documents dédié : pas d'OCR, pas de rétention automatisée, et l'IA de Copilot n'est pas conçue pour la classification de documents comme l'est un DMS spécialement conçu.
Pour qui OneDrive est-il conçu ?
OneDrive est l'outil de stockage cloud personnel et d'équipe de Microsoft, conçu pour les fichiers d'une seule personne plutôt que pour le contenu organisationnel partagé.
Les particuliers et les freelances qui ont besoin d'une sauvegarde et d'une synchronisation fiables de leurs fichiers sur tous leurs appareils
Les travailleurs à distance qui ont besoin d'un accès hors ligne à leurs propres fichiers de travail
Les petites équipes qui ont juste besoin d'un lecteur partagé sans construire un intranet complet
Toute personne payant déjà pour Microsoft 365 Personnel ou Famille, puisque Copilot et jusqu'à 1 To de stockage sont inclus
Pour qui SharePoint est-il conçu ?
SharePoint est conçu pour les organisations, pas pour les individus. C'est une plateforme de collaboration et de contenu pour les équipes, les départements et la connaissance à l'échelle de l'entreprise.
Les départements qui construisent des bibliothèques de documents partagées, des wikis ou des référentiels de politiques
Les entreprises qui veulent un intranet interne avec des actualités, des annonces et des tableaux de bord
Les équipes qui ont besoin de métadonnées structurées, de permissions et d'automatisation des flux de travail via Power Automate
Les organisations déjà standardisées sur Microsoft 365 qui veulent éviter un outil de collaboration séparé
Comment OneDrive et SharePoint se comparent-ils en matière de stockage et de gestion de fichiers ?
OneDrive et SharePoint stockent tous deux des fichiers dans le cloud, mais le modèle sous-jacent est différent.
OneDrive | SharePoint |
|---|---|
Stockage cloud personnel lié au compte d'un utilisateur | Bibliothèques de documents centralisées partagées au sein d'une équipe ou d'un site |
Fichiers organisés dans des dossiers personnels | Fichiers organisés avec des métadonnées (projet, département et type de document), pas seulement des dossiers |
Historique des versions des 30 derniers jours | Historique complet des versions avec contrôles d'enregistrement et d'extraction |
Coffre-fort personnel pour les fichiers sensibles avec vérification d'identité supplémentaire | Permissions granulaires au niveau du site, de la bibliothèque, du dossier ou du document |
Comment OneDrive et SharePoint se comparent-ils en matière de collaboration ?
Les deux plateformes prennent en charge la co-édition en temps réel car elles fonctionnent sur la même infrastructure Microsoft 365 sous-jacente, mais le modèle de collaboration diffère.
OneDrive | SharePoint |
|---|---|
Idéal pour partager des fichiers ou des dossiers individuels avec des personnes spécifiques | Idéal pour la collaboration continue en équipe : sites partagés, calendriers, listes de tâches et annonces |
Co-édition en temps réel dans Word, Excel et PowerPoint | Même co-édition, plus des sites d'équipe dédiés et des sites de communication |
Le partage est basé sur des liens et ad hoc | Le partage est structurel, construit autour de sites d'équipe ou de département persistants |
Cette différence est importante pour tout ce qui dépasse le simple partage de fichiers occasionnel ; une véritable collaboration documentaire à l'échelle de l'équipe nécessite généralement le modèle de site et de bibliothèque fourni par SharePoint, et pas seulement des dossiers partagés.
Comment OneDrive et SharePoint se comparent-ils en matière de recherche et d'IA ?
OneDrive et SharePoint se connectent tous deux au même Microsoft 365 Copilot, mais ce que chacun d'eux affiche réellement est différent.
La recherche OneDrive couvre vos propres fichiers et tout ce qui est partagé directement avec vous.
La recherche SharePoint, et Microsoft Search plus largement, couvre les sites d'équipe, les bibliothèques et le contenu organisationnel, et peut ancrer Copilot dans la connaissance de l'entreprise via Work IQ.
Copilot est inclus avec les plans Microsoft 365 Personnel, Famille et Business Standard ou Premium sur les deux outils.
⚠️ Attention : Copilot et Microsoft Search sont efficaces pour trouver et résumer du contenu, mais aucun des deux ne fonctionne comme une classification au niveau du document. Les métadonnées doivent toujours être appliquées et maintenues par quelqu'un.
Comment OneDrive et SharePoint se comparent-ils en matière de sécurité et de conformité ?
SharePoint et OneDrive ont un niveau de base de sécurité de la gestion des documents, mais cela dépend fortement d'une configuration délibérée.
OneDrive | SharePoint |
|---|---|
Coffre-fort personnel, détection de rançongiciels, récupération de fichiers, chiffrement de bout en bout | Permissions granulaires à tous les niveaux, plus Microsoft Purview pour la DLP, la rétention, les étiquettes de sensibilité et les blocages légaux |
La gouvernance est principalement au niveau du compte personnel | La gouvernance est à l'échelle de l'organisation et devient plus complexe à mesure que les sites se multiplient |
Attention : La flexibilité de SharePoint est aussi son plus grand risque de gouvernance. Sans une structure de site et de permissions délibérée dès le départ, les bibliothèques de documents et les règles d'accès ont tendance à s'étendre à mesure qu'une organisation grandit.
Comment OneDrive et SharePoint se comparent-ils en matière de déploiement et d'accès ?
OneDrive et SharePoint sont tous deux accessibles via des applications de bureau, un navigateur web et des applications mobiles, mais il y a quelques différences à garder à l'esprit :
OneDrive est uniquement dans le cloud ; il n'existe pas de version sur site du produit personnel ou professionnel aujourd'hui.
SharePoint propose à la fois SharePoint Online (cloud) et SharePoint Server (sur site), bien que l'investissement de Microsoft se soit presque entièrement déplacé vers la version cloud.
Le support étendu de SharePoint Server 2019 a déjà pris fin. Il est important de le savoir si votre organisation utilise toujours un déploiement sur site.
Combien coûtent OneDrive et SharePoint ?
C'est là que la comparaison s'effondre complètement : au niveau de l'entreprise, vous ne choisissez pas entre les deux ; ils sont inclus dans le même plan.
Tarification OneDrive Personnel
Gratuit : 0 $/mois, 5 Go de stockage
Microsoft 365 Basic : 1,99 $/mois, 100 Go de stockage
Microsoft 365 Personnel : 9,99 $/mois, 1 To de stockage plus Copilot
Microsoft 365 Famille : 12,99 $/mois, jusqu'à 6 To partagés entre 6 personnes
SharePoint n'a pas d'équivalent personnel ou de niveau consommateur autonome ; c'est un produit uniquement professionnel.
Tarification Microsoft 365 Business
Plan | Prix (sans Teams) | Prix (avec Teams) | Ce que vous obtenez |
|---|---|---|---|
Business Basic | 5,40 $/utilisateur/mois | 7,00 $/utilisateur/mois | 1 To de stockage OneDrive par utilisateur, sites SharePoint, applications Office web et mobiles |
Business Standard avec Copilot | 20,30 $/utilisateur/mois | 23,50 $/utilisateur/mois | Ajoute des applications de bureau et Copilot ancré dans le travail sur le contenu OneDrive et SharePoint |
Business Premium avec Copilot | 28,80 $/utilisateur/mois | 32,00 $/utilisateur/mois | Ajoute la gestion avancée des appareils et la protection contre les menaces |
👍 Note : Les plans Microsoft 365 Business sont des abonnements annuels. Chaque plan inclut à la fois le stockage OneDrive et l'accès SharePoint au même prix.
Quels sont les avantages et les inconvénients de OneDrive et SharePoint ?
OneDrive détient actuellement une note de 4,3/5 sur G2 sur plus de 10 400 avis. Il est loué pour son intégration fluide avec MS 365 et son accès fiable sur tous les appareils, bien que les utilisateurs se plaignent de sa synchronisation incohérente, en particulier avec les fichiers volumineux.
De même, SharePoint détient 4/5 étoiles sur G2 sur près de 9 000 avis. Les utilisateurs apprécient la façon dont il centralise les connaissances de l'équipe et ses intégrations profondes avec MS, bien qu'ils trouvent la courbe d'apprentissage et l'administration complexes.
Avantages et inconvénients de OneDrive
Avantages | Inconvénients |
|---|---|
✅ Intégration native Microsoft 365 et co-édition en temps réel | ❌ La synchronisation peut être incohérente, surtout avec des fichiers volumineux ou des dossiers partagés |
✅ Accès fiable aux fichiers sur tous les appareils, y compris hors ligne | ❌ Les performances et l'utilisation des ressources peuvent ralentir sur les grandes bibliothèques |
✅ Simple pour toute personne déjà à l'aise avec Windows et Office | ❌ Plusieurs comptes ou bibliothèques SharePoint peuvent devenir déroutants |
✅ Sécurité renforcée : Coffre-fort personnel, détection de rançongiciels, chiffrement | ❌ Le stockage gratuit se remplit rapidement |
Avantages et inconvénients de SharePoint
Ce que les évaluateurs apprécient | Ce contre quoi les évaluateurs mettent en garde |
|---|---|
✅ Centralise les documents et les connaissances de l'équipe en un seul endroit | ❌ Courbe d'apprentissage abrupte pour les administrateurs |
✅ Intégration profonde de Microsoft 365 avec Teams, Outlook et Office | ❌ Les permissions et la structure du site deviennent complexes à grande échelle |
✅ Suffisamment flexible pour construire des intranets, des sites et des flux de travail sans développement personnalisé | ❌ L'automatisation avancée des flux de travail dépend de Power Automate |
✅ Outils de permissions et de conformité robustes via Purview | ❌ Les performances peuvent souffrir avec de très grandes bibliothèques de documents |
Quelle plateforme correspond à votre situation ?
En pratique, vous vous retrouverez probablement à alterner entre OneDrive et SharePoint en fonction de la tâche à accomplir, plutôt que d'utiliser un seul des deux.
Utilisateur solo ou freelance
Si vous travaillez seul ou au sein d'une très petite équipe, OneDrive couvre vos besoins : sauvegarde de fichiers, synchronisation sur tous les appareils et suffisamment de stockage pour se passer complètement de disques physiques.
L'infrastructure de site d'équipe de SharePoint n'a rien à offrir à un utilisateur unique.
Petite entreprise déjà sur Microsoft 365
La plupart des petites entreprises utilisent les deux sans y penser : OneDrive pour les fichiers de travail individuels et SharePoint (souvent sans s'en rendre compte, car les canaux Teams sont basés sur des sites SharePoint) pour le contenu d'équipe partagé.
Les plans incluent déjà les deux, il n'y a donc pas de décision d'achat séparée à prendre ici.
Organisation en croissance construisant un intranet ou une base de connaissances
Dès qu'une entreprise a besoin d'une base de connaissances interne, d'une bibliothèque de politiques ou d'une structure départementale, les sites d'équipe et les sites de communication de SharePoint sont l'outil approprié.
Gérer une base de connaissances d'entreprise à partir de dossiers OneDrive partagés a tendance à s'effondrer dès que plus de quelques personnes sont impliquées.
Industries réglementées nécessitant une gouvernance documentaire
Pour les organisations de la santé, juridiques, financières et gouvernementales, les deux outils deviennent rapidement inconfortables. Les permissions de SharePoint et les outils de conformité Purview peuvent y parvenir, mais seulement avec une planification de gouvernance dédiée pour laquelle la plupart des équipes informatiques n'ont pas la bande passante.
C'est généralement à ce stade qu'une plateforme de gestion de documents dédiée mérite d'être évaluée en parallèle, ou à la place, de l'un ou l'autre des outils Microsoft.
Où OneDrive et SharePoint atteignent-ils leurs limites ?
Outre les différences de prix et de fonctionnalités, OneDrive et SharePoint partagent les mêmes limites structurelles une fois que la gestion des documents devient une exigence de conformité plutôt qu'une commodité.
Pas de capture de documents dédiée ni d'OCR
Aucun des deux outils ne scanne, n'extrait ou n'indexe les documents papier. Pour intégrer un classeur physique dans l'un ou l'autre système, il faut télécharger manuellement des fichiers déjà numérisés.
Pas d'automatisation native de la rétention en dehors de Purview
Les calendriers de politique de rétention de documents automatisés, les blocages légaux et la gestion des enregistrements existent, mais uniquement via Microsoft Purview, une couche distincte de licences et de configuration, et non quelque chose d'intégré par défaut dans OneDrive ou SharePoint.
La complexité de la gouvernance augmente avec l'échelle
La flexibilité de SharePoint est aussi son plus grand coût à long terme. Les structures de site, les permissions et les schémas de métadonnées qui ne sont pas planifiés avec soin dès le départ ont tendance à s'étendre, et démêler cela plus tard est un véritable projet, pas un simple changement de paramètres.
Pas de classification par IA
Copilot et Microsoft Search sont utiles pour trouver et résumer du contenu, mais aucun des deux n'est conçu pour classer, étiqueter ou acheminer automatiquement les documents comme le ferait une IA de gestion de documents spécialement conçue.
Quand devriez-vous envisager une plateforme de gestion de documents ?
Il n'y a pas de seuil universel, mais quelques signes ont tendance à apparaître ensemble :
Votre équipe passe du temps chaque semaine à démêler les permissions SharePoint ou la structure du site.
Les documents physiques doivent encore être scannés, OCRisés et indexés avant d'être utilisables.
La conformité exige des calendriers de rétention documentés et des pistes d'audit, pas seulement un historique des versions.
Vous payez pour des modules complémentaires Microsoft Purview juste pour obtenir une gestion de base des enregistrements.
Trouver un document signifie de plus en plus demander à un collègue où il est classé, plutôt que de le rechercher.
Comment Dokmee se compare-t-il à OneDrive et SharePoint ?
Lorsque les deux outils Microsoft atteignent le même plafond, la question devient de savoir à quoi ressemble un système de gestion de documents spécialement conçu. Voici la comparaison directe.
OneDrive | SharePoint | Dokmee | |
|---|---|---|---|
Objectif principal | Stockage de fichiers personnels et d'équipe | Collaboration d'équipe et intranet | Gestion de documents et ECM spécialement conçus |
Déploiement | Cloud uniquement | Cloud, sur site ou hybride | Cloud, sur site ou hybride |
Capture de documents et OCR | Non inclus | Non inclus nativement | OCR et capture de documents intégrés |
Rétention et gestion des enregistrements | Non inclus | Via Microsoft Purview (licences supplémentaires) | Politiques de rétention intégrées |
Capacités d'IA | Copilot (assistant général) | Copilot plus ancrage Work IQ | Recherche IA intégrée et classification de documents basée sur l'IA |
Automatisation des flux de travail | Non inclus | Via Power Automate | Concepteur de flux de travail visuel natif |
Prix de départ | Gratuit ; plans personnels à partir de 1,99 $/mois | Inclus dans Microsoft 365 Business, à partir de 5,40 $/utilisateur/mois | 39 $/mois par utilisateur (Dokmee Cloud) |
👍 Pour une comparaison directe, consultez notre analyse Dokmee vs. SharePoint. Pour un examen complet, consultez notre avis Dokmee dédié.
SharePoint vs OneDrive : Lequel convient à votre entreprise ?
Pour la plupart des entreprises, ce n'est pas vraiment un choix. OneDrive gère le stockage et la synchronisation des fichiers individuels ; SharePoint gère la collaboration d'équipe et les intranets. La plupart des organisations finissent par utiliser les deux pour ce à quoi chacun est précisément destiné.
Cependant, ils manquent d'OCR, d'automatisation native de la rétention et de classification par IA. C'est un énorme manque lorsque la conformité, les audits ou le contrôle de documents à volume élevé entrent en jeu.
Si vos documents sont principalement des fichiers de travail, Microsoft fait l'affaire. Mais si vous gérez des enregistrements réglementés ou une rétention prête pour l'audit, vous dépasserez probablement ce qu'ils offrent nativement.
Arrêtez de bricoler plusieurs outils et des modules complémentaires coûteux. Choisissez une plateforme conçue dès le départ pour la gestion de documents.
Demandez votre démo gratuite de Dokmee dès aujourd'hui. →