A Melhor Alternativa ao Docuware
Descubra por que você deve mudar
DocuWare é um dos sistemas ECM mais populares do mercado.
No entanto, isso não significa que seja a única e perfeita opção para você.
Se você está procurando alternativas ao DocuWare, você veio ao lugar certo.
O que é DocuWare
DocuWare é um sistema de gerenciamento de documentos e plataforma de automação de fluxo de trabalho nascido em 1988.
Evidentemente, desde a sua fundação, evoluiu muito e agora é um dos DMS mais populares e oferece muitos recursos, incluindo captura de documentos, pesquisa de texto completo, controle de versão e trilhas de auditoria.
O DocuWare é particularmente apreciado por sua interface intuitiva, recursos de automação e ênfase em segurança e conformidade.
Seus recursos são categorizados em 3 pilares:
Captura de documentos
O DocuWare captura automaticamente documentos de scanners, e-mail, Microsoft Office, fluxos de impressão, pastas do Windows, Outlook, Teams e SAP.
Ele usa indexação inteligente com tecnologia de IA e OCR de texto completo para extrair metadados automaticamente. Você também obtém captura de formulários da web, reconhecimento de código de barras e enriquecimento de dados de sistemas externos.
Fonte: DocuWare
Gerenciamento de fluxo de trabalho
A plataforma apresenta automação de fluxo de trabalho integrada com design de arrastar e soltar, roteamento de tarefas, regras de escalonamento, prazos, proxies e fluxos de trabalho de exclusão para políticas de retenção.
Ele suporta edição digital, controle de versão, assinaturas eletrônicas, painéis de controle e integração iPaaS para conectar-se a mais de 1.000 sistemas em nuvem.
Pesquisa flexível (via metadados)
O DocuWare permite pesquisa flexível via metadados e texto completo, além de acesso móvel em iOS e Android.
Os recursos incluem visualização estilo arquivo, compartilhamento inteligente via links ou Teams, pacotes de documentos, visualizações de documentos vinculados e permissões sofisticadas baseadas em função.
Embora o DocuWare tenha muitos recursos excelentes, não é a única escolha, nem a melhor escolha em todos os casos.
Com muitas outras opções disponíveis, reunimos 5 de nossas favoritas que podem ser mais adequadas para você.
As 5 melhores alternativas ao DocuWare
O DocuWare é um dos sistemas de gerenciamento de documentos originais, por isso é uma escolha muito popular.
No entanto, muitos usuários descobrem que ele acaba ficando aquém e carece de alguns recursos que você também pode estar perdendo.
Então, se você está procurando alternativas, deixaremos você com estas 5 opções.
Alternativa | Principal Vantagem | Melhor Para |
|---|---|---|
Dokmee | Indexação por IA + roteamento baseado em regras | Organizações de médio a grande porte que precisam de DMS automático simples |
Laserfiche | Fluxos de trabalho low-code + transparência de preços | Setores regulamentados, empresas |
SharePoint | Integração com o ecossistema MS | Ambientes Microsoft 365 |
DocuShare | IA e digitalização maduras + múltiplas implantações | Requisitos de digitalização pesada e conformidade |
M‑Files | Orientado por metadados, alertas de duplicação | Necessidades de alto volume e centradas em metadados |
Dokmee
O que é Dokmee?
Dokmee é um sistema de gerenciamento de documentos e sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial com uma interface limpa, projetado para ajudar as empresas a capturar, armazenar, gerenciar e recuperar documentos e registros digitais.
O Dokmee oferece muitos recursos projetados para ajudá-lo a gerenciar todos os documentos de sua empresa como uma unidade.
Alguns recursos incluem:
Captura de documentos
Armários de arquivo e retenção
Trilhas de auditoria
ECM móvel
Software de formulário eletrônico
Em outras palavras, o Dokmee ECM garante que suas equipes trabalhem em perfeita sintonia, oferecendo acesso a documentos atuais e atualizados em toda a empresa, permitindo a colaboração em equipe e a captura contínua de documentos.
O Dokmee atende empresas de todos os tamanhos e é usado em setores como governo, manufatura, contabilidade, recursos humanos, jurídico, saúde, finanças, educação e imóveis, entre outros.
O Dokmee serve como um repositório centralizado onde os usuários podem digitalizar, carregar e indexar documentos para fácil recuperação.
Este ECM suporta indexação inteligente, que permite a marcação de metadados e recursos de pesquisa de texto completo, reduzindo drasticamente o tempo necessário para localizar arquivos específicos. Seu recurso de OCR transforma imagens digitalizadas em texto pesquisável e editável.
Por que é melhor?
O Dokmee se destaca como uma alternativa mais ágil, econômica e fácil de usar ao DocuWare, principalmente para pequenas e médias empresas ou equipes que priorizam velocidade, simplicidade e personalização.
Ao contrário do DocuWare, o Dokmee oferece uma experiência mais unificada com automação de fluxo de trabalho, trilhas de auditoria e gerenciamento de retenção, oferecendo um pacote separado para captura de documentos e OCR para que você pague apenas pelo que precisa.
Um dos recursos mais elogiados do Dokmee é sua indexação assistida por IA, que marca e organiza automaticamente os documentos com base no conteúdo e nas regras definidas pelo usuário.
Isso reduz a entrada manual de dados e torna a recuperação de documentos mais rápida e precisa.
A interface do Dokmee é limpa e intuitiva, muitas vezes exigindo assistência mínima de TI para implementar ou modificar. Em contraste, o DocuWare pode exigir treinamento de administrador dedicado ou consultores externos para personalização mais profunda.
O Dokmee também é conhecido por sua equipe de suporte responsiva e atendimento ao cliente personalizado, com rápido retorno na ajuda de implementação, problemas de configuração ou ajustes de fluxo de trabalho.
Para organizações que buscam uma solução segura, escalável e focada na nuvem que não as prenda a modelos de preços complexos ou longos ciclos de integração, o Dokmee oferece uma combinação ideal de funcionalidade e flexibilidade.
Para quem é?
Ideal para empresas de médio a grande porte em TI, saúde, construção, marketing e muito mais, especialmente aquelas que procuram um DMS intuitivo e escalável com forte automação de processos.
Laserfiche
O que é Laserfiche?
Laserfiche é uma plataforma de ECM e automação de processos de negócios que usa IA para ajudar no gerenciamento e captura de documentos.
Ele oferece um conjunto de ferramentas que incluem captura inteligente de documentos, indexação de metadados, formulários eletrônicos, gerenciamento de registros, automação de fluxo de trabalho e armazenamento seguro de arquivos.
Disponível como solução baseada em nuvem e implantação local, o Laserfiche oferece às empresas flexibilidade na forma como gerenciam conteúdo sensível, mantendo o controle centralizado.
Suas configurações de permissão granulares, trilhas de auditoria e recursos de conformidade o tornam uma boa escolha para setores com requisitos regulatórios rigorosos, como HIPAA, FERPA e FINRA.
O Laserfiche oferece um Solution Marketplace onde você pode acessar modelos para fluxos de trabalho, semelhante ao DocuWare, e também pode enviar os seus próprios.
Por que é melhor?
Comparado ao DocuWare, o Laserfiche se destaca por suas ferramentas de automação de processos low-code/no-code, que permitem aos usuários construir fluxos de trabalho complexos sem profundo conhecimento de TI.
Ele oferece um modelo de preços transparente para evitar custos ocultos frequentemente associados a sistemas modulares como o DocuWare, proporcionando um investimento mais previsível e escalável.
O Laserfiche também possui integrações integradas com plataformas populares como Microsoft 365, Salesforce e vários sistemas ERP e bancários, permitindo um fluxo de dados contínuo entre as ferramentas.
Além disso, o Laserfiche recebe consistentemente altas classificações por sua facilidade de uso, suporte ao cliente e implementação.
Para quem é?
O Laserfiche é ideal para organizações de médio a grande porte em setores regulamentados que exigem altos níveis de conformidade, escalabilidade e controle de processos.
Agências governamentais, instituições educacionais, serviços financeiros, organizações de saúde e departamentos de RH estão entre seus principais usuários.
SharePoint
O que é SharePoint?
Microsoft SharePoint é uma plataforma de ECM e colaboração usada para gerenciar documentos e incentivar o trabalho em equipe e as comunicações internas.
O software está disponível através do Microsoft 365 (SharePoint Online) e funciona como uma implantação local autônoma (SharePoint Server), servindo como um repositório de documentos e uma solução de intranet dinâmica.
O SharePoint suporta armazenamento centralizado de arquivos, controle de acesso baseado em função, versionamento automatizado, coautoria e poderosos recursos de pesquisa, tudo isso totalmente integrado com ferramentas da Microsoft como Word, Excel, Outlook, Teams e OneDrive.
Ele também oferece recursos de criação de sites para departamentos, projetos ou comunicações corporativas, permitindo que os usuários construam ambientes personalizados e com marca com pouco ou nenhum código.
Por que é melhor?
Se você já usa outros aplicativos da Microsoft, o SharePoint oferece integrações perfeitas com outros produtos, pois permite abrir, editar e colaborar em arquivos diretamente em interfaces familiares.
Ao contrário do DocuWare, que se concentra principalmente no fluxo de trabalho e captura de documentos, o SharePoint funciona como um hub de colaboração completo, incorporando ferramentas como fóruns de discussão, listas de tarefas, wikis e sites de equipe. Ele também suporta o Microsoft Power Automate para construir fluxos de trabalho automatizados, reduzindo a necessidade de ferramentas de automação de terceiros.
Em termos de extensibilidade, o SharePoint oferece uma API e um modelo de aplicativo extensos, permitindo que as empresas integrem soluções personalizadas ou complementos de terceiros para gerenciamento de registros, marcação de metadados, auditoria de conformidade e pesquisa avançada.
Sua escalabilidade suporta desde pequenas equipes até empresas globais que gerenciam grandes quantidades de documentos, tornando-o altamente adaptável para organizações em crescimento.
Embora o DocuWare possa exigir módulos ou licenças separadas para certos recursos, a arquitetura modular do SharePoint geralmente inclui essas capacidades como parte de uma assinatura unificada do Microsoft 365.
Para quem é?
O SharePoint é mais adequado para organizações já investidas no ecossistema Microsoft e que buscam consolidar o gerenciamento de documentos, comunicação e colaboração em uma plataforma unificada.
É particularmente eficaz para departamentos que precisam compartilhar documentos entre equipes, gerenciar projetos internos ou publicar conteúdo por meio de portais de intranet. Indústrias como jurídica, educação, finanças e serviços de TI utilizam o SharePoint para controle de documentos e gerenciamento de conhecimento empresarial.
Embora não seja construído especificamente para todos os casos de uso de ECM, sua extensibilidade e integração estreita com a Microsoft o tornam uma alternativa atraente ao DocuWare para empresas que priorizam a colaboração juntamente com o armazenamento de documentos.
No entanto, se você está procurando uma solução ECM completa, talvez deva considerar investir no DocuWare ou Dokmee.
Xerox DocuShare
O que é DocuShare?
Xerox DocuShare é uma plataforma ECM projetada para simplificar a forma como as organizações capturam, armazenam, gerenciam e recuperam documentos.
Disponível nos formatos baseado em nuvem (DocuShare Flex) e local (DocuShare Enterprise), ele suporta uma ampla gama de recursos, incluindo captura inteligente de documentos, classificação automatizada, compartilhamento seguro, pesquisa de conteúdo, gerenciamento de registros, automação de fluxo de trabalho e rastreamento de conformidade.
O DocuShare permite que os usuários digitalizem processos em papel usando impressoras multifuncionais (MFPs) Xerox e captura móvel, permitindo a digitalização front-end diretamente em fluxos de trabalho predefinidos.
Sua abordagem orientada por metadados para organização de conteúdo e ferramentas robustas de indexação o tornam ideal para empresas que gerenciam grandes volumes de dados não estruturados.
Por que é melhor?
O DocuShare é uma das primeiras ferramentas de DMS e, como tal, se beneficia de décadas de refinamento e feedback do usuário.
Seu longo ciclo de desenvolvimento resultou em uma plataforma madura e altamente estável com profunda funcionalidade empresarial.
Ao contrário do DocuWare, que muitas vezes requer vários módulos para alcançar resultados semelhantes, o DocuShare inclui recursos integrados para classificação orientada por IA, controle de versão, ingestão em massa e automação baseada em regras que podem acionar fluxos de trabalho com base em metadados de documentos ou ações do usuário.
Sua capacidade de integração perfeita com MFPs Xerox também lhe confere uma vantagem única para organizações que buscam vincular a digitalização física a fluxos de trabalho digitais com mínima entrada manual.
Além disso, o DocuShare oferece configurações de permissão granulares, criptografia, trilhas de auditoria e recursos de conformidade que atendem às demandas regulatórias como HIPAA, GDPR e FINRA.
Comparado ao DocuWare, a força do DocuShare reside em sua profunda integração com hardware, experiência de longo prazo em ECM e arquitetura escalável que suporta grandes implantações e casos de uso departamentais.
Para quem é?
O DocuShare é ideal para organizações de médio a grande porte em setores regulamentados que exigem ferramentas ECM escaláveis com forte segurança, classificação de documentos e recursos de automação.
Seus casos de uso mais proeminentes incluem saúde, educação, serviços financeiros e setor público.
Seja implantado na nuvem ou localmente, é adequado para instituições que buscam um equilíbrio entre força legada, automação e conformidade em uma solução comprovada de gerenciamento de conteúdo.
M-Files
O que é M-Files?
M-Files é um sistema DMS e ECM moderno, orientado por metadados, projetado para ajudá-lo a organizar, acessar e automatizar informações.
Ao contrário dos sistemas tradicionais baseados em pastas, o M-Files usa uma estrutura de “cofre” que classifica os documentos com base no que eles são (por exemplo, fatura, contrato, relatório) em vez de onde eles são armazenados.
Este modelo exclusivo permite que os usuários encontrem conteúdo usando tags de metadados como nome do projeto, cliente, data ou tipo de documento, independentemente da localização do arquivo.
O M-Files oferece recursos poderosos, incluindo controle de versão, reconhecimento de conteúdo assistido por IA, automação de fluxo de trabalho, assinaturas eletrônicas e colaboração em tempo real.
Ele se integra com Microsoft Office, Outlook, Teams, SharePoint, Salesforce e várias plataformas CRM e ERP, tornando-o uma solução adaptável para diversos ecossistemas de negócios.
Por que é melhor?
Comparado ao DocuWare, o M-Files oferece uma abordagem mais intuitiva e inteligente para a organização de conteúdo.
Sua arquitetura centrada em metadados garante que os documentos nunca se percam em pastas aninhadas, melhorando a capacidade de pesquisa e a eficiência do usuário. Com detecção de duplicatas integrada, versionamento automático e trilhas de auditoria, o M-Files garante que os usuários sempre acessem as informações mais precisas e atuais.
Outro recurso de destaque é sua Camada de Metadados Inteligente (IML) alimentada por IA, que usa inteligência artificial para analisar, marcar e relacionar documentos automaticamente.
Isso permite que o M-Files conecte e exiba conteúdo armazenado em sistemas de terceiros como SharePoint, compartilhamentos de arquivos, Google Drive e ECMs legados sem exigir migração de dados.
Enquanto o DocuWare geralmente requer módulos separados para fluxo de trabalho, gerenciamento de registros ou sincronização na nuvem, o M-Files oferece um modelo de preços mais unificado e modular que facilita a escalabilidade com base nas necessidades do usuário.
Para quem é?
O M-Files é ideal para organizações de médio a grande porte que gerenciam grandes volumes de documentos e precisam de forte controle sobre versionamento, conformidade e permissões de acesso.
É especialmente adequado para indústrias como jurídica, serviços financeiros, arquitetura, engenharia e construção (AEC), manufatura e serviços profissionais.
Qual é a melhor ferramenta?
A melhor ferramenta dependerá de suas necessidades específicas. O melhor DMS deve ser uma ferramenta que simplifique seu processo de gerenciamento de documentos e reúna toda a sua equipe.
No entanto, se você está procurando um DMS ou ECM avançado que:
️ oferece liberdade de implantação
️ registra cada movimento em trilhas de auditoria
️ permite personalização completa em funções e permissões
️ oferece captura de documentos e OCR
️ se integra perfeitamente com outras ferramentas
… então você não pode errar com o Dokmee!
Se você está pronto para experimentar o Dokmee hoje, entre em contato com a equipe!