Dokmee vs SharePoint: Escolha o Melhor DMS para Você

O Microsoft SharePoint já existe há 25 anos.

E porque existe dentro do ecossistema Microsoft, tem sido uma das plataformas de DMS mais populares entre as empresas.

No entanto, as necessidades do seu negócio vão além de integrações fortes com um único provedor, e o SharePoint pode ficar aquém à medida que as bibliotecas de documentos crescem exponencialmente.

Se você está considerando uma mudança ou avaliando Dokmee vs SharePoint, você veio ao lugar certo.

O que é o Dokmee?

Dokmee é um DMS com opção de ECM projetado para ajudar sua empresa a armazenar, organizar, proteger e recuperar arquivos digitais de forma eficiente.

Ele é construído com um design modular para que você use e pague apenas pelo que realmente precisa.

Por exemplo, se você deseja reduzir para um DMS ou se precisa apenas de e-Forms para projetos específicos.

O Dokmee foca em simplificar fluxos de trabalho, melhorar a conformidade e reduzir a dependência de processos baseados em papel.

O Dokmee armazena documentos como contratos, faturas, arquivos de RH, registros médicos, etc., de forma segura e acessível de qualquer lugar. A plataforma inclui funções e permissões, criptografia e chaves de API para manter seus documentos protegidos contra violações de segurança.

O Dokmee é especialmente conhecido por sua interface intuitiva, implantação rápida e fortes capacidades de automação.

Melhores Recursos do Dokmee

O Dokmee combina a gestão de documentos tradicional com automação e, agora, inteligência alimentada por IA.

Sua força reside no equilíbrio entre flexibilidade, segurança e facilidade de uso, tornando-o adaptável em diversos setores com necessidades de documentos muito diferentes.

Abaixo está uma análise de seus recursos mais importantes, explicados em profundidade.

• Armazenamento seguro de arquivos e organização inteligente

A base do Dokmee é o seu sistema seguro de armazenamento de documentos, mas o que realmente o diferencia é como os documentos são organizados.

Em vez de estruturas de pastas rígidas, o Dokmee permite que as empresas criem “arquivadores” dinâmicos aprimorados com indexação avançada e marcação de metadados. E o melhor de tudo, são totalmente personalizáveis.

Isso significa que cada documento pode ser classificado com base em atributos específicos do setor, seja um número de registro médico na saúde, um ID de caso no jurídico ou um nome de fornecedor na manufatura.

Os usuários podem anotar arquivos, adicionar assinaturas, inserir páginas via arrastar e soltar e compactar documentos sem sair da plataforma.

• Retenção automatizada de arquivos

À medida que o volume de documentos cresce, torna-se cada vez mais difícil acompanhar as políticas de retenção de arquivos. O Dokmee aborda esse problema através da automação.

Em vez de limpar manualmente documentos desatualizados ou irrelevantes, você pode definir regras que arquivam, realocam ou excluem arquivos automaticamente com base no tempo ou na atividade.

Por exemplo, documentos financeiros como faturas podem ser arquivados ou excluídos automaticamente após um período de retenção legalmente exigido. Isso garante a conformidade e mantém o sistema limpo e eficiente.

Importante notar que o Dokmee oferece flexibilidade nos fluxos de retenção. Os arquivos podem ser excluídos permanentemente ou movidos para uma lixeira de retenção para recuperação futura.

Este equilíbrio entre automação e controle ajuda as organizações a manter a higiene dos dados sem arriscar a perda acidental de informações.

Para definir suas políticas de retenção de arquivos, experimente esta ferramenta gratuita.

• Fluxos de trabalho automatizados

O Dokmee possui um construtor de fluxo de trabalho sem código (no-code), que permite projetar e implementar processos de documentos complexos sem conhecimento de programação.

Através de uma interface de arrastar e soltar, você pode automatizar aprovações, revisões, notificações e roteamento de documentos.

Você também pode usar um construtor de fluxo de trabalho programado para adicionar gatilhos e tornar seu fluxo muito mais intrincado.

Além disso, o Dokmee suporta colaboração em tempo real dentro dos fluxos de trabalho. Múltiplos usuários podem acessar documentos, deixar anotações e se comunicar através de ferramentas integradas, como notificações por e-mail.

• Funções, permissões e controles de segurança

O Dokmee é construído em torno da premissa de armazenamento seguro de documentos, por isso oferece controle granular sobre o acesso a documentos e permissões de usuário. Os administradores podem definir exatamente quem pode visualizar, editar, baixar ou compartilhar documentos. Além disso, há uma opção para adicionar marcas d’água personalizáveis para rastrear documentos que precisam ser compartilhados.

As permissões podem ser adaptadas a níveis muito específicos.

Este nível de personalização é valioso em setores com requisitos rigorosos de conformidade, pois garante que a governança de dados seja aplicada de forma consistente em toda a organização.

• Captura de documentos

As capacidades de captura do Dokmee são projetadas para lidar com a digitalização de documentos e extração de dados em alto volume. Usando OCR, o sistema converte documentos digitalizados, PDFs e imagens em dados pesquisáveis e editáveis.

O que torna isso poderoso é a combinação do OCR com tecnologias avançadas como ICR (reconhecimento de caligrafia), OMR e MICR (para formatos bancários). Isso permite que o Dokmee processe uma grande variedade de tipos de documentos com precisão.

Um recurso de destaque é o Magic Indexing, que analisa automaticamente o conteúdo do documento e atribui tags de metadados.

• Indexação por IA

A indexação impulsionada por IA do Dokmee baseia-se em suas capacidades existentes de OCR e Magic Indexing, tornando a classificação de documentos ainda mais autônoma e precisa.

Através da IA, o sistema pode reconhecer tipos de documentos, extrair campos de dados e atribuir metadados automaticamente, sem entrada manual.

A indexação por IA é particularmente poderosa se os documentos tiverem formatos diferentes, pois pode se adaptar a diferentes layouts.

O Dokmee está implementando mais recursos de IA para garantir que seu ECM seja o mais eficiente possível; esses recursos incluem:

• Pesquisa por IA

A pesquisa impulsionada por IA do Dokmee leva a recuperação de documentos a um nível completamente novo, transformando consultas em pesquisas contextuais e conversacionais.

Isso permite realizar buscas progressivas para refinar seus resultados dinamicamente.

Por exemplo, após recuperar todas as faturas de um fornecedor específico, os usuários podem fazer perguntas de acompanhamento, como o gasto total por departamento. A IA então analisa o conjunto de dados filtrado e fornece insights estruturados.

• Resumo de documentos por IA

O recurso de resumo de documentos por IA economiza o tempo que seria gasto na leitura de documentos longos e complexos. Com uma única ação, o Dokmee pode gerar resumos concisos de contratos, relatórios ou acordos, destacando os pontos mais importantes.

Você também pode fazer perguntas diretas sobre documentos, como datas de vencimento de contratos ou cláusulas-chave, e receber respostas imediatas.

Além disso, recursos de tradução integrados permitem que os documentos sejam compreendidos em vários idiomas, tornando o Dokmee especialmente valioso para equipes globais e organizações que trabalham com conteúdo multilíngue.

• Criação de documentos por IA (em breve)

O Dokmee incluirá a geração de documentos impulsionada por IA em seu conjunto de recursos para permitir que você crie documentos diretamente na plataforma usando comandos em linguagem natural.

Por exemplo, você poderá solicitar um contrato de aluguel plurianual e o sistema gerará um documento estruturado automaticamente. Este recurso visa reduzir o tempo gasto na redação de documentos padrão e garantir consistência nos resultados do negócio.

Para quem é o Dokmee?

Graças às suas opções flexíveis de implantação e design modular, o Dokmee é adequado para todas as empresas: pequenas, médias e grandes corporações.

É uma escolha perfeita para empresas em setores como governo, manufatura, contabilidade, recursos humanos, jurídico, saúde, finanças, educação e imobiliário, entre outros.

Como o Dokmee não exige uma equipe de TI dedicada, empresas menores com orçamentos mais apertados também podem se beneficiar dos recursos de ECM e automação.

O que é o Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint é uma plataforma de colaboração e gestão documental baseada na web, desenvolvida pela Microsoft e integrada ao pacote Microsoft 365.

Tornou-se uma opção popular para empresas que usam aplicativos como Teams ou Outlook, já que o DMS se integra nativamente com todos os apps.

O SharePoint oferece recursos de DMS e os combina com uma plataforma de colaboração e intranet. Isso significa que você também pode criar sites internos, gerenciar o conhecimento da empresa e simplificar a comunicação entre equipes e clientes.

O SharePoint pode ser implantado de duas formas principais:

• SharePoint Online (baseado em nuvem), como parte do Microsoft 365, continuamente atualizado e amplamente utilizado hoje.
• SharePoint Server (local/on-premise), instalado localmente, embora versões como 2016 e 2019 estejam sendo descontinuadas (fim do suporte em julho de 2026).

Se você estiver usando o SharePoint atualmente, deve estar ciente de mais produtos que serão descontinuados durante 2026, incluindo:

• Motor de Fluxo de Trabalho do SharePoint 2013, totalmente retirado em 2 de abril de 2026.
• Modelo de Suplementos (Add-In) do SharePoint deixará de funcionar em 2 de abril de 2026.
• Suporte aos Serviços de Formulários InfoPath termina em 14 de julho de 2026.
• Suporte ao SharePoint Designer 2013 termina em 14 de julho de 2026.

O fato de o SharePoint estar tão ligado ao pacote Microsoft pode ser ótimo se você já usa todos os produtos; no entanto, pode ser limitante se você depende do Google Workspace, por exemplo, ou de outras ferramentas de produtividade diferentes.

Melhores Recursos do SharePoint

O SharePoint possui uma biblioteca de documentos muito decente, embora suas principais forças residam no espaço de trabalho em equipe e na colaboração através do Microsoft 365.

Além disso, no primeiro trimestre de 2026, o SharePoint passou por atualizações no construtor de fluxo de trabalho e nas bibliotecas de documentos.

Alguns de seus melhores recursos incluem:

• Bibliotecas de documentos

O SharePoint organiza arquivos em bibliotecas de documentos, onde o conteúdo pode ser estruturado usando pastas e metadados.

Graças ao controle de versão, você também pode rastrear cada alteração feita em um documento, assim como no Dokmee.

No entanto, conforme as bibliotecas de documentos crescem muito, algumas organizações podem enfrentar limitações de desempenho, especialmente sem uma estrutura ou governança adequada.

As novas atualizações transformaram o SharePoint mais em um gerenciador de tarefas do que em um armazenamento estático de documentos e atualizaram uma interface de usuário que estava muito defasada.

Contudo, alguns dos recursos mais avançados impulsionados por IA ainda fazem falta.

• Automação de fluxo de trabalho

O SharePoint se integra à ferramenta de automação da Microsoft, Power Automate, permitindo que os usuários criem fluxos de trabalho que otimizam os processos de negócios.

Esses fluxos podem disparar ações como:

• Aprovações de documentos
• Notificações e lembretes
• Coleta e sincronização de dados
• Atribuições de tarefas e atualizações

Novos recursos de automação rápida permitem que os usuários realizem ações repetitivas instantaneamente (ex: aprovações, atualizações de status) diretamente da interface.

• Sites de colaboração de equipe e portais de intranet

O SharePoint permite construir sites de intranet personalizados e espaços de trabalho de equipe. Esses sites atuam como hubs centralizados onde os funcionários podem acessar notícias da empresa, documentos, políticas e recursos.

Cada departamento ou projeto pode ter seu próprio site, construído a partir de modelos. Esses portais de intranet melhoram a comunicação interna e garantem que a informação seja fácil de encontrar e consistentemente atualizada.

Busca integrada, controle de acesso e integração de fluxo de trabalho tornam esses sites ambientes de colaboração interativos.

Embora este seja um recurso valioso, não é ideal para empresas de grande porte, pois criar sites demais para todos os departamentos pode resultar em uma dispersão de sites (site sprawl) com conteúdo duplicado e desatualizado.

Além disso, construir e manter portais de intranet bem estruturados frequentemente exige envolvimento contínuo de TI ou administradores dedicados.

• Desenvolvimento personalizado

O SharePoint é altamente personalizável, particularmente para organizações com recursos técnicos. Desenvolvedores podem estender sua funcionalidade usando APIs, aplicativos personalizados e integrações.

Isso permite que as empresas construam soluções sob medida, tais como:

• Dashboards personalizados
• Sistemas de relatórios automatizados
• Aplicações de negócios integradas

Neste caso, tanto o Dokmee quanto o SharePoint oferecem personalização em um nível muito alto. No entanto, a personalização do SharePoint só é útil se você tiver uma equipe de TI dedicada, enquanto o Dokmee é facilmente personalizável.

Para quem é o Microsoft SharePoint?

O SharePoint é uma boa opção para pequenas e médias empresas que já usam o pacote Microsoft 365.

Alguns setores que se beneficiam deste DMS incluem governo, educação e ambientes corporativos. Também atende a organizações com recursos de TI para personalização e gerenciamento contínuo.

Embora o SharePoint possa funcionar para empresas maiores, ele é mais eficaz quando acompanhado de uma governança forte e suporte técnico.

Dito isso, é importante entender algumas de suas limitações. O SharePoint funciona melhor dentro do ecossistema Microsoft, com menos integrações nativas fora dele.

Alguns usuários também acham a interface menos moderna ou intuitiva em comparação com as plataformas de ECM mais novas. Grandes bibliotecas de documentos podem se tornar difíceis de gerenciar sem uma estrutura adequada, e a personalização e manutenção frequentemente exigem conhecimento técnico.

Alguns usuários também sentem falta de ter captura avançada de documentos com OCR e indexação por IA totalmente automatizada. O SharePoint até oferece essas duas capacidades, mas em um nível muito básico.

Enquanto isso, o Dokmee pode extrair dados de documentos manuscritos e indexar o arquivo automaticamente.

Dokmee vs SharePoint

A maior diferença entre o Dokmee e o Microsoft SharePoint reside em como eles foram construídos.

O Dokmee foi construído como um sistema de ECM dedicado, focado no controle de documentos, automação e eficiência desde o início. O SharePoint, por outro lado, é primariamente uma plataforma de colaboração com a gestão de documentos adicionada como uma camada por cima.

Isso significa que o Dokmee oferece uma abordagem mais estruturada e específica para lidar com documentos, enquanto o SharePoint frequentemente exige configuração adicional, ferramentas ou governança para atingir o mesmo nível de controle.

Uma grande vantagem do Dokmee são suas capacidades de IA nativas, projetadas especificamente para fluxos de trabalho intensivos em documentos. Recursos como pesquisa por IA, indexação inteligente, extração automática de dados e resumo de documentos são integrados diretamente na plataforma, permitindo que os usuários extraiam insights, classifiquem arquivos e automatizem processos com configuração mínima.

Em contraste, os recursos de IA do SharePoint são mais fragmentados e dependentes de complementos como o Microsoft Syntex ou integrações externas.

Finalmente, o Dokmee destaca-se em termos de simplicidade, velocidade de implantação e usabilidade. Ele oferece um ambiente sem código onde fluxos de trabalho, indexação e estruturas de documentos podem ser configurados rapidamente sem pesado envolvimento de TI.

O SharePoint, embora flexível, pode tornar-se complexo de gerenciar em escala, especialmente ao lidar com grandes bibliotecas de documentos, múltiplos sites e estruturas de permissão.

Outras diferenças incluem:

Quando o Dokmee é a Melhor Opção

O Dokmee é a melhor escolha quando você deseja uma plataforma de ECM rápida e direta, que possa ser implantada sem cronogramas de implementação longos.

O Dokmee é projetado para colocar as equipes em funcionamento rapidamente, tornando-o ideal para organizações que não podem arcar com períodos extensos de integração ou projetos de TI dedicados.

Um departamento de recursos humanos, por exemplo, poderia usar o Dokmee para digitalizar e organizar os documentos dos funcionários em dias, sem precisar de equipe técnica para configurar o sistema.

É particularmente bem adequado para equipes que não dependem pesadamente das ferramentas da Microsoft, ou aquelas que possuem um conjunto extenso de ferramentas variadas.

No entanto, com o Dokmee você pode integrar totalmente apps como Excel, Word ou PowerPoint, o que permitirá editar documentos diretamente do app, e essas alterações serão atualizadas nas trilhas de auditoria.

Seu foco no controle de documentos (como gerenciamento de versão, permissões de acesso e trilhas de auditoria) significa que os usuários obtêm a funcionalidade de que precisam sem navegar por recursos desnecessários.

Quando o SharePoint é a Melhor Opção

O SharePoint torna-se a opção mais forte quando sua organização já está inserida no ecossistema Microsoft 365.

Por se integrar nativamente com ferramentas como Teams, Outlook, Word e Excel, permite que a equipe colabore em documentos sem alternar entre plataformas.

Uma grande empresa de serviços profissionais, por exemplo, poderia usar o SharePoint para coautorar propostas em tempo real, gerenciar pastas de projetos e se comunicar através do Teams.

Também é natural para organizações que desejam construir portais internos ou sites de intranet, como hubs de RH, bibliotecas de políticas ou bases de conhecimento específicas de departamentos. Estes podem ser extensivamente personalizados para corresponder à marca e aos fluxos de trabalho da empresa.

No entanto, realizar esse potencial geralmente requer suporte de TI ou um administrador dedicado, tornando o SharePoint mais eficaz em organizações que possuem os recursos técnicos para configurá-lo adequadamente e mantê-lo ao longo do tempo.

Mude para o ECM Moderno Hoje

Sua empresa não pode se dar ao luxo de processos de documentos ineficientes.

Esteja você lidando com requisitos de conformidade, equipes remotas ou volumes crescentes de dados, atualizar seu sistema de ECM é essencial.

O Dokmee destaca-se como uma solução poderosa e acessível se você precisa automatizar fluxos de trabalho e melhorar a eficiência sem complexidade ou grandes curvas de aprendizado.

Se você está pronto para se livrar dos processos baseados em papel, fortalecer a segurança e a conformidade dos documentos e economizar tempo através da automação, o Dokmee é um ponto de partida inteligente e escalável para a sua transformação de ECM.

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