19,8 % du temps de travail (1 jour par semaine) est perdu par les employés qui cherchent des informations pour faire leur travail efficacement.

Les flux de travail d’édition fragmentés qui affectent les organisations aujourd’hui en sont la cause principale. Votre équipe télécharge un contrat, le charge dans un éditeur PDF gratuit, l’envoie à un outil de signature électronique, puis envoie la version « finale » par courrier électronique, en espérant que c’est la bonne.

Cette course aux applications nuit à la productivité et crée de sérieux risques en matière de sécurité et de contrôle des versions sur des dizaines de réseaux domestiques et d’appareils non sécurisés.

La solution est simple : arrêtez de passer d’un outil à l’autre et reprenez le contrôle total de vos informations professionnelles. Un système moderne de gestion des documents (SGD) regroupe l’édition, la signature et la collaboration dans un environnement sécurisé et centralisé.

Qu’est-ce que l’édition de documents ?

L’édition intégrée de documents consiste à modifier, annoter et signer vos fichiers directement dans votre système de gestion de documents (SGD) ou votre solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM).

Au lieu d’utiliser plusieurs applications disparates, telles que des éditeurs PDF en ligne et des outils de signature électronique, votre équipe peut ouvrir, modifier et enregistrer des documents sans qu’ils ne quittent le système contrôlé.

C’est ainsi qu’un SGD suit chaque modification, préserve chaque version et maintient la sécurité tout au long du cycle de vie du document.

Prêt à voir comment fonctionne l’édition centralisée ? L’intégration de Dokmeeà Microsoft 365 permet à votre équipe de modifier des documents dans un environnement sécurisé et contrôlé.

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Pourquoi les outils gratuits d’édition de documents créent-ils des risques pour les entreprises ?

Le patchwork d’outils en ligne gratuits que votre équipe utilise pour l’édition de documents n’est pas réellement « gratuit ».

Elle s’accompagne de coûts cachés.

Lorsque vos employés travaillent à partir de différents endroits sans environnement central et contrôlé, ces coûts cachés deviennent des risques sérieux pour l’entreprise.

Contrôle des versions et modifications perdues

Le contrôle des versions devient impossible lorsqu’un document se trouve à plusieurs endroits à la fois (ordinateurs de bureau, courrier électronique, disques en nuage).

Les équipes perdent ainsi des heures à réconcilier les changements ou à agir sur la base d’informations obsolètes, ce qui met en péril les délais et les contrats.

Lacunes en matière de sécurité

Chaque fois qu’un employé télécharge un document professionnel sensible sur un outil en ligne gratuit et non vérifié, vous perdez le contrôle de vos données.

Vous n’avez aucun contrôle sur les politiques de sécurité de cette plateforme, ce qui augmente les risques de failles de sécurité qui exposent vos informations confidentielles.

Risque de conformité

Pour les industries réglementées, l’absence de pistes d’audit dans les outils gratuits est un piège. Vous ne pouvez pas prouver votre conformité sans un historique clair des documents, et vous risquez de lourdes sanctions financières.

• En 2016, Advocate Healthcare a été condamné à une amende de 5,5 millions de dollars à la suite de violations affectant environ 4 millions de dossiers de patients.
• En 2012, HSBC a accepté un règlement de 1,9 milliard de dollars après que les autorités américaines ont constaté de graves manquements en matière de lutte contre le blanchiment d’argent.

Il s’agit de risques commerciaux fondamentaux qu’un DMS moderne est spécifiquement conçu pour résoudre. En résumé :

Fonctionnalité	Outils en ligne gratuits	Dokmee
Contrôle des versions	Aucun. Crée plusieurs versions de fichiers.	Automatique. Un seul fichier principal.
Sécurité	Non vérifiées. Les données peuvent être exposées ou vendues.	Cryptage et contrôles de niveau entreprise.
Piste d’audit	Inexistante. Aucune trace de changement.	Journal complet et horodaté de chaque action.
Intégration	Aucune. Nécessite de changer d’application.	Intégration transparente avec Microsoft 365.
Contrôle d’accès	Public ou basé sur des liens.	Permissions granulaires basées sur l’utilisateur.

Comment Dokmee centralise l’édition : Caractéristiques principales

Une plateforme intégrée de GED ou d’ECM, telle que Dokmee, vous permet de gérer l’ensemble du cycle de vie de vos documents critiques à partir d’une plateforme unique et sécurisée.

Cela va bien au-delà de la simple visualisation de fichiers. Il offre des fonctionnalités complètes d’édition et de collaboration pour les types de documents les plus courants dont votre entreprise a besoin.

Édition, signature et expurgation des PDF

Les PDF sont la norme pour les documents commerciaux définitifs, mais ils sont souvent difficiles à utiliser. Un SGD doté d’outils PDF intégrés résout ce problème. Il vous permet de :

• Remplir et signer des formulaires : Remplissez des contrats, des documents d’accueil ou des demandes directement dans le système. Vous n’avez pas besoin d’un outil de signature électronique distinct comme DocuSign.
• Expurgez les informations sensibles : Supprimez en toute sécurité et de manière permanente les données confidentielles d’un document avant de le partager. Il s’agit d’une fonction essentielle pour les services juridiques et les services des ressources humaines.
• Annoter et commenter : Ajoutez des notes, surlignez du texte ou demandez des modifications sur un document. Tous les commentaires sont suivis et joints à l’historique du fichier.

Édition de PDF en temps réel dans les logiciels ECM

Votre équipe utilise fréquemment des documents tels que Word, Excel et PowerPoint.

Un DMS moderne s’intègre directement à des outils tels que Microsoft 365. Ils peuvent collaborer de manière transparente et en temps réel. Bien que les systèmes hérités comme SharePoint offrent un versionnage de base, un véritable DMS améliore ce processus avec un flux de travail et un contrôle supérieurs.

Vous pouvez coécrire des rapports, mettre à jour des modèles financiers dans Excel ou élaborer des présentations pour les clients en temps réel. Chaque modification est automatiquement enregistrée en tant que nouvelle version, de sorte que votre équipe n’a pas besoin d’envoyer des brouillons par courrier électronique ; tout le monde travaille toujours sur le document « maître » définitif.

Gestion des images et des vidéos

Au-delà des documents, les ECM comme Dokmee sont également capables de gérer les versions et les métadonnées de vos actifs créatifs et marketing. Vous pouvez :

• Contrôlez les versions des créations : Assurez-vous que votre équipe marketing utilise toujours le dernier logo ou la dernière création publicitaire approuvés.
• Étiqueter et organiser les médias : Ajoutez des métadonnées personnalisées aux images et aux vidéos, afin de faciliter les recherches par campagne, par produit ou par date.
• Gérer les supports de formation : Organisez et mettez à jour vos supports de formation vidéo et vos guides pédagogiques.

Maintenant que vous savez ce que vous pouvez modifier, voyons comment ce processus fonctionne en pratique.

Comment Dokmee se compare-t-il à M-Files ou Laserfiche ?

Des plateformes comme M-Files et Laserfiche offrent des fonctionnalités puissantes, mais Dokmee se distingue par son intégration transparente et intuitive à Microsoft 365 et sa facilité d’utilisation. Voici les principales différences entre ces trois solutions :

Caractéristique/aspect	Dokmee	M-Files	Laserfiche
Prix de départ	Sur la base d’un devis	Sur la base d’un devis	50$/utilisateur/mois (Starter)
Intégration de Microsoft 365	Transparent et intuitif. Edition native de Word/Excel. Formation minimale requise.	Bonne intégration disponible.	Capacités d’intégration limitées.
Facilité d’utilisation	Convivialité exceptionnelle. Formation minimale requise, interface intuitive.	Courbe d’apprentissage modérée, peut être complexe à mettre en place.	Courbe d’apprentissage plus prononcée, interface plus complexe.
Configuration et mise en œuvre	Une installation simple. Déploiement rapide avec une configuration simple.	Configuration complexe signalée par les utilisateurs.	Processus de mise en œuvre complexe.
Gestion des contenus multimédias (Rich Media Asset Management)	Gestion avancée des médias. Gestion des ressources multimédias avec des champs de données personnalisés.	Gestion standard des documents.	Gestion standard des documents avec prise en charge de certains médias.
Capture et numérisation de documents	OCR avancé. Convertit les documents en fichiers électroniques consultables avec des options de capture de données.	Solides capacités de numérisation des documents.	Solides capacités de numérisation et d’OCR.
Automatisation des flux de travail	Routage des documents basé sur des règles. Création facile de flux de travail avec des processus automatisés.	Capacités avancées en matière de flux de travail.	Automatisation du flux de travail par l’IA.
Caractéristiques de sécurité	Sécurité de niveau entreprise. Contrôles d’accès multi-utilisateurs, restrictions de fichiers, journaux d’audit.	Des caractéristiques de sécurité solides.	Sécurité au niveau de l’entreprise.
Évolutivité	Hautement évolutif. S’adapte à tous les modèles d’entreprise, des petites entreprises aux grandes.	Hautement évolutif pour les grandes entreprises.	Évolutivité axée sur l’entreprise.
Capacités de recherche	Possibilité de recherche dans le texte. Fonctionnalité avancée d’indexation et de recherche de documents.	Système de recherche basé sur les métadonnées.	Recherche avancée avec des capacités d’intelligence artificielle.
Soutien à la clientèle	Excellent service à la clientèle et équipe d’assistance très appréciée.	Bonne assistance à la clientèle.	Soutien standard aux entreprises.
Marché cible	Polyvalent. Petites et grandes entreprises, en particulier les équipes marketing/créatives.	Principalement les grandes entreprises.	Grandes entreprises et administrations.

Les 4 étapes du processus d’édition sécurisée dans un DMS

Voyons comment vous pouvez éditer vos documents dans un DMS en utilisant Dokmee comme exemple.

Le flux de travail de Dokmee est conçu pour être à la fois puissant et intuitif. Il fait de l’édition sécurisée et intégrée une partie intégrante de la journée de votre équipe et remplace le chaos par un processus simple et entièrement traçable.

1. Étape 1 : Trouver et extraire votre document en toute sécurité

Commencez par naviguer vers le dépôt centralisé de Dokmee.

Ici, vous pouvez utiliser la fonction « recherche avancée » pour trouver instantanément le document dont vous avez besoin. Lorsque vous êtes prêt à éditer, vous effectuez un « check-out ».

L’extraction verrouille le document. Il empêche toute autre personne d’apporter des modifications contradictoires pendant que vous travaillez. Cette étape simple est le pilier d’un contrôle de version efficace ; les membres de l’équipe ne peuvent pas écraser le travail des autres ou modifier une version périmée.

2. Étape 2 : Modifier avec les outils intégrés

Une fois que le document est extrait, il s’ouvre directement dans l’interface de Dokmee grâce à l’intégration de Microsoft 365. Vous voyez le ruban familier de Word, Excel ou PowerPoint et vous pouvez apporter vos modifications comme vous l’avez toujours fait.

La différence est que le document ne quitte jamais l’environnement sécurisé de Dokmee. Il n’est pas nécessaire de télécharger un fichier sur votre bureau, d’ouvrir une application distincte ou de le télécharger vers un éditeur en ligne.

Le passage d’une application à l’autre étant éliminé, les risques de sécurité liés à la présence de fichiers sensibles sur plusieurs sites sont considérablement réduits.

3. Étape 3 : Sauvegarde avec version automatique et commentaires

Lorsque vous effectuez vos modifications et que vous cliquez sur « Enregistrer », le système de contrôle de version de Dokmee fonctionne automatiquement en arrière-plan. Au lieu d’écraser le fichier précédent, le système enregistre votre travail en tant que nouvelle version.

Vous pouvez également être invité à ajouter un bref commentaire résumant les modifications apportées. Cela permet de créer un historique clair et lisible de l’évolution du document, ce qui est très utile pour suivre l’avancement du projet et comprendre les raisons de certaines modifications.

4. Etape 4 : Créer une piste d’audit

Lorsque vos modifications sont terminées, vous « enregistrez » le document. Cette action enregistre la version finale et déverrouille le fichier. Les autres membres de l’équipe peuvent désormais le consulter ou le vérifier.

La dernière étape est celle qui consolide votre conformité et votre sécurité.

Un responsable ou un administrateur peut désormais consulter la piste d’audit complète et horodatée du document. Ce journal indique exactement qui a consulté le document, quand il l’a consulté et les commentaires associés à ses modifications.

Ce processus d’archivage consolide également votre architecture de sécurité. Le document étant à nouveau en sécurité dans le système, les responsables peuvent en toute confiance appliquer des autorisations granulaires au niveau du document (comme la lecture seule, l’impression restreinte ou le filigrane) adaptées à des utilisateurs ou des services spécifiques.

En d’autres termes, vous disposez d’un enregistrement complet et immuable de l’historique du document, ainsi que d’un contrôle précis de sa visibilité, comme l’exigent les audits réglementaires.

Les avantages d’un flux de travail intégré

Ce flux de travail rationalisé facilite la tâche de votre organisation et résout les problèmes liés à des processus d’édition déconnectés.

Augmenter la productivité en réduisant les erreurs

Une fois que vous avez éliminé la nécessité de passer d’une application à l’autre, vous récupérez les heures que votre équipe consacre à la recherche de fichiers et à la gestion de différentes versions. Il s’agit d’une solution pratique pour les équipes réelles, par exemple :

• En ce qui concerne les conseils en matière de logiciels, Ruggero, employé d’une entreprise de taille moyenne, a déclaré : « Mon expérience avec Dokmee ECM a été excellente. Le logiciel nous a permis de travailler efficacement à distance sur différents projets en tant que membres d’une organisation, grâce à la facilité d’accès aux fichiers et au téléchargement des documents de recherche. »
• Ce sentiment est partagé par Jared, qui travaille dans une entreprise automobile de plus de 10 000 employés. Il a déclaré : « Le fait de pouvoir numériser et stocker tous mes documents importants en un seul endroit m’a fait gagner beaucoup de temps et m’a permis d’être plus organisé. J’ai également constaté une plus grande collaboration et une meilleure communication au sein de mon équipe […]. En outre, la sécurité des documents a été considérablement améliorée […] »

Ce processus garantit que tout le monde travaille toujours sur le document le plus récent, ce qui réduit les erreurs coûteuses et les remaniements résultant de l’utilisation d’informations obsolètes.

Simplifier les audits et garantir la conformité

Le versionnage automatique et la piste d’audit complète fournissent un enregistrement immuable de chaque action effectuée sur un document. C’est ce qui transforme la préparation de l’audit d’une course manuelle et stressante en un processus simple et rationalisé.

Nos clients soulignent que la « capacité à suivre n’importe quel document à n’importe quel moment » est un avantage considérable. Si votre organisation opère dans un secteur réglementé, cela signifie que vous pouvez instantanément prouver qui a effectué quelles modifications et quand, ce qui rend le respect des obligations de conformité plus simple et moins stressant.

Centraliser la sécurité et combler les lacunes

Le moyen le plus efficace de protéger vos informations sensibles est de conserver tous vos documents et activités d’édition au sein d’un écosystème sécurisé.

Ce processus élimine les failles de sécurité créées lorsque les employés téléchargent des données propriétaires sur des plateformes en ligne gratuites et non vérifiées.

Permettre une collaboration sécurisée à distance et hybride

Pour les équipes hybrides modernes, ce modèle centralisé est une bouée de sauvetage.

L’accès basé sur le cloud et les autorisations basées sur les rôles de Dokmee garantissent que vos employés peuvent éditer et collaborer sur des documents en toute sécurité depuis n’importe quel endroit ou appareil, sans compromettre les données de l’entreprise.

Chaque action est suivie et la gouvernance est maintenue quel que soit l’endroit où votre équipe travaille.

Modifiez vos documents de manière native avec Dokmee

Prêt à simplifier la manière dont votre organisation édite et gère les documents ?

Un système intégré de gestion des documents transforme votre flux de travail d’un processus désordonné et à haut risque en une opération sécurisée, efficace et totalement conforme, au sein d’un écosystème unique et transparent.

Découvrez comment le système de gestion documentaire intuitif et évolutif de Dokmee peut simplifier le stockage de vos documents, automatiser les flux de travail et renforcer la conformité. Tout cela en gardant vos données sécurisées et facilement accessibles.

Commencez votre essai gratuit dès aujourd’hui et voyez à quel point le stockage intelligent de documents peut être facile avec Dokmee.

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Foire aux questions (FAQ)

1. Qu’est-ce que l’édition de documents ?

L’édition de documents est le processus qui consiste à apporter des modifications à un fichier, par exemple en modifiant le texte d’un document Word, en caviardant des informations dans un PDF ou en ajoutant des commentaires. Dans un contexte professionnel, l’édition moderne s’effectue au sein d’un système sécurisé afin de suivre les modifications et de maintenir une source unique de vérité.

2. Puis-je modifier un document gratuitement ?

Il existe de nombreux outils en ligne gratuits, mais ils entraînent des coûts cachés pour les entreprises.

Ils créent de sérieux risques de sécurité lorsque vous téléchargez des données sensibles et entraînent un chaos dans le contrôle des versions. Votre équipe peut perdre du temps à travailler sur des fichiers obsolètes lorsque vous les utilisez.

3. Comment modifier les documents ?

La méthode la plus courante consiste à télécharger un fichier et à utiliser des applications distinctes, mais cette méthode est inefficace et risquée.

La pratique commerciale recommandée consiste à utiliser un système intégré de gestion des documents (SGD). Un SGD vous permet d’ouvrir, de modifier et d’enregistrer des documents en toute sécurité en un seul endroit. Il élimine la confusion des versions et les failles de sécurité.

4. Comment Dokmee peut-il savoir qui a apporté des modifications à un document ?

Dokmee conserve une piste d’audit complète et détaillée pour chaque document.

Ce journal retrace chaque action, y compris la consultation, la modification, l’impression ou le partage d’un fichier, avec un horodatage, ce qui permet de créer un historique complet et inaltérable à des fins de conformité et de responsabilisation.

5. Puis-je éditer des documents Word et Excel dans Dokmee ?

Oui. Dokmee s’intègre parfaitement à Microsoft 365.

Vous pouvez modifier des documents Word, Excel et PowerPoint en temps réel directement dans la plateforme, tandis que le système gère automatiquement le contrôle des versions en arrière-plan.