Revisão Completa do Dokmee ECM: Teste, Recursos e Benefícios em 2025

Você ainda está usando o Google Drive ou, pior, papel como seu sistema de gerenciamento de documentos?

Então apostamos que você mal tem tempo para ler este artigo porque ainda precisa vasculhar infinitos arquivos para encontrar o documento que precisa.

Se você nos der 10 minutos, nesta análise do Dokmee ECM vamos contar tudo sobre o Dokmee, um ECM que vai te ajudar a otimizar o gerenciamento de documentos e ser o mais eficiente que já foi.

O que é o Dokmee?

O Dokmee é um sistema de gerenciamento de documentos e gerenciamento de conteúdo empresarial com uma interface limpa desenvolvida para ajudar empresas a capturar, armazenar, gerenciar e recuperar documentos e registros digitais.

O Dokmee oferece muitos recursos (os quais abordaremos mais adiante) para gerenciar todos os documentos do seu negócio como uma unidade.

Alguns recursos incluem:

• Captura de documentos
• Arquivos e retenção
• Trilhas de auditoria
• ECM móvel
• Software de formulários eletrônicos

Em outras palavras, o Dokmee ECM garante que suas equipes trabalhem em perfeita sintonia, oferecendo acesso a documentos atuais e atualizados em toda a empresa, permitindo colaboração em equipe e captura de documentos sem barreiras.

O Dokmee atende empresas de todos os tamanhos e é utilizado em setores como governo, manufatura, contabilidade, recursos humanos, jurídico, saúde, finanças, educação, imóveis, entre outros.

O Dokmee serve como um repositório centralizado onde os usuários podem digitalizar, enviar e indexar documentos para fácil recuperação.

Este ECM oferece indexação inteligente, possibilitando marcação de metadados e pesquisas em texto completo, reduzindo drasticamente o tempo necessário para localizar arquivos específicos. Seu recurso de OCR transforma imagens digitalizadas em texto pesquisável e editável.

Recursos do Dokmee

Depois de mencionar brevemente algumas das capacidades do Dokmee, vamos explorar os melhores recursos do Dokmee.

O Dokmee possui muitos recursos que, para mim, o tornam um dos sistemas ECM mais completos disponíveis atualmente.

Armazenamento Seguro de Arquivos

O recurso mais básico de um DMS ou ECM é o armazenamento dos seus documentos.

No entanto, a forma como eles são organizados e armazenados é o que faz a diferença.

Com o Dokmee você tem total liberdade para organizar seus arquivos e pode categorizá-los utilizando indexação avançada e metadados para garantir que possa recuperar seus documentos da forma mais fácil possível.

Alguns exemplos de indexação que você pode usar dependendo do seu setor incluem:

Para órgãos governamentais:

• ID do documento
• Agência
• Número de regulação
• Datas
• Assunto

Para escritórios de advocacia:

• Nome do cliente
• Número do processo
• Tipo de documento
• Jurisdição
• Datas

Para provedores de saúde:

• Nome do paciente
• Número do prontuário médico
• Médico
• Diagnóstico
• Provedor de seguro

Para manufatura:

• Autor
• Número do desenho
• Fornecedor
• Nome do projeto
• Nome do produto

Você tem total liberdade ao decidir como categorizar e classificar seus documentos com o Dokmee.

Com o Dokmee, você pode colaborar com sua equipe na edição de documentos com um recurso de arrastar e soltar para adicionar novas páginas aos arquivos, adicionar anotações, assinaturas, compressão de arquivos, etc.

Você pode recuperar seus documentos facilmente com uma barra de pesquisa avançada e precisa, que oferece um botão “e/ou” para que possa incluir quantas tags de metadados forem necessárias.

Retenção de Arquivos

À medida que sua empresa evolui, é fácil sobrecarregar seu sistema com documentos desnecessários e irrelevantes.

Com o Dokmee é possível criar um programa de retenção.

Resumidamente, isso significa que você pode implementar um fluxo de trabalho para que seu DMS exclua, mova ou arquive seus documentos após determinado tempo desde que você acessou o arquivo pela última vez.

Por exemplo: após uma fatura ser paga integralmente, seu ECM irá automaticamente enviá-la para a lixeira de retenção depois que se passaram 7 anos desde a última verificação da fatura.

Você pode optar por excluí-los completa e permanentemente, ou enviá-los para a lixeira de retenção, onde você pode recuperá-los se precisar a qualquer momento.

Esse sistema permite uma limpeza automática que ajuda a manter o sistema limpo para que todos os documentos disponíveis sejam relevantes.

Fluxos de Trabalho Automatizados

O Dokmee é um sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial sem código, o que permite que você mesmo construa fluxos de trabalho altamente personalizados com interface de arrastar e soltar.

Como você constrói seu fluxo de trabalho é totalmente com você.

No entanto, no Dokmee sabemos que construir fluxos de trabalho muito intrincados pode ser complicado, por isso você pode contatar a equipe e eles construirão os fluxos para você.

O Dokmee permite que você crie fluxos personalizados para automatizar tarefas como aprovações de documentos, revisões e notificações, reduzindo intervenções manuais e aumentando a eficiência operacional.

O sistema também possui recursos de colaboração, permitindo que vários usuários acessem e comentem documentos em tempo real, com anotações, marcadores e integração por e-mail melhorando a comunicação e transparência.

Fonte: Software Advice

Se quiser saber mais, confira este vídeo!

Funções e Permissões

O Dokmee ECM é altamente dedicado a oferecer o máximo de medidas de segurança possível, por isso você pode definir controle de versões para cada documento e manter a governança de documentos estrita.

Os administradores podem definir funções de usuários, restringir acesso a determinadas pastas ou tipos de documentos e monitorar as atividades dos usuários através de logs detalhados.

Esse nível de controle é essencial para segmentos com requisitos rigorosos de privacidade de dados.

Você pode atribuir permissões a cada membro da equipe para garantir que não ocorram falhas de segurança ou vazamento de documentos a qualquer momento.

Algumas funções que você pode atribuir incluem:

• Restrição completa → O usuário não poderá abrir ou acessar o documento
• Apenas visualizar → O usuário poderá apenas ler o documento diretamente do ECM. Ou seja, direitos de edição, download e envio por e-mail podem ser removidos.
• Marca d’água → Usuários podem acessar, baixar ou enviar o documento por e-mail, porém, ao fazer isso, uma marca d’água personalizada será automaticamente adicionada. Isso garante total responsabilidade em caso de vazamento de documento.
• Anotações e assinaturas → Os usuários poderão editar o documento a qualquer momento, adicionando comentários, anotações, páginas extras ou assinaturas eletrônicas.

Esses direitos podem ser editados da forma que desejar a qualquer momento.

Trilhas de Auditoria

O Dokmee oferece trilhas de auditoria seguras e imutáveis que comprovam segurança, transparência e conformidade regulatória.

Toda interação com o sistema e arquivos é registrada em um histórico de atividades resistente à adulteração.

Interações podem incluir visualização, upload, edição, exclusão, movimentação, assinatura, impressão, etc. Cada ação será registrada e salva com nome do usuário e carimbo de tempo.

Você tem visibilidade em tempo real sobre quem realizou cada ação, quando aconteceu e em qual documento. Esse processo é essencial para detectar acessos não autorizados, garantir responsabilidade e preparar auditorias. Garante que seu ECM permaneça totalmente rastreável.

O registro de auditoria integrado permite fácil geração de relatórios e possibilita criar resumos detalhados de atividades.

A trilha de auditoria do Dokmee permite que sua organização gerencie informações sensíveis enquanto atende a normas rigorosas como HIPAA, GDPR, SOX, entre outras.

Captura Automática de Documentos

A captura de documentos do Dokmee é perfeita para quem precisa digitalizar e extrair informações de grandes volumes de dados.

O Dokmee oferece reconhecimento óptico de caracteres (OCR) integrado para converter documentos digitalizados em texto completamente pesquisável e editável.

O OCR do Dokmee extrai dados valiosos de documentos em papel, PDFs e imagens. Isso elimina totalmente a necessidade de digitação manual e torna os fluxos de documentos muito mais rápidos.

As capacidades de OCR incluem Smart Zone OCR, MICR para fontes bancárias e suporte para reconhecimento de texto digitado e manuscrito por meio de OCR, ICR e OMR.

Isso permite que vários tipos de documentos sejam processados com precisão, inclusive faturas e formulários manuscritos.

Além disso, o Dokmee aprimora a extração de dados com dois módulos inteligentes: Magic Indexing e AI Scripting.

O Magic Indexing é um recurso avançado que torna a indexação intuitiva e ágil quanto possível.

Permite marcar e organizar documentos automaticamente com metadados, analisando o conteúdo dos documentos.

Esta ferramenta reconhece texto digitado, manuscrito e até logotipos, ajudando a organizar todos os seus documentos de maneira consistente.

O AI scripting oferece uma abordagem programável para indexação.

Utilizando JavaScript ou C#, você pode criar lógica personalizada para manipular valores de índice e automatizar a classificação. O script é especialmente útil para lidar com múltiplos layouts de documentos ou requisitos específicos de setores.

A indexação pode ser configurada usando vários modelos de metadados, oferecendo opções manuais e automáticas com suporte para marcadores PDF e leitura de códigos de barras.

Documentos e metadados podem ser exportados para seu ECM usando formatos padrão como TIFF, PDF/A, JPEG, XML, CSV, etc.

O melhor de tudo é que, ao contrário de muitas soluções de captura, o Dokmee Capture oferece digitalização ilimitada, ou seja, não há cobrança por clique. Combinando OCR poderoso, indexação automática e geração de relatórios, o software aumenta seu ROI sem comprometer a funcionalidade ou o controle.

Com o Dokmee, você pode capturar documentos a partir de qualquer dispositivo, inclusive celular.

Software de Formulários Eletrônicos

Dokmee Forms permite criar formulários eletrônicos personalizáveis para coletar dados internos de RH, feedback de clientes, documentos de conformidade e muito mais. O Dokmee Forms ajuda você a criar e gerenciar formulários sem escrever uma linha de código.

O Dokmee Forms possui um criador de formulários de arrastar e soltar. Com interface limpa e amigável, os formulários podem ser montados rapidamente usando campos personalizados, upload de arquivos (suporta PNG, JPG, MP4, e mais) e suporte embutido a assinaturas eletrônicas.

O software também inclui modelos prontos e componentes modulares, facilitando criar fluxos com base na coleta de dados.

Você pode criar esses formulários tanto para dispositivos móveis quanto para tablets, o que é especialmente útil para coleta de dados em eventos, por exemplo.

O Dokmee oferece designer de temas para você adaptar todo o visual à identidade da marca. Adicione logotipos, use idioma preferido e padrões personalizados, tornando seus formulários únicos e totalmente alinhados com seu negócio.

Alguns recursos integrados incluem:

• CAPTCHA integrado

Proteja seus formulários contra spam e bots usando validação nativa de CAPTCHA e melhore a integridade e segurança da plataforma.

• Comodidade baseada em nuvem

Trabalhe com segurança de qualquer lugar com a infraestrutura em nuvem do Dokmee.

• Uploads de arquivos

Receba múltiplos tipos de arquivos como parte das submissões, incluindo documentos, imagens e vídeos.

Usando os fluxos do Dokmee, você pode incorporar formulários em processos automatizados de negócios. O criador de formulários integra-se com outras ferramentas, garantindo que os dados coletados possam ser enviados para os sistemas certos via API ou integração direta.

O recurso também inclui análises e relatórios. Você pode analisar taxas de envio, padrões de abandono de formulários e erros para melhorar engajamento e eficiência.

Onde Você Pode Implantar o Dokmee?

O Dokmee oferece uma implantação flexível, ou seja, pode ser instalado localmente, em nuvem ou híbrido. Assim, você pode adaptar totalmente de acordo com a sensibilidade dos seus documentos e necessidades.

DMS Local (On-premise)

Uma implantação local é mais indicada para organizações com exigências rigorosas de governança de dados, caso você já tenha infraestrutura local, ou para quem busca personalização e controle mais profundos.

Nesse caso, software e hardware ficam dentro da empresa, oferecendo controle total e possibilidade de customizar as soluções segundo os processos do negócio.

Setores que se beneficiam deste sistema incluem saúde, finanças e governo, pois trabalham com grandes volumes de dados muito sensíveis que não podem sofrer violações.

A única desvantagem é o custo inicial maior e a necessidade de uma equipe de TI dedicada para manter, atualizar e dar suporte contínuo.

DMS em Nuvem (Cloud)

A implantação em nuvem permite que você acesse a plataforma de qualquer lugar do mundo, ideal para quando você tem colaboradores remotos.

O investimento inicial é baixo e a dependência de recursos de TI internos é menor. Além disso, é altamente escalável.

Esse modelo é especialmente indicado para startups, pequenas e médias empresas ou organizações de rápido crescimento que precisam de uma solução flexível sem sacrificar segurança ou funcionalidade.

DMS Híbrido

Por fim, você pode combinar as duas opções — local e nuvem — em uma implantação híbrida.

A abordagem híbrida do Dokmee oferece equilíbrio estratégico, permitindo distribuir dados e aplicações entre os ambientes, aumentando a eficiência de custos e segurança.

A implantação híbrida é perfeita para empresas em migração gradual para nuvem ou que precisam manter dados sensíveis localmente por questões de conformidade enquanto usam nuvem em outros fluxos.

Apesar da flexibilidade, a gestão e integração são mais complexas, frequentemente exigindo especialistas em TI.

Avaliações dos Usuários

As avaliações do Dokmee incluem:

Capterra 4.7/5 | G2 4.5/5 | Software Finder 4.9/5 | Trust Radius 8.9/10

Usuários destacam as fortes integrações do Dokmee com outras ferramentas.

Com o Dokmee você também pode integrar com ferramentas de produtividade (DocuSign, pacote Microsoft, etc.), permitindo editar apresentações ou enviar documentos por e-mail sem sair do software.

Outros usuários também mencionaram gostar dos muitos recursos do ECM, incluindo as camadas de segurança, como autenticação de dois fatores ou logins personalizados.

✅ Vantagens

• Disponível em vários idiomas

O Dokmee está disponível em quase todos os idiomas. E os recursos estão disponíveis em inglês, francês e espanhol.

• Gerenciamento de documentos eficaz e completo

Dokmee ECM oferece muitos recursos para captura, armazenamento, indexação, recuperação e arquivamento de documentos.

O suporte a metadados estruturados, controle de versões e trilhas de auditoria garantem que os documentos estejam organizados, rastreáveis e seguros.

• ECM Móvel

Dokmee ECM inclui acesso amigável ao celular e interface baseada em navegador, tornando possível acessar documentos com segurança de qualquer lugar.

Além disso, é possível criar formulários adaptados ao mobile.

• Automação avançada de fluxos de trabalho

Dokmee permite criar fluxos de trabalho complexos para garantir colaboração fluida em equipe, reduzir erros humanos e aumentar a eficiência.

Os fluxos podem automatizar aprovações, revisões, assinaturas, etc.

Apesar dos fluxos serem fáceis de criar, você pode solicitar à equipe do Dokmee que crie os mais avançados para você.

• Ferramentas avançadas de pesquisa e indexação

Magic Indexing, OCR, reconhecimento de código de barras e script baseado em IA tornam a recuperação de documentos rápida e precisa, reduzindo esforço manual e erros humanos.

• Implantação flexível

Não importa quão sensíveis sejam seus documentos ou quão dispersa esteja sua equipe, o Dokmee permite implantar a ferramenta do jeito que melhor atende suas necessidades.

❌ Desvantagens

• Curva de aprendizado inicial

Apesar da interface ser amigável, alguns recursos avançados (como scripting e personalização de fluxos) podem exigir treinamento ou conhecimento técnico, especialmente em implementações complexas.

• O desempenho depende da configuração

Em ambientes locais ou híbridos, o desempenho do sistema pode depender da infraestrutura interna e configuração adequada, podendo exigir suporte de TI especializado.

5. Personalização requer ajuda profissional

Personalizações muito específicas, especialmente de fluxos, scripts ou integrações, podem exigir assistência da equipe do Dokmee ou de desenvolvedores terceiros.

Felizmente, a equipe está sempre à disposição para ajudar.

Dokmee vs Docuware

Dokmee e DocuWare são dois grandes sistemas ECM, e às vezes escolher entre eles pode ser difícil.

Ambos oferecem recursos importantes como indexação de documentos, gerenciamento de fluxo de trabalho, controle de versões e controles de acesso seguro.

Recursos	Dokmee	DocuWare
OCR e indexação	AI Indexing, Magic Indexing, ABBYY OCR	OCR básico, sem ferramentas de indexação IA integradas
Custos de digitalização	Ilimitado, sem cobrança por clique	Preço por volume, possibilidade de cobranças adicionais
Automação de fluxo de trabalho	Poderoso, arrastar e soltar com scripting	Fluxos avançados, mas complexos para configurar
Opções de implantação	Local, Nuvem, Híbrido	Principalmente Nuvem, alguns locais
Segurança e auditoria	Acesso por função, auditoria detalhada	Fortes recursos de auditora e segurança
Suporte e personalização	Suporte dedicado, personalização flexível	Bom suporte, mas custos de serviços profissionais

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No entanto, o Dokmee se destaca com recursos como digitalização ilimitada sem cobrança por clique, indexação poderosa baseada em IA (por scripting e Magic Indexing) e um modelo de preços mais acessível para pequenas e médias empresas.

O Dokmee também oferece maior flexibilidade de implantação, suportando ambientes locais, nuvem e híbridos. O DocuWare também oferece opções em nuvem e on-premise, mas com foco maior na nuvem, o que pode não ser ideal para empresas com rígidas necessidades de compliance.

A interface intuitiva do Dokmee e a facilidade de implementação também ajudam sua equipe a se adaptar ao ECM muito mais rápido.

Embora o DocuWare ofereça mais integrações e seja adequado para ambientes empresariais complexos, possui curva de aprendizado mais acentuada e maior investimento financeiro, especialmente para empresas que não precisam de integrações aprofundadas de ERP ou suporte de TI extenso.

O Dokmee entrega uma solução ECM equilibrada, fácil de usar, econômica, com forte automação e recursos de segurança, sendo a melhor escolha para quem precisa de robustez sem gastar muito ou perder tempo com treinamentos.

Por todos esses motivos, o Dokmee é o melhor sistema de gerenciamento de documentos e de conteúdo empresarial.

Dokmee é a Melhor Escolha?

Sim, o Dokmee é a escolha certa.

Se você procura um DMS básico ou um ECM mais avançado, o Dokmee atende suas necessidades.

A interface amigável do Dokmee é acessível por navegador web e aplicativos móveis, garantindo acesso remoto e flexibilidade para times distribuídos.

A plataforma integra-se com ferramentas empresariais como Microsoft Office, QuickBooks e diversos ERPs.

Se você deseja digitalizar seus documentos e garantir a governança dos arquivos, o Dokmee oferece uma solução escalável, segura e rica em recursos, atendendo tanto necessidades operacionais do dia a dia quanto arquivamento de longo prazo.

Se quiser saber mais, sinta-se à vontade para solicitar uma demonstração hoje ou experimentar o Dokmee.

Perguntas Frequentes

Para que serve o Dokmee?

O Dokmee é uma solução de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) usada para capturar, armazenar, gerenciar e recuperar documentos digitais.

O que é um software ECM?

Um software ECM é uma plataforma que auxilia organizações a capturar, armazenar, gerenciar e distribuir conteúdos e documentos eletrônicos durante todo o ciclo de vida, garantindo gestão segura e eficaz das informações.

Quais são os benefícios de implementar um software ECM?

A implantação de um software ECM traz benefícios como melhor organização de documentos, colaboração aprimorada, aumento da produtividade, fluxos otimizados, maior conformidade regulamentar, redução de custos de armazenamento e recuperação mais rápida das informações.

O Dokmee é baseado em nuvem ou local?

O Dokmee possui opções de implantação flexíveis: local, em nuvem ou ambientes híbridos.

O Dokmee integra com o Microsoft Office?

Sim, o Dokmee integra-se com Microsoft Office, QuickBooks, DocuSign e outras ferramentas empresariais.