Quais são as melhores alternativas ao OnBase em 2026?

O OnBase é um ECM robusto, porém, muitos usuários o consideram esmagador, caro e difícil de manter.

Isso significa que sua equipe pode não usar a plataforma corretamente, o que pode levar ao caos. Documentos perdidos, fluxos de trabalho incompletos, desperdício de recursos.

Para aproveitar ao máximo seu ECM, você precisa encontrar o software que combine com a cultura da sua empresa.

Hoje trazemos as 5 melhores alternativas ao OnBase com diferentes níveis de complexidade e automação.

O que é o OnBase?

OnBase é a principal plataforma de ECM e automação de fluxos de trabalho da Hyland. Assim como outras ferramentas de ECM, gerencia o conteúdo da sua empresa e possui um construtor de fluxos de trabalho sem código.

No entanto, se você pretende utilizar o OnBase, será necessário ter uma equipe de TI para lidar com as configurações.

Além de armazenamento de documentos e automação de fluxos de trabalho, o OnBase integra gestão de casos, gestão de registros e integração com outros sistemas empresariais, como SAP, Oracle, Workday, Epic e Salesforce.

O OnBase é conhecido por sua capacidade de se adaptar a necessidades específicas do setor por meio de fluxos de trabalho configuráveis, ao invés de customizações em código.

Essa flexibilidade faz com que ele seja adequado para organizações que lidam com grandes volumes de conteúdo não estruturado, incluindo sinistros, faturas, solicitações, contratos, prontuários de pacientes, arquivos de RH e documentos de conformidade.

Por exemplo, hospitais podem usar o OnBase para gerenciar pacotes de admissão de pacientes e integrar-se a sistemas de prontuário eletrônico; universidades podem otimizar arquivos de admissão e auxílio financeiro; bancos podem utilizar o OnBase para fluxos de originação de empréstimos; e órgãos públicos para gerenciar licenças, processos e registros.

O OnBase também oferece painéis personalizáveis onde é possível visualizar dados importantes sem precisar vasculhar seus arquivos.

Quando o OnBase é adequado?

O OnBase é uma boa escolha se você precisa de mais do que um simples sistema de armazenamento de documentos.

É apropriado em ambientes onde o conteúdo faz parte das tarefas diárias, principalmente conteúdos que precisam ser protegidos para conformidade com regulamentos legais.

O OnBase também pode ser usado para roteamento de faturas do contas a pagar para compras e financeiro automaticamente.

Outro exemplo são trabalhos orientados a casos, como reguladores de seguros processando sinistros, especialistas de RH gerenciando documentos do ciclo de vida do colaborador ou trabalhadores públicos analisando solicitações de assistência governamental.

O OnBase pode funcionar em conjunto com outros sistemas empresariais, assim você não precisa substituir sua atual pilha de ferramentas.

O OnBase também é muito adequado para organizações com necessidades complexas de segurança ou de retenção de dados.

Por exemplo, uma clínica de saúde que precisa atender à conformidade HIPAA e agendas de retenção de longo prazo, ou uma instituição financeira regida por normas do FDIC, SOX e FFIEC.

Geralmente é escolhido por organizações de médio a grande porte, com alto volume de documentos, processos com múltiplas etapas ou equipes distribuídas.

Quando o OnBase é a solução certa para você?

Se você tem um pequeno negócio com armazenamento de documentos simples, busca uma plataforma leve, ou não pode arcar com uma equipe interna de TI ou treinamento do time.

Por que os usuários procuram alternativas ao OnBase?

Embora o OnBase seja de fato uma plataforma ECM sólida, muitos usuários procuram alternativas. Talvez seja o seu caso.

Mas por quê?

O OnBase é um software bastante complexo, que exige muito tempo e conhecimento técnico durante a configuração, incluindo administradores especializados, desenvolvedores certificados e envolvimento contínuo de TI. Isso significa que você basicamente precisa de uma equipe dedicada só para o seu ECM, então ao invés de aliviar a carga, ele a aumenta.

Se você tem uma PME, pode achar a curva de aprendizado acentuada e o sistema difícil de manter.

O custo é outra preocupação típica. Licenciamento, hospedagem, manutenção anual e serviços profissionais podem somar um valor alto rapidamente, especialmente para clientes que expandem para múltiplos módulos ou fluxos de trabalho complexos.

Muitos usuários também relatam que as atualizações podem ser disruptivas, exigindo muitos testes e planejamento, tornando desafiador para organizações que buscam transformação digital ágil.

A interface do usuário, embora aprimorada nas versões recentes, às vezes é vista como desatualizada em comparação com ferramentas SaaS modernas e interfaces mais limpas e de autoatendimento.

Além disso, a arquitetura tradicional do OnBase é menos nativa da nuvem do que outras plataformas mais recentes, o que pode limitar a escalabilidade e agilidade, a menos que você migre para ofertas em nuvem hospedadas da Hyland.

Por fim, a integração normalmente é forte, mas frequentemente exige conectores ou serviços profissionais que aumentam o custo e o tempo de implementação.

Por esses fatores, alguns usuários buscam alternativas que ofereçam administração mais simples, menor custo total, implantação mais rápida e recursos cloud-native modernos.

5 melhores alternativas ao OnBase

Se você está enfrentando algum dos problemas anteriores ou eles são uma preocupação antes de assumir esse compromisso, reunimos uma lista de 5 alternativas ao OnBase fora do ecossistema Hyland.

Todas essas alternativas têm menor complexidade do que o OnBase, embora com algumas ressalvas que abordaremos.

1. Dokmee

⭐⭐⭐⭐⭐ Avaliações

G2 4.5/5 | Capterra 4.7/5

Por que o Dokmee é uma boa alternativa ao OnBase?

Dokmee é ideal para organizações que buscam um ECM mais simples e acessível, sem a grande sobrecarga técnica normalmente exigida pelo OnBase.

Oferece gestão de documentos, roteamento de workflows e armazenamento seguro sem exigir administração avançada do sistema.

Muitas equipes pequenas e médias escolhem o Dokmee porque ele é implantado rapidamente, integra-se com ferramentas de negócio já utilizadas e proporciona excelentes recursos de captura a um custo total mais baixo.

O Dokmee oferece tanto DMS quanto ECM, e é possível adicionar outros produtos como Capture, e-Forms, Page Counter, etc. Isso faz do Dokmee uma solução simples, limpa e escalável.

Principais recursos do Dokmee

• UI intuitiva, fácil para equipes não técnicas
• Digitalização de documentos, indexação e OCR
• Compartilhamento seguro de arquivos e trilhas de auditoria
• Opções em nuvem e on-premises
• Criação de workflows básicos para aprovações e tarefas
• Construtor de fluxos de trabalho avançado para usuários técnicos
• Suporte a API para integrações simples

Porém: O Dokmee pode ter dificuldades com workflows muito complexos ou grandes implantações em empresas, embora a equipe de suporte possa ajudar.

2. M-Files

⭐⭐⭐⭐ Avaliações

G2 4.3/5 | Capterra 4.4/5

Por que o M-Files é uma boa alternativa ao OnBase?

M-Files se destaca pela abordagem orientada por metadados, onde os documentos são organizados pelo que são em vez de onde estão armazenados.

Isso pode reduzir significativamente silos de dados e duplicidade de documentos. Esse sistema organizacional é ideal se suas equipes precisam acessar os mesmos documentos de diferentes formas.

Por exemplo, no onboarding de clientes, tanto os departamentos jurídico quanto financeiro precisam da carta de aceite e contratos assinados. O contrato não seria armazenado separado para cada área, mas existiria com tags de metadados como nome do cliente, tipo de documento etc.

Comparado ao OnBase, oferece uma classificação moderna com IA e melhor alinhamento ao Microsoft 365.

O ponto negativo é que o M-Files requer planejamento inicial para criar um bom esquema de metadados e pode parecer estranho para usuários acostumados a pastas tradicionais.

Principais recursos do M-Files

• Classificação e marcação com IA
• Automação de workflows e regras do ciclo de vida do documento
• Integrações com Microsoft 365 e Teams
• Opções em nuvem, híbrida e on-premises
• Gestão de compliance
• Pesquisa avançada

Porém: Configuração orientada a metadados exige treinamento e planejamento cuidadoso.

3. DocuWare

⭐⭐⭐⭐⭐ Avaliações

G2 4.4/5 | Capterra 4.6/5

Por que o DocuWare é uma boa alternativa ao OnBase?

DocuWare é conhecido pelo design cloud-first, rápida implantação e automação para processos rotineiros como contas a pagar, onboarding de RH e revisões contratuais.

Além da gestão de documentos, o DocuWare foca em gestão de workflow e tarefas, sendo indicado para empresas que dependem de cadeias de aprovação.

Comparado ao OnBase, o DocuWare é geralmente mais simples de implantar e manter.

Embora perante outras plataformas de ECM, o DocuWare possa parecer básico, pois suas possibilidades de configuração e customização avançada não são tão amplas quanto as do OnBase para casos altamente especializados.

Principais recursos do DocuWare

• Automação e indexação de faturas
• Captura inteligente de documentos com machine learning
• Arquitetura cloud-native
• Construtor de workflow simples de arrastar e soltar
• Integrações com ERP, CRM e sistemas de RH

Porém: Aplicações customizadas ou workflows muito complexos podem precisar de soluções alternativas.

4. Laserfiche

⭐⭐⭐⭐⭐ Avaliações

G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5

Por que o Laserfiche é uma boa alternativa ao OnBase?

Laserfiche é uma plataforma de ECM popular e robusta, que oferece automação de workflow, análises e formulários eletrônicos.

Governo, escolas e empresas a escolhem porque combina gestão de conteúdo com automação de processos de negócio (BPA).

O designer de fluxos de trabalho sem código é mais simples do que o processo do OnBase e oferece boa visibilidade sobre os processos.

No entanto, se você procura uma alternativa ao OnBase visando menos complexidade, o Laserfiche talvez não seja a melhor opção.

A plataforma ainda requer administradores treinados para grandes implementações e pode parecer menos moderna em partes da interface.

Principais recursos do Laserfiche

• Gestão de conteúdo corporativo com permissões detalhadas
• Automação de workflow avançada e dashboards de análise
• Laserfiche Forms para formulários digitais e aplicações públicas
• Integração com CRMs, ERPs, sistemas acadêmicos e RH
• Opções em nuvem, híbrida e on-premises

Porém: Algumas interfaces de configuração parecem antigas e implantações em larga escala podem exigir serviços profissionais.

5. FileBound

⭐⭐⭐⭐⭐ Avaliações

G2 3.9/5 | Capterra 3.8/5

Por que o FileBound é uma boa alternativa ao OnBase?

FileBound foi desenvolvido para simplicidade e baixo custo, tornando-se uma alternativa atraente se você busca automação de processos e gestão de documentos sem a complexidade corporativa.

A abordagem cloud-first e a interface direta garantem onboarding rápido para áreas como contas a pagar, RH e serviços estudantis.

É uma boa opção para equipes menores ou para começar com um sistema leve de gestão de documentos, mas pode deixar a desejar caso precise de funcionalidades mais avançadas e automação sofisticada.

Principais recursos do FileBound

• Interface fácil de aprender, adequada para equipes não técnicas
• Plataforma cloud-native com implantação rápida
• Roteamento automático e workflows de processos de negócio
• Formulários eletrônicos e captura de documentos
• Integração via APIs e conectores prontos

Porém: Capacidades limitadas para workflows muito complexos ou requisitos rígidos de compliance setorial.

Escolha o ECM certo

Escolher a plataforma de ECM adequada depende, em última análise, dos objetivos da sua empresa, recursos de TI, volume documental e complexidade dos fluxos de trabalho.

Apesar da força do OnBase, muitas empresas buscam soluções que ofereçam implantação mais ágil, administração mais simples e menor custo de longo prazo.

Plataformas como Dokmee, M-Files, DocuWare, Laserfiche e FileBound atendem a essas necessidades de formas diversas, seja através de design cloud-native, organização por metadados, workflows otimizados ou interfaces user-friendly.

A melhor alternativa não é simplesmente a que oferece mais recursos, mas a que se alinha à forma como suas equipes realmente trabalham.

Com o ECM correto, sua equipe finalmente poderá focar em produtividade e transformação, ao invés de gerenciar documentos e sofrer com infraestrutura antiga.

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