Meilleure alternative à
SharePoint
SharePoint peut sembler être le système de gestion de documents le meilleur et le plus simple si vous utilisez déjà des produits Microsoft 365, tels que Teams, Excel, PowerPoint, etc.
Cependant, ce n'est pas le seul à offrir des intégrations solides (ou natives) avec la suite Microsoft.
Nous vous proposons 5 alternatives à Microsoft SharePoint pour vous aider à choisir le DMS et l'ECM parfaits pour vous.
Qu'est-ce que Microsoft SharePoint ?
Microsoft SharePoint est une plateforme de gestion de documents et de collaboration nativement intégrée à l'écosystème Microsoft.
Elle offre un stockage de documents centralisé, mais son principal atout est qu'elle vous permet de créer des sites intranet, de gérer des fichiers, de partager des informations et de collaborer avec des équipes et des clients.
SharePoint peut être déployé soit sur site via SharePoint Server, soit dans le cloud via SharePoint Online dans le cadre de Microsoft 365.
Mais gardez à l'esprit que si vous utilisez ou prévoyez d'utiliser SharePoint Server 2016 ou SharePoint Server 2019, le support de Microsoft pour ces deux produits prend fin le 14 juillet 2026.
Après cette date, ces versions ne recevront plus de mises à jour de sécurité ni de support technique de la part de Microsoft.
SharePoint Online, cependant, continuera d'être mis à jour régulièrement.
Donc, si vous avez besoin d'un déploiement sur site, vous devrez peut-être envisager d'autres alternatives.
Bien que SharePoint soit une plateforme puissante, elle peut ne pas être la solution idéale pour toutes les organisations.
Parce qu'elle est principalement conçue autour de l'écosystème Microsoft, si vous dépendez fortement d'applications non-Microsoft, vous pourriez trouver des systèmes de gestion de documents alternatifs plus faciles à personnaliser pour leurs flux de travail spécifiques.
De plus, certaines organisations trouvent la structure de site et l'administration de SharePoint plus complexes que les plateformes de gestion de documents dédiées.
Si vous recherchez une automatisation avancée des flux de travail, des fonctionnalités de conformité hautement spécialisées ou une personnalisation plus poussée, il peut être intéressant d'explorer des solutions alternatives.
Source : Xoralia
Les meilleures fonctionnalités de Microsoft SharePoint
Bien que SharePoint ait ses inconvénients, il possède de nombreuses fonctionnalités qui peuvent être très utiles, surtout si vous débutez avec les systèmes de gestion de documents.
Gestion de documents et contrôle de version
Avec SharePoint, vous pouvez stocker vos documents dans de nombreuses bibliothèques de banques différentes que vous pouvez organiser à l'aide de métadonnées.
Il inclut un historique des versions qui permet aux utilisateurs de suivre les modifications, de restaurer les versions précédentes et de conserver un enregistrement précis des modifications de documents.
Automatisation des flux de travail
Bien que l'automatisation des flux de travail ne soit pas le plus grand atout de SharePoint, via Power Automate (anciennement Microsoft Flow), SharePoint vous aide à automatiser les processus métier répétitifs en créant des flux de travail qui déclenchent des actions basées sur des événements spécifiques, tels que le téléchargement de documents, la soumission de formulaires ou les changements de statut.
Les flux de travail peuvent être construits avec des automatisations sans code et des séquences complexes à plusieurs étapes qui se connectent à des systèmes et applications externes.
Sites intranet personnalisables
La solution intranet de SharePoint vous permet de créer des sites et des pages pour des projets spécifiques où vous pouvez partager des informations avec votre équipe et d'autres départements.
Vous pouvez créer ces sites avec des modèles et les adapter à des besoins spécifiques.
Source : Origami Connect
À qui s'adresse SharePoint ?
SharePoint est largement utilisé par les organisations de toutes tailles.
Il est particulièrement bien adapté aux entreprises déjà investies dans Microsoft 365, car il s'intègre parfaitement aux outils tels que Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Power Automate.
Bien qu'il puisse gérer un grand volume de documents, les organisations ayant des architectures d'information complexes devraient investir du temps dans la planification des structures de site, des autorisations et des stratégies de métadonnées pour maintenir de solides performances et une bonne convivialité à mesure que le contenu augmente.
Avec ses fonctionnalités de collaboration, de contrôle de version et d'automatisation des flux de travail, SharePoint est une option solide pour les équipes distribuées et distantes.
Il est également couramment utilisé par les agences gouvernementales, les établissements d'enseignement, les prestataires de soins de santé et les grandes entreprises qui ont besoin d'un stockage de documents sécurisé et de capacités de collaboration.
Selon la complexité du déploiement, SharePoint peut nécessiter une administration et une gouvernance informatiques, en particulier pour les organisations utilisant des environnements sur site ou des personnalisations étendues.
Pourquoi les utilisateurs recherchent-ils des alternatives à SharePoint ?
SharePoint est une plateforme de gestion de documents et de collaboration performante, mais elle n'est pas toujours parfaitement adaptée.
Un défi courant est la complexité.
À mesure que les bibliothèques de documents, les sites et les autorisations augmentent, le maintien d'un environnement SharePoint bien organisé nécessite souvent une gouvernance minutieuse et une administration continue. Sans normes claires, les organisations peuvent rencontrer des doublons de contenu, des conventions de dénomination incohérentes et des difficultés à localiser les documents.
Certaines entreprises constatent également que les capacités de gestion de documents de SharePoint dépendent fortement de l'écosystème Microsoft 365 plus large. Des fonctionnalités telles que l'automatisation avancée des flux de travail, le traitement de documents basé sur l'IA ou la gestion des enregistrements peuvent nécessiter des services Microsoft supplémentaires ou des solutions tierces, ce qui augmente à la fois les coûts et la complexité de la mise en œuvre.
Bien que SharePoint inclue l'automatisation des flux de travail via Power Automate, les organisations ayant des processus très axés sur les documents préfèrent parfois des plateformes ECM dédiées qui offrent la capture de documents, les flux de travail, la gestion des enregistrements et les fonctionnalités de conformité dans une seule solution.
Enfin, les organisations qui ne sont pas fortement investies dans Microsoft 365 peuvent rechercher des alternatives offrant des intégrations plus larges prêtes à l'emploi, une administration plus simple ou des capacités de gestion de contenu d'entreprise plus spécialisées.
Les 5 meilleures alternatives à SharePoint
Chacune de ces plateformes offre des avantages distincts par rapport à SharePoint, en fonction des priorités de votre organisation.
Dokmee se distingue par sa personnalisation approfondie, son indexation avancée et ses flux de travail flexibles, idéaux pour les industries réglementées.
DocuWare se concentre sur la simplicité et la facilité d'utilisation, ce qui le rend idéal pour les équipes qui souhaitent un déploiement rapide sans surcharge informatique.
M-Files apporte une organisation intelligente basée sur les métadonnées et une automatisation basée sur l'IA, offrant une manière plus intelligente de gérer l'information.
Laserfiche est conçu pour l'évolutivité et la conformité, offrant une automatisation puissante et des analyses adaptées aux gouvernements et aux grandes entreprises.
Enfin, DocStar offre une solution équilibrée et pratique avec de solides intégrations ERP/CRM, ce qui la rend parfaite pour les PME et les organisations du secteur public.
Comparées à la structure plus rigide de SharePoint et à sa dépendance à Power Automate, ces alternatives offrent des expériences de gestion de documents plus ciblées, efficaces et évolutives.
Outil | Principales fonctionnalités | Tarification | À qui s'adresse-t-il ? | Capacités d'indexation et de recherche | Flux de travail automatisés |
|---|---|---|---|---|---|
SharePoint | Bibliothèques de documents, sites d'équipe, gestion des métadonnées, intégration Microsoft 365, outils de collaboration | Inclus dans les plans Microsoft 365 | Organisations utilisant déjà Microsoft 365 et équipes axées sur la collaboration | Recherche solide basée sur les métadonnées et intégration de Microsoft Search | Flux de travail avancés disponibles via la plateforme low-code/no-code de Microsoft Power Automate |
Dokmee | DMS et ECM complets, métadonnées avancées, autorisations personnalisables, OCR, formulaires électroniques, chatbot, flux de travail modulaires | Sur devis ; milieu de gamme | Organisations de taille moyenne à grande dans les industries réglementées | Indexation et balisage de métadonnées hautement personnalisables | Générateur de flux de travail flexible avec des déclencheurs et des processus d'approbation personnalisables |
DocuWare | Stockage sécurisé de documents, capture de documents, OCR, intégration Microsoft 365, flux de travail sans code, suivi des versions | Basé sur abonnement ; milieu de gamme | Petites et moyennes entreprises recherchant la facilité d'utilisation | Indexation et récupération de documents compatibles OCR | Automatisation des flux de travail sans code conviviale |
M-Files | Stockage basé sur les métadonnées, classification basée sur l'IA, contrôle de version, pistes d'audit | Basé sur abonnement ; milieu-haut de gamme | Organisations de taille moyenne à grande avec des exigences de conformité | Recherche avancée de métadonnées et classification assistée par l'IA | Automatisation et gestion des flux de travail améliorées par l'IA |
Laserfiche | ECM, automatisation des flux de travail, OCR, analyses, outils de conformité | Sur devis ; niveau entreprise | Gouvernements, universités et grandes entreprises | Recherche basée sur les métadonnées avec capture de documents compatible OCR | Automatisation avancée des flux de travail avec analyses |
DocStar | DMS cloud, capture de documents, intégration ERP/CRM, automatisation des flux de travail | Basé sur abonnement | PME et organisations publiques | OCR et indexation basée sur les métadonnées | Flux de travail personnalisables avec notifications et approbations |
1. Dokmee
⭐⭐⭐⭐⭐ Évaluations
G2 4.5/5 | Capterra 4.7/5
Présentation
Dokmee est une plateforme DMS et ECM qui offre un contrôle et une personnalisation complets de votre gestion de documents.
Dokmee peut être adapté à tous les aspects de vos flux de travail documentaires, y compris les autorisations des utilisateurs et les règles d'automatisation.
L'une des plus grandes forces de Dokmee est ses puissantes capacités d'indexation et de gestion des métadonnées, qui rendent la recherche et l'organisation des documents rapides et précises.
Le système prend en charge des rôles et des autorisations entièrement personnalisables, permettant à vos administrateurs de définir clairement les niveaux d'accès pour les équipes, les départements ou les utilisateurs individuels. Cela garantit une conformité et une sécurité élevées, en particulier pour les industries réglementées.
Dokmee inclut également le contrôle de version et les pistes d'audit, afin que vous puissiez suivre chaque modification de document, mouvement ou action de l'utilisateur.
En ce qui concerne les flux de travail, avec Dokmee, vous pouvez créer des flux de travail détaillés et déclenchants avec un générateur glisser-déposer sans code ou avec un système plus avancé.
Cependant, si vous avez besoin d'un flux de travail plus professionnel mais que vous n'avez pas l'équipe informatique pour le faire pour vous, vous pouvez vous tourner vers l'équipe Dokmee pour le construire pour vous.
Cette flexibilité lui donne un avantage majeur sur SharePoint, qui nécessite souvent une configuration importante ou des outils tiers pour atteindre une sophistication de flux de travail similaire.
Dokmee a également intégré davantage de fonctionnalités d'IA dans la pile, y compris des résumés d'IA, une recherche progressive et, bientôt, la création de contenu par IA.
De plus, Dokmee offre un large éventail de fonctionnalités modulaires, notamment :
Capture de documents avec OCR intégré
Formulaires électroniques
Logiciel de chatbot
Fonctionnalité ECM complète
Dokmee s'intègre parfaitement à Microsoft Word, PowerPoint et aux systèmes de messagerie, ce qui vous permet d'ouvrir, de modifier et de gérer des documents directement depuis leur environnement Microsoft familier.
Pourquoi c'est mieux que Microsoft SharePoint
SharePoint est en deçà en termes de convivialité, de personnalisation et de profondeur d'automatisation.
Dokmee, en revanche, est entièrement personnalisable et ne nécessite pas une forte dépendance à l'égard de développeurs ou de plugins externes. Il suffit de concevoir au fur et à mesure que vous construisez votre système de stockage.
De plus, Dokmee offre beaucoup plus d'options en matière de flux de travail, d'automatisation et d'autorisations basées sur les rôles.
À qui s'adresse-t-il ?
Dokmee est mieux adapté aux organisations de taille moyenne à grande qui gèrent de gros volumes de documents, exigent des normes de conformité strictes ou ont besoin d'automatiser des flux de travail à plusieurs étapes.
Il est particulièrement précieux pour les secteurs de la finance, du droit, de la santé, du gouvernement et de l'éducation, où la responsabilité, la traçabilité des documents et l'efficacité des flux de travail sont des priorités absolues.
Comparaison complète Dokmee vs SharePoint
2. DocuWare
⭐⭐⭐⭐ Évaluations
G2 4.4/5 | Capterra 4.6/5
Présentation
DocuWare est actuellement l'un des systèmes de gestion de documents les plus populaires disponibles. Il se concentre sur le stockage sécurisé de documents, l'automatisation des flux de travail et l'efficacité des processus.
La plateforme offre une expérience utilisateur propre et intuitive, ce qui facilite l'organisation, la gestion et le partage sécurisé des documents pour les organisations.
Comme SharePoint, DocuWare s'intègre aux applications Microsoft 365 telles qu'Outlook, Teams, Word et Excel, permettant aux utilisateurs de travailler dans des environnements familiers.
DocuWare inclut également des capacités de capture de documents et d'OCR, permettant aux organisations de numériser, d'extraire, de classer et de récupérer des informations à partir de documents papier et numériques.
Son générateur de flux de travail sans code permet aux équipes d'automatiser les approbations, les notifications et le routage des documents sans nécessiter une expertise technique approfondie.
En termes de sécurité, DocuWare offre des contrôles d'accès basés sur les rôles, un historique des versions, des pistes d'audit et des fonctionnalités de conformité conçues pour prendre en charge les environnements commerciaux réglementés.
Pourquoi c'est mieux que Microsoft SharePoint
Pour les organisations principalement axées sur la gestion de documents plutôt que sur les sites de collaboration et le développement d'intranet, DocuWare offre une expérience plus spécifique.
Son interface peut être plus facile à apprendre et à administrer, tandis que ses outils de capture de documents et de flux de travail sont disponibles dans un environnement de gestion de documents dédié.
À qui s'adresse-t-il ?
DocuWare est mieux adapté aux petites et moyennes entreprises qui souhaitent des capacités de gestion de documents sécurisées, d'automatisation des flux de travail et de capture de documents sans administration informatique étendue.
3. M-Files
⭐⭐⭐⭐ Évaluations
G2 4.3/5 | Capterra 4.4/5
Présentation
M-Files est un DMS avec une approche unique du stockage de documents. M-Files ne repose pas sur des structures de dossiers rigides.
Au lieu de cela, il utilise une organisation basée sur les métadonnées, vous permettant de rechercher, de classer et de récupérer des fichiers en fonction de ce qu'est le document plutôt que de l'endroit où il est stocké. Ce système unique améliore considérablement l'accessibilité et garantit que les informations restent cohérentes et découvrables dans toute l'organisation.
C'est un bon choix pour les entreprises qui partagent les mêmes documents entre plusieurs départements.
De plus, la plateforme s'intègre également nativement aux outils Microsoft 365, notamment Word, Excel, Outlook et Teams. Cette intégration profonde offre une expérience plus fluide que l'interface souvent encombrée de SharePoint, tout en maintenant une conformité et un contrôle complets.
M-Files inclut également le contrôle de version, les pistes d'audit, les flux de travail automatisés et la classification de documents basée sur l'IA, ce qui contribue à réduire le temps passé à rechercher des fichiers et à améliorer la précision de la gestion de contenu.
Le principal handicap pour les nouveaux utilisateurs est le modèle de stockage et d'organisation complètement différent. Étant donné que M-Files s'éloigne des dossiers traditionnels, il peut falloir du temps aux équipes pour s'adapter.
Pourquoi c'est mieux que Microsoft SharePoint
M-Files se distingue comme l'une des alternatives les plus modernes et intelligentes à SharePoint, offrant des capacités de recherche et d'automatisation supérieures.
M-Files place la classification basée sur l'IA et la gestion des métadonnées au centre de sa plateforme, tandis que des capacités similaires dans les environnements Microsoft sont souvent fournies via des services Microsoft supplémentaires et des outils d'automatisation.
L'interface est plus propre et plus moderne que celle de SharePoint, avec un accent plus marqué sur la convivialité et l'automatisation plutôt que sur la gestion de site.
Dans l'ensemble, M-Files offre un environnement plus intelligent, basé sur le contexte et prêt à l'automatisation pour la gestion de documents.
À qui s'adresse-t-il ?
M-Files est idéal pour les moyennes et grandes entreprises ayant des cycles de vie de documents complexes et des besoins de conformité stricts.
Il est particulièrement bien adapté aux cabinets de conseil, aux entreprises d'ingénierie, aux institutions financières et aux services juridiques.
4. Laserfiche
⭐⭐⭐⭐⭐ Évaluations
G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5
Présentation
Laserfiche est un ECM populaire et bien établi qui combine la gestion de documents, l'automatisation des flux de travail et les outils d'analyse.
Il est conçu en tenant compte de la transformation numérique. Laserfiche se concentre sur l'aide aux organisations pour éliminer les processus papier grâce à l'automatisation intelligente et à la numérisation.
Comme SharePoint, il s'intègre à la suite Microsoft 365 (y compris Outlook et Teams), mais offre une expérience plus simple pour le stockage, la récupération et l'automatisation des processus de documents.
Laserfiche inclut également des capacités natives de capture de documents et d'OCR, ce qui facilite la numérisation et la numérisation des enregistrements physiques directement dans des référentiels consultables et basés sur les métadonnées.
Parmi ses fonctionnalités, vous trouverez également l'historique des versions, les pistes d'audit et les autorisations granulaires.
Le tableau de bord d'analyse de la plateforme permet aux organisations de surveiller les flux de travail, d'identifier les goulots d'étranglement et d'améliorer continuellement les opérations.
Pourquoi c'est mieux que Microsoft SharePoint
Laserfiche offre une approche plus cohérente et automatisée de la gestion de documents que SharePoint.
Le générateur de flux de travail de Laserfiche est plus intuitif et offre plus d'options pour inclure une logique conditionnelle.
Laserfiche inclut des informations natives pour aider à mesurer la productivité et les performances des flux de travail sans intégrations supplémentaires.
À qui s'adresse-t-il ?
Laserfiche est idéal pour les gouvernements, les universités, les institutions financières et les entreprises qui gèrent de gros volumes de documents et nécessitent une conformité certifiée, une auditabilité et une évolutivité.
5. DocStar
⭐⭐⭐⭐ Évaluations
G2 3.8/5 | Capterra 4/5
Présentation
DocStar (par Epicor) est une plateforme DMS et d'automatisation des processus basée sur le cloud, fiable et conçue pour simplifier la capture, le stockage et le traitement des documents.
Il est connu pour sa facilité d'utilisation et sa mise en œuvre rapide. DocStar combine des outils ECM avec une forte automatisation des flux de travail, un accès basé sur les rôles et la capture de documents.
La plateforme s'intègre bien aux applications Microsoft, y compris Outlook et Excel, permettant aux utilisateurs de capturer et de gérer du contenu directement à partir d'interfaces familières. Bien que son plus grand avantage soit ses intégrations avec les systèmes ERP et CRM, ce qui lui donne un avantage pour les organisations recherchant une automatisation des processus de bout en bout.
Le générateur de flux de travail de DocStar prend en charge les automatisations simples et avancées, avec des déclencheurs, des notifications et des branches de décision personnalisables.
Bien que son interface ne soit pas aussi moderne que celle de M-Files, DocStar se distingue par sa praticité, sa fiabilité et son équipe de support client réactive.
Pourquoi c'est mieux que Microsoft SharePoint
DocStar offre une gestion de documents plus efficace pour les organisations qui cherchent à numériser et à automatiser les processus sans dépendre fortement de l'informatique.
DocStar est une meilleure solution pour les industries telles que la finance, la santé et les opérations gouvernementales qui nécessitent des flux de travail structurés.
DocStar n'est pas aussi profondément personnalisable que Dokmee ou aussi axé sur l'IA que M-Files, mais il offre une solution équilibrée et fiable pour les entreprises qui valorisent la simplicité, l'automatisation et la conformité par rapport à une complexité technique lourde.
À qui s'adresse-t-il ?
DocStar convient parfaitement aux petites et moyennes entreprises et aux organisations publiques qui souhaitent un système pratique et évolutif pour la capture de documents, les flux de travail d'approbation et la gestion de la conformité, sans la surcharge ou la complexité des systèmes de niveau entreprise.
Comment choisir l'outil DMS parfait
Le choix de la bonne plateforme DMS ou ECM peut avoir un impact significatif sur la productivité, la conformité et l'efficacité opérationnelle.
Bien que SharePoint offre de solides capacités de collaboration, de stockage de documents, d'automatisation des flux de travail et une intégration profonde avec Microsoft 365, ce n'est pas la seule solution disponible. Le meilleur choix dépend des exigences de votre organisation, de la pile technologique existante, des obligations de conformité et des plans de croissance.
Avant de prendre une décision, tenez compte de ces questions :
La plateforme prend-elle en charge la gestion avancée des métadonnées, la classification basée sur l'IA ou la recherche intelligente ?
Fournit-elle une automatisation des flux de travail et des processus d'approbation qui correspondent à vos besoins commerciaux ?
Répond-elle aux exigences de sécurité et de conformité de votre organisation ?
S'intègre-t-elle aux applications que vos équipes utilisent quotidiennement ?
Peut-elle évoluer à mesure que le volume de vos documents et les exigences de votre entreprise augmentent ?
Chaque plateforme couverte dans cet article offre des forces différentes.
Si vous recherchez une personnalisation approfondie et une flexibilité des flux de travail, Dokmee pourrait vous intéresser.
Si vous privilégiez la facilité d'utilisation, vous préférerez peut-être DocuWare.
Pour la gestion de documents basée sur les métadonnées et les capacités d'IA, M-Files est un bon choix.
Si vous avez une grande institution qui nécessite conformité et automatisation, Laserfiche pourrait vous sembler particulièrement convaincant, tandis que DocStar offre un équilibre pratique entre la gestion de documents et l'automatisation des processus métier.
En fin de compte, la bonne solution est celle qui correspond le mieux aux flux de travail de votre organisation, aux exigences de conformité et aux objectifs de transformation numérique à long terme.
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