La mejor alternativa a
SharePoint
SharePoint puede parecer el sistema de gestión documental más fácil y mejor si ya utilizas productos de Microsoft 365, como Teams, Excel, PowerPoint, etc.
Sin embargo, no es el único con integraciones sólidas (o nativas) con el paquete de Microsoft.
Te presentamos 5 alternativas a Microsoft SharePoint para ayudarte a elegir el DMS y ECM perfecto para ti.
¿Qué es Microsoft SharePoint?
Microsoft SharePoint es una plataforma de gestión documental y colaboración que está integrada de forma nativa con el ecosistema de Microsoft.
Ofrece almacenamiento centralizado de documentos, pero su punto fuerte es que permite crear sitios de intranet, gestionar archivos, compartir información y colaborar con equipos y clientes.
SharePoint se puede implementar tanto en las instalaciones a través de SharePoint Server como en la nube a través de SharePoint Online como parte de Microsoft 365.
Pero ten en cuenta que si actualmente utilizas o planeas utilizar SharePoint Server 2016 o SharePoint Server 2019, el soporte de Microsoft para ambos productos finaliza el 14 de julio de 2026.
Después de esa fecha, estas versiones ya no recibirán actualizaciones de seguridad ni soporte técnico de Microsoft.
SharePoint Online, sin embargo, seguirá actualizándose regularmente.
Así que, si necesitas una implementación local, es posible que debas considerar otras alternativas.
Aunque SharePoint es una plataforma potente, puede que no sea la solución ideal para todas las organizaciones.
Debido a que está diseñado principalmente en torno al ecosistema de Microsoft, si dependes en gran medida de aplicaciones que no son de Microsoft, es posible que encuentres sistemas de gestión documental alternativos más fáciles de personalizar para tus flujos de trabajo específicos.
Además, algunas organizaciones encuentran que la estructura del sitio y la administración de SharePoint son más complejas que las plataformas de gestión documental dedicadas.
Si buscas automatización avanzada de flujos de trabajo, funciones de cumplimiento altamente especializadas o una personalización más profunda, explorar soluciones alternativas puede valer la pena.
Fuente: Xoralia
Las mejores características de Microsoft SharePoint
Aunque SharePoint tiene sus desventajas, tiene muchas características que pueden ser muy útiles, especialmente si estás empezando con los sistemas de gestión documental.
Gestión documental y control de versiones
Con SharePoint puedes almacenar tus documentos en muchas bibliotecas de documentos diferentes que puedes organizar utilizando metadatos.
Incluye un historial de versiones que permite a los usuarios rastrear cambios, restaurar versiones anteriores y mantener un registro preciso de las ediciones de documentos.
Automatización de flujos de trabajo
Aunque la automatización de flujos de trabajo no es el punto fuerte de SharePoint, a través de Power Automate (anteriormente Microsoft Flow), SharePoint te ayuda a automatizar procesos de negocio repetitivos mediante la creación de flujos de trabajo que activan acciones basadas en eventos específicos, como cargas de documentos, envíos de formularios o cambios de estado.
Los flujos de trabajo se pueden construir con automatizaciones sin código y secuencias complejas de varios pasos que se conectan con sistemas y aplicaciones externas.
Sitios de intranet personalizables
La solución de intranet de SharePoint te permite crear sitios y páginas para proyectos específicos donde puedes compartir información con tu equipo y otros departamentos.
Puedes construir estos sitios con plantillas y adaptarlos a necesidades específicas.
Fuente: Origami Connect
¿Para quién es SharePoint?
SharePoint es ampliamente utilizado por organizaciones de todos los tamaños.
Es particularmente adecuado para empresas que ya han invertido en Microsoft 365, ya que se integra perfectamente con herramientas como Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint y Power Automate.
Aunque puede manejar un gran volumen de documentos, las organizaciones con arquitecturas de información complejas deben invertir tiempo en planificar estructuras de sitios, permisos y estrategias de metadatos para mantener un rendimiento y usabilidad sólidos a medida que el contenido crece.
Con funciones de colaboración, control de versiones y automatización de flujos de trabajo, SharePoint es una opción sólida para equipos distribuidos y remotos.
También es comúnmente utilizado por agencias gubernamentales, instituciones educativas, proveedores de atención médica y organizaciones empresariales que necesitan almacenamiento seguro de documentos y capacidades de colaboración.
Dependiendo de la complejidad de la implementación, SharePoint puede requerir administración y gobernanza de TI, particularmente para organizaciones que utilizan entornos locales o personalizaciones extensas.
¿Por qué los usuarios buscan alternativas a SharePoint?
SharePoint es una plataforma de gestión documental y colaboración capaz, pero no siempre es la opción perfecta.
Un desafío común es la complejidad.
A medida que crecen las bibliotecas de documentos, los sitios y los permisos, mantener un entorno de SharePoint bien organizado a menudo requiere una gobernanza cuidadosa y una administración continua. Sin estándares claros, las organizaciones pueden experimentar contenido duplicado, convenciones de nomenclatura inconsistentes y dificultad para localizar documentos.
Algunas empresas también encuentran que las capacidades de gestión documental de SharePoint dependen en gran medida del ecosistema más amplio de Microsoft 365. Las funciones como la automatización avanzada de flujos de trabajo, el procesamiento de documentos impulsado por IA o la gestión de registros pueden requerir servicios adicionales de Microsoft o soluciones de terceros, lo que aumenta tanto el costo como la complejidad de la implementación.
Si bien SharePoint incluye la automatización de flujos de trabajo a través de Power Automate, las organizaciones con procesos altamente centrados en documentos a veces prefieren plataformas ECM dedicadas que ofrecen captura de documentos, flujos de trabajo, gestión de registros y funciones de cumplimiento en una única solución.
Finalmente, las organizaciones que no están muy involucradas en Microsoft 365 pueden buscar alternativas que proporcionen integraciones más amplias listas para usar, una administración más simple o capacidades de gestión de contenido empresarial más especializadas.
Las 5 mejores alternativas a SharePoint
Cada una de estas plataformas ofrece ventajas distintas sobre SharePoint, dependiendo de las prioridades de tu organización.
Dokmee destaca por su profunda personalización, indexación avanzada y flujos de trabajo flexibles, ideal para industrias reguladas.
DocuWare se centra en la simplicidad y la facilidad de uso, lo que lo hace ideal para equipos que desean una implementación rápida sin gastos generales de TI.
M-Files aporta una organización inteligente basada en metadatos y automatización impulsada por IA, ofreciendo una forma más inteligente de gestionar la información.
Laserfiche está diseñado para la escalabilidad y el cumplimiento, proporcionando una potente automatización y análisis adecuados para gobiernos y grandes empresas.
Finalmente, DocStar ofrece una solución equilibrada y práctica con sólidas integraciones ERP/CRM, lo que lo hace perfecto para pymes y organizaciones del sector público.
En comparación con la estructura más rígida de SharePoint y su dependencia de Power Automate, estas alternativas proporcionan experiencias de gestión documental más enfocadas, eficientes y escalables.
Herramienta | Características principales | Precios | ¿Para quién es? | Capacidades de indexación y búsqueda | Flujos de trabajo automatizados |
|---|---|---|---|---|---|
SharePoint | Bibliotecas de documentos, sitios de equipo, gestión de metadatos, integración con Microsoft 365, herramientas de colaboración | Incluido en los planes de Microsoft 365 | Organizaciones que ya utilizan Microsoft 365 y equipos centrados en la colaboración | Búsqueda sólida basada en metadatos e integración con Microsoft Search | Flujos de trabajo avanzados disponibles a través de la plataforma de bajo código/sin código de Microsoft Power Automate |
Dokmee | DMS y ECM completo, metadatos avanzados, permisos personalizables, OCR, formularios electrónicos, chatbot, flujos de trabajo modulares | Basado en presupuesto; rango medio | Organizaciones medianas a grandes en industrias reguladas | Indexación y etiquetado de metadatos altamente personalizables | Constructor de flujos de trabajo flexible con disparadores y procesos de aprobación personalizables |
DocuWare | Almacenamiento seguro de documentos, captura de documentos, OCR, integración con Microsoft 365, flujos de trabajo sin código, seguimiento de versiones | Basado en suscripción; rango medio | Pequeñas y medianas empresas que buscan facilidad de uso | Indexación habilitada para OCR y recuperación de documentos | Automatización de flujos de trabajo sin código fácil de usar |
M-Files | Almacenamiento basado en metadatos, clasificación impulsada por IA, control de versiones, pistas de auditoría | Basado en suscripción; rango medio-alto | Organizaciones medianas a grandes con requisitos de cumplimiento | Búsqueda avanzada de metadatos y clasificación asistida por IA | Automatización y gestión de flujos de trabajo mejoradas con IA |
Laserfiche | ECM, automatización de flujos de trabajo, OCR, análisis, herramientas de cumplimiento | Basado en presupuesto; nivel empresarial | Gobiernos, universidades y grandes empresas | Búsqueda basada en metadatos con captura de documentos habilitada para OCR | Automatización avanzada de flujos de trabajo con análisis |
DocStar | DMS en la nube, captura de documentos, integración ERP/CRM, automatización de flujos de trabajo | Basado en suscripción | PYMES y organizaciones públicas | OCR e indexación basada en metadatos | Flujos de trabajo personalizables con notificaciones y aprobaciones |
1. Dokmee
⭐⭐⭐⭐⭐ Calificaciones
G2 4.5/5 | Capterra 4.7/5
Descripción general
Dokmee es una plataforma DMS y ECM que ofrece control total y personalización sobre la gestión de tus documentos.
Dokmee se puede adaptar a cada aspecto de tus flujos de trabajo de documentos, incluidos los permisos de usuario y las reglas de automatización.
Una de las mayores fortalezas de Dokmee son sus potentes capacidades de indexación y gestión de metadatos, que hacen que la búsqueda y organización de documentos sea rápida y precisa.
El sistema admite roles y permisos totalmente personalizables, lo que permite a tus administradores definir claramente los niveles de acceso para equipos, departamentos o usuarios individuales. Esto garantiza un alto cumplimiento y seguridad, particularmente para industrias reguladas.
Dokmee también incluye control de versiones y pistas de auditoría, para que puedas rastrear cada edición, movimiento o acción de usuario de un documento.
En cuanto a los flujos de trabajo, con Dokmee puedes construir flujos de trabajo detallados y desencadenantes con un constructor de arrastrar y soltar sin código o con un sistema más avanzado.
Sin embargo, si necesitas un flujo de trabajo más profesional pero no tienes el equipo de TI para hacerlo, puedes recurrir al equipo de Dokmee para que lo construya por ti.
Esta flexibilidad le da una gran ventaja sobre SharePoint, que a menudo requiere una configuración significativa o herramientas de terceros para lograr una sofisticación de flujo de trabajo similar.
Dokmee también ha incorporado más funciones de IA en la pila, incluidos resúmenes de IA, búsqueda progresiva y, próximamente, creación de contenido con IA.
Además, Dokmee ofrece una amplia gama de funciones modulares, que incluyen:
Captura de documentos con OCR incorporado
Formularios electrónicos
Software de chatbot
Funcionalidad ECM integral
Dokmee se integra perfectamente con Microsoft Word, PowerPoint y sistemas de correo electrónico, lo que te permite abrir, editar y gestionar documentos directamente desde su entorno familiar de Microsoft.
Por qué es mejor que Microsoft SharePoint
SharePoint se queda corto en usabilidad, personalización y profundidad de automatización.
Dokmee, por otro lado, es completamente personalizable y no requiere una gran dependencia de desarrolladores o complementos externos. Simplemente diseña a medida que construyes tu sistema de almacenamiento.
Además, Dokmee ofrece muchas más opciones en flujos de trabajo, automatización y permisos basados en roles.
¿Para quién es?
Dokmee es más adecuado para organizaciones medianas y grandes que gestionan grandes volúmenes de documentos, requieren estrictos estándares de cumplimiento o necesitan automatizar flujos de trabajo de varios pasos.
Es particularmente valioso para los sectores de finanzas, legal, salud, gobierno y educación, donde la responsabilidad, la trazabilidad de los documentos y la eficiencia del flujo de trabajo son las principales prioridades.
Comparación completa de Dokmee vs SharePoint
2. DocuWare
⭐⭐⭐⭐ Calificaciones
G2 4.4/5 | Capterra 4.6/5
Descripción general
DocuWare es actualmente uno de los sistemas de gestión documental más populares disponibles. Se centra en el almacenamiento seguro de documentos, la automatización de flujos de trabajo y la eficiencia de los procesos.
La plataforma ofrece una experiencia de usuario limpia e intuitiva, lo que facilita a las organizaciones organizar, gestionar y compartir documentos de forma segura.
Al igual que SharePoint, DocuWare se integra con aplicaciones de Microsoft 365 como Outlook, Teams, Word y Excel, lo que permite a los usuarios trabajar en entornos familiares.
DocuWare también incluye capacidades de captura de documentos y OCR, lo que permite a las organizaciones escanear, extraer, clasificar y recuperar información de documentos en papel y digitales.
Su constructor de flujos de trabajo sin código permite a los equipos automatizar aprobaciones, notificaciones y enrutamiento de documentos sin requerir una amplia experiencia técnica.
En términos de seguridad, DocuWare proporciona controles de acceso basados en roles, historial de versiones, pistas de auditoría y funciones de cumplimiento diseñadas para admitir entornos empresariales regulados.
Por qué es mejor que Microsoft SharePoint
Para las organizaciones centradas principalmente en la gestión documental en lugar de los sitios de colaboración y el desarrollo de intranets, DocuWare ofrece una experiencia más específica.
Su interfaz puede ser más fácil de aprender y administrar, mientras que sus herramientas de captura de documentos y flujo de trabajo están disponibles dentro de un entorno de gestión documental dedicado.
¿Para quién es?
DocuWare es más adecuado para pequeñas y medianas empresas que desean una gestión documental segura, automatización de flujos de trabajo y capacidades de captura de documentos sin una administración de TI extensa.
3. M-Files
⭐⭐⭐⭐ Calificaciones
G2 4.3/5 | Capterra 4.4/5
Descripción general
M-Files es un DMS con un enfoque único para el almacenamiento de documentos. M-Files no se basa en estructuras de carpetas rígidas.
En cambio, utiliza una organización basada en metadatos, lo que te permite buscar, categorizar y recuperar archivos según lo que es el documento en lugar de dónde está almacenado. Este sistema único mejora enormemente la accesibilidad y garantiza que la información se mantenga consistente y descubrible en toda la organización.
Esto es ideal para empresas que comparten los mismos documentos en varios departamentos.
Además, la plataforma también se integra de forma nativa con las herramientas de Microsoft 365, incluidas Word, Excel, Outlook y Teams. Esta profunda integración proporciona una experiencia más fluida que la interfaz a menudo desordenada de SharePoint, al tiempo que mantiene el control y el cumplimiento total.
M-Files también incluye control de versiones, pistas de auditoría, flujos de trabajo automatizados y clasificación de documentos impulsada por IA, lo que ayuda a reducir el tiempo dedicado a buscar archivos y mejora la precisión en la gestión de contenido.
El principal inconveniente para los nuevos usuarios es el modelo de almacenamiento y organización completamente diferente. Dado que M-Files se aleja de las carpetas tradicionales, los equipos pueden tardar en adaptarse.
Por qué es mejor que Microsoft SharePoint
M-Files se destaca como una de las alternativas más modernas e inteligentes a SharePoint, ofreciendo capacidades de búsqueda y automatización superiores.
M-Files sitúa la clasificación impulsada por IA y la gestión de metadatos en el centro de su plataforma, mientras que capacidades similares en entornos de Microsoft a menudo se ofrecen a través de servicios adicionales de Microsoft y herramientas de automatización.
La interfaz es más limpia y moderna que la de SharePoint, con más énfasis en la usabilidad y la automatización en lugar de la gestión de sitios.
En general, M-Files proporciona un entorno más inteligente, basado en el contexto y listo para la automatización para la gestión documental.
¿Para quién es?
M-Files es ideal para empresas medianas y grandes con ciclos de vida de documentos complejos y estrictas necesidades de cumplimiento.
Es particularmente adecuado para empresas de consultoría, empresas de ingeniería, instituciones financieras y departamentos legales.
4. Laserfiche
⭐⭐⭐⭐⭐ Calificaciones
G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5
Descripción general
Laserfiche es un ECM popular y bien establecido que combina gestión documental, automatización de flujos de trabajo y herramientas de análisis.
Está diseñado pensando en la transformación digital. Laserfiche se centra en ayudar a las organizaciones a eliminar los procesos basados en papel a través de la automatización inteligente y la digitalización.
Al igual que SharePoint, se integra con la suite de Microsoft 365 (incluidos Outlook y Teams), pero ofrece una experiencia más sencilla para el almacenamiento, la recuperación y la automatización de procesos de documentos.
Laserfiche también incluye capacidades nativas de captura de documentos y OCR, lo que facilita el escaneo y la digitalización de registros físicos directamente en repositorios buscables y basados en metadatos.
Entre sus características también puedes encontrar historial de versiones, pistas de auditoría y permisos granulares.
El panel de análisis de la plataforma permite a las organizaciones monitorear flujos de trabajo, identificar cuellos de botella y mejorar continuamente las operaciones.
Por qué es mejor que Microsoft SharePoint
Laserfiche ofrece un enfoque más cohesivo y automatizado para la gestión documental que SharePoint.
El constructor de flujos de trabajo de Laserfiche es más intuitivo y ofrece más opciones para incluir lógica condicional.
Laserfiche incluye información nativa para ayudar a medir la productividad y el rendimiento del flujo de trabajo sin integraciones adicionales.
¿Para quién es?
Laserfiche es ideal para gobiernos, universidades, instituciones financieras y empresas que gestionan grandes volúmenes de documentos y requieren cumplimiento certificado, auditabilidad y escalabilidad.
5. DocStar
⭐⭐⭐⭐ Calificaciones
G2 3.8/5 | Capterra 4/5
Descripción general
DocStar (de Epicor) es una plataforma DMS y de automatización de procesos basada en la nube, fiable y diseñada para simplificar la captura, el almacenamiento y el procesamiento de documentos.
Es conocida por su facilidad de uso y rápida implementación. DocStar combina herramientas ECM con una sólida automatización de flujos de trabajo, acceso basado en roles y captura de documentos.
La plataforma se integra bien con las aplicaciones de Microsoft, incluidas Outlook y Excel, lo que permite a los usuarios capturar y gestionar contenido directamente desde interfaces familiares. Aunque su mayor ventaja son sus integraciones con sistemas ERP y CRM, lo que le da una ventaja para las organizaciones que buscan la automatización de procesos de extremo a extremo.
El constructor de flujos de trabajo de DocStar admite automatizaciones simples y avanzadas, con disparadores, notificaciones y ramas de decisión personalizables.
Aunque no es tan moderno en el diseño de la interfaz como M-Files, DocStar destaca por su practicidad, fiabilidad y un equipo de atención al cliente receptivo.
Por qué es mejor que Microsoft SharePoint
DocStar ofrece una gestión documental más eficiente para organizaciones que buscan digitalizar y automatizar procesos sin una gran dependencia de TI.
DocStar es una mejor solución para industrias como finanzas, atención médica y operaciones gubernamentales que requieren flujos de trabajo estructurados.
DocStar no es tan profundamente personalizable como Dokmee ni tan impulsado por IA como M-Files, pero proporciona una solución equilibrada y confiable para empresas que valoran la simplicidad, la automatización y el cumplimiento sobre la complejidad técnica.
¿Para quién es?
DocStar es adecuado para pequeñas y medianas empresas y organizaciones públicas que desean un sistema práctico y escalable para la captura de documentos, flujos de trabajo de aprobación y gestión de cumplimiento, sin la sobrecarga o complejidad de los sistemas de nivel empresarial.
Cómo elegir la herramienta DMS perfecta
Elegir la plataforma DMS o ECM adecuada puede afectar significativamente la productividad, el cumplimiento y la eficiencia operativa.
Si bien SharePoint ofrece sólidas capacidades de colaboración, almacenamiento de documentos, automatización de flujos de trabajo y una profunda integración con Microsoft 365, no es la única solución disponible. La mejor opción depende de los requisitos de tu organización, la pila tecnológica existente, las obligaciones de cumplimiento y los planes de crecimiento.
Antes de tomar una decisión, considera estas preguntas:
¿La plataforma admite la gestión avanzada de metadatos, la clasificación impulsada por IA o la búsqueda inteligente?
¿Proporciona automatización de flujos de trabajo y procesos de aprobación que se ajustan a las necesidades de tu negocio?
¿Cumple con los requisitos de seguridad y cumplimiento de tu organización?
¿Se integra con las aplicaciones que tus equipos usan todos los días?
¿Puede escalar a medida que crecen el volumen de documentos y los requisitos comerciales?
Cada plataforma cubierta en este artículo ofrece diferentes fortalezas.
Si buscas una personalización profunda y flexibilidad de flujo de trabajo, Dokmee puede resultarte atractivo.
Si priorizas la facilidad de uso, puedes preferir DocuWare.
Para la gestión documental basada en metadatos y las capacidades de IA, M-Files es una buena opción.
Si tienes una gran institución que requiere cumplimiento y automatización, Laserfiche puede resultarte particularmente convincente, mientras que DocStar ofrece un equilibrio práctico entre la gestión documental y la automatización de procesos de negocio.
En última instancia, la solución adecuada es la que mejor se alinea con los flujos de trabajo de tu organización, los requisitos de cumplimiento y los objetivos de transformación digital a largo plazo.
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