Análise do Hyland ECM: Recursos, Vantagens, Desvantagens e Alternativas

Algumas ferramentas são criadas para controle. Outras para velocidade. O Hyland já foi o padrão ouro para empresas que gerenciam documentos infinitos e fluxos de trabalho complexos. Mas o que antes parecia poder, agora parece peso.

O Hyland ECM ainda oferece funcionalidades profundas. O problema está no custo: alta sobrecarga de TI, configurações intermináveis, treinamento formal apenas para começar. Em um mundo onde as equipes exigem agilidade e experiências de usuário integradas, essa abordagem parece ultrapassada.

A verdadeira questão é simples. O Hyland evoluiu o suficiente para atender às necessidades das empresas de hoje ou o mercado seguiu em frente sem ele?

O que é o Hyland OnBase?

O OnBase da Hyland é um sistema de gestão de conteúdo empresarial (ECM) projetado para ser uma plataforma abrangente de serviços de conteúdo.

Ele vai além do simples armazenamento de documentos para gerenciar todo o ciclo de vida da informação do seu negócio, desde a captura inteligente de documentos e fluxos de trabalho automáticos até o arquivamento final.

O que faz o ECM da Hyland se destacar é seu design modular. Em vez de oferecer um software carregado de módulos que talvez você nunca use, sua organização pode adquirir apenas as funcionalidades necessárias, como:

• Gestão de casos,
• Gestão de registros, ou
• Ferramentas de desenvolvimento de aplicações low-code.

O Hyland é adequado para grandes empresas, sistemas de saúde e agências governamentais que precisam de uma solução de gestão de conteúdo altamente personalizada e em conformidade. Organizações de médio porte também podem se beneficiar da precificação modular do Hyland, investindo apenas nas ferramentas necessárias para reduzir custos e evitar a complexidade desnecessária do sistema.

Recursos do Hyland OnBase ECM

Os recursos corporativos do Hyland OnBase são abrangentes e a própria plataforma é inteligente. Vamos ver os 5 principais destaques.

1. Inteligência de Conteúdo e Captura

A utilidade do Hyland OnBase começa no momento em que um documento entra no seu ecossistema graças ao seu recurso de captura de documentos.

Em vez de apenas escanear uma imagem, a plataforma foi criada para entender o conteúdo desde o início. Ela pode ingerir arquivos automaticamente de scanners, caixas de email ou portais web — e é aí que entra sua inteligência de conteúdo.

O sistema utiliza aprendizado de máquina para classificar o documento. Por exemplo, se identificar que é uma fatura, extrai dados como nome do fornecedor, data e valor total. Esses dados então podem acionar um fluxo de trabalho, encaminhando o documento para aprovação e até mesmo gerenciando o processo de assinatura eletrônica, tudo com mínima intervenção humana.

Importante: Essa inteligência não está disponível pronta para uso; para obter uma precisão confiável, é necessário investir antecipadamente na configuração e no treinamento da IA com seus tipos de documentos específicos.

2. Automação de Processos e Fluxos de Trabalho

O OnBase foi desenvolvido para organizações que precisam automatizar operações de negócios inteiras. Ele faz isso ao combinar um poderoso motor de workflow com todos os recursos esperados, como roteamento condicional e notificações, com seu construtor de aplicações low-code, o WorkView.

Essa combinação permite gerenciar os documentos e os dados estruturados associados a um processo em um único sistema unificado.

Como ocorre com a maioria dos softwares ECM corporativos, a plataforma oferece um designer visual para esses fluxos de trabalho, mas exige o envolvimento contínuo do TI e boa compreensão técnica para criar automações mais complexas.

3. Gestão de Conteúdo e Governança

Como se espera de uma plataforma corporativa desse porte, o Hyland OnBase cobre completamente os pilares centrais da gestão documental.

Vai além do armazenamento simples e oferece controle avançado de versões, trilhas detalhadas de auditoria e retenção automatizada de arquivos com base em regras de negócios específicas. Isso garante a governança e conformidade rigorosas de que grandes organizações necessitam.

O OnBase também se destaca por sua capacidade de integrar-se perfeitamente aos fluxos de trabalho principais. Oferece conectores padrão para plataformas líderes de ERP e Microsoft 365, além de integrações especialmente poderosas para o setor da saúde, graças à compatibilidade direta com grandes sistemas EHR e EMR.

4. Plataforma de Desenvolvimento de Aplicações

Além da simples gestão de documentos, o Hyland OnBase oferece ferramentas para construir pequenas aplicações customizadas diretamente na plataforma.

Por exemplo, você pode criar um miniaplicativo dedicado para um fluxo de trabalho específico, como gestão de contratos. Isso permite capturar dados essenciais como valor do contrato e data de expiração e vinculá-los diretamente aos documentos relacionados, mantendo tudo conectado e acessível.

A vantagem é clara: todos os seus processos e dados permanecem centralizados em um único ambiente seguro e unificado.

No entanto, esses recursos de desenvolvimento têm uma curva de aprendizado. Apesar do termo ‘low-code’, são voltados para administradores técnicos ou equipes de TI, e não para usuários de negócio que desejam criar soluções rapidamente.

5. Colaboração e Acesso Remoto

Considerando que muitas equipes hoje são híbridas, o OnBase oferece as ferramentas necessárias para acesso remoto seguro.

Isso inclui um cliente web completo e aplicativos móveis dedicados para iOS e Android, permitindo que usuários participem de fluxos de aprovação de praticamente qualquer dispositivo.

Essa flexibilidade está diretamente ligada ao modelo de implantação. Apesar de ainda permitir instalação local, a opção em nuvem permite essa abordagem moderna.

É a melhor maneira de reduzir a sobrecarga de infraestrutura da sua equipe sem comprometer os recursos de segurança e conformidade exigidos pelas empresas.

Avaliações do Hyland OnBase: O que usuários reais estão dizendo?

O software ECM da Hyland, OnBase, possui avaliação de 4,3 de 5 estrelas no G2. A maioria das avaliações são favoráveis; veja o que usuários no Gartner e G2 disseram.

O que os usuários gostam no OnBase

Talvez uma das características mais elogiadas do OnBase seja sua capacidade de acesso remoto e flexibilidade.

• Um usuário disse:

“O que mais gosto no OnBase é o recurso de login em qualquer lugar, a qualquer momento. Como muitos de nós trabalhamos remotamente, é importante poder acessar documentos e arquivos relevantes de qualquer dispositivo. O OnBase nos permite fazer isso de forma segura, o que foi uma mudança muito positiva em nossa forma de trabalhar.”

Outro recurso amplamente elogiado pelos usuários é o potencial de desenvolvimento e automação da plataforma.

• Falando sobre as capacidades de desenvolvimento da plataforma, um usuário disse:

“Poder configurar aplicativos facilmente no WorkView e combinar o Workflow com o WorkView para automatizar processos de negócios.”

• Uma opinião similar é compartilhada sobre as possibilidades de automação do OnBase. Um usuário explicou:

“Gosto do fato de poder usar o OnBase WorkFlow e WorkView para construir aplicações e gerenciar documentos e conteúdos juntos. Este produto permite inúmeras opções de personalização e pode facilmente resolver e automatizar qualquer processo de negócio, tornando a organização mais eficiente e econômica.”

• Outros destaques para os usuários do OnBase são suas medidas robustas de segurança e escalabilidade. Veja o que disse um revisor verificado:

“Gosto do fato de que o Hyland OnBase oferece a melhor segurança para o conteúdo empresarial. O software é muito útil e gerencia o conteúdo empresarial em todas as etapas. É altamente escalável e, portanto, acessível.”

A aparência do OnBase não é considerada um destaque positivo pelos usuários, mas ocasionalmente alguns avaliam sua interface sólida e limpa.

O que os usuários não gostam no OnBase

Embora os usuários apreciem os recursos oferecidos pelo OnBase, o ponto negativo é que eles tornam a ferramenta mais complexa de usar se comparada a plataformas alternativas. A crítica de um usuário sobre a complexidade da configuração e a necessidade de múltiplas interfaces resume bem a questão.

• Ele disse:

“Limitações de configuração de uma interface para outra. No OnBase, especificamente, são necessárias várias interfaces para realizar diferentes partes da configuração. A eficácia poderia ser melhor se os administradores tivessem acesso para navegar e atualizar todos os aspectos da configuração de um painel central, como o Studio.”

As ferramentas “no-code” prometidas no OnBase na verdade não são totalmente sem código. Criar miniaplicativos personalizados não é intuitivo para iniciantes; a curva de aprendizado afeta tanto usuários finais quanto técnicos. Isso também influencia o treinamento e a usabilidade.

• Um usuário explicou:

“Aprender as ferramentas no-code é desafiador para usuários finais e geralmente requer assistência do TI; além disso, pode ser um desafio acionar corretamente APIs em fluxos de trabalho automatizados; as opções do programa para o design de formulários são algo limitadas e nem sempre visualmente agradáveis.”

• Sobre os desafios dos treinamentos, outro usuário comentou:

“Na minha experiência, percebi que a curva de aprendizado pode ser um pouco íngreme para usuários menos técnicos. Embora, em geral, o programa seja intuitivo, vários recursos avançados podem exigir mais tempo para dominar.”

• Aparentemente, vários usuários acham muitos dos recursos do OnBase difíceis de usar. Por exemplo, um usuário observou:

“Alguns aspectos não são muito amigáveis ou intuitivos para o usuário final, especialmente para quem tem pouco domínio de tecnologia. Se um bug é encontrado e relatado, nem sempre recebe a devida atenção.”

• Por fim, uma falha crítica do OnBase é sua dependência do Microsoft Office e, curiosamente, a dificuldade de integração com o SharePoint. Um usuário relata:

“Integração com o SharePoint: esta integração não funciona para nosso negócio, e desperdiçamos milhares de dólares tentando torná-la utilizável. O preço pode ser caro, mas vale a pena.”

Hyland OnBase vs. Dokmee: Comparação de recursos

Tanto Hyland OnBase quanto Dokmee são plataformas ECM poderosas. No entanto, suas filosofias e abordagem para resolver problemas de negócio são radicalmente diferentes. Veja a comparação:

O OnBase oferece quase infinitas possibilidades de personalização para organizações com recursos para isso. Entretanto, empresas que precisam do mesmo poder corporativo com foco em resultados imediatos e adoção de usuários encontrarão no Dokmee uma alternativa viável.

O Veredito Final: Vale a pena o Hyland OnBase?

Vale a pena investir no Hyland OnBase? Sim, mas apenas para um tipo específico de organização: uma grande empresa com departamento de TI dedicado e necessidade clara de construir aplicações customizadas centradas em conteúdo.

Para essas empresas, o alto custo, estimado em cerca de US$90.000/ano para 50 licenças padrão, além da curva de aprendizado elevada, são compensadores frente à total capacidade de customização da plataforma.

No entanto, o feedback consistente dos usuários sobre a configuração confusa com múltiplas interfaces destaca um problema recorrente. A maioria das empresas precisa obter retorno rápido sobre o investimento, o que exige alta adoção dos usuários.

É aí que as alternativas ECM modernas se destacam: oferecem o mesmo poder essencial de uma solução corporativa, mas com experiência de usuário superior, implantação mais rápida e custos mais previsíveis para empresas de todos os portes!

Escolha um ECM voltado para negócios modernos

A decisão entre OnBase e Dokmee no final das contas depende dos resultados, não da lista de recursos.

OnBase funciona mais como uma iniciativa de TI de longo prazo. Exige treinamento especializado, configuração cuidadosa e gestão contínua antes de mostrar valor. Embora a plataforma seja inegavelmente poderosa, grande parte do esforço vai para manter o sistema funcionando, e não para impulsionar o negócio.

Dokmee segue um caminho diferente. É construído para usabilidade desde o primeiro dia, permitindo que equipes trabalhem mais rápido, gerenciem documentos com facilidade e alcancem resultados sem a carga administrativa excessiva. O foco está em empoderar o negócio, não em administrar o software.

Escolha simplicidade, velocidade e eficiência desde o primeiro dia.

Veja como o Dokmee pode ajudar seu negócio

Perguntas Frequentes

Quanto custa o Hyland OnBase?

O preço do OnBase segue modelos personalizados para empresas, e o valor depende dos módulos escolhidos, das opções de implantação e do porte da organização. Custos de implementação, treinamento e suporte contínuo aumentam o custo total de propriedade.

Segundo um documento compartilhado pelo governo britânico, o Hyland OnBase pode ultrapassar US$1.000.000/ano para 1.000 usuários padrão.

O Hyland OnBase é baseado em nuvem?

Sim, o OnBase oferece opções de implantação em nuvem além da instalação tradicional local e modelos híbridos. A implantação em nuvem reduz a sobrecarga de infraestrutura, mantendo os recursos de segurança e conformidade de nível corporativo.

Qual a diferença entre o OnBase e outras plataformas ECM?

O OnBase se diferencia pelo design modular e pelas capacidades de desenvolvimento de aplicativos integrados. Organizações podem construir aplicações de negócios personalizadas dentro da plataforma de gestão de conteúdo, e não apenas gerenciar documentos e workflows.