Como Garantir a Segurança na Gestão de Documentos com um DMS em 2026

As duas principais razões para vazamentos de dados incluem erro humano e armazenamento em nuvem incorreto, podendo resultar em perdas de US$ 4 milhões para o seu negócio.

Mas e se dissermos que existe uma maneira de proteger seus documentos com uma única ferramenta?

A segurança na gestão de documentos se resume a ter a melhor defesa: Um sistema de gestão de documentos.

O que é Segurança na Gestão de Documentos?

A gestão de documentos segura engloba todas as políticas, tecnologias e controles que você pode usar para proteger seus documentos no sistema de armazenamento. Seja utilizando armazenamento em nuvem ou local.

Seu objetivo principal é garantir que as informações sensíveis permaneçam confidenciais, precisas e acessíveis apenas para usuários autorizados, mantendo também visibilidade e rastreabilidade sobre cada ação realizada em um documento.

Em organizações que já deixaram de usar sistemas baseados em papel ou ferramentas básicas de armazenamento em nuvem, a segurança da gestão de documentos é aplicada por meio de um DMS.

Um DMS seguro centraliza arquivos em um ambiente controlado, aplicando proteções como autenticação, criptografia, controle de acesso, trilhas de auditoria e políticas de retenção. Essa abordagem reduz os riscos associados a servidores de arquivos inseguros, anexos de e-mail e plataformas de armazenamento desconectadas.

Por que Proteger seus Documentos é Importante?

Pode parecer óbvio, mas mais de 65% das pessoas ainda usam armazenamento em nuvem comum para guardar seus dados. Incluindo informações sensíveis.

No entanto, embora seja prático para armazenamento pessoal, falta segurança avançada para proteger todo o seu negócio.

Proteger documentos é fundamental porque geralmente contêm informações sensíveis, confidenciais ou regulamentadas, como registros financeiros, contratos, dados de funcionários, informações de clientes e propriedade intelectual.

Uma única violação, exclusão acidental ou divulgação não autorizada pode resultar em perdas financeiras, danos à reputação, penalidades legais e perda de confiança dos clientes.

Sem a segurança correta para documentos, você enfrentará riscos maiores de vazamentos de dados e violações de compliance. Regulamentos como GDPR, HIPAA, SOX e normas ISO impõem exigências rigorosas sobre como as informações são armazenadas, acessadas e mantidas.

Deixar de proteger os documentos pode levar a multas, processos, falhas em auditorias e interrupções operacionais. Além da conformidade, uma forte segurança também melhora a eficiência interna, garantindo que colaboradores sempre trabalhem com informações precisas, atualizadas e autorizadas.

Como Proteger seus Documentos com um DMS

Uma plataforma moderna de DMS oferece múltiplas camadas de segurança para proteger documentos em repouso, em trânsito e durante todo o seu ciclo de vida, desde a criação e colaboração até a retenção e descarte.

Alguns recursos de segurança em um DMS incluem:

• Autenticação Multifator

A autenticação multifator é uma das defesas mais eficazes contra acessos não autorizados.

Ela exige que o usuário confirme sua identidade com mais de um fator, como uma senha combinada a um código temporário, solicitação no app móvel ou verificação biométrica.

Mesmo que as credenciais de acesso sejam comprometidas, o 2FA reduz significativamente a chance de um invasor acessar documentos sensíveis. Se você lida com dados financeiros, jurídicos ou regulamentados, 2FA ou autenticação multifator é um controle de segurança essencial.

• Criptografia (Em Repouso e em Trânsito)

A criptografia é um componente fundamental da segurança documental.

Um DMS seguro criptografa documentos tanto em repouso (armazenados no sistema) quanto em trânsito (durante upload, download ou compartilhamento).

Isso garante que, mesmo se os dados forem interceptados ou acessados sem permissão, permaneçam ilegíveis e inutilizáveis. Criptografia robusta protege informações sensíveis, dados de clientes e propriedade intelectual, além de apoiar a conformidade com normas de proteção de dados e privacidade.

• Funções, Permissões e Controle de Acesso

Funções e permissões formam a base do controle de acesso dentro de um DMS.

Com um DMS, como o Dokmee, administradores podem definir exatamente quem pode visualizar, editar, comentar, aprovar, compartilhar ou excluir documentos, de acordo com cargo, departamento ou responsabilidade.

Esse princípio do menor privilégio reduz riscos de exposição acidental e limita os danos potenciais por ameaças internas.

Permissões granulares também ajudam a aplicar separação de funções, especialmente importante em setores regulados, como finanças, saúde e jurídico.

• Marcas d’Água em Documentos

Marcas d’água adicionam uma camada extra de proteção para documentos compartilhados interna ou externamente.

Ao inserir marcas d’água visíveis, você desencoraja efetivamente a distribuição não autorizada. Essas marcas podem conter nome do usuário, endereço de e-mail, data ou status do documento.

Se um documento vazar, as marcas d’água facilitam o rastreio da origem da exposição, aumentando a responsabilidade e reforçando práticas seguras de manuseio.

• Anotações no App e Assinaturas Eletrônicas

Optar por um DMS com anotações internas, assinatura eletrônica e edição ajuda a manter a colaboração segura e auditável.

Quando você pode revisar, comentar, aprovar e assinar documentos diretamente na plataforma, cada ação é automaticamente registrada na trilha de auditoria.

Isso evita trocas inseguras por e-mail, reduz confusão de versões e garante que aprovações e assinaturas tenham validade jurídica. A colaboração centralizada no app também minimiza idas e vindas desnecessárias e previne que documentos sejam baixados, alterados ou armazenados fora de ambientes controlados.

• Políticas Automatizadas de Retenção e Descarte de Arquivos

Políticas automatizadas de retenção de arquivos acrescentam outra camada vital de segurança e conformidade.

Um DMS moderno permite definir por quanto tempo os documentos devem ser mantidos, de acordo com tipo, exigências regulatórias ou políticas internas.

Os arquivos podem ser arquivados, bloqueados ou excluídos com segurança automaticamente após o vencimento do prazo de retenção. Isso reduz o risco de retenção excessiva de dados sensíveis, limita responsabilidades legais e assegura aplicação consistente das exigências, sem depender de processos manuais.

• Trilhas de Auditoria e Registro de Atividades

Trilhas de auditoria são essenciais para a segurança, transparência e conformidade documental.

Um DMS registra automaticamente cada ação em um documento, incluindo uploads, visualizações, edições, comentários, aprovações, compartilhamentos, assinaturas e exclusões.

Cada evento é registrado com a identidade do usuário, data, hora e ação realizada. Esses registros imutáveis criam um histórico claro, facilitando a demonstração de compliance durante auditorias, investigação de incidentes e garantia de responsabilidade entre equipes.

5 Melhores Práticas em Segurança de Gestão de Documentos

Embora um DMS tenha muitos recursos de segurança incorporados, ainda há algumas ações necessárias para garantir que o seu DMS seja seguro e eficiente.

1. Defina uma estratégia de governança

Toda estratégia forte de segurança começa com governança.

Você deve estabelecer políticas claras de gestão definindo como os documentos são criados, classificados, compartilhados, retidos e descartados.

A governança fornece um quadro para decisões consistentes e garante que as medidas de segurança estejam alinhadas a exigências do negócio e regulatórias.

2. Defina papéis e responsabilidades claras

Ao mapear funções de usuários previamente, é possível aplicar controles de acesso de forma mais eficaz e evitar concessão excessiva de permissões. Essa abordagem proativa reduz falhas de segurança na implementação do sistema e no onboarding de usuários.

3. Revise regularmente as trilhas de auditoria

Os registros de auditoria fornecem visibilidade sobre quem acessou documentos, quais ações foram realizadas e quando. Revisões periódicas ajudam a detectar comportamentos incomuns, identificar problemas de compliance rapidamente e apoiar auditorias internas ou externas.

Além disso, se ocorrer um vazamento, você saberá quando ele teve origem e não precisará vasculhar registros intermináveis para identificar a causa.

4. Padronize práticas de colaboração

Isso ajudará a garantir que documentos sejam compartilhados por links controlados do DMS em vez de anexos de e-mail ou downloads inseguros.

Treinar funcionários sobre manuseio seguro de documentos e reforçar boas práticas ajuda a reduzir erros humanos, que continuam como um dos principais motivos de violações de dados.

5. Avalie e atualize continuamente as medidas de segurança

Com a evolução das ameaças e as mudanças nas necessidades do negócio, políticas, permissões e configurações do sistema devem ser revisadas para manter uma postura de segurança eficaz.

Proteja Seus Documentos com Dokmee

Dokmee foi desenhado com segurança na gestão de documentos em seu núcleo, oferecendo recursos necessários para proteger informações sensíveis e promover colaboração eficiente.

A plataforma oferece opções robustas de autenticação de usuários, incluindo controles de acesso baseados em funções que garantem que cada usuário visualize e interaja apenas com documentos relevantes às suas responsabilidades.

Documentos armazenados no Dokmee são protegidos por criptografia, armazenamento seguro e acesso controlado, reduzindo o risco de exposição não autorizada. Trilhas de auditoria detalhadas rastreiam cada ação, da visualização à edição, aprovação e exclusão, oferecendo total transparência e suporte à conformidade.

O Dokmee também aprimora a segurança por meio de captura e indexação avançada, garantindo que as informações sejam corretamente classificadas desde a entrada no sistema.

O controle de versões integrado previne a perda de dados e assegura que as equipes sempre trabalhem com a versão correta dos documentos. Anotações internas, aprovações e assinaturas eletrônicas mantêm a colaboração segura e totalmente rastreável, eliminando trocas incontroláveis de documentos.

Recursos adicionais como políticas de retenção, gestão do ciclo de vida dos arquivos, marca d’água e compartilhamento baseado em permissões ajudam as organizações a manter controle de longo prazo e atender regulamentações.

Além disso, o sistema é totalmente personalizável, garantindo que se adapte perfeitamente às suas necessidades e hierarquia.

Portanto, se você precisa elevar a segurança documental, agende sua demonstração gratuita hoje mesmo.