Dokmee vs DocuWare: Comparação dos melhores sistemas de gestão documental

Escolher a ferramenta que gerenciará e administrará a base da sua organização (os seus documentos) é uma escolha importante.

Ao escolher o seu DMS, surge uma pergunta inevitável: Dokmee ou DocuWare?

Vamos ajudá-lo a analisar as funções mais importantes e a escolher o melhor sistema de gestão documental.

O que é o Dokmee?

O Dokmee oferece soluções sólidas de DMS e ECM.

O DMS do Dokmee é um sistema de gestão documental seguro que lhe permite armazenar, gerir e aceder a todos os seus documentos digitais.

É o sistema ideal para as empresas que procuram afastar-se de um sistema baseado em papel, mas não querem investir em muitas funções avançadas ou não precisam delas.

O preço modular do Dokmee garante que paga apenas pelo que precisa.

O Dokmee ajuda-o a melhorar a sua produtividade enquanto protege os seus documentos com trilhas de auditoria avançadas e controlos de segurança melhorados.

Se procura um sistema mais completo ou avançado, pode experimentar o Dokmee ECM, que também armazenará os seus documentos, mas vai muito além da gestão documental tradicional.

Com o Dokmee ECM, beneficia de fluxos de trabalho automatizados avançados (personalizáveis com precisão às suas necessidades) e utiliza a indexação de metadados para manter o controlo de todos os seus documentos.

É ideal para grandes empresas que gerem volumes muito grandes de documentos. É uma solução escalável, rica em integrações poderosas.

Em ambos os casos, o Dokmee fornece pastas centralizadas para armazenar os seus documentos, facilmente acessíveis e pesquisáveis de acordo com os direitos de acesso, tornando-o numa ferramenta essencial para empresas que lidam com grandes volumes de documentação.

O Dokmee é oferecido tanto como solução local como serviço na nuvem, o que proporciona às empresas uma grande flexibilidade de implementação baseada nas suas necessidades específicas.

O Dokmee foi concebido para organizações de todos os tamanhos, particularmente nos setores jurídico, saúde, finanças, educação, indústria e administração pública.

É particularmente vantajoso para empresas sujeitas a requisitos rigorosos de controlo de documentos, como aquelas que precisam de cumprir com HIPAA, GDPR, SOX ou outras obrigações regulamentares.

O que é o DocuWare?

O DocuWare é uma das plataformas mais populares de gestão documental e automatização de fluxos de trabalho.

O DocuWare oferece captura, indexação, arquivo e recuperação dos seus documentos, ao mesmo tempo que facilita a colaboração em equipa.

Este sistema oferece funções como indexação inteligente, gestão de acesso baseada em funções, controlo de versões, trilhas de auditoria e integração com ferramentas profissionais como o Microsoft Office e sistemas ERP.

Além disso, oferece automatização de fluxos de trabalho para tarefas como aprovações, processamento de faturas e encaminhamento de documentos.

Dado que não oferece as funções avançadas de um ECM, é mais adequado para pequenas e médias empresas.

Tal como o Dokmee, pode escolher o método de implementação: nuvem, local ou híbrido, para satisfazer melhor os seus requisitos e controlos de segurança.

O DocuWare foi concebido para equipas de finanças, recursos humanos e qualidade.

Os casos de uso do DocuWare são variados e cobrem muitas funções empresariais.

Dokmee vs DocuWare

Tanto o Dokmee como o DocuWare oferecem funções essenciais em qualquer sistema de gestão documental, o que torna a escolha entre as duas plataformas, no mínimo, complexa.

Comecemos com uma rápida comparação dos dois melhores sistemas de gestão documental:

Ao comparar o Dokmee e o DocuWare, ambas as plataformas oferecem funções poderosas de gestão documental e automatização de fluxos de trabalho, mas atendem a necessidades e prioridades ligeiramente diferentes.

A principal diferença entre o DocuWare e o Dokmee é que o Dokmee oferece uma solução ECM, enquanto o DocuWare se baseia em fluxos de trabalho e DMS.

Além disso, a implementação do Dokmee é muito mais personalizada, o que é vantajoso para estruturas que desejam uma solução híbrida ou na nuvem, enquanto o DocuWare tende a favorecer a implementação local.

Outras características que vale a pena comparar incluem:

Interface de utilizador e experiência de utilizador (UI e UX)

O Dokmee oferece uma interface limpa e intuitiva centrada na experiência do utilizador, o que permite uma ampla personalização para se adaptar à imagem e aos processos de cada organização.

As suas capacidades de marca branca e suporte multilíngue são uma vantagem para as empresas que requerem um ambiente personalizado e acessível internacionalmente.

O DocuWare também fornece uma interface moderna e centrada na simplicidade, embora geralmente seja mais rígida e ofereça menos personalização do que o Dokmee.

Fonte: DocuWare

Indexação

O Dokmee oferece ferramentas de indexação poderosas baseadas em metadados, o que permite aos utilizadores etiquetar, classificar e encontrar documentos com precisão.

As suas funções de governação garantem a conformidade através da aplicação de convenções de nomenclatura, políticas de retenção e acesso baseado em funções.

O DocuWare também utiliza indexação inteligente e campos de metadados, mas depende mais de modelos automatizados do que de estruturas livres e personalizáveis.

Graças à personalização avançada, o Dokmee é uma solução mais versátil para organizações com requisitos reais de governação de dados.

Captura

A captura de documentos é um passo essencial em qualquer gestão documental, particularmente quando se passa do papel para o digital.

O Dokmee oferece o Dokmee Capture como uma solução dedicada ao processamento e digitalização em massa.

Este produto dedicado oferece OCR avançado, reconhecimento de códigos de barras, captura zonal e processamento por lotes, o que o torna perfeitamente adequado para departamentos com um uso intensivo de documentos, como finanças ou recursos humanos.

O Dokmee Capture oferece:

• Captura de dados automatizada
• Indexação automática
• Scripting
• Ferramentas de relatórios

O DocuWare inclui funções de captura dentro da sua plataforma, mas não oferece um motor dedicado, o que pode limitar a escalabilidade para volumes elevados.

Além disso, a importação automática de documentos do DocuWare não inclui tecnologias avançadas como OCR, ao contrário do Dokmee.

Integrações

Ambas as plataformas integram-se com ferramentas profissionais como o Microsoft 365, SAP e QuickBooks.

No entanto, o Dokmee oferece mais flexibilidade através da sua API para criar integrações personalizadas, ligando-se assim facilmente a sistemas empresariais específicos.

O DocuWare também oferece integrações importantes, mas depende mais de suplementos estandardizados. Portanto, o Dokmee será preferido para empresas que requeiram interoperabilidade personalizada.

Designer de fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho de gestão documental permitem que as equipas colaborem garantindo a rastreabilidade, a responsabilidade e as notificações em cada etapa. Estes fluxos de trabalho evitam qualquer esquecimento de documentos durante todo o processo.

O Dokmee oferece um designer de fluxos de trabalho de arrastar e largar para criar processos complexos sem necessidade de programação.

As empresas também podem recorrer à equipa do Dokmee para desenhar e configurar os seus fluxos de trabalho de acordo com as suas necessidades precisas, garantindo uma solução ideal desde o início, sem suposições.

Para obter mais informações sobre os fluxos de trabalho automatizados do Dokmee, veja este vídeo.

O DocuWare foi concebido para a automatização de fluxos de trabalho. Estes são fáceis de criar e utilizar, mas a personalização permanece limitada, uma vez que deve começar a partir de modelos existentes.

Fonte: DocuWare

Funções de segurança

No que diz respeito à segurança dos documentos, tanto o Dokmee como o DocuWare protegem os seus documentos sensíveis, mas o Dokmee fornece funções e permissões mais personalizáveis.

O Dokmee permite funções de utilizador muito precisas: acesso de administrador total, acesso apenas de leitura, permissões para e-mail, impressão, etc.

O sistema também suporta a segurança dos documentos ao nível do ficheiro, a gestão de acesso a pastas, bem como a restrição de direitos de descarregamento, edição ou eliminação de acordo com os perfis de utilizador. Além disso, o Dokmee oferece a adição opcional de marcas de água em documentos sensíveis, garantindo a sua confidencialidade durante a consulta ou partilha.

O DocuWare também oferece gestão de acesso baseada em funções, mas o seu modelo de permissões é mais estandardizado, oferecendo menos opções de ajuste fino por defeito. Muitas vezes é necessária uma configuração ou licenciamento adicional para atingir a granularidade que o Dokmee oferece.

Ambas as plataformas têm trilhas de auditoria completas, que registam cada ação (visualização, edição, eliminação ou aprovação), assegurando a conformidade regulamentar e a transparência total.

Os relatórios de auditoria do Dokmee incluem registos em tempo real, relatórios de atividade exportáveis e ferramentas internas para a monitorização da conformidade administrativa.

O DocuWare também mantém registos de auditoria robustos, mas o Dokmee oferece mais flexibilidade para visualizar, exportar e filtrar estes históricos para um maior controlo por parte das equipas de segurança.

Como escolher entre Dokmee e DocuWare?

Em última análise, tudo dependerá das suas necessidades comerciais.

Primeiro deve avaliar a natureza dos seus documentos e os requisitos da sua empresa para selecionar a solução que melhor se adapta.

No entanto, se prioriza uma solução escalável e altamente personalizável com módulos adicionais e funções avançadas de ECM, o Dokmee destaca-se como a referência.

Se se encontra no início da sua fase de investigação, listamos 10 dos melhores DMS para o ajudar a tomar a decisão correta.

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