Você sabia que mais de 40% das atividades comerciais dependem da precisão de seus documentos?

Se você não tiver o sistema de gerenciamento de documentos perfeito, é provável que continue perdendo documentos, esquecendo-se de tarefas importantes e perdendo tempo procurando arquivos.

Se você está pensando em mudar para o DocuWare para gerenciar os documentos da sua organização, confira esta análise do DocuWare para ver se ele pode ajudá-lo ou se você está apenas perdendo tempo e dinheiro.

O que é o DocuWare?

Atualmente, o DocuWare é um dos mais populares sistemas de gerenciamento de documentos e software de automação de fluxo de trabalho.

Ele se tornou especialmente popular no ano passado, em 2024, por causa de seus recursos para aumentar a eficiência nas organizações.

Ele oferece armazenamento centralizado de documentos, DMS baseado em nuvem e modelos para fluxos de trabalho automatizados, entre outros recursos úteis que serão discutidos em mais detalhes posteriormente.

O DocuWare é um DMS útil para empresas de todos os tamanhos; no entanto, algumas empresas menores podem achar os complementos limitados, pois o preço pode chegar a US$ 100 por mês.

Embora rico em recursos, os usuários tendem a escolher o DocuWare por suas funções de fluxo de trabalho que podem lidar com aprovação de faturas, integração de funcionários, gerenciamento de contratos e rastreamento de conformidade.

O DocuWare também se concentra em manter medidas de segurança para proteger seus documentos, como controle de acesso baseado em funções, trilhas de auditoria, controle de versão de documentos e assinaturas digitais seguras.

Em geral, o DocuWare oferece muitas funções que o ajudam a gerenciar seus documentos com muito mais eficiência.

No entanto, embora seja o DMS mais popular, ele não é o único, e pode haver outra ferramenta mais adequada às suas necessidades.

Neste artigo, examinaremos as funções do DocuWare de forma objetiva, mas também analisaremos as opiniões de usuários reais.

Onde você pode implantar o DocuWare?

O DocuWare oferece implantação flexível, o que significa que você pode decidir onde e como deseja implantar seus documentos.

A DocuWare tem um DMS baseado em nuvem chamado DocuWare Cloud. Esse software é implantado totalmente on-line e pode acessar documentos e fluxos de trabalho a qualquer momento e de qualquer lugar.

Esse produto oferece gerenciamento de documentos, formulários eletrônicos, indexação inteligente e gerenciador de fluxo de trabalho.

O DocuWare Cloud tem 4 níveis que variam de acordo com o número de usuários e o volume de documentos que você deseja incluir no seu plano. Os preços não foram divulgados até o momento.

Se você gerencia documentos mais confidenciais ou está em setores altamente regulamentados, como saúde, finanças ou direito, também pode optar por uma implantação local ou híbrida.

No entanto, com esse modelo, você precisaria adquirir licenças adicionais para formulários eletrônicos, indexação inteligente, leitura de código de barras, sincronização de dados, aplicativo móvel, integrações avançadas e gerenciamento de tarefas e fluxo de trabalho.

Portanto, se você tiver um orçamento apertado, a implementação no local pode ser um grande peso para as finanças da sua organização.

Gerenciador de fluxo de trabalho DocuWare

O principal recurso do DocuWare é o Workflow Manager.

Você pode criar fluxos de trabalho usando o editor de arrastar e soltar para mapear cada etapa do processo do documento. É possível conectar e definir se essas ações são automatizadas ou se exigem ação manual de um membro da equipe.

Com o Workflow Manager, você pode usar metadados e campos de documentos para rotear arquivos.

Além disso, você pode atribuir prazos a cada tarefa para garantir que cada etapa do processo seja concluída em tempo hábil.

É possível personalizar fluxos de trabalho para tarefas como aprovação de faturas, roteamento de contatos, integração de funcionários ou processamento de pedidos de compra, por exemplo.

Gerenciador de tarefas

O DocuWare Task Manager mantém todas as tarefas organizadas e visíveis. Ele combina listas automatizadas com notificações personalizadas por e-mail.

Basicamente, é um painel centralizado de tarefas pendentes.

Esse recurso do DocuWare é ideal para organizações com várias equipes que precisam trabalhar juntas. Especialmente aquelas com trabalhadores remotos.

É possível automatizar as notificações para que, assim que um documento estiver disponível, os membros da equipe recebam um e-mail com um link direto para o arquivo ou documento em questão. Por exemplo, com arquivos de folha de pagamento, atualizações de contratos ou notas de entrega.

O DocuWare Task Manager lhe mostra documentos importantes, prazos e tarefas atualizadas.

Isso também permite que o gerente tenha visibilidade total do progresso de sua equipe e da distribuição da carga de trabalho para garantir a colaboração e a responsabilidade.

Para explicar isso com um exemplo prático, sua equipe de RH pode receber currículos assim que eles forem enviados; no entanto, os gerentes de departamento serão notificados quando o candidato tiver passado pela primeira etapa de aprovação.

Funções de gerenciamento de documentos

Já vimos duas das funções mais populares do DocuWare. Agora, vamos examinar as funções do DMS que realmente o ajudam a gerenciar seus documentos, em vez de tarefas.

• Indexação inteligente e pesquisa de texto completo

Como qualquer DMS ou ECM, o DocuWare pode armazenar seus documentos em arquivos e organizá-los com tags de metadados e indexação avançada.

O DocuWare converte automaticamente o conteúdo do documento em termos de índice pesquisáveis.

Isso ajuda a organizar seus documentos e recuperá-los mais rapidamente, o que significa que sua equipe pode passar menos tempo procurando informações e mais tempo tomando decisões com base nelas.

Embora o DocuWare apresente uma indexação avançada com tecnologia de IA e inclua extração de dados e reconhecimento de manuscrito com tecnologia de IA, ele não inclui tecnologia nativa de captura avançada de documentos e OCR.

Isso significa que você teria que integrar ferramentas de terceiros para extrair e digitalizar informações de documentos digitalizados ou faturas, ou fazer isso manualmente.

Portanto, se você gerencia grandes quantidades de documentos em papel, isso é algo a ser considerado.

• Gerenciamento seguro de documentos

O DocuWare também oferece recursos como controle de acesso baseado em funções, trilhas de auditoria e controle de versão de documentos para garantir que suas informações confidenciais sejam protegidas e acessíveis a usuários autorizados, evitando violações de segurança.

Se você opera em um setor regulamentado, o DocuWare oferece suporte à conformidade com o GDPR, HIPAA e outros regulamentos.

Você também pode assinar e editar seus documentos diretamente do aplicativo para evitar a transferência de documentos de uma ferramenta para outra, e essas ações também são salvas nos registros de auditoria.

• Tratamento inteligente de documentos (IDP), divisão e classificação

O DocuWare IDP separa automaticamente as digitalizações em lote em documentos individuais, o que é útil se você precisar processar muitas faturas, contratos ou formulários.

Essa função elimina a necessidade de classificação manual e reduz os erros.

Além disso, a classificação do IDP identifica automaticamente os tipos de documentos e os armazena na pasta correta.

• Importação de documentos e integração de e-mail

As funções de importação de arquivos do DocuWare obtêm documentos de e-mails ou outras pastas digitais e os indexam automaticamente para armazenamento na pasta apropriada.

Com o DocuWare, você pode importar seus documentos diretamente de ferramentas de produtividade, como o Microsoft Office. Em vez de salvar e carregar arquivos manualmente, você pode enviá-los diretamente para os seus armários de arquivos, facilitando a captura de contratos, propostas, relatórios ou qualquer outro conteúdo criado pela sua equipe.

Os e-mails e anexos podem ser capturados e armazenados automaticamente junto com outros conteúdos comerciais, garantindo que correspondências importantes não sejam perdidas em caixas de entrada pessoais.

Além disso, o DocuWare se integra ao Microsoft Teams, permitindo o arquivamento seguro de documentos compartilhados em chats ou espaços de colaboração.

• Formulários DocuWare

Por fim, com o DocuWare, você também pode criar formulários baseados na Web com a interface de arrastar e soltar, sem código.

Nesses formulários, você pode incluir caixas de texto, menus suspensos, caixas de seleção, entradas de calendário e upload de arquivos. Isso o ajudará a capturar exatamente as informações necessárias para seus fluxos de trabalho.

Você pode decidir quais campos são obrigatórios, ajustar os rótulos e a posição e estruturar o formulário de acordo com as necessidades da sua empresa. Essa abordagem de autoatendimento permite que departamentos como RH, Finanças ou Vendas criem seus próprios formulários rapidamente.

Depois de criar um formulário, você pode gerar um URL seguro para distribuí-lo como quiser e para quem quiser. Você pode otimizar seus formulários para dispositivos móveis para garantir que seu público possa preenchê-los a qualquer momento.

Os formulários enviados são armazenados no DocuWare, indexados e encaminhados para os fluxos de trabalho correspondentes.

Observação: Essas não são as únicas funções que você pode encontrar no DocuWare, apenas reunimos as mais úteis para este artigo.

Avaliações de usuários

Vamos ao cerne deste artigo: o que os usuários dizem sobre o DocuWare.

Classificações ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.4/5 | Capterra 4.6/5 | Gartner 4.6/5

A maioria dos usuários usa o DocuWare para manter a colaboração e a eficiência quando os membros da equipe trabalham remotamente, graças ao DMS baseado na nuvem.

Também é uma boa opção para equipes que estão implementando um novo sistema baseado em papel ou migrando de outras soluções de armazenamento digital, graças às funções de importação.

Os usuários também consideram que o DocuWare tem uma interface limpa; no entanto, se você nunca usou um DMS antes, precisará de ajuda.

Aqui estão alguns exemplos de avaliações de usuários:

Prós

• Os usuários tendem a fazer uso extensivo de formulários eletrônicos
• Acesso constante a todos os arquivos
• Automação útil do fluxo de trabalho
• Navegação simples
• Integrações robustas

Contras

• Alta curva de aprendizado
• Os arquivos de registro podem ficar presos quando aumentam muito de tamanho
• Escalas de preços excessivas
• Falta de acesso off-line no aplicativo móvel
• Atendimento ao cliente sem resposta

DocuWare versus Dokmee

Embora o DocuWare seja uma opção boa e popular, outras ferramentas, como o Dokmee, podem ser mais adequadas para sua empresa.

O Dokmee e o DocuWare são sistemas DMS e ECM, mas diferem na flexibilidade, na personalização e no nível de suporte que oferecem aos usuários finais.

Embora ambas as plataformas ofereçam ferramentas robustas de gerenciamento de documentos e automação de fluxo de trabalho, o Dokmee oferece recursos mais avançados de captura de documentos, OCR e segurança baseada em funções.

A DocuWare, por outro lado, concentra-se na colaboração em equipe e no gerenciamento de tarefas, mas oferece menos personalização e capacidade de resposta no atendimento ao cliente.

O DocuWare inclui um criador de fluxo de trabalho fácil de usar, projetado para automação direta de processos de aprovação, roteamento de documentos e gerenciamento de tarefas. O Dokmee, por outro lado, oferece um construtor de fluxo de trabalho padrão e um mecanismo de fluxo de trabalho técnico mais avançado.

Isso permite que as organizações experientes em TI projetem fluxos de trabalho complexos e em grande escala, adaptados a processos comerciais muito específicos.

O Dokmee também oferece opções abrangentes para a atribuição de funções e permissões, que podem ser personalizadas em níveis bastante granulares. Essa flexibilidade permite a conformidade com as normas do setor e aumenta a segurança dos documentos.

Além disso, os formulários do DocuWare são fáceis de projetar e integrar aos fluxos de trabalho, mas são um pouco limitados em termos de personalização e adaptabilidade.

Os formulários do Dokmee, por outro lado, permitem maior flexibilidade no design e na captura de dados, oferecendo suporte a uma variedade maior de casos de uso e experiências de usuário.

Nesta tabela, você encontrará mais diferenças entre as duas ferramentas.

Recurso	Dokmee	DocuWare
Gerador de fluxo de trabalho	Construtor padrão + avançado/técnico; pode projetar fluxos de trabalho complexos com suporte de TI ou assistência da equipe do Dokmee.	Construtor simples e fácil de usar, com foco em roteamento e aprovações básicas.
Captura de documentos e OCR	Funções integradas de captura e OCR para indexação automática e extração de dados	Não possui OCR nativo; requer integrações de terceiros
Funções e permissões	Atribuição de função granular e altamente personalizável para garantir a conformidade e a segurança.	Acesso baseado em função, mas menos flexível
Formulários	Formulários flexíveis e personalizáveis para vários usos comerciais	Formulários fáceis de usar, mas com personalização limitada
Atendimento ao cliente	Suporte responsivo, proativo e prático (ajuda a criar fluxos de trabalho)	De acordo com os comentários dos usuários, ele não responde ou é lento.
Personalização	Alta adaptabilidade a processos comerciais complexos	Mais rígido, menos adaptável à personalização avançada
A melhor opção para	Organizações que precisam de conformidade, fluxos de trabalho avançados e OCR	Empresas que buscam simplicidade e fluxos de trabalho prontos para uso

O DocuWare é a solução certa para você?

O DocuWare é uma opção robusta com muitas funções e recursos que podem ajudá-lo a gerenciar seus documentos e simplificar a colaboração em equipe.

No entanto, se estiver procurando as melhores medidas de segurança, fluxos de trabalho avançados, OCR e uma solução de ECM, considere entrar em contato com a Dokmee agora mesmo.

Se você ainda não tem certeza, confira os 10 melhores softwares DMS disponíveis atualmente.