Votre entreprise grandit, c’est une excellente nouvelle.

Votre liste de clients s’allonge, c’est impressionnant.

Mais vos papiers, documents et contrats commencent à s’accumuler, ce qui n’est pas idéal.

Un système de gestion des documents peut vous aider à résoudre ce problème de façon efficace et évolutive.

Qu’est-ce que la gestion de documents ?

La gestion des documents consiste surtout à organiser, stocker, suivre et contrôler les documents, visuels et autres fichiers de votre entreprise.

Elle prend en charge les documents depuis leur création jusqu’à leur suppression ou destruction, une fois qu’ils ne sont plus utiles ou ont atteint la fin de leur cycle de vie.

La gestion des documents inclut aussi le stockage, l’édition et le partage.

Quand l’entreprise est encore petite, il est facile de gérer ses fichiers soi-même, que ce soit sur papier ou en les rangeant dans des dossiers sur ses serveurs.

Cependant, à mesure que l’entreprise se développe et devient plus complexe, la quantité de documents à gérer quotidiennement augmente également.

Il devient alors nécessaire de s’appuyer sur un système de gestion des documents (SGD) pour suivre efficacement tous vos fichiers.

Qu’est-ce qu’un SGD ?

Un SGD, ou système de gestion de documents, est un logiciel qui stocke et gère tous les documents de votre entreprise, qu’il s’agisse de présentations, de contrats, de business plans, et bien plus encore.

Il met à votre disposition une plateforme centrale pour capturer, organiser, indexer et stocker vos documents en toute sécurité, afin de les retrouver facilement et de collaborer sans difficulté.

Souvent, les systèmes de gestion de documents sont hébergés dans le cloud, ce qui les rend faciles à faire évoluer selon vos besoins.

Peu importe la taille de votre entreprise, votre système pourra suivre et s’adapter au nombre de documents à gérer.

Avec un bon SGD, vous pouvez connecter tous vos outils et travailler sans avoir à changer de plateforme, ce qui rend votre travail plus efficace.

Les fonctionnalités d’un SGD

Qu’est-ce qui distingue un SGD des applications telles que Google Drive, où il vous suffit d’organiser vos documents dans différents dossiers ?

Un SGD ne se contente pas de stocker vos données dans des armoires numériques. Il propose aussi de nombreuses fonctionnalités qui en font une solution très efficace pour gérer vos documents.

Parmi les quelques fonctionnalités indispensables l’on trouve:

• Flux de travail avancés et personnalisés

L’une des meilleures fonctionnalités d’un SGD ou d’un ECM consiste à associer un flux de travail personnalisé à chaque type de document.

Qu’est-ce que cela signifie exactement ?

Un flux de travail correspond essentiellement aux étapes qu’un document particulier doit suivre avant d’être considéré comme terminé.

Voici un exemple pratique : vous recevez une proposition d’embauche.

Cette proposition doit d’abord être examinée par les RH et le PDG, puis envoyée à la comptabilité pour vérifier la rémunération. Une fois révisée, elle retourne à la personne qui l’a envoyée.

Après confirmation, un contrat est rédigé. Il passe ensuite dans différents services pour valider les détails, ajouter des signatures ou des tampons, et ainsi de suite.

Une fois le contrat signé, il peut être finalisé et archivé.

Si vous choisissez un ECM tel que Dokmee, vous pouvez créer ces workflows vous-même, bénéficier d’un accompagnement de l’équipe, ou obtenir un workflow avancé et personnalisé dédié à votre entreprise.

• Options pour renforcer la sécurité

En particulier, dans les grandes entreprises gérant des documents sensibles, tout le monde ne doit pas avoir accès aux mêmes fichiers et données.

Il est donc important que votre système de gestion documentaire vous permette de donner à chaque collaborateur les droits d’accès, d’édition ou de contrôle adaptés à chaque document.

En outre, il existe des logiciels comme Dokmee qui permettent d’ajouter des filigranes à vos documents afin d’en garantir la protection.

• Fonctionnalité de conservation des fichiers

Les fichiers s’accumulent vite, et il est facile de remplir votre logiciel avec des documents dont vous n’avez plus besoin.

Une fonctionnalité de conservation des fichiers vous permettra de définir des conditions spécifiques pour supprimer, mettre à jour ou envoyer des fichiers dans une corbeille de rétention lorsque vous n’en avez plus besoin.

Par exemple, il est probable que vous ne souhaitiez pas conserver des factures reçues il y a 10 ans.

Vous pouvez donc paramétrer une règle pour toutes les factures indiquant qu’après 7 ans sans ouverture du fichier, celui-ci sera définitivement supprimé.

Cela vous aide à garder vos données organisées et utiles, sans devoir passer du temps à chercher et supprimer les fichiers inutiles.

• Indexation et balisage de métadonnées

L’indexation et le balisage des métadonnées vous permettront d’organiser, de retrouver et de récupérer vos documents de manière claire et efficace.

• L’indexation ajoute des attributs à vos documents, tels que le type de document, projet, nom, numéros d’ID, etc., afin de cibler vos recherches en renseignant les critères précis des documents à retrouver.

• Le balisage de métadonnées ajoute des informations descriptives au document, comme des mots-clés ou des thématiques.

En utilisant l’indexation et les métadonnées, un simple fichier devient une ressource dynamique, facile à retrouver, à classer et à gérer tout au long de sa vie.

• Intégrations puissantes

Avec une intégration solide, votre SGD vous permet de faire bien plus que de simplement consulter vos documents.

Les intégrations simplifient votre travail en évitant de passer d’un outil à l’autre et réduisent le risque de perdre des documents.

Quelques exemples courants d’intégrations :

→ Outils de productivité : Microsoft Office 365 ou Google Workspace

→ Plateformes d’email

→ CRM

→ Outils de signature électronique

• Un puissant module de visualisation et d’édition de documents

Vous devriez pouvoir visualiser tous vos documents depuis votre SGD, dans n’importe quel format.

De plus, il est conseillé de pouvoir modifier facilement vos documents à la volée.

Vous pouvez avoir besoin de signer, tamponner, compléter ou joindre d’autres fichiers à vos documents. Si vous devez changer de logiciel pour cela, vous perdez en efficacité.

SGD vs ECM

Un logiciel de gestion de documents vous aide à gérer l’information de votre entreprise en capturant, stockant et indexant vos documents, afin de faciliter leur gestion et leur manipulation.

Pour une petite entreprise, un SGD est souvent suffisant et peut vraiment améliorer l’efficacité au quotidien.

En revanche, pour une entreprise plus grande avec plusieurs départements et beaucoup de documents, un SGD peut vite montrer ses limites.

Un ECM, ou gestion de contenu d’entreprise, intègre toutes les meilleures fonctionnalités d’un SGD, mais inclut aussi:

• la gestion de contenu web

• la gestion des réseaux sociaux

• la gestion des dossiers

• la gestion des ressources numériques

• l’archivage d’emails,

• l’automatisation des processus, etc.,

Il propose aussi de meilleures intégrations avec des logiciels comme les CRM.

Les ECM offrent bien plus de fonctionnalités telles que :

Les fonctions d’un système de gestion des documents (SGD)

Nous avons déjà parlé de certaines fonctionnalités que nous aimons dans un SGD. Mais concrètement, à quoi sert un système de gestion de documents ?

Un SGD remplit cinq fonctions principales pour gérer vos documents.

Capture de documents

Cela consiste à intégrer vos documents dans le système de gestion.

Avec un système papier, vous obteniez le document et le rangiez dans une armoire dédiée.

Avec un SGD, c’est le même principe. Capturer un document, c’est le scanner, l’importer depuis une autre plateforme ou l’envoyer directement sur la plateforme.

Une fois importés, vos documents sont stockés dans des classeurs numériques.

Stockage de documents

Votre SGD garde vos documents dans des dossiers numériques selon vos préférences. Vos informations restent sécurisées et accessibles à tout moment pour les consulter, les modifier ou les supprimer.

L’indexation et l’ajout de métadonnées rendent un SGD beaucoup plus efficace qu’un système papier.

Cela permet d’organiser et de classer les documents avec des champs personnalisés comme la date, le type, le service, le client ou l’ID de projet, pour faciliter le classement et la recherche.

Édition des documents

Beaucoup de SGD offrent des fonctions de collaboration et d’édition simple, comme la gestion des versions, l’annotation, le marquage, les signatures et le contrôle des accès.

Cela permet aux utilisateurs de mettre à jour les documents sans effacer le travail des autres et d’avoir toujours la version la plus récente.

Un ECM va plus loin en permettant l’édition collaborative directement dans l’application, ce qui rend la création de documents en équipe encore plus fluide.

Récupération des documents

Un grand avantage d’un SGD est la rapidité et la facilité pour retrouver et accéder à ses documents stockés.

Avec la métadonnée et l’indexation,il n’est plus nécessaire de retenir les noms de fichiers ou l’arborescence. Unle recherchepare mots-clés ou un filtre par tags ou catégories suffi.t.

La plupart des systèmes offrent aussi des fonctions avancées, comme l’OCR, pour retrouver des documents scannés grâce à leur contenu.

Retrouver un fichier devient aussi simple qu’une recherche, même s’il y a des milliers de documents.

Archivage, conservation ou suppression des documents

À la fin de leur utilisation, les documents n’ont pas forcément besoin d’être supprimés tout de suite.

Un SGD permet d’archiver à long terme les documents inactifs ou obsolètes dans un format sécurisé et en lecture seule.

Cela aide à respecter les réglementations tout en gardant votre espace de travail organisé. Les documents archivés restent accessibles si besoin, mais sont bien séparés du reste.

Avec des workflows avancés, vous pouvez définir une règle pour supprimer ou archiver automatiquement les fichiers après un certain temps depuis leur réception, ouverture ou modification.

Quels dont les avantages de l’utilisation d’un SGD

Installer un SGD dans votre entreprise apporte de nombreux avantages pour l’efficacité, l’organisation et le travail d’équipe.

En plus de gagner du temps et de l’espace, voici les principaux avantages :

• Gagnez en efficacité

Si vous utilisez encore le papier ou une organisation digitale classique comme Google Drive ou des fichiers sur un serveur, vous risquez de perdre beaucoup de temps à retrouver le bon document.

Vous devez aussi souvent passer par plusieurs logiciels et e-mails, juste pour obtenir une signature ou un retour.

Un SGD avec indexation et intégrations avancées permet de faire tout cela en quelques minutes.

Les workflows améliorent aussi l’efficacité : plus besoin de vérifier qui a signé ou validé chaque document.

Dès qu’un nouveau document arrive, chaque service reçoit une notification, ce qui accélère le travail.

• Contrôlez les audits de vos documents

Que vous ayez des audits réguliers ou ponctuels à faire, toutes vos données sont accessibles très rapidement.

Un SGD permet de taguer et de classer vos fichiers avec des métadonnées, ce qui facilite l’extraction rapide des éléments nécessaires aux audits, comme les contrats, factures ou documents RH et financiers.

Beaucoup de systèmes proposent aussi des fonctions de recherche et de filtrage avancées, donc plus besoin de fouiller dans les dossiers ou le papier.

En plus, la plupart des SGD gardent automatiquement une piste d’audit complète.

Toutes les actions sont enregistrées avec la date, l’heure et le nom de l’utilisateur. Avec la gestion des versions, vous pouvez aussi montrer l’évolution d’un document dans le temps, pour plus de transparence.

Cela réduit le stress des audits et le risque de sanctions, et rend vos contrôles plus simples, précis et fiables.

• Renforcez la sécurité de vos documents

Dans chaque entreprise, on gère beaucoup de documents chaque jour, mais ils ne doivent pas tous être accessibles à tout le monde.

Avec un SGD, vous choisissez qui peut accéder à chaque document, l’éditer, l’imprimer ou l’envoyer, pour protéger les données sensibles.

Dans beaucoup de SGD et ECM, vous pouvez aussi voir qui a consulté chaque document en cas de problème de sécurité, et agir en conséquence.

Suivre l’accès aux documents est essentiel pour prouver la conformité aux normes de l’industrie, à la loi ou aux politiques internes.

Si vos documents sont dans le cloud, vous réduisez fortement les risques de perte ou d’égarement.

• Améliorez la communication au sein de l’équipe

Dans beaucoup d’entreprises, la mauvaise communication vient d’informations dispersées : documents sur des disques personnels, envoyés par mail ou perdus dans de longues discussions.

Un SGD centralise tous vos fichiers et donne à chaque membre de l’équipe accès à la version la plus récente de chaque document.

Cela évite les incohérences entre versions et garantit que tout le monde travaille avec les bons documents.

Beaucoup de SGD proposent aussi des outils collaboratifs intégrés comme les commentaires, les tâches, l’édition en temps réel et les notifications de modification.

Les membres de l’équipe peuvent ainsi donner leur avis, suivre les retours et travailler ensemble sans avoir à échanger des e-mails sans fin.

Les entreprises ont de plus en plus de membres en télétravail partout dans le monde : disposer d’un hub centralisé regroupant tous les documents et les mises à jour est essentiel pour optimiser le travail collectif.

Par exemple, une agence marketing qui gère plusieurs clients, des équipes créatives et des chefs de projet a besoin d’accéder aux mêmes documents.

Avec un SGD, tout le monde travaille sur une plateforme centralisée où chaque document est bien versionné et protégé.

De plus, certaines plateformes enregistrent chaque action sur les documents, ce qui garantit une transparence totale en interne.

• Définissez vos flux de travail et réduisez les erreurs humaines

Comme on l’a vu, les documents passent souvent entre plusieurs départements, ce qui augmente les risques d’erreur.

Un contrat non signé à temps, une facture impayée, une proposition non validée…

Naturellement, il est aisé d’oublier certaines tâches sous la pression du travail.

En installant un flux de travail, chaque intervenant est prévenu au bon moment afin qu’aucun détail ne soit négligé et que tous les délais soient respectés.

Vous obtiendrez ainsi une gestion plus efficace et sans erreurs.

Où peut-on implémenter un SGD ?

L’installation d’un SGD dépend de vos besoins. Vous pouvez le mettre en place sur site, dans le cloud ou en mode hybride.

1. Système de gestion de documents auto-hébergé

Avec un SGD auto-hébergé, le logiciel est installé sur vos propres serveurs et infrastructures.

Vous gardez ainsi un contrôle total sur vos données, leur stockage et la sécurité.

Les organisations qui gèrent des informations très confidentielles ou qui doivent respecter des règles strictes de conformité choisissent souvent ce modèle.

Mais cela implique aussi des responsabilités supplémentaires comme :

• Gestion interne de l’équipe IT pour la maintenance et les mises à jour

• Sécurisation physique et numérique des données

• Gestion des sauvegardes et du plan de reprise d’activité

Les systèmes auto-hébergés offrent la plus grande personnalisation, mais demandent aussi beaucoup d’investissements en matériel et en ressources techniques.

2. Système de gestion de documents sur le cloud

Avec un SGD sur le cloud, vous accédez à vos fichiers à tout moment et où que vous soyez, ce qui est très utile quand :

• Vous avez des équipes dispersées ou des collaborateurs à distance

• Plusieurs services ont besoin d’un accès centralisé

• Votre entreprise manque de support technique interne

Un SGD cloud propose souvent des mises à jour automatiques, des sauvegardes intégrées et une grande évolutivité. Il réduit aussi les coûts de matériel et de maintenance.

Vos données sont souvent protégées par des mesures de sécurité de niveau entreprise mises en place par le fournisseur.

En plus, plus besoin de s’inquiéter d’une panne de courant ou d’un autre incident comme une catastrophe naturelle.

Votre SGD reste en ligne et accessible à tout moment, tant que vous avez une connexion Internet.

3. Le système de gestion documentaire hybride

Quand on gère des données sensibles, il est parfois essentiel d’éviter toute faille de sécurité.

Certaines entreprises, comme les banques, conservent une partie de leurs documents sur des serveurs internes plutôt que dans le cloud.

Dans ce cas, un déploiement hybride combine le meilleur des deux solutions.

Dans un modèle hybride, les documents sensibles restent sur site pour un contrôle maximal, tandis que les données moins sensibles sont gérées dans le cloud pour plus d’accessibilité et de collaboration.

Cet équilibre est apprécié dans des secteurs comme la finance, la santé ou le juridique. Par exemple, une banque gardera les dossiers clients et documents réglementaires en local, mais utilisera le cloud pour le marketing et les notes internes.

Ce modèle hybride permet d’allier sécurité des données et flexibilité, tout en restant conforme et efficace.

Qui a besoin d’un SGD ?

Un SGD est essentiel pour toute entreprise qui gère beaucoup de données, ce qui concerne la plupart des secteurs.

Presque toutes les industries peuvent en profiter, mais certains secteurs en ont particulièrement besoin à cause du volume, de la sensibilité ou des exigences réglementaires de leurs documents :

1. Secteur public & administration

Les organismes publics gèrent de très gros volumes de documents sensibles et réglementés : permis, dossiers publics, correspondances interservices, documentation des politiques publiques…

Un SGD garantit la conformité à la législation sur les documents publics et les demandes FOIA, tout en assurant la traçabilité et la transparence grâce à la piste d’audit.

Avec un SGD, les agences gouvernementales peuvent aussi gagner en efficacité dans la gestion des tâches, des demandes ou d’autres procédures administratives, souvent longues à cause de la recherche de documents.

2. Industrie et fabrication

Les industries gèrent une documentation technique complexe, avec des spécifications, des procédures, des rapports de conformité et des dossiers qualité, qui doivent toujours être à jour et accessibles.

Un SGD permet de suivre les versions de chaque document et d’accélérer les audits.

Pour l’industrie, le principal avantage du SGD est la protection de la propriété intellectuelle, grâce à ses protocoles de sécurité et ses autorisations d’accès.

3. Commerce & e-commerce

Gérez vos contrats fournisseurs, factures, commandes, catalogues produits, supports marketing et la documentation du service client sur plusieurs points de vente.

4. Immobilier & construction

Dans l’immobilier ou le BTP, vous pouvez gérer des contrats, des plans, des documents de conformité, des permis et des documents de suivi de projet.

Un SGD garantit à chaque acteur l’accès à l’information la plus récente à chaque étape.

5. Juridique

Les cabinets et services juridiques utilisent le SGD pour gérer les dossiers de plaidoirie, les contrats, les preuves et la correspondance sensible des clients, tout en assurant la gestion des versions et la sécurité des données.

6. Finance & banque

Un SGD garantit la conformité réglementaire, facilite la préparation des audits et la gestion sécurisée des fichiers clients, des prêts et des états financiers, ce qui est idéal pour la banque et la comptabilité.

7. Éducation

Les écoles, universités et centres de formation gèrent les relevés, dossiers d’élèves, documents d’accréditation et documents administratifs.

Un SGD améliore le partage d’informations et la conservation à long terme.

8. Santé

Hôpitaux, cliniques et cabinets médicaux doivent sécuriser les dossiers médicaux des patients, les formulaires d’assurance, les documents réglementaires et les politiques internes.

Un SGD garantit la conformité à la HIPAA et optimise l’efficacité du flux de travail.

3 meilleurs systèmes de gestion documentaire

Il existe de nombreux outils SGD, mais voici nos favoris :

• Dokmee

• DocuWare

• Laserfiche

Ces avis rapides vous aideront à choisir selon vos besoins.

Pour une sélection plus complète, consultez notre liste des meilleurs systèmes de gestion de documents.

1. Dokmee

Dokmee est un ECM et un SGD web qui permet de gérer tous vos documents, en local ou dans le cloud.

Vous pouvez stocker tous vos documents dans des classeurs numériques et les retrouver rapidement grâce à l’indexation.

Vous pouvez aussi éditer, tamponner et signer vos documents sans quitter l’application, et ajouter de nouvelles pages grâce au glisser-déposer.

Dokmee offre un contrôle total sur vos documents et vos droits, avec de nombreuses couches de sécurité, dont des filigranes personnalisés.

En plus, une fonction d’audit enregistre qui ouvre, modifie ou transmet chaque document.

Avec Dokmee, vous pouvez configurer vous-même des workflows complexes ou demander à notre équipe de les mettre en place.

✅ Avantages

• Disponible dans la plupart des langues

• Haut niveau de sécurité

• Intégrations solides (DocuSign, Salesforce, Microsoft Office 365…)

❌ Inconvénients

• L’option formulaires est en version bêta

2. DocuWare

DocuWare est une plateforme SGD pour automatiser les workflows, conçue pour les PME et les grandes entreprises.

DocuWare permet de numériser, organiser et gérer les documents, que ce soit sur le cloud ou sur site.

Ses points forts sont le stockage documentaire, le traitement intelligent des documents et la gestion personnalisée des workflows.

DocuWare s’intègre aux systèmes Microsoft Office, Outlook, ERP et CRM.

Source : G2

✅ Avantages

• Workflows et tableaux de bord personnalisables.

• Piste d’audit

• Solution évolutive

❌ Inconvénients

• Période d’apprentissage longue

• Fonctionnalité hors-ligne limitée

• Application mobile basique

3. Laserfiche

Laserfiche est une plateforme SGD et d’automatisation pilotée par l’IA, qui propose des workflows, des formulaires électroniques, la gestion documentaire et le suivi analytique.

Laserfiche permet de capturer, stocker et organiser le contenu, tout en automatisant des processus comme l’approbation, l’onboarding et le suivi de la conformité.

La solution est disponible en local comme dans le cloud.

Source : Laserfiche

✅ Avantages

• Designer visuel ergonomique

• Outils de conformité et piste d’audit

• Communauté active

❌ Inconvénients

• La version cloud est moins complète

• Licence et déploiement onéreux

• Intégrations limitées

Alors, faut-il adopter un système de gestion de documents ?

En résumé : oui.

Dans toutes les entreprises, les documents s’accumulent et leur gestion manuelle sur ordinateur devient vite inefficace et chronophage.

Que peut faire un SGD pour votre entreprise ?

✔️ Stocker vos documents

✔️ Configurer des flux de travail personnalisés

✔️ Archiver ou supprimer des fichiers

✔️ Éditer, signer, tamponner, envoyer

✔️ Unifier votre équipe et votre société

… et bien plus encore.

Si vous êtes prêt à gérer vos documents avec un SGD ou un ECM, consultez Dokmee et demandez une démo !