Ventajas del almacenamiento de documentos digitales en la nube (ECM frente a DMS)
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Christina Miranda
Los riesgos de pérdida de datos y las horas que su equipo dedica a buscar archivos suponen una merma directa para su empresa.
Las organizaciones que cambian a un almacenamiento digital de documentos ven resultados reales, con reducciones de costes de hasta el 30% y un procesamiento de documentos casi un 50% más rápido, según Mordor Intelligence.
Si su empresa está enterrada bajo el papeleo, esta guía es su hoja de ruta para respirar más tranquilo. Descubra cómo una plataforma inteligente de almacenamiento digital de documentos puede simplificar las operaciones, agilizarlas y mantener segura la información crítica de su empresa.
¿Qué es el almacenamiento digital de documentos?
El almacenamiento digital de documentos es la práctica de convertir documentos físicos, como archivos en papel, registros en papel y facturas, a formatos electrónicos, para después organizarlos en un repositorio digital centralizado.
El objetivo principal es mejorar la seguridad y la accesibilidad y racionalizar la eficacia operativa.
A diferencia del archivado tradicional en papel o de las carpetas básicas en la nube, este proceso utiliza un sistema de gestión de documentos (DMS) o una plataforma de gestión de contenidos empresariales (ECM) para aplicar estructura, automatización y seguridad avanzada a la información crítica de su empresa.
La plataforma de Dokmee está diseñada para que la transición desde el papel o el almacenamiento básico en la nube sea sencilla y segura.
Almacenamiento de documentos en un SGD frente a un sistema basado en papel
Confiar en los métodos tradicionales de almacenamiento de documentos es ineficaz. Le cuesta dinero y le expone a riesgos innecesarios.
Esta fricción operativa afecta a su cuenta de resultados cada día. Por ejemplo:
- Una consulta sanitaria de tamaño medio que almacena los historiales de los pacientes en archivadores se enfrenta a muchos retos: el personal dedica entre 20 y 30 minutos diarios a buscar documentos concretos, los almacenes requieren un espacio de oficina caro y la seguridad de los documentos depende por completo de los controles de acceso físico.
- Los bufetes de abogados experimentan frustraciones similares. Cuando los abogados trabajan a distancia, los expedientes guardados en cajas resultan inaccesibles. La colaboración requiere la copia física de documentos y, lo que es peor, los riesgos para la confidencialidad de los clientes aumentan con cada transferencia manual.
La instalación de un sistema de almacenamiento físico puede parecer asequible en un principio, pero sus costes continuos de mantenimiento e ineficacia se acumulan rápidamente.
Un sistema digital, en cambio, ofrece rendimientos compuestos a lo largo del tiempo. El argumento empresarial tangible para realizar la transición queda claro cuando se comparan directamente.
Nota: Estas cifras son una aproximación conservadora para una empresa mediana, los costes variarán en función de la geografía, la escala y la complejidad de su organización.
| Método de almacenamiento | Configuración inicial | Mantenimiento anual | Tiempo de recuperación de documentos | Nivel de seguridad |
|---|---|---|---|---|
| Gestión de documentos en papel | $2,000-$5,000 | $8,000-$12,000 | 5-15 minutos | Básico |
| Almacenamiento digital de documentos (DMS o ECM) | $3,000-$8,000 | $2,000-$4,000 | 10-30 segundos | Para empresas |
| Sistemas híbridos | $5,000-$10,000 | $5,000-$8,000 | 1-5 minutos | Mejorado |
Stephen Mackey, experto en gestión de derechos de la información y sistemas de contenidos digitales, explica que la digitalización de documentos y el almacenamiento de documentos digitales ya no son un “nice-to-haves”.
Ayudan a las empresas a reducir costes, mejorar la colaboración, reforzar la seguridad y tomar decisiones más rápidamente al reducir la dependencia del papel. Muchas empresas recuperan la inversión al cabo de un año.
Por qué fracasa el cumplimiento manual
Sectores como la sanidad, las finanzas y los servicios jurídicos se enfrentan a estrictos requisitos de seguridad y conservación de documentos.
- El cumplimiento dela Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios (HIPAA ) obliga a las organizaciones a conservar los historiales de los pacientes durante periodos de tiempo específicos, garantizando al mismo tiempo sólo el acceso autorizado.
- La ley Sarbanes-Oxley (SOX) exige a las instituciones financieras que garanticen la integridad de los documentos y proporcionen pistas de auditoría claras.
El almacenamiento físico y las herramientas básicas en la nube ponen en peligro sus datos. Las lagunas en el cumplimiento y la seguridad o la falta de archivos te ralentizarán y te costarán caro.
Un sistema de almacenamiento digital de documentos es intrínsecamente más seguro.
Está diseñado con funciones automatizadas de cumplimiento de normativas, como registros de acceso con marca de tiempo, controles de acceso basados en funciones y cifrado, y puede ser la solución a los problemas de almacenamiento, eficiencia, costes y cumplimiento de normativas de su organización.
Cómo el almacenamiento de sus documentos en un DMS resuelve sus problemas operativos
Ahora que hemos establecido los elevados costes y riesgos de los métodos de almacenamiento obsoletos, vamos a explorar cómo un Sistema de Gestión Documental (SGD) resuelve directamente estos problemas.
Gestión centralizada de documentos
Un almacén de documentos digitales no es una carpeta digital.
Es un sistema activo diseñado para que sus procesos empresariales sean más eficaces, inteligentes y seguros. La ventaja más inmediata es que crea un repositorio centralizado para todos sus documentos empresariales.
A diferencia de los simples servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive o Microsoft OneDrive, donde los archivos suelen desorganizarse, un DMS proporciona un marco estructurado diseñado para uso profesional.
Esto significa que se acabaron las búsquedas en archivos adjuntos dispersos de correos electrónicos o unidades compartidas; todos los miembros de tu equipo saben exactamente dónde encontrar la versión más reciente de cualquier archivo.
Funciones avanzadas de búsqueda y recuperación
Las plataformas DMS modernas utilizan la indexación basada en IA y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para que todos los documentos se puedan buscar, no solo por su nombre de archivo, sino por su contenido.
La tecnología OCR indexa el texto de los documentos escaneados, incluidas las notas manuscritas.
Esto cambia las reglas del juego de la productividad. Por ejemplo, el personal médico puede buscar al instante información sobre el paciente utilizando múltiples criterios, como su nombre, códigos de diagnóstico o fechas concretas de tratamiento, lo que reduce drásticamente el tiempo administrativo y mejora la atención al paciente.
Tareas repetitivas automatizadas
Un DMS está diseñado para automatizar las tareas repetitivas y manuales que consumen el tiempo de su personal.
Puede crear flujos de trabajo de aprobación estructurados que dirijan los documentos automáticamente en función de reglas predefinidas.
- En el caso de la construcción, el contrato de un proyecto puede pasar automáticamente del gestor del proyecto al departamento jurídico para su revisión y, a continuación, a las partes interesadas pertinentes para su aprobación final, todo ello con una pista de auditoría completa.
- En el caso de las finanzas, un flujo de trabajo de procesamiento de facturas puede extraer automáticamente la información del proveedor, enviarla para su aprobación en función del importe en dólares y activar el procesamiento del pago tras la aprobación final.
- En el ámbito de la educación, la tramitación de expedientes académicos puede automatizarse por completo. Cuando un estudiante presenta una solicitud a través de un portal en línea, el sistema puede verificar su identidad, recuperar sus expedientes académicos, compilar el expediente académico y entregarlo de forma segura.
En otras palabras, una vez integrado un SGD en los flujos de trabajo de una organización, el personal rara vez tiene que supervisar las operaciones, lo que elimina los riesgos de retrasos, extravíos y uso de versiones obsoletas, y supone un ahorro sustancial de tiempo y recursos para todos los implicados.
Sin embargo, aunque un DMS es una potente herramienta para resolver estos problemas operativos, algunas organizaciones necesitan gestionar un universo más amplio de contenidos.
Almacenamiento de documentos en un ECM
Aquí es donde entra en juego la gestión de contenidos empresariales (ECM). Más que una herramienta de gestión de documentos, un sistema ECM es una plataforma integral para gobernar el ciclo de vida completo de todos sus contenidos empresariales.
¿Cuál es la diferencia entre ECM y DMS?
Piense en la diferencia entre los sistemas DMS y ECM de la siguiente manera: un DMS es un archivador digital altamente organizado y seguro para sus documentos, mientras que un ECM es toda la columna vertebral de información para su organización.
Las plataformas ECM están diseñadas para gestionar contenidos estructurados y no estructurados en un entorno integrado.
Las grandes organizaciones suelen necesitar una solución ECM porque un DMS por sí solo no puede gestionar eficazmente los diversos tipos de contenidos que manejan. En resumen:
| Característica | Sistema de gestión de documentos (SGD) | Gestión de contenidos empresariales (ECM) |
|---|---|---|
| Ámbito primario | Gestiona documentos y expedientes individuales. | Controla todo el ciclo de vida de los contenidos empresariales. |
| Contenidos tratados | Principalmente contenidos estructurados como PDF, documentos de Word y hojas de cálculo. | Contenidos estructurados y no estructurados, incluidos: Correos electrónicos de clientes Manuales de productos Archivos multimedia (vídeo, audio) Registros de bases de datos |
| Función principal | Proporcionar un repositorio centralizado y seguro para organizar y recuperar documentos. | Integrar y gestionar todos los activos de información de toda la organización. |
| Lo mejor para | Organizaciones que buscan resolver eficazmente problemas operativos relacionados con los documentos. | Grandes organizaciones que necesitan gestionar un universo diverso de contenidos dentro de un ecosistema integrado. |
Capacidades de integración sin fisuras
Los ECM son extremadamente potentes porque pueden integrarse con otras aplicaciones empresariales básicas para crear un ecosistema de información unificado. Esto elimina la fricción operativa causada por los silos de información, donde los empleados tienen que cambiar entre varias aplicaciones para encontrar lo que necesitan.
- Su sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM ) puede acceder instantáneamente a todos los contratos y comunicaciones relevantes de los clientes almacenados en el ECM.
- Su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) puede vincular los documentos financieros directamente a los registros de transacciones, lo que simplifica las auditorías y los informes financieros.
Esto significa que su equipo de ventas puede acceder a plantillas de propuestas, historiales de contratos y comunicaciones con clientes desde una única interfaz, lo que elimina las ineficiencias operativas y mejora drásticamente su eficiencia y eficacia.
Escalabilidad para organizaciones en crecimiento
Las plataformas ECM se adaptan al crecimiento de la organización sin necesidad de costosas revisiones de la infraestructura.
A medida que su empresa crece, un sistema ECM puede dar soporte a cientos o incluso miles de empleados, manteniendo al mismo tiempo prácticas coherentes de gestión de documentos.
No tienes que preocuparte por la capacidad de almacenamiento, ya que se amplía automáticamente.
Los permisos de usuario pueden ajustarse fácilmente para reflejar los cambios en las estructuras organizativas, y las opciones de integración pueden ampliarse a medida que su empresa adopta nuevas tecnologías.
Esta combinación de seguridad, accesibilidad y control es lo que hace tan esencial un almacenamiento moderno de documentos digitales basado en la nube. Veamos las características específicas que lo hacen posible.
Seguridad y accesibilidad del almacenamiento de documentos en la nube
Los DMS y ECM modernos, como Dokmee, hacen que sus documentos sean inmensamente seguros, eficientes y accesibles. Usted ya no tiene que luchar con la búsqueda de archivos o procesos manuales gracias a sus características diseñadas para la fuerza de trabajo moderna y distribuida.
Seguridad de nivel empresarial
Un DMS moderno protege su información confidencial con múltiples capas de seguridad.
En particular, el cifrado de extremo a extremo para garantizar que tus documentos permanezcan seguros durante la transmisión y el almacenamiento, y la autenticación multifactor para impedir el acceso no autorizado y mantener los datos privados a salvo de miradas indiscretas.
Otras funciones de seguridad avanzadas son:
- Controles de acceso granulares que especifican exactamente qué documentos pueden ver, editar o compartir los usuarios.
- Sistemas automáticos de copia de seguridad que evitan la pérdida de datos por fallos de hardware o ciberataques.
- Redundancia geográfica que almacena copias de documentos en varios centros de datos.
- Certificaciones de conformidad, incluidas SOC 2, ISO 27001 y normas específicas del sector.
Acceso remoto
La mayoría de las organizaciones necesitan acceder a los documentos desde distintos lugares y dispositivos.
Un DMS basado en la nube permite un acceso remoto seguro manteniendo las normas de seguridad de su empresa.
Los usuarios se autentican a través de directorios corporativos, acceden a los documentos mediante conexiones cifradas y trabajan dentro de los límites de permisos que usted establece como administrador.
Esta capacidad es especialmente valiosa para organizaciones con equipos distribuidos, trabajadores sobre el terreno o personal de cara al cliente que necesitan un acceso inmediato a los documentos durante las reuniones o las visitas a las instalaciones.
Herramientas de colaboración y control de versiones
A diferencia del almacenamiento físico de documentos o de las unidades básicas en la nube, un DMS facilita la colaboración en tiempo real al tiempo que evita los conflictos entre versiones.
Varios usuarios pueden trabajar simultáneamente en los documentos, con todos los cambios rastreados y atribuidos a colaboradores específicos. El sistema de control de versiones mantiene un historial completo, lo que significa que tus equipos pueden revertir cambios o comparar iteraciones de documentos en cualquier momento.
Esto es especialmente beneficioso para los equipos de gestión de proyectos que elaboran propuestas o informes, ya que los ciclos de revisión pueden producirse digitalmente con comentarios rastreados.
Cómo aplicar un SGD a su sector
Las principales ventajas de un SGD son universales, pero su aplicación no es única.
Un sistema moderno debe estar configurado para satisfacer las necesidades de conformidad y flujo de trabajo de su sector, especialmente en entornos profesionales exigentes.
Organizaciones sanitarias
Para las organizaciones sanitarias, un SGD es necesario para garantizar el cumplimiento de la HIPAA.
Debe integrarse a la perfección con las plataformas de historiales médicos electrónicos (HCE) existentes, proporcionar estrictos controles de acceso y políticas automatizadas de conservación de archivos para proteger los datos confidenciales de los pacientes y respaldar los flujos de trabajo clínicos.
Despachos de abogados
Los despachos de abogados manejan información muy confidencial de los clientes y están obligados a mantener un registro completo e inalterable de cada interacción.
Un DMS configurado para el trabajo jurídico contribuye a ello con una organización basada en asuntos y funciones avanzadas de e-discovery.
Servicios financieros
En el sector financiero, un SGD es esencial para cumplir estrictos requisitos normativos como la SOX.
Su integración con los sistemas bancarios centrales y los flujos de trabajo automatizados para la elaboración de informes de cumplimiento proporcionan pistas de auditoría y registros de transacciones impecables.
Dokmee está diseñado pensando en más de 12 sectores diferentes. Descubra cómo puede transformarlos flujos de trabajo de su organización, tanto si se dedica a la sanidad como a la logística o la fabricación.
Cómo elegir la solución adecuada de almacenamiento digital de documentos
Aunque los requisitos de su sector orientarán sus necesidades específicas, el proceso de selección de una solución DMS o ECM sigue un marco universal.
Estos son los criterios que debe evaluar para asegurarse de elegir una plataforma que resuelva sus problemas actuales y respalde su crecimiento futuro.
Capacidad de almacenamiento y modelos de precios
Los precios del almacenamiento de documentos digitales varían en función del volumen de almacenamiento, el número de usuarios y las funciones necesarias. Antes de elegir un plan de almacenamiento, debe evaluar los volúmenes actuales de documentos de su organización y proyectar su crecimiento futuro.
En general, las estructuras de precios son las siguientes:
- Suscripciones mensuales por usuario que oscilan entre 10 y 50 dólares por usuario, en función de las funciones.
- Precios basados en el almacenamiento, cobrando entre 0,10 y 0,25 dólares por gigabyte al mes.
- Licencias para empresas con precios personalizados para grandes organizaciones.
- Modelos híbridos que combinan cuotas de usuario con excesos de almacenamiento.
Marco de comparación de características
Las funciones que ofrecen el almacenamiento básico en la nube, el DMS y el ECM son muy diferentes. Este marco te ayudará a entender las diferencias y lo que debes esperar de una solución profesional.
| Categoría | Almacenamiento básico en la nube | Sistema de gestión de documentos | Gestión de contenidos empresariales |
|---|---|---|---|
| Almacenamiento de archivos | Sí | Sí | Sí |
| Control de versiones | Limitado | Sí | Sí |
| Automatización del flujo de trabajo | No | Sí | Sí |
| Búsqueda avanzada | Limitado | Sí | Sí |
| API de integración | Básico | Sí | Sí |
| Herramientas de cumplimiento | Limitado | Sí | Sí |
| Metadatos personalizados | No | Sí | Sí |
| Gestión de procesos | No | Limitado | Sí |
Calendario de implantación y gestión del cambio
Una transición con éxito al almacenamiento digital de documentos requiere un plan estructurado. Una implantación típica dura de 3 a 6 meses y contiene estas fases.
Durante este periodo, es probable que pases por las siguientes fases:
- Evaluación y planificación (2-4 semanas): Durante esta fase, documentará los procesos actuales, identificará los puntos débiles y establecerá parámetros de éxito.
- Configuración del sistema (4-6 semanas): A continuación, establecerá los permisos de usuario, configurará los flujos de trabajo e integrará los sistemas existentes.
- Migración de datos (2-8 semanas): Esta fase suele ser la que más tiempo requiere. Dependiendo del volumen de sus datos, transferir los documentos existentes con la organización y los metadatos adecuados puede llevar hasta dos meses.
- Formación de usuarios (2-3 semanas): Poner a sus empleados al día con las tecnologías recién integradas requiere sesiones de formación y documentación específicas para cada departamento.
- Puesta en marcha y optimización (continua): Supervisión del rendimiento del sistema y perfeccionamiento de los procesos en función de los comentarios de los usuarios. Se trata de un proceso continuo.
Por supuesto, una implantación satisfactoria es sólo el principio. El siguiente paso es medir los beneficios tangibles de la inversión y hacer un seguimiento del rendimiento continuo para garantizar el éxito a largo plazo.
Reflexiones finales…
El almacenamiento digital de documentos transforma las empresas, que pasan de la gestión reactiva de archivos a la gobernanza estratégica de la información.
Cuando implanta un almacenamiento digital de documentos moderno, transforma sus documentos de un pasivo de alto riesgo en un activo seguro y estratégico.
Las ventajas son evidentes y se acumulan: obtendrá mejoras inmediatas en la eficiencia, ya que el procesamiento inteligente de documentos reduce la introducción manual de datos en más de un 90% y los flujos de trabajo automatizados aceleran las aprobaciones hasta en un 60%.
Verá un ahorro cuantificable en el primer año al eliminar miles de euros en gastos anuales de almacenes físicos, archivadores y suministros de impresión.
Pero lo más importante es que conseguirá una ventaja competitiva a largo plazo gracias a la mejora de la seguridad y el cumplimiento de las normativas gracias a la precisión garantizada del 100% del control de versiones de los sistemas y a la reducción del estrés de las auditorías.
Deje que su equipo tome decisiones más rápidas e inteligentes. El DMS intuitivo y escalable de Dokmee puede simplificar el almacenamiento de documentos, automatizar los flujos de trabajo e impulsar el cumplimiento, todo ello manteniendo los datos seguros y fácilmente accesibles.
Comienza tu prueba gratuita hoy y comprueba lo fácil que puede ser el almacenamiento inteligente de documentos con Dokmee.
Preguntas más frecuentes (FAQ)
1. ¿Qué es el almacenamiento digital de documentos?
El almacenamiento digital de documentos es el proceso de tomar todos sus archivos y registros en papel, convertirlos a formato digital y organizarlos en un eje central en línea. Se trata de pasar de los archivadores a un sistema seguro y con capacidad de búsqueda instantánea.
2. ¿Cuál es la mejor manera de almacenar documentos digitalmente?
Para las empresas, lo mejor es un Sistema de Gestión Documental (SGD). Mientras que el almacenamiento básico en la nube, como Dropbox, está bien para los archivos personales, un DMS te ofrece la seguridad, las herramientas de cumplimiento, el control de versiones y la automatización que necesita una organización profesional.
3. ¿Cuál es el DMS más popular?
Muchas empresas utilizan Microsoft SharePoint, ya que suele estar incluido en Microsoft 365. Sin embargo, plataformas especializadas como Dokmee son muy apreciadas por sus potentes funciones, la automatización del flujo de trabajo y una interfaz más fácil de usar.
4. ¿Cuándo debo considerar un ECM en lugar de un DMS?
Debería pensar en un ECM cuando necesite gestionar algo más que documentos estándar. Si tu empresa necesita controlar el ciclo de vida completo de todo (correos electrónicos, vídeos, registros de RRHH, planos de ingeniería), un ECM actúa como eje central de información para toda la empresa.
5. ¿Tenemos que escanear todos nuestros documentos en papel para empezar?
No, y no debería tener que hacerlo. La mayoría de las empresas empiezan con un enfoque de “día a día”: escanean todos los documentos nuevos a medida que van llegando y se ocupan de los archivos antiguos en fases manejables. Esto le permite ver los beneficios de inmediato sin necesidad de un proyecto inicial masivo.
