Meilleur système de gestion documentaire : Top 10 des fournisseurs de DMS

Dépendez-vous encore d’une gestion documentaire basique et perdez-vous des documents ?

Vous avez du mal à trouver le DMS parfait pour vous ?

Nous avons sélectionné 10 des meilleurs systèmes de gestion documentaire pour vous aider à choisir.

Qu’est-ce qu’un système de gestion documentaire ?

Un système de gestion documentaire, ou DMS, est un logiciel conçu pour capturer, stocker, gérer et retrouver vos documents numériques.

L’objectif d’un DMS est de vous permettre d’accéder à vos documents à tout moment tout au long de leur cycle de vie : création, collaboration, archivage et suppression, tout en maintenant des mesures de sécurité strictes.

En numérisant tous les documents de votre entreprise, vous augmentez l’efficacité et la collaboration, tout en réduisant considérablement les erreurs humaines et la perte de documents grâce à la mise en place de workflows.

Un DMS offre généralement l’indexation des documents, le marquage par métadonnées, la recherche en texte intégral, l’automatisation des workflows, des contrôles d’accès utilisateurs, une piste d’audit, ainsi qu’une intégration avec d’autres systèmes d’entreprise comme les CRM et ERP.

Fonctionnalités d’un DMS

Avant de vous présenter nos DMS préférés, voyons les fonctionnalités les plus importantes et courantes que votre DMS (ou ECM) devrait offrir.

Automatisation des workflows

Configurer des workflows automatisés vous aidera à collaborer parfaitement avec votre équipe.

Les workflows sont des parcours personnalisables basés sur des déclencheurs que votre document suivra automatiquement. Chaque membre de l’équipe sera prévenu lorsqu’il est concerné.

Par exemple : signer un document, relire une proposition.

À quoi ressemble un workflow ?

Proposition de projet

Vous souhaitez créer une proposition pour un nouveau projet dans votre DMS. Vous créez d’abord le document, ajoutez les métadonnées et les tags.

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Vous pouvez alors automatiquement l’envoyer à votre chef d’équipe pour une relecture initiale. Le chef d’équipe peut ajouter des notes (visibles à tous les participants), approuver ou rejeter.

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L’auteur original est averti du statut de la proposition et peut y apporter des modifications si besoin. Le DMS affichera toujours la version la plus récente.

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Une fois édité, le document passe automatiquement au responsable de département pour réviser la conformité, le budget, etc.

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L’étape suivante est l’envoi au service financier pour signature et cachet.

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Le document est ensuite publié.

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Après 10 ans, le document est automatiquement archivé.

Stockage de documents

Votre DMS fournit des classeurs numériques pour stocker et organiser vos documents aussi longtemps que nécessaire.

Vos fichiers peuvent être catégorisés et indexés à votre convenance.

Capture de documents

La capture de documents permet à votre DMS de collecter automatiquement les documents nécessaires, individuellement ou en masse.

Vous pouvez scanner des documents papier, importer des fichiers depuis diverses sources (e-mail, applications mobiles ou dossiers réseau), et les convertir en formats numériques structurés.

Les solutions DMS avancées intègrent souvent la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire et indexer le texte des images numérisées, rendant ainsi les documents consultables et plus faciles à organiser.

Recherche avancée et indexation

Votre DMS vous permettra de catégoriser vos fichiers et documents grâce à une indexation avancée qui facilitera la récupération de n’importe quel document.

En particulier avec l’utilisation de balises de métadonnées, vous pouvez ajouter des tags tels qu’auteurs, clients, emplacement, mots-clés, numéros d’identification, et bien plus encore.

Avec votre DMS, vous pouvez aussi filtrer les résultats et enregistrer vos recherches précédentes si vous devez y accéder régulièrement.

Gestion des versions

Si vous gérez vos documents sur votre propre serveur, vous risquez d’oublier d’envoyer la version mise à jour, ce qui peut entraîner des confusions.

Votre DMS mettra toujours à jour automatiquement vos documents afin que tous les membres accèdent à la version la plus récente. Votre DMS devient ainsi la source unique de confiance grâce au contrôle des versions.

Cependant, les versions précédentes ne sont pas totalement supprimées. Vous pouvez facilement consulter les mises à jour et l’historique, et voir quand les documents ont été modifiés, signés ou tamponnés.

Contrôle d’accès et permissions

La meilleure fonctionnalité (et avantage) d’un DMS est la sécurité intégrée.

Pour chaque document, vous pouvez attribuer les personnes autorisées à le consulter, modifier, envoyer ou imprimer. Vous pouvez aussi ajouter des filigranes personnalisés pour savoir qui l’a ouvert à tout moment.

Combiné à la piste d’audit, cela minimise les risques de compromission de sécurité et augmente la responsabilité en cas de manquement.

Pistes d’audit

Dans un DMS, chaque action est enregistrée, indiquant quel document a été consulté, l’action réalisée, le tout horodaté avec l’identité de l’utilisateur.

Ces audits sont des journaux immuables qui ne peuvent être modifiés ou supprimés.

Les pistes d’audit servent aussi à générer des rapports lors d’audits de conformité ou de contrôles de sécurité.

Outils de collaboration

L’objectif d’un DMS est de centraliser tous les documents de l’organisation afin que les équipes et départements puissent travailler ensemble.

Pour cela, les systèmes de gestion documentaire comprennent des outils de collaboration comme la coédition en temps réel, les commentaires dans le document et des espaces de travail partagés.

10 meilleurs systèmes de gestion documentaire

De nombreux critères sont à prendre en compte avant de choisir votre DMS, comme le volume de documents, le mode de déploiement (sur site ou dans le cloud), les fonctionnalités avancées, le type de workflow…

Nous avons sélectionné 10 de nos outils DMS préférés pour vous aider dans votre choix.

Outils	Capacité ECM	Tag par métadonnées	Déploiement	Fonctionnalités IA	Rôles & permissions de sécurité	Capture automatisée
Dokmee	✅	✅	Cloud, sur site, hybride	✅	✅	✅
DocuWare	✅	✅	Cloud, sur site, hybride	✅	✅	✅
Google Workspace	❌	❌	Cloud	❌	✅	❌
PandaDoc DMS	❌	❌	Cloud	✅	✅	❌
M-Files	❌	✅	Cloud, sur site, hybride	✅	✅	✅
Laserfiche	✅	✅	Cloud, sur site, hybride	✅	✅	✅
Revver	❌	✅	Cloud	✅	✅	✅
Microsoft SharePoint	❌	✅	Cloud, sur site, hybride	✅	✅	✅
Zoho WorkDrive	❌	❌	Cloud	❌	✅	❌
FileHold	✅	✅	Cloud, auto-hébergé	✅	✅	✅ (intégration SmartSoft)

1. Dokmee

Notes ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,2/5  | Capterra 4,7/5

Présentation

Dokmee est considéré par certains comme l’un des meilleurs en gestion documentaire. Il remplit à la fois les fonctions de DMS et d’ECM grâce à ses fonctionnalités avancées et à l’IA.

Dokmee se distingue par son interface intuitive, une automatisation des workflows puissante et des fonctions de sécurité de niveau entreprise.

Il propose un déploiement sur site ou dans le cloud, offrant aux organisations la flexibilité selon leur infrastructure et niveaux de conformité.

Avec Dokmee, vous pouvez créer des workflows personnalisés et avancés. Les utilisateurs peuvent automatiser des processus d’approbation, attribuer des tâches et suivre l’état des documents.

Le système inclut aussi la capture automatisée, l’indexation intelligente et la recherche, propulsées par l’OCR, pour retrouver rapidement vos fichiers via mots-clés, métadonnées ou recherche en texte intégral.

L’outil s’intègre parfaitement avec Microsoft Office, SAP, QuickBooks, et vous permet de modifier vos documents ou présentations sans quitter Dokmee.

Dokmee propose également une fonction de formulaires électroniques pour inclure des signatures électroniques, importer des fichiers, créer des modèles personnalisés ou générer des rapports de formulaires.

✅ Avantages

• Automatisation des workflows très personnalisable
• Indexation et recherche en texte intégral par OCR
• Disponible dans la plupart des langues
• Version mobile disponible

❌ Inconvénients

• Courbe d’apprentissage plus élevée pour les fonctions avancées
• Fonctions de rapports et d’analyses limitées
• Design de l’interface très simple et basique

2. DocuWare

Notes ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,4/5 | Capterra 4,6/5

Présentation

DocuWare est un système de gestion documentaire cloud idéal pour les moyennes et grandes entreprises.

DocuWare est reconnu pour son classement intelligent des documents grâce à l’IA et à son moteur de workflow.

Le moteur d’indexation intelligent utilise le machine learning et l’IA pour reconnaître et classer automatiquement les documents à l’importation, ce qui réduit la saisie manuelle et augmente la précision.

Il s’intègre à Microsoft 365, SAP, Outlook, et différents ERP ou CRM.

La plateforme propose aussi des formulaires numériques personnalisables pour collecter et automatiser l’information.

Source : DocuWare

✅ Avantages

• Très évolutif
• Accès web et mobile convivial
• Formulaires numériques et automatisation intégrés

❌ Inconvénients

• Plus coûteux que les DMS d’entrée de gamme
• Fonctionnalités hors connexion limitées
• Personnalisation nécessitant parfois l’aide d’un service IT

3. Google Workspace

Notes ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,6/5 | Capterra 4,7/5

Présentation

Google Workspace n’a pas été conçu initialement comme un DMS, mais il s’agit d’une plateforme cloud pour la création, la gestion et la collaboration documentaire.

Grâce à Google Drive, Docs, Sheets, et Shared Drives, les équipes peuvent créer, stocker et organiser des documents en temps réel sans installation complexe ni infrastructure IT.

C’est une solution idéale pour les petites équipes, entreprises ou startups qui manipulent un faible volume de documents et n’exigent pas une grande automatisation.

La recherche dans Google Drive s’appuie sur la technologie de Google et est rapide/intuitive, retrouvant fichiers par nom, contenu ou métadonnées.

Pour s’organiser, vous pouvez créer des Shared Drives avec des permissions selon les rôles, organiser les documents dans des dossiers ou par étiquettes, et gérer les accès via les outils d’administration Google.

✅ Avantages

• Intégration parfaite entre les apps Google
• Sauvegarde et entreposage automatique dans le cloud
• Mise en route minimale

❌ Inconvénients

• Pas de workflows ni de piste d’audit
• Les permissions partagées peuvent devenir complexes dans de grandes équipes
• L’accès hors ligne nécessite une configuration

4. PandaDoc DMS

Notes ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,7/5 | Capterra 4,5/5

Présentation

PandaDoc est une plateforme d’automatisation documentaire et de signature électronique.

Il intègre désormais un DMS complet avec une bibliothèque de contenus riche en modèles pour vous aider à créer des documents et workflows personnalisés tout en gardant une cohérence de marque.

Sa fonction la plus remarquable est son créateur de document drag-and-drop, permettant de créer facilement des documents interactifs à l’aide de modèles réutilisables, médias intégrés, tableaux de prix et champs de formulaire.

Ce niveau de personnalisation est complété par un suivi en temps réel et des statistiques, pour savoir quand les destinataires ouvrent, consultent ou valident les documents.

PandaDoc se connecte facilement à des CRM comme Salesforce, HubSpot, Pipedrive, ainsi qu’à Zapier, Slack et des outils de paiement.

Source : PandaDoc

✅ Avantages

• Large bibliothèque de modèles
• Suivi et statistiques des documents en temps réel
• Signature électronique intégrée et workflows d’approbation

❌ Inconvénients

• Pas idéal pour le stockage massif de documents d’entreprise
• Organisation des fichiers limitée
• L’automatisation des workflows est centrée sur les documents de vente

5. M-Files

Notes ⭐⭐⭐⭐

G2 4,4/5 | Capterra 4,4/5

Présentation

M-Files est un DMS s’appuyant fortement sur le marquage par métadonnées plutôt que sur des classeurs/fichiers.

M-Files est parfaitement adapté aux organisations avec des structures documentaires complexes ou des processus soumis à la conformité, comme les cabinets juridiques, bureaux d’étude ou institutions financières.

M-Files combine automatisation, contrôles de conformité et recherche alimentée par IA.

Son atout majeur est d’utiliser l’IA et le marquage par métadonnées pour classer, gérer les droits et piloter le cycle de vie des documents. Il exploite les métadonnées contextuelles (nom du client, ID de projet, type de document) pour afficher rapidement le contenu pertinent peu importe le stockage physique.

Vous pouvez créer des workflows personnalisés pour validations, contrôles qualité ou signatures légales, avec notifications automatiques et piste d’audit.

Source : G2

✅ Avantages

• Organisation basée sur les métadonnées
• Intégration avec Microsoft 365, Salesforce et systèmes existants
• Déploiement hybride

❌ Inconvénients

• Interface complexe
• Personnalisation nécessitant une assistance IT
• Les fonctionnalités premium peuvent faire grimper le coût de licence pour les petites équipes

6. Laserfiche

Notes ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,7/5 | Capterra 4,5/5

Présentation

Laserfiche est un DMS et outil d’automatisation métier basé sur l’IA. Il est idéal pour les grandes entreprises, administrations et établissements scolaires.

Laserfiche combine contrôle documentaire, respect de la conformité et outils d’automatisation low-code pour permettre de redessiner les workflows.

La plateforme inclut un constructeur de workflow low-code pour automatiser tâches (approbations, routage de données, contrôles de conformité…) sans grande intervention IT.

Laserfiche comprend aussi des outils de capture intelligente exploitant l’OCR et le machine learning et s’intègre à Microsoft 365, Salesforce, ESRI…

Le modèle de sécurité est de niveau entreprise : gestion des accès, chiffrement, piste d’audit.

Un autre atout réside dans ses fonctionnalités d’analyse et de reporting offrant des tableaux de bord visuels sur l’utilisation documentaire ou l’efficacité des workflows.

Source : G2

✅ Avantages

• Capture documentaire intelligente
• Excellent support pour la conformité
• Analyse et reporting poussés

❌ Inconvénients

• Courbe d’apprentissage élevée
• La version cloud est moins complète
• Cher

7. Revver

Notes ⭐⭐⭐⭐

G2 4,3/5 | Capterra 4,4/5

Présentation

Revver (anciennement eFileCabinet) est un DMS moderne destiné aux PME.

Revver exploite l’IA pour gérer vos documents. Son interface intuitive séduit les structures qui souhaitent une mise en place simple sans sacrifier les fonctionnalités.

Revver prend en charge les workflows automatisés : automatisation des tâches répétitives telles le routing de fichier, les approbations ou la nomination des documents, sans codage.

Revver utilise des modèles prédéfinis et des métadonnées pour classer automatiquement les documents dans les bons dossiers, réduisant l’erreur humaine et facilitant la cohérence. Il offre également gestion des versions, piste d’audit exhaustive et permissions détaillées.

Revver est un DMS cloud intégrant Microsoft 365, DocuSign, et des CRM variés.

Source : G2

✅ Avantages

• Signature électronique intégrée
• Classement intelligent par métadonnées
• DMS 100% cloud

❌ Inconvénients

• Personnalisation limitée
• Peu adapté aux workflows complexes ou très spécifiques
• Les règles d’automatisation peuvent demander des ajustements

8. Microsoft SharePoint

Notes ⭐⭐⭐⭐

G2 4/5 | Capterra 4,3/5

Présentation

Microsoft SharePoint est un DMS s’intégrant parfaitement dans l’écosystème Microsoft.

Il propose stockage centralisé, gestion des versions et collaboration d’entreprise. Pour ceux qui utilisent Microsoft 365, SharePoint étend naturellement les outils Word, Excel, Teams, OneDrive…

SharePoint est hautement personnalisable. Les entreprises peuvent créer des bibliothèques documentaires avec métadonnées, workflows, permissions et politiques de rétention.

Il prend en charge la coédition en temps réel.

Pour la gouvernance documentaire, SharePoint offre conformité et sécurité solides : contrôles d’accès, intégration Microsoft Purview, politiques de cycle de vie automatisées.

Il s’adapte aussi bien aux petites équipes qu’aux grandes entreprises et existe en version cloud et hybride (SharePoint Online, Server).

✅ Avantages

• Intégration profonde avec la suite Microsoft 365
• Bibliothèques de documents et métadonnées personnalisables
• Coédition en temps réel

❌ Inconvénients

• Nécessite une formation pour optimiser les workflows
• Peut être trop complexe pour une gestion documentaire basique
• Intégration moins fluide hors écosystème Microsoft

9. Zoho WorkDrive

Notes ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,3/5 | Capterra 4,6/5

Présentation

Zoho WorkDrive est un DMS cloud principalement destiné aux PME.

Membre de la suite Zoho, il s’intègre naturellement à Zoho CRM, Projects, Mail…

Même s’il n’offre pas la personnalisation poussée des solutions DMS d’entreprise, son interface claire, ses outils collaboratifs et son contrôle des documents conviennent parfaitement aux sociétés en pleine croissance.

WorkDrive met l’accent sur la gestion de fichiers d’équipe, chaque “Dossier d’équipe” disposant de ses propres rôles, permissions et workflows, ce qui réduit les silos et clarifie la propriété des fichiers.

WorkDrive propose aussi la récupération, la piste d’audit, et le support conformité (RGPD…).

Le client de synchronisation desktop, l’accès mobile et hors ligne offre de la souplesse pour les équipes hybrides ou distribuées.

Source : G2

✅ Avantages

• Intégration fluide avec l’écosystème Zoho
• Tarification abordable
• Accès desktop et mobile

❌ Inconvénients

• Automatisation avancée et IA limitées
• Peu d’intégrations externes hors Zoho
• Limité pour les grandes entreprises

10. FileHold

Notes ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4,6/5 | Capterra 4,7/5

Présentation

FileHold est un DMS sur site ou cloud privé, pensé pour les entreprises moyennes/grandes avec d’importants besoins de conformité, sécurité ou gouvernance.

FileHold excelle dans les environnements complexes, particulièrement ceux des secteurs public, manufacturier, juridique ou médical exigeant des normes réglementaires et des workflows structurés.

Il prend en charge des bibliothèques documentaires hiérarchisées avec marquage avancé, droits d’accès par rôle et suivi complet des versions. Il propose des politiques de conservation, d’archivage automatisé et de suppression sécurisée.

L’automatisation des workflows est intégrée pour la gestion documentaire, validation multi-niveaux ou contrôles de conformité. FileHold offre aussi un lecteur de document intégré pour annoter, masquer ou signer numériquement sans logiciel tiers.

Enfin, FileHold intègre un système d’audit pour tracer toutes les interactions avec les documents.

Source : Sourceforge.net

✅ Avantages

• Moteur de workflow intégré
• OCR et intégration de la numérisation
• Gestion des signatures, masquages, annotations

❌ Inconvénients

• Interface datée
• Adapté aux grandes entreprises avec équipe IT dédiée
• Coût de licence et d’infrastructure élevé

Comment choisir un DMS ?

Il n’y a pas de réponse absolue.

Chaque entreprise a ses besoins propres. Le meilleur DMS est celui qui correspond parfaitement à vos exigences.

Voici une checklist rapide des fonctionnalités essentielles pour tirer le meilleur parti de votre DMS :

🔲 Scalabilité

🔲 Adapté au budget

🔲 Fonctionnalités de conformité et sécurité

🔲 Piste d’audit

🔲 Tag par métadonnées

🔲 Mode de déploiement préféré

🔲 Outils de collaboration

🔲 Signature électronique

🔲 Constructeur de workflow

🔲 Accès mobile

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