94 % des entreprises mondiales utilisent des services basés sur l’informatique en nuage.

Avec autant de documents, de courriels, de conversations et de transactions en ligne, il n’est pas logique d’avoir à migrer des données en permanence.

En utilisant un DMS basé sur le cloud, vous pouvez garantir que toute votre équipe a accès aux documents les plus récents. De n’importe où.

Qu’est-ce qu’un DMS en nuage ?

Un SGD basé sur le cloud est un système de gestion documentaire entièrement hébergé en ligne.

Cela signifie que tous vos documents peuvent être consultés et gérés de n’importe où et par n’importe qui, pour autant qu’il dispose des autorisations et de la connexion Internet appropriées.

Un système de gestion documentaire basé sur le cloud vous permet de stocker, d’organiser, de gérer et de partager vos documents rapidement et efficacement.

Le principal argument en faveur du transfert de vos documents vers le cloud réside dans la suppression du matériel coûteux, du stockage local, des mises à jour et de l’infrastructure informatique complexe, ce qui rend l’ensemble de votre gestion documentaire moins coûteuse, plus efficace, plus souple et plus évolutive.

En outre, la mise en œuvre d’une GED basée sur le cloud signifie que la croissance de votre entreprise ne sera plus un obstacle, car votre système peut naturellement évoluer avec elle. Il s’agit donc d’une solution beaucoup plus évolutive que les systèmes de gestion documentaire entièrement locaux.

L’objectif d’une GED basée sur le cloud est de fournir un stockage centralisé qui vous permettra, à vous et à votre équipe, d’accéder facilement aux versions les plus récentes de vos documents.

Parmi les fonctionnalités d’un SGD figurent le contrôle des versions, l’indexation des documents, la recherche avancée et les pistes d’audit détaillées avec horodatage.

Un DMS basé sur le cloud doit également proposer des mesures de sécurité approfondies, car les failles de sécurité sur Internet sont fréquentes.

Ces systèmes mettent généralement en œuvre le chiffrement, les contrôles d’accès basés sur les rôles, l’authentification multifactorielle et la conformité aux réglementations telles que GDPR, HIPAA ou les certifications ISO.

Cependant, il y a une mise en garde.

Il existe des outils conçus pour classer et stocker vos documents en ligne et, d’autre part, des DMS basés sur le cloud. Et oui, ils sont très différents.

DMS vs stockage en nuage

Les outils de stockage en nuage sont essentiellement des systèmes d’archivage en ligne, comme Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc.

Les SGD et les systèmes de stockage en nuage sont tous deux des outils de stockage de documents en nuage, mais leur objectif et leur champ d’application sont très différents.

Le stockage en nuage est essentiellement une version numérique d’un dossier partagé, dans lequel vous pouvez télécharger des fichiers, les classer dans des dossiers et des sous-dossiers et les partager avec qui vous voulez.

L’avantage de ces systèmes est qu’ils sont généralement gratuits et très simples à utiliser. En outre, ils garantissent que vous pouvez accéder à vos documents à partir de n’importe quel appareil. Ce qui est très utile si vous avez un emploi du temps hybride.

Cependant, le stockage en nuage a ses limites par rapport à un système de gestion des données adéquat.

Ces outils sont dépourvus de fonctions avancées telles que les flux de travail automatisés, les pistes d’audit, le marquage des métadonnées, les outils de conformité et les contrôles d’accès granulaires.

Bien que ces outils soient très utiles pour classer vos documents personnels ou pour travailler sur de petits projets ponctuels, ils peuvent rapidement devenir très désorganisés, inefficaces et vous exposer à des failles de sécurité si vous dépendez de ce système de classement en ligne pour votre entreprise ou votre travail quotidien.

En revanche, un SGD offre des fonctionnalités plus avancées telles que le contrôle des versions des documents, les autorisations basées sur les rôles, l’automatisation des flux de travail et la conformité aux réglementations. Un SGD est conçu pour gérer de grandes quantités et de nombreux types de documents et peut gérer votre entreprise au fur et à mesure de sa croissance.

Mise en œuvre du DMS

Les outils DMS basés sur le cloud sont très pratiques. Toutefois, avant de décider de la mise en œuvre de votre DMS, vous devez également tenir compte de vos besoins spécifiques.

Vous pouvez déployer votre DMS de 3 manières différentes :

• Sur le nuage
• Sur place
• Déploiement hybride

Type de mise en œuvre	À qui s’adresse-t-il ?	Pour	Cons
DMS en nuage	Petites et grandes entreprises, en particulier celles qui ont des équipes à distance ou des bureaux multiples	– Faible coût initial – Évolutif – Accessible de n’importe où – Les mises à jour, les sauvegardes et la sécurité sont gérées	– Dépendance à l’égard de la connexion Internet – Moins de contrôle direct sur le stockage des données
DMS sur site	Les entreprises des secteurs hautement réglementés ou les organisations exigeant un contrôle total des données (par exemple, le gouvernement, la finance, les soins de santé).	– Contrôle total des données et de l’infrastructure – Répond à des exigences strictes en matière de conformité et de sécurité – Pas de dépendance à l’égard de fournisseurs de services en nuage tiers	– Investissement initial élevé en matériel/logiciel – Nécessite des équipes informatiques dédiées – Moins flexible et moins évolutif
DMS hybride	Les organisations qui passent à l’informatique dématérialisée ou qui ont besoin d’un équilibre entre la sécurité et la flexibilité.	– Très flexible – Les données sensibles peuvent être stockées localement – Permet une migration progressive	– Mise en place et gestion plus complexes – Coût plus élevé – Difficultés d’intégration entre les systèmes

Entrons dans les détails.

• DMS en nuage

Ce système est entièrement hébergé en ligne et l’accès s’effectue via l’internet en fonction de rôles et de permissions granulaires.

Cette option ne nécessite pas d’infrastructure interne ni d’équipe informatique dédiée. Le fournisseur gère généralement le stockage, la sécurité, les mises à jour et les sauvegardes.

Vous pouvez payer votre logiciel sur la base d’un abonnement, ce qui le rend rentable et hautement évolutif.

Le déploiement dans le nuage est idéal pour les équipes ou les organisations distantes qui sont dispersées dans le monde entier.

L’inconvénient est la dépendance à l’égard d’une connexion internet et un contrôle moindre sur le stockage physique, bien que la plupart des fournisseurs offrent des certifications solides en matière de sécurité et de conformité.

• DMS sur site

Un DMS sur site est installé et hébergé sur les serveurs locaux de votre organisation.

Ce système vous permet de contrôler entièrement vos données, vos configurations et vos protocoles de sécurité.

C’est une meilleure option pour les industries qui ont des exigences réglementaires strictes, telles que les banques, les palais de justice ou les commissariats de police.

Toutefois, cette option nécessite un investissement initial important en matériel et en logiciels, une maintenance continue par des équipes informatiques internes et des ressources dédiées aux mises à jour et aux sauvegardes.

Bien qu’il offre un contrôle maximal, il peut être moins flexible et plus coûteux que les systèmes basés sur l’informatique en nuage.

• DMS hybride

Un système hybride combine à la fois des solutions en nuage et sur site, afin de répondre parfaitement à vos besoins.

Avec ce système, vous hébergez certains documents et flux de travail sur vos serveurs locaux, tandis que d’autres sont stockés et gérés en ligne.

Une approche hybride est particulièrement utile si vous passez progressivement de systèmes sur site à des systèmes en nuage, ou si vous travaillez dans un secteur qui exige à la fois une grande sécurité et une grande flexibilité.

5 meilleurs systèmes de gestion documentaire en nuage

La plupart des solutions DMS et ECM peuvent être hébergées en ligne ou sur site.

Nous vous proposons ici une sélection de 5 outils qui offrent un déploiement hybride ou qui sont exclusifs au cloud.

Système	Options de déploiement	Meilleur pour	Principaux points forts	Limites
Dokmee	Cloud, sur site, hybride	PME et entreprises ayant besoin de capture + ECM	Scanner/OCR performant, fonctions modulaires, multilingue, navigation aisée	Problèmes de performance sur les fichiers volumineux, édition Office moins transparente
DocuWare	Cloud, sur site, hybride	Moyennes et grandes entreprises, industries réglementées	Automatisation puissante du flux de travail, intégrations, conformité, recherche approfondie	Complexité de l’installation, coûts de stockage, limitations de l’application mobile
Alfresco	Cloud, sur site, hybride	Entreprises ayant besoin de personnalisation et de conformité	API ouvertes, personnalisation flexible, gestion solide des dossiers, racines open source	Nécessite un soutien informatique important, l’interface utilisateur est moins intuitive, la documentation est limitée
M-Files	Cloud, sur site, hybride	Les entreprises veulent un DMS basé sur les métadonnées	Organisation basée sur les métadonnées, recherche approfondie, conformité, automatisation	Coût plus élevé, effort de mise en place des métadonnées, changement d’état d’esprit concernant les dossiers
NetDocuments	Cloud-Native (avec options de synchronisation/hors ligne)	Services juridiques, financiers et professionnels	Excellente sécurité/conformité, orientation juridique, intégrations Office/Outlook, recherche	Coût élevé, téléchargements plus lents, interface utilisateur plus moderne

Dokmee

Classement ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.5/5 – Capterra 4.7/5

Vue d’ensemble

Dokmee est un DMS et ECM qui peut être déployé sur le cloud, sur site ou vous pouvez également choisir un déploiement hybride.

Dokmee s’est spécialisé dans la capture, le stockage et la récupération de documents, le contrôle des versions, les flux de travail et le partage sécurisé.

En outre, chaque mouvement sera automatiquement enregistré dans les pistes d’audit avec le nom d’utilisateur et l’horodatage.

Dokmee comprend l’OCR, la séparation automatique des fichiers, la reconnaissance des codes-barres, la recherche et l’extraction, les pistes d’audit, etc.

La mise en œuvre est généralement modulaire, ce qui permet de commencer par les fonctionnalités de base et d’ajouter la capture, les flux de travail, etc. Les captures d’écran montrent une interface propre avec une navigation dans les dossiers semblable à celle de Windows, des aperçus de documents, la saisie de métadonnées.

✔️ Pros

• Saisie de documents solides
• Facile à utiliser avec une navigation familière dans les dossiers
• Architecture modulaire (payez pour ce dont vous avez besoin)
• Interface multilingue

✖️ Inconvénients

• L’édition de fichiers MS Office nécessite parfois des applications supplémentaires
• Interface basique et simple
• Les prix peuvent être plus élevés que ceux des autres concurrents

DocuWare

Classement ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.4/5 – Capterra 4.6/5

Vue d’ensemble

DocuWare est un système de GEIDE basé sur le cloud et un outil d’automatisation des flux de travail qui vous permet de gérer vos documents en temps réel.

Il prend en charge la capture de documents, l’archivage, la recherche plein texte, l’OCR et s’intègre à d’autres systèmes importants de votre pile d’outils.

Comme Dokmee, DocuWare peut être mis en œuvre en fonction de vos besoins.

Cet outil est une bonne option pour les moyennes et grandes entreprises qui ont des processus documentaires complexes et qui ont besoin d’une synchronisation entre les différents services.

Les licences Cloud varient en fonction du nombre d’utilisateurs que vous souhaitez inclure dans votre système. Quatre licences sont disponibles, allant de 4 à 100 utilisateurs.

✔️ Pros

• Prise en charge de nombreux outils tiers, ERP, courrier électronique, etc.
• Automatisation poussée du flux de travail
• Évolutif et sûr

✖️ Inconvénients

• L’installation et la configuration initiales (en particulier pour les flux de travail et les intégrations) peuvent prendre du temps et nécessiter des ressources informatiques qualifiées.
• La tarification et les coûts de stockage s’adaptent rapidement à l’augmentation des volumes de documents.
• L’application mobile manque de fonctionnalités
• Personnalisation limitée de l’interface

Alfresco (Hyland)

Classement ⭐⭐⭐⭐

G2 3.8/5 – Capterra 4.1/5

Vue d’ensemble

Alfresco (racheté par Hyland) est un système ECM qui combine la gestion des documents, la gestion des archives, le flux de travail (BPMN), la capture de contenu, la collaboration et bien d’autres choses encore.

Il offre également un déploiement flexible et dispose de nombreuses fonctions de personnalisation, bien qu’il soit conçu pour être « dans le nuage ».

Alfresco propose de nombreuses intégrations qui vous permettent d’intégrer des flux de travail automatisés dans votre flux de travail habituel.

Le déploiement en nuage d’Alfresco est hébergé dans des centres de données sécurisés, bien que les utilisateurs optent généralement pour un déploiement hybride lorsqu’ils traitent des informations sensibles.

Il convient mieux aux moyennes et grandes entreprises, en particulier dans les secteurs réglementés.

✔️ Pros

• Haute personnalisation et flexibilité
• Outils solides de gestion des dossiers et de conformité
• Prise en charge satisfaisante de la capture de contenu, de la numérisation de documents, de la prévisualisation des médias (images, vidéos) et des métadonnées riches.

✖️ Inconvénients

• L’interface utilisateur n’est pas intuitive
• Nécessite un effort informatique important pour la personnalisation et les intégrations
• Manque de fonctionnalités d’entreprise

M-Files

Classement ⭐⭐⭐⭐

G2 4.3/5 – Capterra 4.4/5

Vue d’ensemble

M-Files est un système de gestion documentaire centré sur les métadonnées. M-Files fonctionne selon des règles différentes qui ne se focalisent pas sur les dossiers, mais qui classent les documents en fonction de ce qu’ils sont, en utilisant des métadonnées et des balises.

Cette conception est particulièrement utile pour les entreprises qui gèrent des référentiels de fichiers importants et complexes.

En tant que DMS basé sur le cloud, M-Files offre un stockage sécurisé et centralisé accessible depuis n’importe où, tout en prenant en charge les déploiements hybrides.

Sa plateforme cloud s’intègre à des outils tels que Microsoft 365, Salesforce et d’autres applications de ligne d’affaires pour étendre encore sa valeur, en intégrant la gestion des documents directement dans les flux de travail quotidiens.

Les fonctions alimentées par l’IA, notamment la classification automatique et la recherche intelligente, ajoutent une couche supplémentaire d’efficacité en réduisant le besoin de marquage manuel.

Bien que M-Files offre des avantages significatifs, sa conception centrée sur les métadonnées peut représenter une courbe d’apprentissage pour les nouveaux utilisateurs, en particulier pour les équipes habituées aux structures de dossiers traditionnelles.

✔️ Pros

• Une bonne automatisation de la saisie des documents et des flux de travail
• Forte convivialité de l’interface utilisateur une fois que les modèles de métadonnées sont en place
• Pistes d’audit détaillées

✖️ Inconvénients

• Courbe d’apprentissage élevée et conception compliquée des métadonnées
• Des prix plus élevés
• Certains utilisateurs signalent que les fonctions mobiles ou hors ligne sont limitées

NetDocuments

Classement ⭐⭐⭐⭐

G2 3.7/5 – Capterra 4.3/5

Vue d’ensemble

NetDocuments est un DMS entièrement cloud-native populaire dans les cabinets juridiques, la comptabilité, l’immobilier, etc.

Il offre une organisation basée sur l’espace de travail, la gestion des documents et du courrier électronique, la recherche plein texte avec OCR, le contrôle des versions, une sécurité et une conformité solides, l’accès à distance, des intégrations.

Contrairement à d’autres options, NetDocuments a été conçu et construit pour être hébergé exclusivement dans le nuage, ce qui signifie que la plateforme dispose de solides mesures de sécurité et qu’elle est mise à jour assez régulièrement.

NetDocuments offre une organisation basée sur l’espace de travail. Au lieu de s’appuyer sur des structures de dossiers traditionnelles, la plateforme organise les documents et les courriels dans des espaces de travail liés à des affaires, des clients ou des projets.

Il est donc particulièrement bien adapté aux cabinets d’avocats et aux services professionnels, où le contenu est généralement lié à des dossiers ou à des missions de clients.

Bien que NetDocuments offre une sécurité, une conformité et des services professionnels de qualité, certains utilisateurs notent que l’interface peut sembler moins moderne ou intuitive que les plateformes DMS plus récentes.

Les vitesses de chargement et les performances dans les environnements à grande échelle peuvent également varier, et son modèle de tarification par abonnement peut être coûteux pour les petites entreprises.

✔️ Pros

• Outils solides en matière de sécurité, de conformité et de gouvernance
• Recherche plein texte, OCR, contrôle de version fiable
• Idéal pour les cabinets juridiques

✖️ Inconvénients

• Tendance au décalage
• Interface utilisateur dépassée
• La gestion du courrier électronique est liée à Microsoft Outlook

Avez-vous besoin d’un DMS en nuage ?

Oui, vous avez besoin d’un DMS basé sur le cloud.

Si vous continuez à envoyer des documents importants par courrier électronique ou à les enregistrer sur des disques partagés, laissez-moi vous dire qu’il y a de fortes chances que vous perdiez des documents ou que vous mettiez trop de temps à découvrir que le destinataire ne les a jamais vus.

Une GED basée sur le cloud centralise et sécurise vos documents, les rend consultables et vous permet d’automatiser les processus qui s’y rapportent.

Si votre organisation est confrontée à l’un ou l’autre de ces défis, vous devriez envisager sérieusement d’utiliser un DMS :

• Difficulté à trouver rapidement des documents dans les lecteurs et dossiers partagés
• Plusieurs membres de l’équipe doivent collaborer simultanément sur les mêmes documents.
• Pas de contrôle clair des versions, ce qui entraîne des doublons ou des fichiers obsolètes.
• Inquiétudes concernant la conformité, les audits ou la sécurité des données
• Vos équipes travaillent à distance ou dans plusieurs bureaux.
• Les processus tels que les approbations ou les révisions sont lents et manuels
• Votre organisation s’agrandit et votre système de classement n’arrive pas à suivre.

Si vous êtes prêt à changer, pourquoi ne pas commencer par Dokmee ?

Vous pouvez mettre en œuvre un déploiement hybride afin de migrer progressivement vos documents (ou de conserver un déploiement hybride). Les possibilités de personnalisation sont infinies.

Dokmee offre des fonctions avancées de recherche, de contrôle des versions, d’automatisation des flux de travail et de conformité pour assurer la sécurité de vos documents.

Contactez Dokmee dès aujourd’hui !