Mejor sistema de gestión documental: Top 10 proveedores de DMS

¿Sigues confiando en una gestión documental básica y perdiendo documentos?

¿Te cuesta encontrar el DMS perfecto para ti?

Hemos recopilado 10 de los mejores sistemas de gestión documental para ayudarte a decidir.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental, o DMS, es un software diseñado para capturar, almacenar, gestionar y recuperar tus documentos digitales.

El objetivo de un DMS es manejar y permitirte acceder a tus documentos en cualquier momento de su ciclo de vida. Esto incluye la creación, colaboración, archivo y eliminación, manteniendo siempre sólidas medidas de seguridad.

Al digitalizar todos los documentos de tu empresa, se garantiza un aumento de la eficiencia y colaboración del negocio, y también puedes reducir drásticamente los errores humanos y la pérdida de documentos definiendo flujos de trabajo.

Un DMS suele ofrecer indexación de documentos, etiquetado por metadatos, capacidades de búsqueda de texto completo, automatización de flujos de trabajo, controles de acceso de usuario, registros de auditoría e integración con otros sistemas empresariales como CRMs y ERPs.

Características de un DMS

Antes de ver en detalle nuestros DMS favoritos, echemos un vistazo a las características más importantes y comunes que tu DMS (o ECM) debería tener.

Automatización de flujos de trabajo

Configurar flujos de trabajo automatizados te ayudará a colaborar fluidamente con tu equipo.

Los flujos de trabajo son rutas personalizables basadas en disparadores que tu documento seguirá automáticamente. Cada miembro implicado recibirá una notificación cuando sea su turno de participar.

Por ejemplo, firmar un documento, revisar una propuesta.

¿Cómo puede ser un flujo de trabajo?

Propuesta de proyecto

Quieres crear una propuesta para un nuevo proyecto en tu DMS. Primero creas el documento y añades los metadatos y etiquetas.

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Puedes enviarlo automáticamente a tu líder de equipo para una revisión inicial. El líder de equipo puede añadir notas visibles para todos los involucrados, aprobar o rechazar.

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El autor original puede recibir notificaciones sobre el estado de la propuesta y realizar cambios si es necesario. El DMS mostrará la versión más actual.

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Una vez editado, el documento pasará automáticamente al responsable del departamento para revisar cumplimiento, presupuesto, etc.

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El siguiente paso en el flujo es enviarlo al departamento financiero para que sea firmado y sellado.

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Luego se publica el documento.

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Después de 10 años, el documento se archiva automáticamente.

Almacenamiento de documentos

Tu DMS proporciona archivadores digitales donde puedes guardar y organizar tus documentos durante el tiempo que necesites.

Tus archivos pueden ser categorizados e indexados como prefieras.

Captura de documentos

La captura de documentos permite que tu DMS recopile automáticamente los documentos que necesites. Esto puede hacerse de forma individual o masiva.

La captura de documentos te permite escanear documentos en papel, importar archivos desde diferentes fuentes (por ejemplo, correo electrónico, apps móviles o carpetas de red), y convertirlos en formatos digitales estructurados.

Las soluciones DMS avanzadas suelen integrar Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para extraer e indexar texto de imágenes escaneadas, haciendo que los documentos sean buscables y más fáciles de organizar.

Búsqueda e indexación avanzada

Tu DMS te permitirá categorizar tus archivos y documentos con una indexación avanzada, lo que facilitará la recuperación de cualquier documento.

Especialmente cuando usas etiquetas de metadatos, puedes añadir etiquetas como autor, cliente, ubicación, palabras clave, números de identificación y mucho más.

Con tu DMS, también puedes filtrar los resultados de búsqueda y guardar consultas anteriores por si necesitas acceder a esos documentos repetidamente.

Control de versiones

Cuando usas una gestión documental desfasada, como organizar archivos en tu propio servidor, corres el riesgo de olvidar enviar versiones actualizadas de un documento, lo que puede terminar en caos.

Tu DMS siempre actualizará automáticamente tus documentos a la versión más actual para que todo el equipo o la organización vea la misma información. Esencialmente, tu DMS funciona como una única fuente de confianza gracias al control de versiones.

Sin embargo, las versiones anteriores no se borran completamente ni se descartan. Puedes ver todas las actualizaciones y versiones previas de tus documentos fácilmente y saber cuándo se actualizaron, firmaron o sellaron.

Control de accesos y permisos

La mejor característica (y ventaja) que ofrece un DMS es la seguridad integrada.

A cada documento puedes asignar quién podrá verlo, editarlo, enviarlo por correo electrónico o imprimirlo. Además, puedes añadir marcas de agua personalizadas para saber quién lo abrió en cada momento.

Junto a los registros de auditoría, esto minimiza el riesgo de brechas de seguridad y aumenta la responsabilidad si un miembro del equipo no sigue las medidas de seguridad.

Registros de auditoría

En un DMS, cada acción queda registrada indicando qué documento fue accedido y el tipo de acción, incluyendo fechas y hora e identidad del usuario.

Estas auditorías son registros inmutables que no se pueden modificar ni eliminar.

Los registros de auditoría también generan informes para auditorías de cumplimiento o revisiones de seguridad.

Herramientas de colaboración

El objetivo de un DMS es centralizar todos los documentos de la organización para que los miembros y departamentos trabajen en conjunto.

Para permitir esto, los DMS incluyen herramientas de colaboración como coautoría en tiempo real, comentarios dentro del documento y espacios de trabajo compartidos.

10 mejores sistemas de gestión documental

Hay muchos aspectos a considerar antes de elegir tu DMS, como el volumen documental, el tipo de implementación (local, en la nube), funciones avanzadas, tipo de flujos de trabajo…

Hemos recopilado 10 de nuestras herramientas DMS favoritas para ayudarte a elegir.

Herramientas	Capacidad ECM	Etiquetado de metadatos	Implementación	Funciones de IA	Roles de seguridad y permisos	Captura automatizada
Dokmee	✅	✅	Nube, local, híbrido	✅	✅	✅
DocuWare	✅	✅	Nube, local, híbrido	✅	✅	✅
Google Workspace	❌	❌	Nube	❌	✅	❌
PandaDoc DMS	❌	❌	Nube	✅	✅	❌
M-Files	❌	✅	Nube, local, híbrido	✅	✅	✅
Laserfiche	✅	✅	Nube, local, híbrido	✅	✅	✅
Revver	❌	✅	Nube	✅	✅	✅
Microsoft SharePoint	❌	✅	Nube, local, híbrido	✅	✅	✅
Zoho WorkDrive	❌	❌	Nube	❌	✅	❌
FileHold	✅	✅	Nube, autohospedado	✅	✅	✅ (integración SmartSoft)

1. Dokmee

Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.2/5 | Capterra 4.7/5

Descripción general

Dokmee es considerado por algunos como el mejor en gestión documental. Puede servir tanto como DMS como ECM gracias a sus funciones avanzadas y capacidad de IA.

Dokmee destaca por su interfaz amigable, su potente automatización de flujos de trabajo y sus funciones de seguridad de nivel empresarial.

Ofrece tanto opciones de implementación local como en la nube, dando flexibilidad a las organizaciones según sus infraestructuras TI y requerimientos de cumplimiento.

Con Dokmee puedes crear flujos de trabajo personalizados y avanzados. Los usuarios pueden automatizar procesos de aprobación en varios pasos, asignar tareas y hacer seguimiento del estado de los documentos.

El sistema también incluye captura automatizada y funcionalidades inteligentes de indexación y búsqueda, impulsadas por OCR, para localizar archivos rápidamente usando palabras clave, metadatos o búsqueda de texto completo sobre documentos digitales o escaneados.

La herramienta se integra completamente con otros programas como Microsoft Office, SAP y QuickBooks, y te permite editar documentaciones o presentaciones sin salir de la herramienta.

Dokmee también dispone de una función de formularios electrónicos que te permite incluir firmas electrónicas, cargar archivos, crear plantillas de formularios personalizadas o generar y exportar informes de formularios.

✅ Ventajas

• Automatización de flujos de trabajo altamente personalizable
• Indexación y búsqueda de texto completo por OCR
• Disponible en la mayoría de idiomas
• Versión móvil disponible

❌ Desventajas

• Curva de aprendizaje mayor para funciones avanzadas
• Informes y análisis integrados limitados
• El diseño de la interfaz es muy sencillo y básico

2. DocuWare

Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.4/5 | Capterra 4.6/5

Descripción general

DocuWare es un sistema de gestión documental en la nube, ideal para medianas y grandes empresas.

DocuWare se especializa en su clasificación documental por IA, repositorios y motor de flujos de trabajo.

El motor de indexación inteligente de DocuWare utiliza aprendizaje automático e IA para reconocer y clasificar documentos automáticamente durante la importación, reduciendo la entrada manual de datos y mejorando la precisión.

Se integra con Microsoft 365, SAP, Outlook y varios sistemas ERP y CRM.

La plataforma también ofrece formularios digitales personalizables para recopilar información estructurada y automatizar el flujo de información.

Fuente: DocuWare

✅ Ventajas

• Alta escalabilidad
• Acceso web y móvil fácil de usar
• Formularios digitales integrados y herramientas de automatización

❌ Desventajas

• Más caro que opciones de DMS ligeros
• Funcionalidad offline limitada
• La personalización puede requerir soporte técnico

3. Google Workspace

Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.6/5 | Capterra 4.7/5

Descripción general

Google Workspace no nació realmente como un DMS, sin embargo, es una plataforma en la nube que ahora permite la creación, colaboración y gestión de documentos.

Con herramientas como Google Drive, Docs, Sheets y Shared Drives, Workspace permite a los equipos crear, almacenar, organizar y colaborar en tiempo real, sin instalaciones complejas o infraestructura TI.

Es una mejor opción para equipos pequeños o startups que manejan poco volumen documental y no requieren una automatización avanzada.

Las funciones de búsqueda de Google Drive, impulsadas por la propia tecnología de búsqueda de Google, son rápidas e intuitivas, utilizando nombres de archivos, contenido y metadatos para localizar documentos.

Para necesidades organizativas, puedes crear discos compartidos con permisos por roles, organizar documentos por carpetas o etiquetas y gestionar accesos a través de las herramientas de administrador de Google.

✅ Ventajas

• Integración total con apps de Google
• Almacenamiento y copias de seguridad automáticas en la nube
• Configuración mínima

❌ Desventajas

• No ofrece flujos de trabajo ni registros de auditoría
• Los permisos en Unidades Compartidas pueden ser complejos en equipos grandes
• El acceso offline necesita configuración previa

4. PandaDoc DMS

Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5

Descripción general

PandaDoc es una plataforma de automatización de documentos y firma electrónica.

Ahora cuenta con un DMS completamente integrado y una biblioteca de contenidos llena de plantillas que te ayudarán a crear documentos personalizados y flujos de trabajo, manteniendo la consistencia de marca en todos tus documentos.

Una de las características más notables de PandaDoc es su generador de documentos de arrastrar y soltar, que permite crear documentos interactivos y personalizables usando plantillas reutilizables, medios incrustados, tablas de precios y campos de formulario.

Esta flexibilidad de diseño se complementa con seguimiento y análisis en tiempo real, informando cuándo los destinatarios abren, ven o completan los documentos.

PandaDoc se conecta fácilmente con sistemas CRM como Salesforce, HubSpot y Pipedrive, así como con herramientas como Zapier, Slack y procesadores de pago.

Fuente: PandaDoc

✅ Ventajas

• Amplia biblioteca de plantillas
• Seguimiento y análisis de documentos en tiempo real
• Flujos de aprobación y firma electrónica integrados

❌ Desventajas

• No es ideal para almacenamiento documental a nivel empresarial
• Organización de archivos limitada
• La automatización de flujos se centra en documentos comerciales o de ventas

5. M-Files

Valoraciones ⭐⭐⭐⭐

G2 4.4/5 | Capterra 4.4/5

Descripción general

M-Files es un sistema de gestión documental basado en el etiquetado de metadatos, en lugar de archivadores de archivos.

M-Files es ideal para organizaciones con estructuras documentales complejas o flujos de trabajo con muchos requisitos de cumplimiento, como despachos legales, empresas de ingeniería o instituciones financieras.

M-Files combina automatización, controles de cumplimiento y búsqueda impulsada por IA.

Una de sus mejores funciones es el uso de IA y metadatos para automatizar la clasificación, permisos y gestión del ciclo documental. Utiliza metadatos contextuales (como nombre de cliente, ID de proyecto o tipo de documento) para mostrar contenido relevante independientemente de la ubicación del almacenamiento físico.

Con M-Files puedes crear flujos personalizados para aprobaciones de documentos, controles de calidad o firmas legales, con notificaciones automáticas y registros de auditoría.

Fuente: G2

✅ Ventajas

• Organización basada en metadatos
• Integración con Microsoft 365, Salesforce y sistemas legacy
• Implementación híbrida

❌ Desventajas

• Interfaz compleja
• Para personalizaciones se necesita soporte TI
• Las funciones premium pueden aumentar el precio para equipos pequeños

6. Laserfiche

Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5

Descripción general

Laserfiche es un DMS y herramienta de automatización empresarial impulsada por IA. Es la mejor opción para grandes empresas, gobiernos e instituciones educativas.

Laserfiche ofrece una combinación de control documental, cumplimiento normativo y herramientas de automatización low-code que permiten rediseñar flujos de trabajo empresariales.

Incluye constructor de flujos de trabajo low-code para automatizar tareas como aprobaciones, rutas de datos y revisiones de cumplimiento, con poca intervención TI.

Laserfiche también incluye herramientas inteligentes de captura con OCR y aprendizaje automático, e integraciones con Microsoft 365, Salesforce y ESRI.

El modelo de seguridad de Laserfiche es de nivel empresarial, con controles de acceso por roles, cifrado y registros de auditoría.

Otro punto fuerte son sus funciones de análisis y generación de informes, que proporcionan insights visuales sobre uso y eficiencia documental.

Fuente: G2

✅ Ventajas

• Captura documental inteligente
• Gran soporte de cumplimiento normativo
• Tableros de análisis y reportes avanzados

❌ Desventajas

• Curva de aprendizaje elevada
• La versión en la nube carece de algunas funciones e integraciones
• Caro

7. Revver

Valoraciones ⭐⭐⭐⭐

G2 4.3/5 | Capterra 4.4/5

Descripción general

Revver (antes eFileCabinet) es un DMS moderno para pymes.

Revver utiliza IA para gestionar los documentos, y su interfaz fácil de usar lo hace especialmente atractivo para organizaciones que buscan una implantación sencilla sin perder funciones.

Revver soporta flujos de trabajo automatizados, donde puedes automatizar tareas repetitivas como enrutamiento de archivos, aprobaciones y nombrado de documentos sin necesidad de conocimientos de programación.

Utiliza plantillas predefinidas y metadatos para archivar documentos automáticamente en las carpetas correctas, reduciendo el error humano y aumentando la consistencia. Además, ofrece control de versiones, registros de auditoría completos y una gestión detallada de permisos para controlar el acceso e historial.

Revver es un DMS en la nube con integraciones como Microsoft 365, DocuSign y varias herramientas CRM.

Fuente: G2

✅ Ventajas

• Firma electrónica integrada
• Archivado inteligente con etiquetado de metadatos
• Basado en la nube

❌ Desventajas

• Personalización limitada
• No es ideal para flujos complejos o específicos de industria
• Las reglas de automatización pueden requerir ajuste

8. Microsoft SharePoint

Valoraciones ⭐⭐⭐⭐

G2 4/5 | Capterra 4.3/5

Descripción general

Microsoft SharePoint es un DMS con integración directa en el ecosistema Microsoft.

Ofrece almacenamiento centralizado, control de versiones y colaboración empresarial. Para organizaciones que ya usan Microsoft 365, SharePoint amplía naturalmente herramientas como Word, Excel, Teams y OneDrive.

SharePoint tiene una arquitectura altamente personalizable. Las organizaciones pueden diseñar bibliotecas documentales con metadatos, flujos de trabajo, niveles de permisos y políticas de retención.

Además, soporta coautoría en tiempo real para fomentar el trabajo en equipo.

En cuanto a gobernanza documental, SharePoint aporta cumplimiento y seguridad robustos, incluyendo controles de acceso por usuario, integración con Microsoft Purview para protección de la información y políticas de ciclo de vida automatizadas.

Es escalable tanto para equipos pequeños como grandes empresas, con opciones en la nube (SharePoint Online) e híbridas (SharePoint Server).

✅ Ventajas

• Integración profunda con Microsoft 365
• Bibliotecas documentales y etiquetado de metadatos personalizables
• Coautoría en tiempo real

❌ Desventajas

• Requiere formación para optimizar los flujos
• Puede ser demasiado complejo para necesidades básicas
• La integración con herramientas ajenas a Microsoft puede ser menos fluida

9. Zoho WorkDrive

Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.3/5 | Capterra 4.6/5

Descripción general

Zoho WorkDrive es un DMS en la nube enfocado principalmente a pymes.

Como parte de Zoho, se integra naturalmente con Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Mail y otras aplicaciones.

Aunque no ofrece la personalización profunda a nivel empresarial de otras soluciones, su interfaz limpia, herramientas de colaboración y control sobre documentos lo hacen una buena opción para empresas en expansión.

WorkDrive se centra en la gestión de archivos basada en equipos. Centraliza los documentos en “Carpetas de Equipo”, cada una con sus propios roles, permisos y flujos de trabajo. Esto reduce los silos y hace que la propiedad de los archivos sea transparente.

Incluye recuperación de archivos, registros de auditoría integrados y soporte para cumplimiento como GDPR.

Su app de sincronización de escritorio, acceso móvil y uso offline ofrecen flexibilidad para equipos híbridos o remotos.

Fuente: G2

✅ Ventajas

• Integración perfecta con el ecosistema Zoho
• Precios asequibles
• Acceso desde escritorio y móvil

❌ Desventajas

• Automatización avanzada y IA limitada
• Pocas integraciones externas al ecosistema Zoho
• No es escalable para grandes empresas

10. FileHold

Valoraciones ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.6/5 | Capterra 4.7/5

Descripción general

FileHold es un DMS en la nube privada o local enfocado en medianas y grandes empresas con estrictas necesidades de cumplimiento, seguridad y gobernanza de la información.

Destaca en ambientes complejos, especialmente en gobierno, manufactura, legal y salud, donde los estándares regulatorios y los flujos estructurados son esenciales.

FileHold soporta bibliotecas jerárquicas con etiquetado de metadatos, acceso por roles y control total de versiones. Ofrece políticas de retención, archivado automático y eliminación legalmente defendible.

La automatización del flujo está integrada, permitiendo crear y gestionar contratos con aprobaciones, controles de cumplimiento o revisiones. Integra un visor documental para hacer anotaciones, redacciones y firmar digitalmente sin terceros.

Incluye además un sistema de registro de auditoría para registrar cada interacción.

Fuente: Sourceforge.net

✅ Ventajas

• Motor de flujos de trabajo integrado
• Integración con OCR y escaneo
• Soporta firmas digitales, redacciones y anotaciones

❌ Desventajas

• Interfaz anticuada
• Orientado a organizaciones grandes con TI dedicado
• Licencias e infraestructuras costosas

¿Cómo elegir un DMS?

No hay una respuesta correcta o incorrecta.

Cada negocio y organización tiene su propio conjunto de necesidades. Lo que convierte a un DMS en la mejor opción es que se adapte plenamente a tus necesidades.

Te dejamos un breve checklist de funciones que tu DMS debe tener para sacarle el máximo partido.

🔲 Escalabilidad

🔲 Ajustado a tu presupuesto

🔲 Cumplimiento y funciones de seguridad

🔲 Registros de auditoría

🔲 Etiquetado por metadatos

🔲 Tu tipo de implementación preferido

🔲 Funciones de colaboración

🔲 Firma electrónica

🔲 Constructor de flujos de trabajo

🔲 Acceso móvil

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