Reseña Completa de Dokmee ECM: Prueba, Características y Beneficios en 2025

¿Todavía usas Google Drive o, peor aún, papel como tu sistema de gestión documental?

Entonces apostamos que apenas tienes tiempo para leer este artículo porque aún tienes que buscar entre archivos interminables para encontrar el documento que necesitas.

Si nos das 10 minutos, en esta reseña de Dokmee ECM te contaremos todo sobre Dokmee, un ECM que te ayudará a optimizar tu gestión documental y ser lo más eficiente que hayas sido nunca.

¿Qué es Dokmee?

Dokmee es un sistema de gestión documental y sistema de gestión de contenido empresarial con una interfaz limpia, diseñado para ayudar a las empresas a capturar, almacenar, gestionar y recuperar documentos y registros digitales.

Dokmee ofrece muchas funciones (que detallaremos más adelante) para gestionar todos los documentos de tu empresa como una unidad.

Algunas de las características incluyen:

• Captura de documentos
• Archivadores y retención
• Rastreo de auditoría
• ECM móvil
• Software de formularios electrónicos

En otras palabras, Dokmee ECM asegura que tus equipos trabajen juntos sin problemas al ofrecer acceso a documentos actuales y actualizados en toda la empresa, permitiendo la colaboración en equipo y la captura eficiente de documentos.

Dokmee atiende a empresas de todos los tamaños y se utiliza en sectores como gobierno, manufactura, contabilidad, recursos humanos, jurídico, salud, finanzas, educación, bienes raíces, entre otros.

Dokmee sirve como un repositorio centralizado donde los usuarios pueden escanear, cargar e indexar documentos para su fácil recuperación.

Este ECM admite indexación inteligente, lo que permite etiquetar con metadatos y búsquedas de texto completo, reduciendo drásticamente el tiempo necesario para localizar archivos específicos. Su función OCR convierte imágenes escaneadas en texto editable y buscable.

Características de Dokmee

Tras mencionar brevemente algunas de las capacidades de Dokmee, vamos a explorar sus mejores características.

Dokmee cuenta con muchas funciones que lo convierten, para mí, en uno de los sistemas ECM más completos disponibles actualmente.

Almacenamiento Seguro de Archivos

La función más básica de un DMS o ECM es el almacenamiento de tus documentos.

Sin embargo, la forma en que se organizan y almacenan marcará la diferencia.

Con Dokmee tienes total libertad para organizar tus archivadores y puedes categorizarlos usando indexación avanzada y metadatos para asegurarte de poder recuperar tus documentos lo más fácilmente posible.

Algunos ejemplos de indexación que puedes usar según tu sector incluyen:

Para organismos gubernamentales:

• ID de documento
• Agencia
• Número de regulación
• Fechas
• Asunto

Para firmas legales:

• Nombre del cliente
• Número de caso
• Tipo de documento
• Jurisdicción
• Fechas

Para proveedores de salud:

• Nombre del paciente
• Número de expediente médico
• Médico
• Diagnóstico
• Proveedor de seguro

Para manufactura:

• Autor
• Número de dibujo
• Proveedor
• Nombre del proyecto
• Nombre del producto

Tienes absoluta libertad para decidir cómo categorizar y clasificar tus documentos con Dokmee.

Con Dokmee, puedes colaborar con tu equipo editando tus documentos gracias a la función de arrastrar y soltar para añadir nuevas páginas a tus archivos, agregar anotaciones, firmas, compresión de archivos, etc.

Puedes recuperar tus documentos fácilmente con una barra de búsqueda avanzada y precisa que ofrece un botón “y/o” para que incluyas tantas etiquetas de metadatos como necesites.

Retención de Archivos

A medida que tu empresa evoluciona, es fácil saturar el sistema con documentos innecesarios o irrelevantes.

Con Dokmee puedes crear un programa de retención.

Esto significa que puedes implementar un flujo de trabajo que hará que tu DMS elimine, reubique o archive tus documentos tras un cierto tiempo desde la última vez que abriste el archivo.

Por ejemplo: Después de que una factura ha sido pagada en su totalidad, tu ECM la enviará automáticamente a una bandeja de retención una vez pasen 7 años desde la última vez que revisaste la factura.

Puedes elegir eliminarlas por completo y de manera permanente, o bien enviarlas a una bandeja de retención, donde podrás recuperarlas si las necesitas en algún momento.

Este sistema permite una depuración automática que te ayudará a mantener tu sistema limpio, de modo que todos los documentos disponibles sean relevantes.

Flujos de Trabajo de Documentos Automatizados

Dokmee es un sistema de gestión de contenido empresarial sin código, que te permite crear flujos de trabajo personalizados mediante una interfaz de arrastrar y soltar.

Cómo construyas tu flujo de trabajo depende completamente de ti.

Sin embargo, en Dokmee sabemos que crear flujos de trabajo muy detallados puede ser complicado, por lo que puedes contactar al equipo y ellos los crearán por ti.

Dokmee te permite diseñar flujos de trabajo personalizados que automatizan tareas como aprobaciones, revisiones y notificaciones de documentos, reduciendo así las intervenciones manuales y aumentando la eficiencia operativa.

El sistema también incluye funciones de colaboración, permitiendo que varios usuarios accedan y comenten documentos en tiempo real, con anotaciones, marcadores e integración de correo electrónico para mejorar la comunicación y transparencia.

Fuente: Software Advice

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Roles y Permisos

Dokmee ECM está altamente dedicado a ofrecer tantas medidas de seguridad como sea posible y, por tanto, puedes definir controles de versión para cada uno de tus documentos y cumplir con una estricta gobernanza documental.

Los administradores pueden definir roles de usuario, restringir el acceso a ciertas carpetas o tipos de documentos y monitorear la actividad de los usuarios a través de registros detallados.

Este nivel de control es esencial para sectores con estrictos requisitos de privacidad de datos.

Puedes asignar permisos a cada miembro del equipo para asegurarte de que no haya brechas de seguridad ni filtraciones de documentos en ningún momento.

Algunos roles que puedes asignar incluyen:

• Restricción total → El usuario no podrá abrir ni acceder al documento
• Sólo ver → El usuario sólo podrá leer el documento directamente desde el ECM. Es decir, se pueden quitar permisos de edición, descarga y envío por correo.
• Marcas de agua → Los usuarios pueden acceder, descargar o enviar por correo el documento, pero una vez que lo hagan, se añadirá automáticamente una marca de agua personalizada. Esto garantiza la plena responsabilidad en caso de filtración.
• Anotaciones y firmas → Los usuarios podrán editar el documento en cualquier momento, añadiendo comentarios, anotaciones, páginas extra o firmas electrónicas.

Estos derechos pueden editarse a tu gusto en cualquier momento.

Rastreo de Auditoría

Dokmee ofrece rastreo de auditoría seguro e inalterable que garantiza seguridad, transparencia y cumplimiento normativo.

Cada interacción con el sistema y los archivos se registra en un historial de actividad resistente a manipulaciones.

Las interacciones incluyen ver, cargar, editar, borrar, mover, firmar, imprimir, etc. Cada acción se rastrea y guarda con el nombre de usuario y marca de tiempo.

Obtienes visibilidad en tiempo real sobre quién realizó cada acción, cuándo ocurrió y sobre qué documento. Este proceso es esencial para detectar accesos no autorizados, asegurar la responsabilidad y facilitar auditorías. Garantiza que tu ECM sea completamente trazable.

El registro de auditoría incorporado permite la creación sencilla de informes y la elaboración de resúmenes de actividad detallados.

El rastreo de auditoría de Dokmee permite a tu organización gestionar información sensible cumpliendo con normas estrictas como HIPAA, GDPR, SOX, y más.

Captura Automatizada de Documentos

La captura de documentos de Dokmee es perfecta si necesitas escanear y extraer información de grandes volúmenes de datos.

Dokmee ofrece reconocimiento óptico de caracteres (OCR), integrado para convertir documentos escaneados en texto totalmente editable y buscable.

El OCR de Dokmee extrae datos valiosos de documentos en papel, PDFs e imágenes. Esto elimina completamente la necesidad de ingresar datos manualmente y agiliza los flujos de trabajo documentales.

Las capacidades OCR incluyen Smart Zone OCR, MICR para fuentes bancarias y soporte para reconocimiento de mecanografía o manuscritos mediante OCR, ICR y OMR.

Esto permite procesar con precisión muchísimos tipos de documentos, incluidos facturas y formularios manuscritos.

Además, Dokmee mejora la extracción de datos con dos módulos inteligentes: Magic Indexing y AI Scripting.

Magic Indexing es una función avanzada diseñada para que la indexación sea lo más intuitiva y eficiente posible.

Permite etiquetar y organizar automáticamente los documentos con metadatos analizando su contenido.

Esta herramienta reconoce texto mecanografiado, manuscritos e incluso logotipos, ayudándote a etiquetar todos tus documentos de manera coherente.

La AI Scripting ofrece un enfoque programable para la indexación.

Mediante JavaScript o C#, puedes crear lógica personalizada para manipular valores de los índices y automatizar la clasificación. Es especialmente útil si necesitas manejar múltiples formatos documentales o requisitos específicos del sector.

La indexación puede configurarse usando muchas plantillas de metadatos, ofreciendo opciones manuales y automatizadas con pleno soporte para marcadores de PDF y escaneo de códigos de barras.

Los documentos y metadatos pueden luego exportarse a tu ECM usando formatos estándar como TIFF, PDF/A, JPEG, XML, CSV, etc.

La mejor parte es que, a diferencia de muchas soluciones de captura, Dokmee Capture ofrece escaneo ilimitado, es decir, no hay costes por clic. Combinado con un potente OCR, indexación automática y funciones de reporte, el software aumenta tu ROI sin comprometer funcionalidad ni control.

Con Dokmee, puedes capturar tus documentos desde cualquier dispositivo, incluso tu móvil.

Software de Formularios Electrónicos

Dokmee Forms te permite crear formularios electrónicos personalizables, así puedes recopilar datos internos de RRHH, comentarios de clientes, documentación de cumplimiento o cualquier cosa intermedia. Dokmee Forms te ayuda a crear y gestionar formularios sin escribir una sola línea de código.

Dokmee Forms dispone de un constructor de formularios de arrastrar y soltar. Con una interfaz limpia y fácil de usar, los formularios se pueden armar rápidamente con campos personalizados, opciones para cargar archivos (admite PNG, JPG, MP4, y más) y soporte integrado de firma electrónica.

El software también incluye plantillas de formularios pre-hechas y componentes modulares, facilitando el diseño de flujos de trabajo orientados a la recopilación de datos.

Puedes crear estos formularios tanto para móvil como para tablets, algo particularmente útil para la recolección de datos en eventos, por ejemplo.

Dokmee ofrece un diseñador de temas para que adaptes cada aspecto visual a la identidad de tu marca. Añade logotipos, usa el idioma de tu preferencia y aplica patrones personalizados para que tus formularios sean únicos y totalmente coherentes con tu empresa.

Algunas funciones integradas son:

• CAPTCHA incorporado

Protege tus formularios del spam y bots con validación CAPTCHA nativa y mejora la calidad de los datos y la seguridad de la plataforma.

• Comodidad basada en la nube

Opera de forma segura desde cualquier lugar gracias a la infraestructura en la nube de Dokmee.

• Carga de archivos

Recopila múltiples tipos de archivos como parte de las respuestas, incluyendo documentos, imágenes y vídeos.

Gracias a los flujos de trabajo de Dokmee, puedes incrustar formularios en procesos de negocio automatizados. El constructor se integra con otras herramientas empresariales, asegurando que los datos recogidos puedan ser enviados a las plataformas pertinentes mediante API o integración directa.

La herramienta también incluye análisis e informes integrados. Puedes analizar tasas de envío, patrones de abandono y errores para mejorar el engagement y la eficiencia constantemente.

¿Dónde puedes desplegar Dokmee?

Dokmee ofrece una implementación flexible, es decir, puedes optar por una implementación local, en la nube o híbrida. Así, puedes adaptarte totalmente a la sensibilidad y necesidades de tus documentos.

DMS local

Una implementación local será mejor para organizaciones con estrictos requisitos de gobernanza de datos, si ya tienes infraestructura local propia, o si buscas personalización y control profundo.

En este caso, el software y hardware residen en la ubicación física de la organización, ofreciendo control total y la capacidad de personalizar soluciones a procesos empresariales específicos.

Sectores como salud, finanzas y gobierno se benefician especialmente, ya que manejan gran cantidad de información muy sensible que no puede permitirse una filtración.

La única desventaja es que requiere mayores costos iniciales y un equipo de TI dedicado para mantenimiento, actualizaciones y soporte continuo.

DMS en la nube

Una implementación en la nube permite acceder a la plataforma desde cualquier parte del mundo, algo perfecto si tienes trabajadores remotos.

La inversión inicial es mínima y la dependencia de recursos TI internos es menor. Además, es un método muy escalable.

Este modelo es especialmente adecuado para startups, PYMES, o empresas de rápido crecimiento que necesitan una solución flexible sin sacrificar seguridad o funcionalidad.

DMS híbrido

Por último, puedes combinar desplegues locales y en la nube en una implementación híbrida.

El despliegue híbrido de Dokmee ofrece equilibrio estratégico. Este enfoque permite distribuir datos y aplicaciones entre ambos entornos, aumentando la eficiencia de costos y la seguridad de los datos.

El despliegue híbrido es ideal para empresas en proceso de migración a la nube o que necesitan mantener datos sensibles localmente por cumplimiento, mientras usan la nube para otros flujos de trabajo.

Aunque ofrece más flexibilidad, también añade complejidad en la gestión e integración, normalmente requiriendo expertos especializados en TI.

Opiniones de los Usuarios

Calificaciones de Dokmee:

Capterra 4.7/5 | G2 4.5/5 | Software Finder 4.9/5 | Trust Radius 8.9/10

Los usuarios destacan la fuerte integración de Dokmee con otras herramientas.

Con Dokmee también puedes integrarte con herramientas de productividad (DocuSign, paquete Microsoft, etc.) que te permiten editar presentaciones o enviar documentos por correo sin tener que salir del software en ningún momento.

Otros usuarios también mencionan que disfrutan las muchas funciones que el ECM ofrece, incluidas sus capas de seguridad, como autenticación en dos pasos o accesos personalizados.

✅ Pros

• Disponible en muchos idiomas

Dokmee está disponible en casi todos los idiomas existentes. Y hay recursos disponibles en inglés, francés y español.

• Gestión documental eficaz y exhaustiva

Dokmee ECM ofrece muchas funciones para captura de documentos, almacenamiento, indexación, recuperación y archivado.

La compatibilidad con metadatos estructurados, control de versiones y rastreo de auditoría asegura que los documentos estén organizados, sean rastreables y seguros.

• ECM móvil

Dokmee ECM ofrece acceso adaptado a dispositivos móviles y una interfaz basada en navegador, permitiendo acceso seguro a documentos desde cualquier lugar.

Además, los formularios pueden ser diseñados para móvil.

• Automatización avanzada de flujos de trabajo

Dokmee permite crear flujos de trabajo complejos para garantizar colaboración fluida en el equipo, reducir errores humanos e incrementar la eficiencia.

Los flujos pueden automatizar aprobaciones, revisiones, firmas, etc.

Aunque los flujos son fáciles de construir, también puedes solicitar al equipo de Dokmee que construyan los más complejos por ti.

• Búsqueda e indexación avanzada

Magic Indexing, OCR, reconocimiento de códigos de barras y herramientas basadas en IA facilitan la recuperación rápida y precisa de documentos, reduciendo el esfuerzo manual y los errores.

• Despliegue flexible

No importa cuán sensibles sean tus documentos o cuán disperso esté tu equipo, Dokmee te permite implantar la herramienta de la manera que mejor se adapte a tus necesidades.

❌ Contras

• Curva de aprendizaje inicial

Aunque la interfaz es intuitiva, algunas funciones avanzadas (como scripting o flujos de trabajo personalizados) pueden requerir formación o experiencia técnica, especialmente en implementaciones complejas.

• El rendimiento depende del entorno

En entornos locales o híbridos, el rendimiento del sistema puede depender de la infraestructura interna y la configuración adecuada, pudiendo requerir soporte TI experimentado.

5. Personalización requiere ayuda profesional

Personalizaciones muy específicas, especialmente en flujos de trabajo, scripting o integraciones, podrían requerir asistencia del equipo de soporte de Dokmee o desarrolladores externos.

Por suerte, el equipo siempre está disponible para ayudarte.

Dokmee vs Docuware

Dokmee y DocuWare son dos de los principales sistemas ECM, y a veces elegir entre ellos puede ser difícil.

Ambos ofrecen funciones importantes como indexación de documentos, gestión de flujos de trabajo, control de versiones y controles de acceso seguro.

Características	Dokmee	DocuWare
OCR e indexación	AI Indexing, Magic Indexing, ABBYY OCR	OCR básico, sin herramientas de IA integradas
Costes de escaneo	Ilimitado, sin cargos por clic	Precio según volumen, posibles recargos
Automatización de flujos	Poderoso, arrastrar y soltar con scripting	Workflows avanzados, pero complejos de configurar
Opciones de despliegue	Local, nube, híbrido	Principalmente en la nube, algo de local
Seguridad y auditoría	Acceso por roles, logs de auditoría detallados	Fuerte rastreo de auditoría y seguridad
Soporte y personalización	Soporte cercano, personalización flexible	Buen soporte pero con tarifas para servicios profesionales

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Sin embargo, Dokmee destaca por funciones como escaneo ilimitado sin cargos por clic, potente indexación por IA (mediante scripting y Magic Indexing), y un modelo de precios más asequible que atrae a pequeñas y medianas empresas.

Dokmee también ofrece mayor flexibilidad de implementación, soportando entornos locales, en la nube e híbridos. DocuWare también ofrece opciones en la nube y local, pero con mayor énfasis en la nube, lo cual puede no ser ideal para empresas con estrictos requisitos de cumplimiento.

La interfaz intuitiva de Dokmee y la facilidad de implementación ayudan a que tu equipo se adapte al ECM mucho más rápido.

Si bien DocuWare puede tener más integraciones y entornos empresariales complejos, supone una curva de aprendizaje mayor y costes elevados, especialmente para empresas que no requieren integraciones profundas con ERP ni un soporte TI extenso.

Dokmee ofrece una solución ECM equilibrada, fácil de usar y asequible, con sólidas funciones de automatización y seguridad, siendo la mejor opción para negocios que necesitan un sistema potente sin gastar de más ni perder tiempo en formación.

Por todas estas razones Dokmee es el mejor sistema de gestión documental y de gestión de contenidos empresariales.

¿Es Dokmee la Mejor Opción?

Sí, Dokmee es la elección correcta.

Busques un DMS básico o un ECM avanzado, Dokmee tiene lo que necesitas.

Su interfaz fácil de usar está disponible vía navegador web y apps móviles, garantizando acceso remoto y flexibilidad para equipos distribuidos.

La plataforma se integra con herramientas empresariales habituales como Microsoft Office, QuickBooks y varios sistemas ERP.

Si necesitas digitalizar tus documentos y aplicar una gobernanza documental constante, Dokmee ofrece una solución escalable, segura y rica en funciones que atiende tanto las necesidades diarias como los requisitos de archivo a largo plazo.

Si quieres saber más, no dudes en solicitar una demo hoy o darle una oportunidad a Dokmee.

Preguntas Frecuentes

¿Para qué sirve Dokmee?

Dokmee es una solución de gestión de contenidos empresariales (ECM) utilizada para capturar, almacenar, gestionar y recuperar documentos digitales.

¿Qué es un software ECM?

Un software ECM es una plataforma que ayuda a las organizaciones a capturar, almacenar, gestionar y distribuir su contenido y documentos electrónicos durante todo su ciclo de vida, garantizando una gestión segura y eficiente de la información.

¿Cuáles son los beneficios de implementar un software ECM?

Implementar un software ECM aporta beneficios como mejor organización documental, colaboración mejorada, mayor productividad, flujos de trabajo optimizados, mejor cumplimiento normativo, reducción de costes de almacenamiento y acceso a la información más rápido.

¿Dokmee es en la nube o local?

Dokmee admite opciones flexibles de implementación: local, en la nube o entornos híbridos.

¿Puede Dokmee integrarse con Microsoft Office?

Sí, Dokmee se integra con Microsoft Office, QuickBooks, DocuSign y otras herramientas empresariales.