¿Qué es la retención de archivos en un DMS y ECM?

Uno de los mayores desafíos al gestionar documentos sensibles es no incurrir en ningún riesgo de seguridad.

¿Pero cómo puedes lograrlo?

Sencillo. Configura una política y un flujo de trabajo sólidos de retención de archivos en tu sistema de gestión documental.

¿Qué es la retención de archivos?

La retención de archivos es el proceso en el cual se almacenan y gestionan los registros empresariales durante su ciclo de vida. Incluyendo la creación, distribución, almacenamiento y archivado.

Este proceso te permite acceder a tus documentos para uso operativo, cumplimiento legal y referencia histórica hasta su eliminación o destrucción.

Ejemplos de registros conservados en la retención de archivos pueden incluir expedientes de empleados, declaraciones de impuestos, historiales de pacientes, contratos, facturas y mucho más. Como puedes imaginar, la mayoría de estos documentos son sensibles y deben cumplir ciertas regulaciones como la HIPAA, GDPR, SOX u otras, dependiendo de tu país.

Para cumplir con las regulaciones de seguridad, tus documentos deben almacenarse entre 3 y 7 años, dependiendo de su naturaleza.

Por ello, para definir tu política de retención de archivos, es crucial que comprendas la naturaleza de tus documentos.

Veámoslo un poco por sectores:

Políticas de retención de archivos

Las políticas de retención indican cuánto tiempo deben conservarse los distintos tipos de documentos y cuándo deben destruirse o archivarse.

Estas políticas ayudan a las organizaciones a cumplir con las regulaciones federales, estatales e industriales, al tiempo que reducen los costos de almacenamiento y minimizan los riesgos legales.

Una política de retención bien diseñada especifica los plazos para cada categoría documental, identifica los departamentos responsables y define métodos seguros para la disposición. Además, estas políticas también reducen el riesgo de sobre-retención, lo que puede causar responsabilidades innecesarias o problemas de seguridad.

También puedes automatizar tus políticas de retención, pero aún no vamos a adelantarnos.

Directrices de retención de archivos por industria

La retención de registros no será igual en todas las industrias (ni en todos los documentos, para el caso).

Es importante familiarizarse con las regulaciones de tu sector y el tipo de archivos y documentos que vas a gestionar.

Utilicemos 5 industrias como ejemplo.

1. Manufactura

Los fabricantes son responsables de mantener una extensa documentación para cumplir con los estándares de responsabilidad del producto y de aseguramiento de la calidad.

Entidades regulatorias como la FDA, OSHA e ISO requieren una retención a largo plazo de los registros de producción, resultados de pruebas e informes de seguridad ambiental. Los plazos de retención suelen depender de la vida útil del producto o equipo y pueden extenderse varios años más allá.

2. Salud

En el sector salud, la retención de historiales de pacientes, datos de facturación y documentos de cumplimiento es fundamental para ajustarse a la normativa.

HIPAA establece mínimos federales, pero las leyes estatales pueden variar, especialmente en lo referente a menores; por ejemplo, mientras los registros de pacientes adultos se almacenan por aproximadamente 10 años, los registros de menores deben destruirse 10 años después de su 18º cumpleaños, o en el Reino Unido, los expedientes adultos se guardan 8 años, mientras que los pediátricos deben almacenarse hasta que el paciente cumpla 25 años.

Ten en cuenta que esta regulación varía entre países o estados en EE.UU.

Los proveedores de salud también deben considerar los riesgos de litigio, la preparación para auditorías y las mejores prácticas médicas al definir los plazos de retención.

3. Contabilidad y finanzas

Los departamentos de contabilidad deben conservar documentos financieros y fiscales para cumplir con las directrices del IRS y estándares contables como GAAP y SOX.

El enfoque aquí es la auditabilidad, viabilidad legal y transparencia.

Algunos registros financieros, especialmente los relacionados con auditorías y estados, suelen conservarse permanentemente, mientras que otros, como nóminas o declaraciones fiscales, siguen requisitos estrictos de varios años.

4. Gobierno y sector público

Las entidades gubernamentales enfrentan algunos de los requisitos más estrictos en cuanto a retención documental debido a su obligación de transparencia y confianza pública.

Muchos documentos, como ordenanzas y actas de reuniones, se conservan de forma permanente. Cumplir con la FOIA y otras leyes de acceso público requiere una documentación cuidadosa, una política consistente y un archivo digital a largo plazo.

5. Bienes raíces

Profesionales inmobiliarios y gerentes de propiedades gestionan documentos relacionados con contratos, arrendamientos, inspecciones y divulgaciones de cumplimiento.

Estos registros suelen tener implicaciones legales, por lo que las políticas de retención deben reflejar tanto las obligaciones contractuales como los estándares regulatorios establecidos por HUD, FHA o autoridades estatales de vivienda.

Algunos registros, como escrituras y títulos, requieren almacenamiento permanente.

Mejores prácticas en la retención de archivos

Hay algunos consejos que puedes seguir al configurar tus políticas de retención de archivos:

• Utiliza pistas de auditoría para rastrear accesos, ediciones y actividades de disposición.
• Configura el borrado automático o archivado según el tipo de documento y el período de retención.
• Clasifica los documentos de forma consistente para asegurar que se apliquen correctamente las reglas de retención.
• Revisa y actualiza regularmente tu calendario de retención en consulta con asesoría legal o un gestor de registros certificado.
• Proporciona capacitación interna para que el personal entienda los ciclos de vida documentales y las obligaciones normativas.
• Almacena todos los archivos críticos en un DMS seguro con automatización incorporada de retención

Cómo automatizar la retención de archivos con Dokmee

Como mencionamos anteriormente, cada documento e industria requiere diferentes plazos de almacenamiento y regulaciones, por lo que llevar el control manualmente puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores.

Sin embargo, con un sistema de gestión documental (DMS) o una plataforma ECM (Enterprise Content Management), puedes configurar flujos de trabajo automatizados que gestionan el ciclo de vida de tus documentos de principio a fin.

Estos flujos de trabajo aseguran que los registros sean eliminados o archivados de forma segura después de su período designado, sin que tengas que revisar interminables archivos manualmente.

Esto ayuda a tu organización a mantenerse en cumplimiento, reducir la responsabilidad y mantener un entorno digital organizado y libre de desorden.

Normalmente, los flujos de trabajo funcionan con disparadores. Una vez que se realice una acción, el flujo de trabajo avanza a otras fases.

Con Dokmee puedes crear flujos de trabajo de 2 maneras diferentes:

• Constructor gráfico de flujos de trabajo

Esto te permite construir tu flujo uniendo nodos que representan diferentes tareas u operaciones.

Este método usa una interfaz de arrastrar y soltar que puedes vincular para definir el flujo de tu documento.

• Constructor de flujos de trabajo por declaraciones lógicas

La construcción tradicional de flujos utiliza declaraciones AND/OR que requieren conocimientos de programación.

Este método te permite construir flujos de trabajo mucho más precisos basados en condiciones booleanas.

Veamos dos ejemplos de flujos de trabajo automatizados:

Ejemplo 1: Flujo de eliminación automática en un departamento de contabilidad

Supongamos que tu departamento de contabilidad procesa documentos fiscales anuales, incluyendo declaraciones de impuestos y anexos de apoyo.

Según las directrices del IRS, estos deben conservarse un mínimo de 7 años. En Dokmee, se puede crear una regla de retención específicamente para la carpeta o categoría “Documentos Fiscales”.

Así funciona el flujo de trabajo:

1. Tipo de documento: Declaración fiscal
2. Metadatos capturados: Tipo de documento, año, fecha de presentación
3. Regla de retención: Conservar durante 7 años a partir de la “Fecha de presentación”
4. Acción tras el período de retención: Marcado automáticamente para borrado
5. Paso de aprobación: Notificar al responsable de cumplimiento para revisión antes de borrar
6. Acción final: Si se aprueba, el archivo se elimina de forma permanente y se registra en la pista de auditoría

Este flujo garantiza que ningún dato financiero sensible y desactualizado permanezca en el sistema más de lo necesario, lo que reduce la exposición legal y los costos de almacenamiento.

Si el IRS audita tu organización, tendrás un registro totalmente rastreable demostrando tu cumplimiento de los requisitos de retención.

Ejemplo 2: Flujo de archivado automático en una clínica de salud

Ahora considera una clínica que gestiona miles de historiales médicos de pacientes.

Aunque los registros de adultos deben mantenerse típicamente entre 7 y 10 años después del último tratamiento, aún puede requerirse acceso a largo plazo por revisiones médicas o documentación legal.

En vez de eliminarlos, la organización opta por archivarlos tras el período activo de retención.

Así se configura el flujo de archivado en Dokmee:

1. Tipo de documento: Historial médico adulto
2. Metadatos capturados: Nombre del paciente, fecha de la última cita, tipo de documento
3. Regla de retención: Marcar como inactivo 8 años después de la “Fecha de última visita”
4. Acción tras el período de retención: Mover automáticamente al repositorio “Registros archivados”
5. Control de acceso: Restringido solo a oficiales de cumplimiento y médicos superiores
6. Pista de auditoría: Todos los accesos y modificaciones registrados indefinidamente

En este caso, los archivos archivados se conservan de forma segura y solo lectura para preservar su integridad, permaneciendo accesibles cuando sea legal o clínicamente necesario.

Esto asegura el cumplimiento con HIPAA y facilita la continuidad de la atención sin saturar carpetas activas.

Retención segura de archivos con Dokmee

Las funciones de retención de archivos de Dokmee garantizan que tus documentos estén siempre almacenados, gestionados y eliminados de forma segura.

Con las herramientas automáticas de retención de Dokmee, estos flujos pueden crearse con disparadores personalizados de metadatos, revisiones programadas y acciones finales seguras.

Ya sea que tus documentos deban eliminarse para mitigar riesgos legales o archivarse para acceso histórico, la automatización asegura que el proceso sea consistente, conforme y sin esfuerzo.

También puedes contactar al equipo de soporte de Dokmee para establecer un flujo de trabajo más complejo con retención de archivos avanzada y disparadores.