O que é Retenção de Arquivos em um DMS e ECM?

Um dos maiores desafios ao gerenciar documentos sensíveis é evitar quaisquer riscos de segurança.

Mas como você pode fazer isso?

Simples. Defina uma política sólida de retenção de arquivos e um fluxo de trabalho no seu sistema de gestão de documentos.

O que é Retenção de Arquivos?

A retenção de arquivos é o processo de armazenar e gerenciar registros empresariais durante seu ciclo de vida. Incluindo criação, distribuição, armazenamento e arquivamento.

Esse processo permite acessar seus documentos para uso operacional, conformidade legal e referência histórica até que sejam descartados ou destruídos.

Exemplos de registros mantidos na retenção de arquivos podem incluir arquivos de funcionários, registros fiscais, prontuários de pacientes, contratos, faturas e muitos outros. Como você pode imaginar, a maioria desses documentos é sensível e precisa atender a certas normas como HIPAA, GDPR ou SOX, ou outras, dependendo do seu país.

Para estar de acordo com os regulamentos de segurança, seus documentos devem ser armazenados entre 3 e 7 anos, dependendo de sua natureza.

Portanto, para definir sua política de retenção de arquivos, é fundamental que você entenda a natureza dos seus documentos.

Vamos analisar um pouco por setor:

Políticas de retenção de arquivos

As políticas de retenção determinam por quanto tempo diferentes tipos de documentos devem ser mantidos e quando devem ser destruídos ou arquivados.

Essas políticas ajudam as organizações a estarem em conformidade com regulamentos federais, estaduais e do setor, ao mesmo tempo que reduzem custos de armazenamento e minimizam riscos legais.

Uma política de retenção bem elaborada define prazos para cada categoria de documento, identifica departamentos responsáveis e define métodos seguros para destinação. Importante: essas políticas também reduzem o risco de retenção excessiva, que pode gerar responsabilidades desnecessárias ou problemas de segurança.

Você também pode automatizar suas políticas de retenção, mas ainda não vamos nos aprofundar nesse ponto.

Diretrizes de retenção de arquivos por setor

A retenção de registros não será igual para todos os setores (ou documentos, para falar a verdade).

É importante estar bem informado sobre as regulamentações do seu setor e do tipo de arquivos e documentos que você irá manusear.

Vamos usar 5 setores como exemplo.

1. Manufatura

Fabricantes são responsáveis por manter documentação extensa para atender padrões de responsabilidade do produto e critérios de garantia de qualidade.

Órgãos reguladores como a FDA, OSHA e ISO exigem retenção de registros de produção, resultados de testes e relatórios de segurança ambiental por longos períodos. Os prazos costumam depender do ciclo de vida do produto ou equipamento e podem se estender por vários anos além disso.

2. Saúde

No setor de saúde, a retenção de prontuários de pacientes, dados de faturamento e documentação de conformidade é fundamental para o cumprimento de normas regulatórias.

O HIPAA estabelece mínimos federais, mas leis estaduais podem variar, especialmente com menores de idade, por exemplo, enquanto prontuários de adultos geralmente são mantidos por cerca de 10 anos, os dos menores devem ser destruídos 10 anos após o 18º aniversário ou, no Reino Unido, registros de adultos são mantidos por 8 anos e registros pediátricos até o paciente completar 25 anos.

Lembre-se: essa regulamentação varia entre países, ou estados nos EUA.

Provedores de saúde também devem considerar riscos de litígios, preparação para auditorias e boas práticas médicas ao definir cronogramas de retenção.

3. Contabilidade e finanças

Departamentos contábeis devem manter documentos financeiros e fiscais para atender às diretrizes do IRS e padrões contábeis como GAAP e SOX.

O foco aqui é auditabilidade, defesa legal e transparência.

Alguns registros financeiros, especialmente relacionados a auditorias e demonstrações, geralmente são mantidos permanentemente, enquanto outros, como folha de pagamento ou declarações fiscais, seguem exigências rígidas de vários anos.

4. Governo e setor público

Entidades governamentais enfrentam alguns dos requisitos mais rígidos de retenção de documentos devido à obrigação de fornecer transparência e manter a confiança pública.

Muitos documentos, como portarias e atas de reuniões, são mantidos permanentemente. O cumprimento do FOIA e outras leis de acesso público requer documentação cuidadosa, aplicação consistente de políticas e arquivamento digital de longo prazo.

5. Imobiliário

Profissionais do setor imobiliário e administradores de propriedades lidam com documentos referentes a contratos, locações, inspeções e declarações de conformidade.

Esses registros costumam ter implicações legais, então as políticas de retenção devem refletir tanto obrigações contratuais quanto padrões regulatórios definidos por HUD, FHA ou órgãos estaduais de habitação.

Alguns registros, como escrituras e títulos, exigem armazenamento permanente.

Boas práticas na Retenção de Arquivos

Aqui estão algumas dicas que você pode seguir ao configurar sua política de retenção de arquivos:

• Use trilhas de auditoria para rastrear acessos, edições e atividades de destinação.
• Configure exclusão ou arquivamento automáticos com base no tipo de documento e período de retenção.
• Classifique documentos de maneira consistente para garantir que regras de retenção sejam aplicadas corretamente.
• Revise e atualize regularmente seu cronograma de retenção em consulta com assessoria jurídica ou um gestor certificado de registros.
• Ofereça treinamento interno para que a equipe compreenda os ciclos de vida dos documentos e as obrigações de conformidade.
• Armazene todos os arquivos críticos em um DMS seguro com automação de retenção integrada

Como Automatizar a Retenção de Arquivos com o Dokmee

Como mencionado anteriormente, cada documento e setor exige diferentes prazos de armazenamento e normas, então monitorar cada um manualmente pode ser demorado e sujeito a erros.

No entanto, com um Sistema de Gestão de Documentos (DMS) ou uma plataforma de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM), você pode configurar fluxos de trabalho automáticos de retenção que cuidam do ciclo de vida do seu documento do início ao fim.

Esses fluxos garantem que os registros sejam excluídos ou arquivados de forma segura após o período de retenção designado, sem que você precise perder tempo filtrando arquivos sem fim.

Isso ajuda sua organização a permanecer em conformidade, reduzir responsabilidades e manter um ambiente digital organizado e livre de excessos.

Normalmente, fluxos de trabalho operam com base em gatilhos. Uma vez que uma ação é executada, o fluxo continua para outras fases.

Com o Dokmee você pode construir fluxos de trabalho de 2 maneiras diferentes:

• Construtor gráfico de fluxos de trabalho

Isso permitirá criar seu fluxo conectando nós que representam diferentes tarefas ou operações.

O método utiliza uma interface de arrastar e soltar que pode ser conectada para definir o fluxo do seu documento.

• Construtor de fluxo de trabalho baseado em lógica

A construção tradicional de fluxos utiliza sentenças AND/OR que requerem algum conhecimento em programação.

Esse método permite criar fluxos muito mais precisos com base em condições booleanas.

Vamos ver 2 exemplos de fluxos de trabalho automáticos:

Exemplo 1: Fluxo de exclusão automática em um departamento de contabilidade

Suponha que seu departamento de contabilidade processe documentos fiscais anuais, incluindo declarações e seus anexos.

De acordo com as diretrizes do IRS, estes devem ser mantidos por no mínimo 7 anos. No Dokmee, pode ser criada uma regra de retenção especificamente para a pasta ou categoria “Documentos Fiscais”.

Veja como funciona o fluxo:

1. Tipo de documento: Declaração de Imposto de Renda
2. Metadados capturados: Tipo de documento, ano, data de envio
3. Regra de retenção: Manter por 7 anos a partir da “Data de Entrega”
4. Ação após o período de retenção: Marcado automaticamente para exclusão
5. Etapa de aprovação: Notificar o gerente de conformidade para revisão antes da exclusão
6. Ação final: Se aprovado, o arquivo é excluído permanentemente e registrado na trilha de auditoria

Esse fluxo garante que nenhum dado financeiro sensível e desatualizado permaneça no sistema além do tempo necessário, reduzindo o risco legal e os custos de armazenamento.

Se o IRS auditar sua organização, você terá um registro completamente rastreável mostrando a conformidade com os requisitos de retenção.

Exemplo 2: Fluxo de arquivamento automático em uma clínica de saúde

Considere agora uma clínica de saúde que gerencia milhares de prontuários de pacientes.

Enquanto registros de adultos normalmente devem ser mantidos por 7 a 10 anos após o último atendimento, pode ser necessário acesso de longo prazo para revisões médicas ou documentação legal.

Ao invés de excluí-los, a organização opta por arquivá-los após o período de retenção ativa.

Veja como o fluxo de arquivamento é definido no Dokmee:

1. Tipo de documento: Prontuário Médico Adulto
2. Metadados capturados: Nome do paciente, data do último atendimento, tipo de documento
3. Regra de retenção: Marcar como inativo 8 anos após a “Data da Última Visita”
4. Ação após o período de retenção: Mover automaticamente para o repositório “Registros Arquivados”
5. Controle de acesso: Restrito apenas a oficiais de conformidade e equipe médica sênior
6. Trilha de auditoria: Todo acesso e modificação registrados indefinidamente

Nesse caso, os registros arquivados são armazenados em formato protegido e somente leitura para preservar a integridade, permanecendo acessíveis sempre que necessário legal ou clinicamente.

Isso garante conformidade com o HIPAA e apoia a continuidade do cuidado sem sobrecarregar as pastas ativas.

Retenção Segura de Arquivos com o Dokmee

Os recursos de retenção de arquivos do Dokmee garantem que seus documentos sejam sempre armazenados, gerenciados e excluídos de maneira segura.

Com as ferramentas automáticas de retenção do Dokmee, fluxos como esses podem ser criados com gatilhos de metadados personalizados, revisões agendadas e ações finais seguras.

Seja para excluir documentos por mitigação de risco legal ou arquivá-los para acesso histórico, a automação faz com que o processo seja consistente, seguro e sem esforço.

Você também pode contatar a equipe de suporte do Dokmee para um fluxo mais avançado com retenção de arquivos e gatilhos personalizados.