Análise do Microsoft SharePoint: Prós, Contras, Preços e Alternativas

Sua empresa já utiliza produtos Microsoft 365, então faria sentido incluir o SharePoint como seu DMS, certo?

Mas a verdade é que o SharePoint pode fazer quase tudo, o que às vezes significa que não faz muito bem nenhuma coisa específica. Embora sua equipe já conheça o Word e o Excel, o SharePoint pode parecer como aprender um idioma totalmente diferente.

Então, será que a abordagem canivete suíço do SharePoint realmente torna sua equipe mais produtiva ou apenas aumenta a complexidade para gerenciar?

Vamos descobrir nesta análise do Microsoft SharePoint.

O que é o Microsoft SharePoint

O Microsoft SharePoint é a plataforma de gestão de conteúdo corporativo integrada diretamente ao ecossistema do Microsoft 365.

Ele funciona de duas formas principais: primeiro, como serviço de back-end que armazena e protege conteúdo para outros aplicativos Microsoft; segundo, como plataforma de colaboração voltada para o usuário.

Por exemplo, o SharePoint gerencia transparentemente o armazenamento de arquivos para o Microsoft Teams e controla permissões de compartilhamento para o Outlook. Ao mesmo tempo, sua equipe pode usá-lo diretamente para criar sites internos da empresa, criar bibliotecas de documentos com controle de versão e projetar fluxos de trabalho automatizados.

Essa integração em todo o ecossistema é a principal característica do SharePoint, ou seja, a fonte de seu poder e também de sua complexidade conhecida.

Hoje, a maioria dos usuários implementou o SharePoint Online por meio de assinatura em nuvem, mas também existem versões on-premise.

Recursos do Microsoft SharePoint

O SharePoint oferece ampla funcionalidade de ECM no que a Microsoft chama de plataforma unificada, embora essa abrangência possa sobrecarregar os usuários ao executar tarefas simples. Aqui está uma análise prática de seus recursos.

Bibliotecas de Documentos e Gestão de Conteúdo

O SharePoint oferece armazenamento de arquivos centralizado e seguro por meio de suas Bibliotecas de Documentos. Além das pastas, ele utiliza controle de versão para rastrear todas as alterações de um arquivo e metadados para categorizar conteúdos por propriedades como cliente, projeto ou status.

Na prática, isso evita sobrescritas acidentais e permite encontrar um contrato buscando pelo nome do cliente, não por tentativa em várias pastas.

Por exemplo, uma equipe de marketing pode marcar todos os ativos de campanha, tornando possível localizar instantaneamente todas as imagens “Aprovadas” para o “Lançamento do Q4”. Gestão de documentos otimizada, essencialmente.

O porém é que a eficácia desse sistema depende totalmente da disciplina da equipe ao aplicar as tags de maneira consistente.

Sites de Equipe e Intranet

O SharePoint se destaca na criação de Sites de Equipe, que funcionam como centros personalizados para departamentos ou projetos.

Esses sites reúnem bibliotecas de documentos, calendários compartilhados, listas de tarefas e notícias da empresa em um único workspace. Isso cria uma única “fonte da verdade” para a equipe.

Uma equipe de projeto, por exemplo, pode ter um site com o plano do projeto, todos os arquivos relacionados e um calendário com prazos-chave em um só lugar.

No entanto, para criar um site realmente polido e personalizado, você precisará de ajuda técnica de TI ou de um desenvolvedor. A experiência moderna permanece amigável para dispositivos móveis.

Integração nativa com Microsoft 365

Esta integração é o grande diferencial do SharePoint.

É a camada fundamental de conteúdo para todo o ecossistema Microsoft. Costuma trabalhar silenciosamente em segundo plano nos aplicativos que sua equipe já usa, criando um fluxo de gestão de documentos praticamente sem precisar “entrar no SharePoint”.

Por exemplo, é possível coeditar uma apresentação no PowerPoint com colegas em tempo real e discuti-la em um canal do Teams. O SharePoint gerencia o armazenamento e o histórico de versões automaticamente.

A autenticação é feita pelo Azure AD, proporcionando uma experiência de login único e segura em todos os serviços.

Automação de Fluxos com Power Platform

O SharePoint permite automatizar processos de negócio repetitivos conectando-o ao Power Platform, principalmente via Power Automate. Isso permite criar regras “se-então” que disparam ações a partir de eventos, como upload de arquivo ou alteração de status, garantindo que os processos sejam seguidos corretamente.

Um exemplo real é o fluxo de reembolso: um colaborador faz upload de um recibo na biblioteca do SharePoint e o gerente recebe notificação automática para aprovar. Após aprovado, o arquivo é movido para uma pasta “Arquivados”.

Assim como nos sites de equipe, sua equipe pode criar fluxos simples, mas a manutenção ou a criação de automações avançadas exige conhecimento distinto do uso padrão do SharePoint, normalmente envolvendo uma pessoa ou time dedicado.

Segurança e Conformidade

Para empresas com exigências regulatórias rigorosas, o SharePoint oferece um kit corporativo de ferramentas para segurança e conformidade.

Ele usa permissões granulares baseadas em funções para definir exatamente quem pode visualizar, editar documentos ou conteúdo, ou compartilhar arquivos. Recursos como Prevenção de Perda de Dados (DLP) também ajudam a bloquear informações sensíveis (como números de cartão de crédito) contra compartilhamento indevido.

Isso é necessário para estar em conformidade com normas como GDPR e HIPAA.

Por exemplo, um site de RH pode ser restrito de modo que apenas colaboradores de RH tenham acesso a arquivos de funcionários.

O principal desafio é que gerenciar essas permissões detalhadas para centenas de usuários e vários sites pode se tornar uma tarefa administrativa complexa e demorada.

Avaliações do Microsoft SharePoint: O que dizem os usuários reais

⭐⭐⭐⭐

G2 4,0/5 | Capterra 4,4/5

Usuários elogiam muito a plataforma, mas existem preocupações com usabilidade.

✅ Prós

Os usuários elogiam consistentemente a integração do SharePoint com o ecossistema Microsoft, que é o principal diferencial da plataforma.

Um administrador observa:

“O Microsoft SharePoint oferece uma forma centralizada e fluida de gerenciar, armazenar e colaborar em documentos entre departamentos. Sua integração com o Microsoft 365 torna o compartilhamento de arquivos, coautoria e controle de versões extremamente simples.”

As capacidades colaborativas também recebem menções positivas frequentes.

Um usuário disse:

“O que mais gosto no Microsoft SharePoint é como ele agiliza a colaboração e a gestão de documentos. Facilita para as equipes compartilharem arquivos, acompanharem versões e controlarem o acesso em um lugar centralizado.”

Os recursos de colaboração em tempo real recebem destaque.

“Vários usuários no mesmo documento podem fazer alterações ao mesmo tempo. Podemos salvar arquivos automaticamente e reduzir o risco de perder dados digitados.”

Usuários também destacam os benefícios do armazenamento em nuvem:

“Conseguimos armazenar muitos mais arquivos porque usamos a nuvem em vez do nosso servidor local. Além disso, não precisamos mais de servidor de backup fora do local nem de fitas físicas para backup dos dados,” comentou um usuário.

Por fim, em ambientes acadêmicos e de pesquisa, usuários destacam a capacidade organizacional do SharePoint:

“O SharePoint é uma plataforma valiosa para meu trabalho de apoio à pesquisa… na organização, gestão e compartilhamento de documentos e dados… É um centro centralizado onde nossa equipe armazena propostas de subsídios, documentos de conformidade, relatórios internos e dados de desempenho de pesquisa em um ambiente seguro e baseado em nuvem.”

❌ Contras

A crítica mais consistente se refere à curva de aprendizado e à complexidade da interface.

Usuários frequentemente mencionam:

“A configuração inicial e a personalização podem ser avassaladoras, especialmente para usuários que não conhecem a arquitetura do SharePoint. A navegação do site e a interface podem ser confusas às vezes.”

A interface também apresenta problemas. Muitos usuários relatam que não é intuitiva.

Um usuário deu um exemplo específico:

“Um dos desafios do SharePoint é que pode ser intimidador para novos usuários. A interface nem sempre é intuitiva, especialmente na configuração de permissões e personalização de sites.”

Às vezes, segundo usuários antigos, a Microsoft faz mudanças consideradas melhorias, mas que na prática aumentam a frustração.

Vários usuários destacaram:

“Às vezes, mudanças são feitas como se fossem melhorias, mas nada estava errado com a forma antiga e a nova só complica as coisas.”

Problemas na experiência móvel e de autenticação aparecem em várias avaliações também.

“Há autenticação frequente, deveria haver outro método para autenticar. O aplicativo é muito pesado em dispositivos móveis,” disse um usuário.

Por fim, a complexidade na gestão de permissões frustra administradores e as limitações de usabilidade persistem. Vários usuários apontam:

“Gerenciar permissões em várias bibliotecas e colaboradores pode ser complicado, e embora a busca seja poderosa, pode ser inconsistente se o conteúdo não estiver bem marcado ou organizado.”

“A limitação nos padrões de nomes, que não são longos o suficiente, dificulta dar o nome necessário aos arquivos.”

Além disso, ao escrever esta análise, nos deparamos com um problema relevante.

Todas as informações de produto estão bastante desatualizadas. Alguns visuais, avaliações e páginas de produto não são revisados há pelo menos 10 anos.

Enquanto isso pode não ser um problema para alguns, DMS estão em constante evolução e adicionam novos recursos o tempo todo, então a falta de atualizações pode ser preocupante.

Microsoft SharePoint vs. Dokmee: Comparação de Plataformas ECM

SharePoint e Dokmee são plataformas ECM abrangentes, mas com filosofias diferentes: o SharePoint oferece máxima integração com a Microsoft, junto com toda a complexidade, enquanto o Dokmee traz ECM moderna com implementação ágil e experiência intuitiva ao usuário.

Como escolher entre ECM integrado à Microsoft e ECM moderna

Se você deve escolher entre SharePoint ou opções modernas como Dokmee depende das prioridades organizacionais e da estratégia de tecnologia.

Quando escolher o SharePoint

O SharePoint é adequado quando sua organização já investe no Microsoft 365 e sua equipe utiliza Teams, Word, Excel e outros aplicativos Microsoft no dia a dia.

Os benefícios de integração justificam a curva de aprendizagem quando o foco de colaboração é o ecossistema Microsoft. Por exemplo:

• Grandes empresas com equipe de TI dedicada podem usar as opções avançadas do SharePoint para criar portais sofisticados de intranet e automatizar processos de negócios.
• Organizações que precisam de permissões complexas e alto grau de conformidade regulatória aproveitam os recursos de segurança empresarial, integrados ao Azure Active Directory.

Se sua equipe já possui expertise em SharePoint ou administradores certificados Microsoft, a complexidade da plataforma se torna gerenciável, liberando recursos ECM avançados.

Quando escolher uma plataforma ECM moderna

Já plataformas modernas como o Dokmee são ideais para equipes que priorizam adoção do usuário e buscam gestão de conteúdo abrangente e intuitiva desde o primeiro dia. Por exemplo:

• Equipes que precisam de produtividade imediata sem treinamento extensivo se beneficiam de interfaces modernas e fluxos otimizados.
• Organizações que buscam preços transparentes e previsíveis evitam multas e assinaturas Microsoft que podem escalar rapidamente conforme o crescimento.
• Pequenas e médias empresas que querem recursos de ECM corporativo sem as exigências do mundo enterprise e priorizam resultados e experiência intuitiva.

Se suas necessidades ECM focam em fluxos documentais e de processos, mais que integração Microsoft avançada, plataformas modernas como Dokmee oferecem toda a funcionalidade sem complexidade extra — e ainda suportam integração com Microsoft 365.

Veredito Final: Vale a pena o Microsoft SharePoint?

Decidir pelo SharePoint depende de uma questão: sua organização prioriza integração com o ecossistema Microsoft acima de tudo?

Se sua equipe usa Teams, Outlook e Office diariamente, a colaboração fluida justifica a curva de aprendizagem. O custo real, porém, costuma ser maior que os US$ 5 de entrada anunciados. Os planos de negócio começam em US$ 12,50/mês (com Teams). Se adicionar o Copilot, o preço sobe para US$ 30 por usuário/mês.

O dilema fundamental do SharePoint é sua complexidade. O design “canivete suíço” é poderoso, mas pode tornar tarefas simples como navegação e gestão de permissões um desafio para o usuário comum.

Se você quer poder corporativo sem fricção, plataformas ECM modernas como o Dokmee oferecem funções comparáveis com usabilidade muito mais intuitiva. Elas também suportam integração com Microsoft 365 e até o próprio SharePoint, para que você não perca nada.

O Dokmee representa a abordagem moderna: recursos documentais e de processos abrangentes entregues por interfaces que a equipe pode usar com produtividade desde o primeiro dia, sem exigir expertise Microsoft.

Sua equipe já tem bastante para aprender. Por que adicionar complexidade, se a ECM moderna pode acelerar seu trabalho em vez de dificultar?

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Perguntas frequentes

Quanto custa o Microsoft SharePoint?

O SharePoint tem preços a partir de US$ 5 por usuário/mês no pacote Microsoft 365 Basic, mas a maioria das organizações precisa do plano Microsoft 365 Business Standard (US$ 12,50/usuário/mês) para uso relevante, além de custos extras com os fluxos de trabalho do Power Platform.

O SharePoint está incluído no Microsoft 365?

Sim, o SharePoint Online é incluído na maioria dos planos corporativos Microsoft 365, embora os recursos variem por nível de assinatura. Os planos básicos possuem recursos limitados, enquanto recursos ECM avançados exigem assinaturas superiores.

Qual a diferença entre SharePoint e OneDrive?

O OneDrive é projetado para armazenamento e compartilhamento pessoal, enquanto o SharePoint é uma plataforma ECM completa com sites, fluxos de trabalho e gestão avançada de conteúdo. Os arquivos do OneDrive são armazenados no SharePoint, mas com interfaces simplificadas e voltadas ao usuário individual.

O SharePoint é difícil de aprender?

Usuários relatam constantemente que o SharePoint tem uma curva de aprendizagem acentuada, especialmente para personalização e gestão de permissões. O compartilhamento básico de documentos é simples, mas para usar todos os recursos avançados geralmente é preciso treinamento dedicado e suporte administrativo.