O que é um fluxo de trabalho de gestão de documentos?

Os processos de documentos são obstáculos para a produtividade.

Imagine reduzir o tempo de retorno de contratos de dias para horas, garantir zero brechas de conformidade e liberar sua equipe de cobranças manuais, tudo com um clique.

Fluxos de trabalho avançados e personalizados no seu sistema de gestão de documentos (DMS) tornam essa transformação possível.

O que é Gestão de Fluxo de Trabalho de Documentos

Os fluxos de trabalho de gestão de documentos são, essencialmente, todo o caminho que o seu documento percorre.

Esse caminho inclui criação, revisão, aprovação e arquivamento, podendo ser realizado por várias pessoas ou departamentos. Os fluxos de trabalho são guiados por regras de negócios e lógica baseada em metadados.

Fonte: Software Advice

Fluxos de trabalho avançados automatizam o encaminhamento de tarefas e capturam trilhas de auditoria em cada etapa. Além disso, os usuários normalmente recebem uma notificação ou alerta quando precisam tomar alguma ação sobre o documento.

O processo de um fluxo de trabalho de gestão de documentos pode incluir:

Criação do documento → revisão → edição → controle de versão → aprovação → armazenamento (na pasta correta) → distribuição → retenção ou arquivamento

Ao codificar as etapas do processo, as organizações eliminam cadeias de e-mails improvisadas e repasses manuais, transformando repositórios estáticos em motores dinâmicos baseados em regras.

Um bom fluxo de trabalho reduz tarefas manuais, minimiza erros e garante que as pessoas certas tenham acesso aos documentos certos no momento certo.

Benefícios de fluxos de trabalho avançados

Implementar fluxos de trabalho no seu processo de gestão de documentos oferece muitos benefícios.

Para começar, os fluxos de trabalho automatizados diminuem drasticamente os tempos de ciclo. Ao notificar automaticamente os demais membros da equipe, as empresas economizam tempo reduzindo e-mails para solicitações e aprovações.

Aplicar encaminhamento condicional (ex: contratos de alto valor → CFO; faturas padrão → gerente) reduz taxas de erro e garante que as partes interessadas certas estejam envolvidas no momento certo. Ou seja, membros da equipe e executivos receberão documentos exatamente na hora certa e não precisarão verificar constantemente o que já foi feito.

Escalonamentos automáticos e alertas de prazo mantêm os processos em ordem, notificando automaticamente supervisores quando as tarefas ultrapassam SLAs. Além disso, fluxos de trabalho registram e salvam trilhas de auditoria detalhadas e controle de versões, permitindo que os membros da equipe sempre tenham acesso à versão mais atual.

Por fim, integrações com ERP, CRM e plataformas de assinatura eletrônica eliminam silos de dados e possibilitam um ecossistema digital unificado.

Componentes do fluxo de trabalho de gestão de documentos

Fluxos de trabalho eficazes em DMS possuem 5 componentes principais para garantir que os documentos circulem eficientemente em seu ciclo de vida e mantenham conformidade, visibilidade e automação.

1. Definições das etapas

Definir as etapas em seus fluxos de trabalho exige nomear todos os passos de forma clara. Passos claramente nomeados facilitam a configuração e os relatórios.

Por exemplo:

Rascunho → Revisão Jurídica → Aprovação Financeira → Aprovação Final → Execução → Arquivamento

2. Encaminhamento baseado em metadados

Os documentos são automaticamente encaminhados com base em metadados (dados estruturados sobre o documento). Isso elimina repasses manuais e permite lógica inteligente de ramificação.

Você pode utilizar campos indexados como tipos de documentos ou IDs de cliente para disparar a lógica de ramificação e automatizar as próximas ações. Por exemplo:

Um documento marcado como “NDA” é encaminhado diretamente para o Jurídico

Isso possibilita fluxos de trabalho conscientes do contexto, reduzindo atrasos.

3. Notificações

Configure alertas em tempo real e regras de escalonamento para evitar gargalos e garantir conformidade com SLA.

Esses alertas mantêm os fluxos de trabalho no caminho com notificações e lembretes automáticos. Se alguém não agir dentro de um prazo estipulado, regras de escalonamento são ativadas.

Por exemplo:

Um revisor recebeu uma notificação para um documento. Após 48 horas de inatividade, há escalonamento para um gerente.

4. Controles de auditoria e conformidade

Os fluxos de trabalho devem cumprir os requisitos de conformidade incorporando pontos de controle e capturando automaticamente logs de atividades com carimbos de data e usuário.

Isso ajudará você a manter a conformidade com requisitos legais como SOX ou HIPAA, reduzindo riscos em processos sensíveis.

Por exemplo:

Um contrato exige assinatura jurídica antes de estar pronto

5. Pontos de integração

Seu DMS se conecta a outros softwares, sistemas upstream ou repositórios downstream usando chaves de API.

Isso elimina silos de dados e entradas duplicadas.

Por exemplo:

Capturando dados do cliente de um CRM ao criar um contrato

Como implementar fluxos de trabalho em empresas

Implementar fluxos de trabalho de gestão de documentos em grande escala requer planejamento cuidadoso, colaboração entre equipes e execução incremental.

• Mapeie seu processo

Comece avaliando seu processo atual e defina como deseja que ele seja.

Certifique-se de conhecer seus gargalos e outros problemas atuais que devem ser resolvidos com seu novo fluxo de trabalho.

Isso ajudará você a definir e diagramar tarefas passo a passo.

• Decida um esquema de metadados

Defina um esquema de metadados para direcionar o encaminhamento e a geração de relatórios de maneira consistente em todos os fluxos de trabalho.

Estabeleça uma estrutura comum de metadados para garantir que os documentos sejam categorizados, encaminhados e relatados consistentemente entre todos os departamentos.

Alguns campos importantes incluem tipo de documento, responsável, departamento, status ou data, entre outros.

Certifique-se de aplicar regras de validação para evitar erros de digitação nos dados.

• Implemente um fluxo de trabalho piloto

Comece com processos de alto volume e baixa complexidade (ex: aprovações de pedidos de compra), valide o desempenho e colete o feedback dos usuários.

Durante a configuração do fluxo de trabalho piloto, você pode configurar o seu fluxo de trabalho no DMS e coletar feedback sobre usabilidade, velocidade e demais questões.

• Implemente por fases

Implemente recursos gradualmente e expanda a implantação em fases controladas para abranger fluxos de trabalho mais complexos e interdepartamentais. Por exemplo, aprovações de contratos com fornecedores, documentação de auditoria.

Monitore métricas como tempo de ciclo, adoção pelo usuário e taxas de erro.

• Treine sua equipe e gerencie mudanças

Garanta uma transição suave preparando os usuários com o conhecimento certo e ferramentas de suporte para adotar os novos fluxos de trabalho com confiança.

Ofereça treinamentos por função, demonstrações ao vivo, guias de início rápido e dicas in-app para acelerar a adoção do usuário.

Por que implementar fluxos de trabalho?

Com fluxos de trabalho avançados e personalizados, as empresas podem transformar a gestão de documentos em um fator estratégico, acelerando a tomada de decisão e a conformidade para, assim, obter ganhos significativos de produtividade.

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