¿Qué es la gestión documental?

Tu negocio está creciendo, genial.

Tu lista de clientes sigue aumentando, increíble.

Tu papeleo, documentos y contratos se están acumulando… Eso no es bueno.

Un sistema de gestión documental es una solución escalable y eficiente para este problema.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es, esencialmente, el proceso mediante el cual organizas, almacenas, rastreas y controlas los datos de tu empresa, como documentos, imágenes y otros archivos.

La gestión documental se encarga de los documentos desde que son capturados, hasta que finalmente se eliminan o destruyen cuando ya no son útiles o han completado su ciclo de vida. Sin embargo, la gestión documental también implica almacenar, editar y compartir documentos.

Cuando las empresas son pequeñas, puedes gestionar fácilmente tus documentos tú mismo con un sistema basado en papel o organizándolos directamente en tus servidores por carpetas.

Sin embargo, cuando las empresas crecen y se vuelven más complejas, también crece la cantidad de documentos que tendrás que gestionar a diario.

Por lo tanto, deberás confiar en un sistema de gestión documental (DMS) para llevar un control eficiente de tus documentos.

¿Qué es un DMS?

Un DMS es un sistema de gestión documental. Es decir, un software encargado de almacenar y gestionar todos los documentos de tu empresa. Desde presentaciones, hasta contratos, planes de negocio, etc.

Proporciona una plataforma centralizada donde los documentos pueden ser capturados, organizados, indexados y almacenados de forma segura para su fácil recuperación y colaboración.

Los sistemas de gestión documental suelen desplegarse en la nube, para ofrecer una opción escalable. No importa cuánto crezca tu empresa, tu sistema puede crecer junto con el volumen de tus documentos.

Al utilizar un potente DMS, puedes integrar todas tus herramientas de trabajo para que nunca tengas que salir de la plataforma y, así, aumentar la eficiencia.

Funciones de un DMS

¿Qué diferencia a un DMS de aplicaciones como Google Drive, donde simplemente puedes organizar tus documentos en diferentes carpetas?

Sí, un DMS almacena todos tus datos en archivadores digitales, pero existen muchas otras funciones que hacen de un DMS la opción más eficiente para tus necesidades de gestión documental.

Algunas funciones imprescindibles son:

• Flujos de trabajo avanzados y personalizados

Una de las mejores características de los DMS y ECM es añadir un flujo de trabajo personalizado a cada tipo de documento.

¿Qué significa esto exactamente?

Un flujo de trabajo es, esencialmente, los pasos que debe seguir un documento concreto antes de considerarse finalizado.

Aquí tienes un ejemplo práctico: recibes una propuesta de contratación.

Esta propuesta debe ser revisada por RRHH y el CEO, luego debe enviarse a contabilidad para decidir si el salario es correcto, y una vez revisada, la propuesta vuelve a la fuente original.

Después de una confirmación, hay que redactar un contrato; este vuelve a pasar por distintos departamentos para confirmar los detalles, añadir firmas, sellos, etc.

Una vez firmado el contrato, puede completarse y archivarse.

Si eliges un ECM como Dokmee, puedes crear estos flujos de trabajo tú mismo, pedir ayuda al equipo o solicitar un flujo de trabajo avanzado y personalizado para tu empresa.

Opciones para mejorar la seguridad

Sobre todo en grandes empresas con documentos sensibles, no todas las personas deberían tener acceso a los mismos archivos y datos.

Por ello es crucial que tu sistema de gestión documental te permita otorgar acceso a los miembros de tu equipo para visualizar, editar o tener el control total de los documentos que sean relevantes para ellos.

Además, también puedes encontrar software, como Dokmee, que ofrece la opción de añadir marcas de agua a tus documentos para garantizar su protección.

Función de retención de archivos

Los archivos se acumulan y es muy fácil saturar tu software con documentos innecesarios.

Una función de retención de archivos te permitirá establecer condiciones específicas para eliminar, actualizar o enviar a una papelera de retención cuando ya no los necesites.

Por ejemplo, probablemente no quieras guardar facturas que recibiste hace 10 años. Puedes establecer una condición en todas las facturas para que, después de 7 años sin abrir el archivo, se elimine permanentemente.

Esto te permite mantener tus datos limpios y relevantes sin tener que revisar cientos de archivos para eliminar los que no necesitas.

Indexación y etiquetado con metadatos

La indexación y el etiquetado con metadatos te permitirá organizar, encontrar y recuperar tus documentos de manera clara y eficiente.

La indexación añade atributos a tus documentos, como el tipo de documento, proyecto, nombre, números de identificación, etc., permitiéndote acotar tus búsquedas rellenando los datos específicos de los documentos que necesitas recuperar.

Mientras que el etiquetado con metadatos añade información descriptiva sobre el documento, como palabras clave o temas.

Combinando indexación y metadatos, puedes transformar un archivo estático en un recurso dinámico y buscable, que puede ser fácilmente categorizado, filtrado y gestionado durante su ciclo de vida.

Integraciones potentes

Con una integración robusta, tu DMS te permite hacer mucho más que simplemente revisar tus documentos.

Las integraciones te ayudarán a mantener un flujo de trabajo sin obstáculos, sin tener que saltar de una herramienta a otra y minimizando el riesgo de perder documentos.

Algunas integraciones comunes incluyen:

→ Herramientas de productividad: Microsoft Office 365 o Google Workspace

→ Plataformas de correo electrónico

→ CRMs

→ Herramientas de firma electrónica

Un visor y editor de documentos potente

Debes poder visualizar eficazmente todos tus documentos directamente desde tu DMS, en cualquier formato que necesites.

Además, es útil si puedes editar fácilmente tus documentos mientras trabajas en ellos.

Puedes necesitar firmar, sellar, completar o adjuntar otros archivos a tus documentos, y si tienes que salir del software para hacerlo, tu eficiencia se verá afectada negativamente.

DMS vs ECM

Un software de gestión documental te ayuda a gestionar la información de tu empresa capturando, almacenando e indexando tus documentos para facilitar el almacenamiento y la manipulación.

Para pequeñas empresas, un DMS es suficiente y puede mejorar mucho la eficiencia de tu negocio.

Sin embargo, si tienes una empresa más grande o con muchos más departamentos y documentos, puede quedarse corto.

Un ECM, o gestión de contenido empresarial, incluye todas las mejores funciones de un DMS, pero también gestión de contenido web, gestión de contenido social, gestión de registros, gestión de activos digitales, archivado de correos electrónicos, automatización de flujos de trabajo y más; además, posee mejores integraciones con software como CRMs.

Los ECM ofrecen muchas más funciones, como:

Funcionalidad	DMS	ECM
Almacenamiento de documentos	✔️	✔️
Control de versiones	✔️	✔️
Búsqueda y recuperación	✔️	✔️
Automatización de flujos de trabajo	❌/Limitado	✔️
Gestión de cumplimiento y registros	❌/Limitado	✔️
Integración con sistemas empresariales	❌/Limitado	✔️
Gestión del ciclo de vida del contenido	❌	✔️
Gestión de contenido web	❌	✔️

Funciones de un DMS

Ya hemos mencionado algunas de nuestras funciones favoritas de un DMS, pero ¿para qué sirve realmente un sistema de gestión documental?

Un DMS tiene 5 funciones principales en el manejo de tus documentos.

Captura de documentos

Esto implica obtener tus documentos e incluirlos en tu sistema de gestión documental.

Con un sistema basado en papel, adquieres el documento y luego lo colocas en el archivador que corresponde.

Al trabajar con un DMS, se aplican las mismas reglas. Capturar documentos consiste en escanear un documento físico, recuperarlo de otra plataforma o enviarlo al sistema.

Una vez que has importado los documentos, puedes guardarlos en tus archivadores digitales.

Almacenamiento de documentos

Tu DMS almacenará y mantendrá tus documentos en sus respectivos archivadores todo el tiempo que decidas. Tu información estará segura en un archivador digital al que podrás acceder en cualquier momento para revisarla, editarla, eliminarla, etc.

Lo que hace que un DMS sea más efectivo que un sistema en papel es la indexación y el etiquetado con metadatos.

Esto permite organizar y categorizar documentos usando campos personalizados como fecha, tipo, departamento, cliente, ID de proyecto, entre otros, para hacer el almacenamiento más inteligente y eficiente.

Edición de documentos

Muchas plataformas DMS permiten funciones de edición ligera y colaboración. Esto puede incluir control de versiones, marcado de cambios, anotaciones, sellos, firmas y flujos de check-in/check-out.

Así, los usuarios pueden actualizar documentos sin sobrescribir cambios de otros y asegurándose de tener siempre la versión más reciente.

No obstante, un ECM permitirá más funciones de edición integradas para un proceso de creación documental aún más fluido con tu equipo.

Recuperación de documentos

Una de las grandes ventajas de un DMS es la rapidez y facilidad con la que puedes encontrar y recuperar documentos almacenados.

Gracias a los metadatos y la indexación, no necesitas recordar nombres de archivos ni rutas de carpetas; solo busca por palabra clave, filtra etiquetas o navega por categorías.

La mayoría de los sistemas también permiten búsquedas avanzadas como OCR para localizar documentos escaneados por su contenido.

Esto hace que encontrar cualquier archivo sea tan fácil como realizar una búsqueda, incluso entre miles de registros.

Archivado, retención o eliminación de documentos

Eventualmente, los documentos llegan al final de su ciclo de vida activo, pero eso no significa que deban eliminarse de inmediato.

Un DMS ayuda en el archivo de documentos a largo plazo moviendo documentos inactivos u obsoletos a un formato seguro y de solo lectura.

Esto garantiza el cumplimiento de normativas legales y reglamentarias, manteniendo tu espacio activo libre de desorden. Los documentos archivados seguirán estando accesibles si es necesario, pero quedan claramente separados del flujo de trabajo habitual.

Con flujos de trabajo avanzados, puedes añadir una etiqueta para que los archivos se eliminen o archiven después de un determinado tiempo desde que fueron recibidos, abiertos o editados por última vez.

Beneficios de usar un DMS

Implementar un DMS en tu empresa aporta muchos beneficios a tu eficiencia, organización y trabajo en equipo.

Además de ahorrar tiempo y espacio, algunos de nuestros beneficios favoritos son:

Aumentar la eficiencia

Al depender de un sistema en papel o incluso de una gestión digital regular de documentos, como guardar archivos en Google Drive o en el servidor, puede que pierdas demasiado tiempo cada día revisando carpetas y archivos solo para encontrar el documento que necesitas.

Además, tendrías que pasar el documento por diferentes aplicaciones y correos para obtener una simple firma o feedback.

Sin embargo, al usar un DMS con indexación avanzada e integraciones, puedes localizar el documento y completar cualquier proceso en pocos minutos.

La eficiencia también mejora gracias a los flujos de trabajo. Ya no tendrás que llevar el control de quién ha firmado tu documento y quién debe revisarlo. Una vez que entra un documento, cada departamento recibirá una notificación. Así, completarás tareas en la mitad de tiempo.

Auditar los documentos de tu empresa regularmente

Ya sea para realizar auditorías regulares o auditorías específicas, todos tus datos están a tu alcance.

Un DMS te permite etiquetar y categorizar archivos con metadatos, facilitando la recuperación de exactamente lo que los auditores necesitan, como contratos, facturas, registros de RRHH o estados financieros en cuestión de segundos.

Muchos sistemas también ofrecen funciones avanzadas de búsqueda y filtrado, por lo que no es necesario revisar carpetas o papeles manualmente.

Además, la mayoría de plataformas DMS mantienen automáticamente un registro completo de auditoría.

Cada acción se registra con marcas de tiempo y datos de usuario. Con las funciones de control de versiones, también puedes mostrar la evolución de un documento en el tiempo, lo que agrega aún más transparencia. Todo esto reduce el estrés de la auditoría y minimiza el riesgo de sanciones por incumplimiento, haciendo que tus auditorías sean precisas, exactas y sencillas.

Incrementar la seguridad de los documentos

En cualquier empresa, se gestionan a diario grandes cantidades de documentos, pero no todos esos documentos deben ser accesibles para todos.

Con un DMS, decides quién puede acceder, editar, imprimir o enviar por correo los documentos, asegurando la protección de la información sensible.

Con muchos DMS y ECM, también puedes ver quién ha accedido a cualquier documento en caso de una brecha de seguridad, para tomar medidas adecuadas. Poder rastrear el acceso a documentos es esencial para demostrar el cumplimiento de normativas, regulaciones legales o políticas internas.

Además, si tus documentos se almacenan en la nube, reduces drásticamente los riesgos de perderlos o extraviarlos.

Mejorar la comunicación en el equipo

En muchas empresas, la mala comunicación proviene de la información dispersa. Documentos guardados en archivos personales, enviados por correo, o perdidos en hilos de chat interminables.

Un DMS centraliza todos tus archivos, de modo que cada miembro del equipo tiene acceso a la versión más actualizada de los documentos. Esto elimina la confusión con versiones obsoletas y asegura que todos estén literalmente en la misma página.

Muchas plataformas DMS también ofrecen herramientas de colaboración integradas, como comentarios, asignación de tareas, edición en tiempo real y notificaciones de cambios.

Esto permite a los miembros del equipo dar feedback, rastrear revisiones y trabajar juntos en los documentos sin tener que depender de correos electrónicos constantes.

La mayoría de las empresas ahora cuentan con una mayor cantidad de trabajadores remotos en todo el mundo, así que tener un centro centralizado con todos los documentos y actualizaciones es vital para que el equipo trabaje de forma eficiente.

Por ejemplo, en una agencia de marketing que gestiona varias campañas de clientes a la vez, los equipos creativos, gestores de cuentas y clientes necesitan acceso a los mismos documentos. Con un DMS, todos trabajan desde un centro central donde cada documento está actualizado y con permisos controlados.

Además, algunas plataformas registran cada movimiento relacionado con los documentos, garantizando así una transparencia total dentro de la empresa.

Diseñar flujos de trabajo y reducir errores humanos

Como hemos mencionado antes, los documentos suelen pasar por diferentes departamentos y miembros del equipo, abriendo así muchas posibilidades de errores.

Un contrato no se firma a tiempo, una factura no se paga, una propuesta no se aprueba…

Como humanos, es fácil perder la atención entre tantas tareas y dejar otras olvidadas por mucho tiempo.

Al configurar un flujo de trabajo, aseguras que todos los involucrados en un proceso estén informados en el momento adecuado, para que no se escapen detalles y todos los plazos se cumplan a tiempo.

Esto llevará a una administración más eficiente y libre de errores.

¿Dónde implementar un DMS?

La implementación de tu DMS dependerá de tus necesidades. Puedes instalar tu DMS en local, en la nube o en ambos.

Sistema de gestión documental autoalojado

Con un DMS autoalojado, el software se instala en tus propios servidores e infraestructura.

Esto te da control total sobre tus datos, almacenamiento y protocolos de seguridad.

Las organizaciones que manejan información muy confidencial o requieren cumplir regulaciones estrictas suelen preferir este modelo.

Sin embargo, conlleva responsabilidades adicionales, como:

• Gestionar tu propio equipo de TI para mantenimiento y actualizaciones
• Asegurar la seguridad física y digital de los datos
• Manejo de copias de seguridad y recuperación ante desastres

Los sistemas autoalojados ofrecen el mayor nivel de personalización, pero requieren una inversión inicial significativa en hardware y recursos técnicos.

Sistema de gestión documental en la nube

Manteniendo tu DMS en la nube, tendrás acceso garantizado a tus archivos en cualquier momento y lugar, lo cual es especialmente útil cuando:

• Tienes equipos distribuidos o empleados remotos
• Varios departamentos necesitan acceso centralizado
• Tu empresa tiene soporte informático limitado

Un DMS en la nube generalmente ofrece actualizaciones automáticas, copias de seguridad integradas y escalabilidad. Además, reduce los costes asociados al hardware y mantenimiento.

Tus datos suelen estar protegidos por medidas de seguridad de nivel empresarial implementadas por el proveedor.

Además, no tienes que preocuparte por caídas del sistema si hay cortes de energía u otros inconvenientes (como desastres naturales).

Tu sistema siempre estará en línea y accesible, siempre que tengas conexión a Internet.

Sistema de gestión documental híbrido

A veces, al gestionar información sensible, no se puede correr el riesgo de sufrir cualquier brecha de seguridad.

Algunos negocios, como los bancos, guardan parte de sus documentos en servidores locales en lugar de la nube.

En estos casos, una implementación híbrida ofrece lo mejor de ambos mundos.

En un modelo híbrido, los documentos críticos o sensibles se almacenan en local para máximo control, mientras que los datos menos sensibles se gestionan en la nube para facilitar el acceso y la colaboración.

Este enfoque es popular en sectores como finanzas, sanidad y servicios legales. Por ejemplo, los bancos pueden guardar registros de clientes y documentos de cumplimiento en servidores locales mientras usan la nube para materiales de marketing y memorandos internos.

Los sistemas híbridos permiten a las empresas equilibrar la seguridad de los datos con flexibilidad, asegurando cumplimiento sin sacrificar eficiencia.

¿Quién necesita un DMS?

Un DMS es crucial en cualquier negocio que maneje grandes volúmenes de datos. Y, seamos sinceros, eso incluye a la mayoría de sectores.

Aunque casi cualquier sector puede beneficiarse de un DMS, los siguientes tienen las mayores necesidades debido al volumen, sensibilidad o normativas relacionadas con sus documentos:

Administración pública y sector gubernamental

Las agencias gubernamentales gestionan grandes volúmenes de documentos sensibles y regulados, desde permisos y registros públicos hasta correspondencia entre agencias y documentación de políticas.

Un DMS garantiza el cumplimiento de las regulaciones sobre archivos públicos y solicitudes FOIA, además de aportar transparencia y responsabilidad en cada solicitud gracias a los registros de auditoría.

Además, con un DMS, las agencias gubernamentales pueden aumentar la eficiencia y gestionar tareas, solicitudes y otros trámites burocráticos que suelen demorar mucho al buscar y recuperar documentos.

Manufactura

Los fabricantes gestionan documentación técnica como especificaciones de productos, procedimientos operativos estándar, informes de cumplimiento y registros de calidad, que deben ser precisos, accesibles y actualizados.

Un DMS ayuda a mantener el control de versiones de todos los documentos, agilizando las auditorías.

El principal beneficio de un DMS en manufactura es la protección de la propiedad intelectual gracias a sus protocolos de seguridad y permisos de acceso.

Retail y e-commerce

Gestión de contratos de proveedores, facturas, órdenes de compra, catálogos de productos y materiales de marketing en operaciones multilocalizadas y documentación de servicio al cliente.

Bienes raíces y construcción

En bienes raíces o construcción puedes manejar contratos, planos, documentos de cumplimiento, permisos y documentación de proyectos. Un DMS asegura que todas las partes interesadas tengan acceso a la información actualizada en cada fase del proyecto.

Legal

Las firmas y departamentos legales usan plataformas DMS para gestionar expedientes, contratos, pruebas y comunicaciones sensibles con clientes, garantizando el control de versiones y la seguridad de los datos.

Finanzas y banca

Un DMS ofrecerá cumplimiento normativo, preparación para auditorías y gestión segura de registros de clientes, documentos de préstamos y estados financieros, siendo ideal para bancos y contadores.

Educación

Colegios, institutos y universidades gestionan expedientes académicos, notas, materiales de acreditación y archivos administrativos. Un DMS mejora el intercambio de información y la conservación de registros a largo plazo.

Sanidad

Hospitales, clínicas y consultorios médicos deben gestionar de manera segura historiales de pacientes, formularios de seguros, documentos de cumplimiento y políticas internas. Un DMS apoya la conformidad con HIPAA y mejora la eficiencia de los flujos de trabajo.

Los 3 mejores sistemas de gestión documental

Si bien existen muchas herramientas DMS, algunos de nuestros favoritos son:

• Dokmee
• DocuWare
• Laserfiche

Con estas breves reseñas te ayudaremos a decidir cuál se adapta a tus necesidades.

Aunque, si necesitas una lista más extensa, hemos recopilado los mejores sistemas de gestión documental para ayudarte.

Dokmee

Dokmee es un ECM y DMS web que gestiona todos tus documentos tanto localmente como en la nube.

Puedes almacenar todos tus documentos en archivadores y acceder a ellos rápida y fácilmente gracias a sus funciones de indexación. También puedes editar, sellar y firmar tus documentos directamente en la app; además, permite añadir páginas adicionales mediante drag & drop.

Dokmee ofrece control y libertad total sobre tus archivos y permisos, e incluye diferentes capas de seguridad, como marcas de agua personalizadas.

Además, tiene una función de auditoría que registra quién abre, edita o envía cualquier documento.

Con Dokmee puedes crear flujos de trabajo complejos manualmente o pedir a nuestro equipo que los diseñe para ti.

✅ Ventajas

• Disponible en la mayoría de idiomas
• Funciones avanzadas de seguridad
• Integraciones potentes (DocuSign, Salesforce, Microsoft Office 365…)

❌ Desventajas

• La función de formularios está en beta

DocuWare

DocuWare es una plataforma de DMS y automatización de flujos de trabajo dirigida a empresas medianas y grandes.

DocuWare permite a los usuarios digitalizar, organizar y administrar documentos mediante una solución en la nube o en local.

Algunas funciones que puedes encontrar son almacenamiento de documentos, procesamiento inteligente de documentos y automatización de flujos personalizables.

DocuWare se integra con sistemas como Microsoft Office, Outlook y diferentes ERP y CRM.

Fuente: G2

✅ Ventajas

• Flujos de trabajo y paneles personalizables
• Registros de auditoría
• Escalable

❌ Desventajas

• Curva de aprendizaje alta
• Funcionalidades offline limitadas
• App móvil básica

Laserfiche

Laserfiche es una plataforma DMS, impulsada por IA, para automatizar procesos de negocio que ofrece flujos de trabajo, formularios electrónicos, gestión documental y análisis.

Laserfiche permite capturar, almacenar y organizar contenido mientras automatiza procesos como aprobaciones, incorporación de empleados y control de cumplimiento.

El sistema está disponible tanto en local como en la nube.

Fuente: Laserfiche

✅ Ventajas

• Diseñador visual fácil de usar
• Herramientas de cumplimiento y registros de auditoría
• Comunidad de usuarios activa

❌ Desventajas

• La versión en la nube carece de algunas funciones
• Licencias y puesta en marcha costosas
• Integraciones limitadas

Entonces, ¿deberías usar un sistema de gestión documental?

En resumen, sí.

En todas las empresas, los documentos se acumulan y gestionarlos tú mismo en tu ordenador es ineficaz y lleva mucho tiempo.

¿Qué puede hacer un DMS por tu empresa?

✔️ Almacenar tus documentos

✔️ Crear flujos de trabajo personalizados

✔️ Archivar o eliminar documentos

✔️ Editar, firmar, sellar y enviar

✔️ Unificar tu equipo y empresa

… y mucho más.

Si estás listo para empezar a gestionar tus documentos con un DMS o ECM, consulta Dokmee y solicita una demo.