Sua empresa está gerando mais dados do que nunca, mas mais de 80% deles são não estruturados.

Sem um ECM, a maior parte desse conhecimento desaparece em conversas de e-mail, pastas aleatórias e desktops de funcionários.

Com esses 10 melhores softwares ECM, escolha o melhor ECM para gerenciar o conteúdo da sua empresa de forma eficiente.

O que é Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM)?

Gestão de Conteúdo Empresarial é um conjunto de ferramentas e estratégias projetadas para lidar com o conteúdo da sua empresa ao longo de todo o seu ciclo de vida.

Alguns processos incluídos na gestão de conteúdo empresarial são captura, armazenamento, retenção, edição, compartilhamento, etc.

Plataformas de ECM organizam todos os tipos de conteúdo corporativo, incluindo e-mails, documentos digitalizados, formulários, arquivos multimídia e dados não estruturados, enquanto integram fluxos de trabalho automatizados, controles de conformidade e ferramentas de colaboração.

Ao converter informações brutas ou dispersas em conhecimento estruturado e acionável, o ECM ajuda a melhorar a eficiência do seu negócio, requisitos regulatórios e processos como aprovações, gestão de contratos e processamento de faturas.

Basicamente, o ECM transforma silos de conteúdo fragmentados em um ecossistema de conhecimento coeso e seguro.

Quando você precisa de um ECM em vez de um DMS?

Sistemas de gestão de documentos (DMS) e corporativos focam principalmente no armazenamento de documentos e automação de fluxos de trabalho, porém, um DMS é um sistema bem mais básico, que não possui alguns recursos avançados e automações que um software ECM pode oferecer.

Um DMS é focado em armazenamento, organização e recuperação de documentos. Ele oferece recursos como controle de versão, marcação por metadados, permissões de acesso e pesquisa básica de documentos.

Esse tipo de ferramenta é muito útil para pequenas organizações que lidam com grandes volumes de documentos, como notas fiscais, inventário, etc. Eles são ótimos para empresas de manufatura, escolas, pequenas clínicas médicas ou departamentos de RH.

No entanto, se você tem uma grande empresa que lida com mais do que apenas documentos simples, você precisará atualizar seu conjunto de ferramentas para uma plataforma ECM.

Uma plataforma ECM pode automatizar processos de negócios, lidar com conteúdo não estruturado e fornecer conformidade avançada, colaboração e análises.

Plataformas ECM são recomendadas para organizações maiores ou empresas com fluxos de trabalho complexos, requisitos regulatórios ou grandes volumes de conteúdo.

Casos típicos de uso do ECM incluem aprovações de contratos entre vários departamentos, processamento de faturas, gestão de registros governamentais e governança de conteúdo em toda a empresa.

Portanto, basicamente, se sua empresa precisa integrar gestão de documentos com automação de fluxos de trabalho, captura de dados com IA e colaboração entre sistemas, o ECM é a solução; se você só precisa de armazenamento e recuperação de documentos, um DMS pode ser suficiente.

Como um Software de Gestão de Conteúdo Empresarial pode ajudar você?

Se você está pensando em migrar de um DMS ou até mesmo de uma solução básica de armazenamento de documentos online, é importante entender como um software ECM pode impactar o seu negócio.

Você terá a capacidade de preservar a memória operacional.

Ou seja, um sistema ECM moderno captura silenciosamente históricos de versões, caminhos de aprovação e notas de contexto, permitindo que você e sua equipe reconstruam o porquê e não apenas o que aconteceu. Isso oferece proteção contra quedas de produtividade e perda de conhecimento.

Um ECM pode fornecer rastreabilidade detalhada dos documentos por meio de fluxos de trabalho automatizados. Você pode ver exatamente o caminho que um documento específico seguiu para saber exatamente quando algo foi editado e por quem.

Por fim, seus documentos estarão seguros. A maioria das soluções ECM oferece métodos de segurança avançados, como autenticação de dois fatores ou papéis e permissões rígidas que podem expirar automaticamente.

10 Melhores Softwares ECM

Se você ainda está em dúvida e não tem certeza de qual solução ECM se encaixa nas necessidades do seu negócio, reunimos 10 dos nossos sistemas de gestão de conteúdo empresarial favoritos e mais populares para ajudar você a encontrar a opção ideal.

Ferramenta ECM	Melhor Recurso	Limitação	Melhor para	Avaliação
Dokmee	Automação de fluxo de trabalho avançada (com e sem código) com poderosa captura	Recursos de IA ainda em expansão	Organizações que buscam ECM flexível, escalável e com interface moderna	Ler Avaliação Completa
Laserfiche	Governança altamente estruturada + automação de processos	Alta curva de aprendizado; integrações limitadas	Governo, educação e indústrias reguladas com fluxos de trabalho complexos	Ler Avaliação Completa
DocuWare	Busca rápida e forte automação de fluxos de trabalho	Caro; acesso offline limitado	Equipes que precisam de fluxos de trabalho digitais para faturas, RH e tarefas de compliance	Ler Avaliação Completa
M-Files	Arquitetura baseada em metadados + classificação de IA poderosa	Configuração de metadados manual; interface desatualizada	Equipes interdepartamentais que precisam de recuperação contextual de documentos	Ler Avaliação Completa
DocStar ECM	Automação forte de contas a pagar e roteamento baseado em regras	Dificuldade com altos volumes; personalização limitada	Equipes de contabilidade, departamentos de contas a pagar, empresas de médio porte	Ler Avaliação Completa
OnBase (Hyland)	Automação de processos de nível empresarial + gestão de casos	Implantação complexa; requer maturidade de governança	Grandes empresas de saúde, governo, finanças	Ler Avaliação Completa
Hyland ECM	Ecossistema modular com automação nativa em nuvem	Estrutura de produto confusa; caro	Empresas que precisam de conteúdo unificado, fluxos de trabalho e análises	Ler Avaliação Completa
DocuShare	Integração profunda com hardware Xerox + captura poderosa	Interface desatualizada; escalabilidade limitada	Organizações com alto volume de papel ou ambientes centrados em Xerox	Ler Avaliação Completa
FileBound	Implementação rápida e automação simples de fluxos de trabalho	Recursos avançados limitados; menos integrações	PMEs, escolas, ONGs, departamentos de RH	Ler Avaliação Completa
Microsoft SharePoint	Integração avançada com Microsoft 365 + colaboração fácil	Capacidades básicas de ECM; requer complementos para fluxos de trabalho avançados	Equipes já trabalham no Microsoft 365 (PME → grande empresa)	Ler Avaliação Completa

1. Dokmee

Avaliações ⭐⭐⭐⭐⭐

G2: 4.5/5 | Capterra: 4.7/5

Visão geral

Dokmee ECM é um software moderno que oferece recursos tanto de DMS quanto de ECM.

Ele oferece total personalização no armazenamento de documentos, captura, políticas de retenção, papéis e permissões, entre outros.

Como foi projetado para ser totalmente flexível, pode ser implantado em nuvem, local ou em modelo híbrido, sendo adequado para setores que vão de finanças e saúde a escritórios de advocacia, construtoras e grandes empresas com exigências rígidas de compliance.

O Dokmee ECM oferece captura automática, alimentada por OCR inteligente, ferramentas de extração e classificação de dados que convertem processos baseados em papel em fluxos de trabalho digitais estruturados.

Essa base automatizada se conecta diretamente a um poderoso mecanismo de workflow, onde as equipes podem projetar, direcionar e aprovar documentos usando um construtor de fluxos de trabalho intuitivo de arrastar e soltar.

Essa abordagem low-code permite que as empresas padronizem aprovações, acompanhem tarefas em tempo real e eliminem gargalos em ambientes com muitos documentos.

O Dokmee também valoriza a colaboração e a governança segura de conteúdo. Com controles de permissão de nível empresarial, trilhas de auditoria, armazenamento criptografado e regras de retenção personalizáveis, as organizações podem cumprir requisitos regulatórios garantindo acesso aos documentos apenas às pessoas certas.

O Dokmee oferece recursos avançados sem abrir mão de automação, acessibilidade, segurança e uma interface limpa.

É projetado para escalar conforme o crescimento da organização, graças ao seu sistema modular, onde é possível adicionar produtos extras conforme necessário.

Principais recursos:

• Construtor de fluxo de trabalho (com ou sem código)
• ECM móvel
• Captura de documentos
• E-Forms
• Contador de páginas
• Segurança avançada
• Integrações via API

✅ Prós

• Interface amigável
• Personalização avançada
• Escalável

❌ Contras

• Recursos de IA em desenvolvimento
• Workflows complexos podem exigir suporte

2. Laserfiche

Avaliações ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.7/5 | Capterra 4.5/5

Visão geral

Laserfiche é uma das primeiras soluções ECM a surgir no mercado.

O Laserfiche tem como objetivo converter fluxos de trabalho manuais, baseados em papel ou ad-hoc, em um ecossistema totalmente digital e altamente estruturado.

É especialmente indicado para organizações com processos complexos e diferentes etapas.

Por exemplo, órgãos governamentais, instituições de ensino superior, instituições financeiras ou qualquer empresa onde conformidade, registro e cadeias formais de aprovação sejam críticos.

No entanto, é voltado para organizações com recursos como suporte de TI e uma política de governança já estabelecida.

Graças a recursos avançados de segurança, é uma boa opção para arquivos governamentais e departamentos jurídicos.

O Laserfiche é menos focado em “armazenamento simples de arquivos” e mais em governança e automação nos fluxos de trabalho.

Divide seus recursos em 4 principais blocos:

• Automação de processos
• Gestão de documentos
• Captura de documentos
• Governança e gestão de registros

Fonte: G2

✅ Prós

• Workflows customizáveis
• Poderosa automação

❌ Contras

• Não pode vincular processos de negócios separados
• Curva de aprendizado alta e implementação trabalhosa
• Falta integrações

3. DocuWare

Avaliações ⭐⭐⭐⭐

G2: 4.4/5 | Capterra 4.6/5

Visão geral

DocuWare é mais um DMS que direciona a automação para gestão de processos e tarefas.

O DocuWare fornece armazenamento seguro, controle de versão e trilhas de auditoria. Você pode localizar seus documentos facilmente usando tags de metadados e outras capacidades avançadas de busca.

Seus melhores recursos incluem recuperação intuitiva de documentos, capacidade de integração e automação de fluxos de trabalho customizáveis.

É projetado para simplificar processos como aprovação de faturas, gestão de contratos, onboarding e tarefas de compliance.

Embora atenda a muitas empresas, alguns módulos avançados e complementos podem ser relativamente caros, especialmente para organizações menores.

Recursos incluem:

• Gestão de documentos
• Workflows sem código
• Gerenciador de tarefas
• Formulários eletrônicos

✅ Prós

• Acesso móvel
• Busca rápida
• Automação avançada

❌ Contras

• Não possui acesso offline
• Caro, especialmente se desejar licença em nuvem
• OCR limitado
• Capacidades ECM limitadas

4. M-Files

Avaliações ⭐⭐⭐⭐

G2: 4.3/5 | Capterra: 4.4/5

Visão geral

M-Files é uma plataforma ECM inteligente que usa arquitetura baseada em metadados para que os usuários possam encontrar documentos por contexto.

Essa filosofia de armazenamento e organização é o que faz do M-Files um ECM único. É adequado para empresas que compartilham documentos entre departamentos, porém exige trabalho manual para classificar documentos por metadados.

A plataforma suporta automação de fluxo de trabalho e integra-se com sistemas empresariais como Microsoft 365, Salesforce e SAP.

Inclui recursos como permissões baseadas em papéis, trilhas de auditoria e controle de versão para proteger dados sensíveis e garantir requisitos regulatórios.

Além disso, suas ferramentas de IA ajudam a classificar conteúdo automaticamente e sugerem metadados, melhorando precisão e eficiência.

O M-Files está disponível como solução local, em nuvem ou híbrida.

✅ Prós

• IA generativa avançada
• Acesso offline
• Sistema de organização único

❌ Contras

• Interface desatualizada
• Suporte limitado para desktop Mac

5. DocStar ECM

Avaliações ⭐⭐⭐⭐

G2: 3.8/5 | Capterra: 4/5

Visão geral

DocStar ECM é um sistema ECM que digitaliza, organiza e automatiza o fluxo de documentos entre diferentes departamentos.

Permite capturar, indexar e armazenar documentos em uma biblioteca centralizada, tornando-os acessíveis por meio de recursos de busca avançada baseados em metadados e palavras-chave.

O DocStar oferece controles de acesso, criptografia e trilhas de auditoria que ajudam organizações a cumprir requisitos regulatórios do setor.

Além disso, recursos de controle de versão e histórico de documentos garantem responsabilidade e reduzem riscos de erros.

O DocStar enfatiza eficiência nos fluxos de trabalho e integração com sistemas de negócios, especialmente em automação de contas a pagar. Oferece ferramentas como captura inteligente de dados, formulários eletrônicos e roteamento baseado em regras, reduzindo a necessidade de intervenção manual em tarefas com muitos documentos.

✅ Prós

• Interface intuitiva baseada em navegador
• Recuperação eficiente de documentos

❌ Contras

• Limitações de personalização
• Fica lento ao lidar com grandes volumes ou fluxos complexos

6. OnBase

Avaliações ⭐⭐⭐⭐

G2 4.4/5 | Capterra 4.3/5

Visão geral

OnBase, desenvolvido pela Hyland, é uma plataforma de ECM e automação de processos projetada para centralizar documentos, criar fluxos de trabalho automatizados e gerenciar casos com governança de registros.

O OnBase combina armazenamento, automação de fluxos, gestão de casos, retenção de registros e análise em tempo real, para que o conteúdo seja diretamente vinculado aos processos de negócios que apoia.

Oferece ferramentas de configuração low-code para adaptar fluxos de trabalho e interfaces às suas necessidades, integrando-se a sistemas ERP, CRM, RH e outros sistemas corporativos. As integrações suportadas incluem ferramentas como Microsoft 365, SAP, Salesforce, Workday, Epic e Oracle.

Alguns recursos incluem:

• Captura multicanal automatizada
• Automação de processos
• Gestão de casos
• Retenção e gestão de registros
• Análises avançadas

✅ Prós

• Implantação flexível com acesso móvel
• Automação robusta e configuração low-code
• Desempenho comprovado em setores regulados

❌ Contras

• Implementação complexa
• Pode ser excessivo para empresas pequenas
• Configurações mal feitas podem gerar problemas de governança e fluxo

7. Hyland ECM

Avaliações ⭐⭐⭐⭐

G2 4.2/5 | Gartner 4.2/5

Visão geral

Hyland ECM refere-se ao ecossistema de gestão de conteúdo empresarial da Hyland, onde você encontra o OnBase (descrito acima).

O Content Innovation Cloud da Hyland é uma arquitetura nativa em nuvem criada para unificar conteúdo não estruturado, automatizar processos de negócios e transformar documentos em inteligência de negócios acionável.

A Hyland usa seu Enterprise Context Engine que conecta processos, pessoas, conteúdo e outras plataformas do seu stack de ferramentas (como CRM ou ERP) para atualizar seus registros constantemente.

Você pode criar fluxos de trabalho com um designer de arrastar e soltar, configurando fluxos complexos que encaminham conteúdos, aplicam regras de negócio, enviam notificações e gerenciam aprovações.

Também suporta gestão de casos: todos os documentos, dados, tarefas e comunicações relacionados a um “caso” ficam em um espaço de trabalho único, estruturado, facilitando o acompanhamento dos processos multi-etapas e com múltiplos papéis.

A escolha do produto ideal pode ser confusa, mas a Hyland organiza ferramentas por tarefas, recursos e departamentos para ajudar.

Alguns produtos do stack Hyland incluem:

• Hyland OnBase
• Hyland Alfresco
• Hyland Nuxeo
• Hyland Perceptive Content
• Hyland AnyDoc
• Hyland Brainware

… e muitos outros

✅ Prós

• Ecossistema modular e escalável
• Seguro, indicado para setores regulados
• Ferramentas de workflow low-code

❌ Contras

• Estrutura do produto confusa e dispersa
• Usuários relatam dificuldades de implantação na nuvem
• Caro

8. DocuShare

Avaliações ⭐⭐⭐⭐

G2 4/5 | Capterra 4.3/5

Visão geral

DocuShare é a plataforma ECM da Xerox. Evoluiu de um DMS básico para uma suíte ECM completa destinada a organizações que precisam de governança centralizada de conteúdo, organização baseada em metadados e integração.

DocuShare combina captura de documentos baseada em IA, extração de metadados, automação de fluxos e controle de acesso seguro.

É uma boa opção para quem lida com grandes quantidades de documentação em papel e atua em setores fortemente regulados.

No entanto, usuários costumam considerar a experiência dividida: os recursos são fortes, mas problemas de desempenho aparecem em grande escala, e a interface parece antiga comparada a outras ferramentas ECM modernas.

O DocuShare oferece integração com sistemas de negócios como Microsoft 365 e plataformas de ERP.

Este ECM funciona melhor para empresas já investidas em infraestrutura Xerox ou para quem valoriza compliance e captura por hardware acima da modernidade da interface e facilidade de uso.

Entre os recursos você encontra:

• Busca por metadados
• Captura automática de documentos
• Trilhas de auditoria
• Automação de fluxos

✅ Prós

• Licenciamento flexível
• Boa relação custo-benefício
• Suporta captura, indexação, gestão de registros, colaboração e automação

❌ Contras

• Interface desatualizada
• Não é ideal para gestão de casos complexos
• Escalabilidade limitada

9. FileBound

Avaliações ⭐⭐⭐⭐

G2 3.9/5 | Capterra 3.8/5

Visão geral

FileBound é uma plataforma DMS e ECM voltada para gestão documental, automação de fluxos e gerenciamento de registros, especialmente para processos administrativos e de back-office.

É conhecido por ser leve, fácil de implantar e econômico para organizações médias ou departamentos que precisam digitalizar fluxos documentais, agilizar aprovações e centralizar registros sem a complexidade de uma plataforma de nível empresarial.

É bom para ONGs, escolas e departamentos de RH que lidam com muitos documentos, mas não podem desperdiçar tempo implementando sistemas complexos.

Oferece recursos básicos como:

• Gestão documental
• Automação de fluxos
• Formulários eletrônicos

✅ Prós

• Ótimo para PMEs
• Implantação rápida e menor complexidade
• Retorno rápido sobre investimento

Contras

• Limitado para grandes empresas
• Poucos recursos avançados de IA ou automação
• Faltam integrações

10. Microsoft SharePoint

Avaliações ⭐⭐⭐⭐

G2 4.0/5 | Capterra 4.4/5

Visão geral

Microsoft SharePoint, especialmente em sua versão em nuvem (SharePoint Online), é amplamente utilizado como plataforma de gestão de conteúdo e colaboração com recursos de ECM.

Por meio de bibliotecas de documentos, metadados, controle de versão, governança de acesso, políticas de retenção e fluxos de trabalho do Power Automate, o SharePoint pode funcionar como solução ECM prática para organizações Microsoft 365.

Seu forte integração com Teams, OneDrive e Office faz com que seja muito conveniente para colaboração diária.

Embora o SharePoint não seja um dos sistemas ECM mais avançados, é bem útil para equipes menores que dependem bastante do pacote Microsoft 365. Em especial, se você já utiliza o OneDrive para armazenamento de documentos.

No entanto, é uma plataforma ECM bem básica.

✅ Prós

• Integração perfeita com Office, Teams, OneDrive e Power Platform
• Altamente flexível e expansível
• Escala facilmente entre departamentos

❌ Contras

• Faltam diversos recursos ECM avançados, como captura robusta, gestão de casos e lógica de fluxo complexa
• Frequentemente exige complementos
• Menos recomendado se você usa Google Workspace

ECM é ideal para você?

Se você trabalha em setores como governo, manufatura, construção, recursos humanos, saúde ou qualquer outro ramo semelhante, a resposta é com certeza.

Um ECM irá gerenciar todos os documentos da sua empresa em arquivos centrais, permitindo que sua equipe trabalhe de forma integrada com informações atualizadas.

Outros recursos que beneficiam a eficiência da equipe incluem:

✔️ Fluxos de trabalho automatizados

✔️ Captura com IA

✔️ Trilhas de auditoria

✔️ Acesso móvel

Se você está pronto para aprimorar sua gestão documental, experimente uma demonstração gratuita com Dokmee.