O que é gestão de documentos?

Seu negócio está crescendo, ótimo.

Sua lista de clientes continua aumentando, incrível.

Seu papelada, documentos e contratos estão se acumulando… Nada bom.

Um sistema de gestão de documentos é uma solução escalável e eficiente para esse problema.

O que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é basicamente o processo em que você organiza, armazena, rastreia e controla os dados do seu negócio, como documentos, imagens e outros arquivos.

A gestão de documentos é responsável pelos arquivos desde o momento em que são capturados, até serem eventualmente excluídos ou destruídos quando não forem mais úteis ou já tiverem completado seu ciclo de vida. Porém, também envolve armazenar, editar e compartilhar documentos.

Quando os negócios são pequenos, é fácil gerenciar seus próprios documentos com um sistema baseado em papel ou organizando-os diretamente nos servidores por pastas.

No entanto, quando a empresa cresce e se torna mais complexa, a quantidade de documentos que você precisa lidar diariamente também aumenta.

Portanto, será necessário contar com um sistema de gestão de documentos (DMS) para acompanhar seus documentos de forma eficiente.

O que é um DMS?

Um DMS é um sistema de gestão de documentos. Ou seja, um software responsável por armazenar e gerenciar todos os documentos da sua empresa. De apresentações a contratos, planos de negócios, etc.

Ele fornece uma plataforma centralizada onde os documentos podem ser capturados, organizados, indexados e armazenados com segurança para fácil recuperação e colaboração.

Sistemas de gestão de documentos são normalmente implementados na nuvem, tornando-se uma opção escalável. Não importa quanto seu negócio cresça, seu sistema pode crescer junto com o volume de documentos.

Ao usar um DMS poderoso, você pode integrar todas as suas ferramentas para nunca precisar sair da plataforma, aumentando assim a eficiência.

Funcionalidades de um DMS

O que faz um DMS ser diferente de aplicativos como o Google Drive, onde você pode simplesmente organizar seus documentos em pastas diferentes?

Sim, um DMS armazena todos os seus dados em arquivos digitais, mas existem muitos outros recursos que tornam um DMS a opção mais eficiente para suas necessidades de gerenciamento de documentos.

Alguns recursos indispensáveis incluem:

• Workflows avançados e personalizados

Uma das melhores funções do DMS e ECM é adicionar um workflow personalizado para cada tipo de documento.

O que isso significa exatamente?

Um workflow nada mais é do que as etapas que um determinado documento precisa seguir antes de ser considerado concluído.

Aqui vai um exemplo prático: Você recebe uma proposta de contratação.

Essa proposta precisa ser revisada pelo RH e pelo CEO, depois deve ser enviada para o financeiro para decidir se o salário está correto, uma vez revisada, a proposta volta à origem.

Após a confirmação, um contrato precisa ser elaborado. Novamente, isso passa por diferentes departamentos para confirmar detalhes, adicionar assinaturas, carimbos, etc.

Quando o contrato for assinado, pode ser concluído e arquivado.

Se escolher um ECM como o Dokmee, você pode construir esses workflows sozinho, obter ajuda da equipe ou ter um workflow avançado e personalizado construído para sua empresa.

Opções para aumentar a segurança

Em grandes empresas com documentos sensíveis, nem todos devem ter acesso aos mesmos arquivos e dados.

Por isso, é fundamental que seu sistema de gestão de documentos possibilite conceder acesso aos membros da equipe para visualizar, editar ou ter controle total sobre os documentos relevantes.

Além disso, é possível encontrar softwares, como o Dokmee, que oferecem a opção de adicionar marcas d’água aos documentos para garantir sua proteção.

Recurso de retenção de arquivos

Os arquivos se acumulam e é muito fácil sobrecarregar o software com documentos desnecessários.

Uma funcionalidade de retenção de arquivos permite definir condições específicas para excluir, atualizar ou enviar para uma lixeira de retenção quando não for mais necessário.

Por exemplo, provavelmente você não quer manter notas fiscais recebidas há 10 anos. Então, pode adicionar uma condição a todas as notas fiscais dizendo que, após 7 anos sem abrir o arquivo, ele será excluído permanentemente.

Isso permite manter seus dados limpos e relevantes sem precisar percorrer inúmeros arquivos para deletar os desnecessários.

Indexação e marcação de metadados

Indexação e marcação de metadados permitem organizar, encontrar e recuperar seus documentos com clareza e eficiência.

A indexação envolve atribuir atributos aos documentos, como tipo, projeto, nome, números de identificação, etc., para filtrar sua busca preenchendo detalhes específicos dos documentos que você precisa encontrar.

Já a marcação de metadados adiciona informações descritivas sobre o documento, como palavras-chave ou temas.

Combinando indexação e metadados, você transforma um arquivo estático em um ativo dinâmico e pesquisável que pode ser facilmente categorizado, filtrado e gerenciado ao longo do seu ciclo de vida.

Integrações poderosas

Com uma integração forte, seu DMS permite realizar muito mais do que apenas verificar documentos.

Integrações ajudam a manter um fluxo de trabalho suave, sem precisar pular de uma ferramenta para outra, minimizando o risco de perder arquivos.

Algumas integrações comuns incluem:

→ Ferramentas de produtividade: Microsoft Office 365 ou Google Workspace

→ Plataformas de e-mail

→ CRMs

→ Ferramentas de assinatura eletrônica

Visualizador e editor de documentos robusto

Você deve conseguir visualizar todos os seus documentos diretamente do seu DMS, em qualquer formato que precisar.

Além disso, é prático poder editar facilmente seus documentos enquanto trabalha.

Pode ser necessário assinar, carimbar, completar ou anexar outros arquivos aos documentos, e se precisar sair do software para isso, sua eficiência será prejudicada.

DMS vs ECM

O software de gestão de documentos ajuda a administrar as informações da sua empresa ao capturar, armazenar e indexar seus documentos para facilitar o armazenamento e manipulação.

Para empresas menores, um DMS resolve o problema e pode fazer maravilhas para a eficiência da sua companhia.

No entanto, se você tem uma empresa maior ou uma corporação com muitos departamentos e documentos, pode não ser suficiente.

Um ECM, ou gestão de conteúdo empresarial, inclui todos os melhores recursos de um DMS, mas também traz gestão de conteúdo web, gestão de conteúdo social, gestão de registros, gestão de ativos digitais, arquivamento de e-mails, automação de workflows, entre outros, além de melhores integrações com softwares como CRMs.

Os ECMs oferecem muitos outros recursos como:

Funcionalidade	DMS	ECM
Armazenamento de documentos	✔️	✔️
Controle de versão	✔️	✔️
Busca e recuperação	✔️	✔️
Automação de workflow	❌/Limitado	✔️
Conformidade e gestão de registros	❌/Limitado	✔️
Integração com sistemas empresariais	❌/Limitado	✔️
Gestão do ciclo de vida do conteúdo	❌	✔️
Gestão de conteúdo web	❌	✔️

Funções de um DMS

Mencionamos alguns dos nossos recursos favoritos de um DMS, mas para que serve realmente um sistema de gestão de documentos?

Um DMS possui 5 funções principais ao lidar com seus documentos.

Captura de documentos

Isso significa realmente obter seus documentos e incluí-los no sistema de gestão de documentos.

Em um sistema baseado em papel, você adquire o documento e o coloca no arquivo correspondente.

Usando um DMS, a lógica é a mesma. Capturar seus documentos envolve digitalizar um documento físico, recuperá-lo de outra plataforma ou enviá-lo para a plataforma.

Depois de importar seus documentos, você pode salvá-los nos seus arquivos digitais.

Armazenamento de documentos

Seu DMS vai manter e armazenar seus documentos nas respectivas pastas digitais pelo tempo que você desejar. Suas informações ficarão guardadas em segurança no arquivo digital onde poderá acessar a qualquer momento para checar, editar, eliminar, etc.

O que torna um DMS mais eficiente do que um sistema em papel é a indexação e a marcação por metadados.

Isso permite organizar e categorizar documentos usando campos personalizados como data, tipo, departamento, cliente, ID do projeto e muito mais, tornando o armazenamento mais inteligente e eficiente.

Edição de documentos

Muitas plataformas DMS permitem edições leves e recursos de colaboração. Isso pode incluir controle de versão, marcações, anotações, carimbos, assinaturas e workflows de check-in/check-out.

Isso garante que os usuários possam atualizar documentos sem sobrescrever alterações de outros e sempre tenham acesso à versão mais recente.

No entanto, um ECM permite mais recursos de edição dentro do aplicativo para um processo de criação de documentos mais fluido com sua equipe.

Recuperação de documentos

Um dos principais pontos fortes de qualquer DMS é a rapidez e facilidade de encontrar e recuperar documentos armazenados.

Graças aos metadados e indexação, você não precisa lembrar nomes de arquivos ou caminhos de pastas — basta pesquisar por palavras-chave, filtrar por tags ou navegar por categorias.

A maioria dos sistemas também permite funções de busca avançada como OCR para localizar documentos digitalizados pelo conteúdo.

Isso torna a localização de qualquer arquivo tão simples quanto realizar uma busca, mesmo entre milhares de registros.

Arquivamento, retenção ou exclusão de documentos

Eventualmente, documentos chegam ao fim de seu ciclo de vida ativo, mas isso não significa que devem ser excluídos.

O DMS ajuda no arquivamento de longo prazo transferindo documentos inativos ou desatualizados para um formato seguro e somente leitura.

Isso garante a conformidade com padrões legais e regulatórios, mantendo o espaço de trabalho ativo livre de bagunça. Documentos arquivados permanecem acessíveis se necessário, mas ficam claramente separados do fluxo de trabalho diário.

Com workflows avançados, você pode adicionar uma tag para que os arquivos sejam excluídos ou arquivados após determinado tempo desde o recebimento, abertura ou última edição.

Benefícios de usar um DMS

Implementar um DMS em sua empresa traz muitos benefícios à eficiência, organização e ao trabalho em equipe.

Além de poupar tempo e otimizar espaço, alguns dos principais benefícios são:

Aumente a eficiência

Ao depender de um sistema baseado em papel ou até de um gerenciamento digital padrão, como manter arquivos no Google Drive ou em servidores, você pode perder muito tempo todos os dias vasculhando pastas para encontrar o documento que precisa.

Além disso, seria necessário compartilhar o documento por diferentes aplicativos e e-mails apenas para obter uma assinatura ou retorno.

Porém, ao utilizar um DMS com indexação avançada e integrações, você pode acessar o documento e realizar qualquer processo em poucos minutos.

A eficiência também é elevada graças aos workflows. Não será mais preciso acompanhar manualmente quem assinou ou revisou o documento — cada departamento recebe notificações automáticas, acelerando todas as etapas.

Audite documentos da empresa regularmente

Quer precise rodar auditorias regulares ou específicas, todos os seus dados estarão à sua disposição.

Um DMS permite marcar e categorizar arquivos por metadados, facilitando a recuperação do que for solicitado por auditores — contratos, notas, registros de RH ou extratos financeiros, em segundos.

Muitos sistemas também oferecem busca e filtragem avançadas, tornando desnecessário vasculhar manualmente pastas ou documentos em papel.

Além disso, a maioria das plataformas DMS mantém registro (audit trail) automático.

Todas as ações são registradas com data, hora e responsável. Com o controle de versão, também é possível demonstrar a evolução de um documento ao longo do tempo, tornando seu processo de auditoria mais transparente, preciso e simples.

Aumente a segurança dos documentos

Todo negócio lida diariamente com muitos documentos, mas nem todos devem ser acessados por todos.

Com um DMS, você decide quem pode acessar, editar, imprimir ou enviar arquivos, protegendo dados sensíveis.

Com vários DMS e ECMs, é possível verificar quem acessou o documento em caso de brecha de segurança para tomar as medidas adequadas. A rastreabilidade do acesso é fundamental para comprovar conformidade com normas do setor, requisitos legais ou políticas internas.

Além disso, se os documentos estão na nuvem, o risco de perda ou extravio é drasticamente reduzido.

Melhore a comunicação na equipe

Em muitas empresas, a má comunicação surge da informação dispersa — arquivos em drives pessoais, enviados por e-mail ou perdidos em longos chats.

Um DMS centraliza todos os arquivos, assim todos os colaboradores têm acesso à versão mais atualizada de cada documento, eliminando dúvidas e duplicidade de versões.

Muitas plataformas DMS também oferecem ferramentas colaborativas integradas como comentários, tarefas, edição em tempo real e notificações de alterações.

Assim, membros da equipe podem fornecer feedback, acompanhar revisões e colaborar sem precisar trocar inúmeros e-mails.

A maioria dos negócios hoje conta com um número maior de colaboradores remotos mundialmente, então contar com um centro de documentos atualizado é essencial para eficiência do time.

Por exemplo, numa agência de marketing com múltiplas campanhas, equipes criativas, gerentes de conta e clientes precisam acessar as mesmas informações. Com um DMS, todos trabalham em um hub central com controle de versão e permissões ajustadas.

Além disso, algumas plataformas registram cada movimentação dos documentos, garantindo plena transparência na empresa.

Desenhe workflows e reduza erros humanos

Como mencionamos antes, documentos costumam circular entre vários departamentos e funcionários, aumentando as chances de erro.

Um contrato não assinado a tempo, uma nota não paga, uma proposta não aprovada…

Como humanos, é fácil se perder em tantas tarefas e deixar algumas urgências esquecidas por longos períodos.

Ao definir um workflow, cada pessoa envolvida em um processo é avisada no momento certo, para que nenhum detalhe passe despercebido e todos os prazos sejam cumpridos.

Isso resulta em uma administração mais eficiente e sem erros.

Onde implementar um DMS?

A implementação do seu DMS vai depender das suas necessidades. Você pode implantá-lo em ambiente local, na nuvem ou ambos.

Sistema de gestão de documentos auto-hospedado

Com um DMS auto-hospedado, o software é instalado em seus próprios servidores e infraestrutura.

Isso garante controle total dos dados, armazenamento e protocolos de segurança.

Organizações que lidam com informações altamente confidenciais ou precisam de conformidade regulatória rigorosa costumam preferir esse modelo.

No entanto, isso traz responsabilidades extras, como:

• Gerenciar sua equipe de TI para manutenção e atualizações
• Garantir a segurança física e digital dos dados
• Cuidar de backups e recuperação em desastres

Sistemas auto-hospedados permitem máximo nível de personalização, mas requerem grande investimento inicial em hardware e recursos técnicos.

Sistema de gestão de documentos em nuvem

Ao manter seu DMS na nuvem, você garante acesso aos arquivos a qualquer hora e de qualquer lugar, especialmente útil quando:

• Há equipes distribuídas ou funcionários remotos
• Vários departamentos precisam de acesso centralizado
• Sua empresa possui suporte de TI limitado

Um DMS em nuvem normalmente oferece atualizações automáticas, backups embutidos e escalabilidade. Também reduz custos com hardware e manutenção.

Seus dados estão geralmente protegidos por medidas de segurança de nível empresarial implementadas pelo provedor.

Além disso, você não precisa se preocupar com quedas de energia ou outros imprevistos (como desastres naturais) derrubando o sistema.

Seu sistema fica online e acessível para todos os autorizados, desde que haja conexão com a internet.

Sistema de gestão de documentos híbrido

Às vezes, ao lidar com informações sensíveis, não se pode correr risco de brechas de segurança.

Algumas empresas, como bancos, mantêm parte dos documentos em servidores locais em vez da nuvem.

Nesse caso, a implantação híbrida oferece o melhor dos dois mundos.

No modelo híbrido, documentos críticos ou sensíveis ficam em servidores internos para máximo controle, enquanto dados menos sensíveis ficam na nuvem para facilitar o acesso e a colaboração.

Esse modelo é popular em setores como financeiro, saúde e jurídico. Por exemplo, bancos armazenam registros de clientes e documentos de compliance localmente, usando a nuvem para materiais de marketing e memorandos internos.

Sistemas híbridos permitem equilibrar segurança e flexibilidade, garantindo conformidade sem sacrificar eficiência.

Quem precisa de um DMS?

Um DMS é crucial para qualquer negócio que lide com grandes volumes de dados. Ou seja, praticamente todas as indústrias.

Embora quase todo setor possa se beneficiar de um DMS, os segmentos a seguir são os que mais precisam, devido ao volume, sensibilidade ou exigências regulatórias de seus documentos:

Governo e setor público

Órgãos governamentais processam enorme volume de documentos sensíveis e regulados, desde certificados, registros públicos, correspondências interdepartamentais até políticas e regulamentos.

Um DMS garante conformidade com leis sobre registros públicos e solicitações baseadas em transparência, além de oferecer auditorias completas para cada solicitação, garantindo transparência e prestação de contas.

Além disso, com um DMS, órgãos públicos aumentam a eficiência, gerenciam processos, solicitações ou tarefas burocráticas — que geralmente levam muito tempo quando precisam encontrar e recuperar arquivos.

Indústria

Fabricantes gerenciam documentação extremamente técnica, como especificações de produtos, procedimentos operacionais, relatórios de conformidade e controle de qualidade, que precisam ser precisos, acessíveis e atualizados.

Um DMS ajuda a controlar versões de documentos, tornando auditorias mais rápidas.

O maior benefício de um DMS na indústria é a proteção da propriedade intelectual graças a diversos protocolos de segurança e permissões de acesso.

Varejo e E-commerce

Gerencie contratos de fornecedores, notas fiscais, pedidos de compra, catálogos de produtos e materiais de marketing em operações multiloja e documentação de atendimento ao cliente.

Imobiliário e construção

No imobiliário ou construção, é possível administrar contratos, plantas, documentos de conformidade, alvarás e documentação de projetos. Um DMS garante que todos os envolvidos tenham acesso à informação atualizada a cada etapa dos projetos.

Jurídico

Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos usam DMS para gerenciar processos, contratos, provas e comunicações confidenciais dos clientes, além de controlar versões e a segurança dos dados.

Finanças e bancos

Um DMS garante conformidade rígida com regulamentações, prontidão para auditorias e gestão segura de registros de clientes, documentos de empréstimos e demonstrativos financeiros, sendo ideal para bancos e contadores.

Educação

Escolas, faculdades e universidades gerenciam registros de alunos, históricos, documentos de credenciamento e arquivos administrativos. Um DMS melhora o compartilhamento de informações e a preservação de registros a longo prazo.

Saúde

Hospitais, clínicas e consultórios devem gerenciar com segurança registros de pacientes, formulários de seguro, documentos de conformidade e políticas internas. Um DMS apoia conformidade com legislações como a HIPAA e melhora a eficiência do fluxo de trabalho.

3 melhores sistemas de gestão de documentos

Existem várias ferramentas DMS, mas algumas das nossas preferidas são:

• Dokmee
• DocuWare
• Laserfiche

Com estes breves resumos, vamos ajudar a decidir qual se encaixa nas suas necessidades.

Se precisar de uma lista mais extensa, reunimos uma lista dos melhores sistemas de gestão de documentos para ajudar você.

Dokmee

Dokmee é um ECM e DMS web-based que gerencia todos os seus documentos tanto no local quanto na nuvem.

Você pode armazenar todos os documentos em arquivos digitais e localizá-los de forma rápida e fácil, graças aos recursos de indexação. Também permite editar, carimbar e assinar documentos sem sair do app, e conta com sistema de arrastar e soltar para adicionar páginas extras.

O Dokmee oferece controle total e liberdade sobre arquivos e permissões, incluindo várias camadas de segurança, incluindo marcas d’água personalizadas.

Adicionalmente, possui recurso de auditoria que registra quem abriu, editou ou enviou qualquer documento.

Com o Dokmee, você constrói workflows complexos manualmente ou pode pedir para o time construir para você.

✅ Vantagens

• Disponível em vários idiomas
• Recursos avançados de segurança
• Integrações robustas (DocuSign, Salesforce, Microsoft Office 365…)

❌ Desvantagens

• O recurso de formulários está em versão beta

DocuWare

DocuWare é um DMS e plataforma de automação de workflows projetada para empresas de porte médio e grande.

O DocuWare permite digitalizar, organizar e gerenciar documentos com soluções em nuvem ou local.

Dentre os recursos estão armazenamento de documentos, processamento inteligente e automação de workflows personalizáveis.

Integra com Microsoft Office, Outlook e várias plataformas ERP e CRM.

Fonte: G2

✅ Vantagens

• Workflows e dashboards personalizáveis
• Rastreamento de auditoria
• Escalável

❌ Desvantagens

• Curva de aprendizado elevada
• Funcionalidade offline limitada
• Aplicativo móvel básico

Laserfiche

Laserfiche é um DMS potenciado por IA e plataforma de automação de processos de negócios, oferece workflows, formulários eletrônicos, gestão de documentos e análises.

O Laserfiche permite capturar, armazenar e organizar conteúdo enquanto automatiza processos como aprovações, integrações e rastreamento de compliance.

Disponível tanto local quanto na nuvem.

Fonte: Laserfiche

✅ Vantagens

• Designer visual amigável
• Ferramentas de compliance e auditoria
• Comunidade ativa de usuários

❌ Desvantagens

• A versão em nuvem carece de certos recursos
• Licenciamento e implementação caros
• Integrações limitadas

Então, você deve usar um sistema de gestão de documentos?

Resumindo, sim.

Em todos os negócios, os documentos se acumulam, e gerenciá-los sozinho no computador é ineficiente e consome muito tempo.

O que um DMS pode fazer pela sua empresa?

✔️ Armazenar seus documentos

✔️ Configurar workflows personalizados

✔️ Arquivar ou excluir documentos

✔️ Editar, assinar, carimbar e enviar

✔️ Unificar sua equipe e empresa

… e muito mais.

Se você está pronto para gerenciar seus documentos com um DMS ou ECM, conheça o Dokmee e solicite uma demonstração!