94% das empresas globais usam serviços baseados em nuvem.

Com tantos documentos, e-mails, conversas e negócios acontecendo on-line, não faz sentido ter que migrar dados constantemente.

Ao usar um DMS baseado na nuvem, você pode garantir que toda a sua equipe tenha acesso aos documentos mais atualizados. De qualquer lugar.

O que é um DMS baseado em nuvem?

Um DMS baseado em nuvem é um sistema de gerenciamento de documentos hospedado totalmente on-line.

Isso significa que todos os seus documentos podem ser acessados e gerenciados de qualquer lugar e por qualquer pessoa, desde que ela tenha as devidas autorizações e conexão com a Internet.

Um sistema de gerenciamento de documentos baseado na nuvem permite que você armazene, organize, gerencie e compartilhe seus documentos de forma rápida e eficiente.

O maior ponto de venda da transferência de seus documentos para a nuvem está em se livrar de hardware caro, armazenamento local, atualizações e infraestrutura de TI complexa, tornando todo o gerenciamento de documentos mais barato, mais eficiente, flexível e escalável.

Além disso, a implementação de um DMS baseado em nuvem significa que o crescimento de sua empresa não será mais um obstáculo, pois seu sistema pode crescer naturalmente com ela. Isso torna essa solução muito mais escalável do que os sistemas de gerenciamento de documentos totalmente locais.

O objetivo de um DMS baseado em nuvem é fornecer armazenamento centralizado que permita que você e sua equipe acessem facilmente as versões mais atualizadas dos seus documentos.

Alguns recursos que podem ser encontrados em um DMS incluem controle de versão, indexação de documentos, pesquisa avançada e trilhas de auditoria detalhadas com registros de data e hora.

Um DMS baseado em nuvem também deve oferecer medidas de segurança completas, pois as violações de segurança na Internet podem ser comuns.

Esses sistemas geralmente implementam criptografia, controles de acesso baseados em função/baseados, autenticação multifator e conformidade com regulamentos como GDPR, HIPAA ou certificações ISO.

No entanto, há uma ressalva.

Existem algumas ferramentas projetadas para arquivar e armazenar seus documentos on-line e, por outro lado, existem DMSs baseados em nuvem. E, sim, eles são muito diferentes.

DMS vs. armazenamento em nuvem

As ferramentas de armazenamento em nuvem são basicamente sistemas de arquivamento on-line, como, por exemplo, Google Drive, OneDrive, Dropbox etc.

O DMS e os sistemas de armazenamento em nuvem são ferramentas de armazenamento de documentos baseadas em nuvem, mas seu objetivo e escopo são muito diferentes.

Um armazenamento em nuvem é essencialmente uma versão digital de uma pasta compartilhada, na qual você pode fazer upload de arquivos, categorizá-los em pastas e subpastas e compartilhá-los com quem quiser.

A melhor parte desses sistemas é que eles geralmente são gratuitos e muito simples de usar. Além disso, eles garantem que você possa acessar seus documentos de qualquer dispositivo. O que é muito útil se você tiver um horário de trabalho híbrido.

No entanto, o armazenamento em nuvem tem suas limitações quando comparado a um DMS adequado.

Essas ferramentas não possuem recursos avançados, como fluxos de trabalho automatizados, trilhas de auditoria, marcação de metadados, ferramentas de conformidade e controles de acesso granular.

Embora essas ferramentas sejam muito úteis para arquivar seus documentos pessoais ou para trabalhar em pequenos projetos pontuais, elas podem rapidamente se tornar muito desorganizadas, ineficientes e você pode ficar exposto a violações de segurança se depender desse sistema de arquivamento on-line para seus negócios ou trabalho diário.

Por outro lado, o DMS oferece recursos mais avançados, como controle de versão de documentos, permissões baseadas em funções, automação de fluxo de trabalho e conformidade normativa. Um DMS foi desenvolvido para lidar com grandes quantidades e tipos de documentos e pode gerenciar sua empresa à medida que ela cresce.

Implementação do DMS

As ferramentas de DMS baseadas em nuvem são muito práticas. Entretanto, antes de decidir sobre a implementação do DMS, você também deve considerar suas necessidades específicas.

Você pode implementar seu DMS de três maneiras diferentes:

• Na nuvem
• No local
• Implementação híbrida

Tipo de implementação	A quem se destina	Prós	Contras
DMS baseado em nuvem	Organizações de pequeno a grande porte, especialmente aquelas com equipes remotas ou vários escritórios	– Baixo custo inicial – Escalável – Acessível de qualquer lugar – Atualizações, backups e segurança são gerenciados	– Depende da conexão com a Internet – Menos controle direto sobre o armazenamento de dados
DMS no local	Empresas de setores ou organizações altamente regulamentados que exigem controle total sobre os dados (por exemplo, governo, finanças, saúde)	– Controle total sobre os dados e a infraestrutura – Atende a requisitos rigorosos de conformidade/segurança – Não depende de provedores de nuvem de terceiros	– Alto investimento inicial em hardware/software – Requer equipes de TI dedicadas – Menos flexível e escalável
DMS híbrido	Organizações que estão fazendo a transição para a nuvem ou que precisam de um equilíbrio entre segurança e flexibilidade	– Muito flexível – Os dados confidenciais podem ser armazenados localmente – Oferece suporte à migração gradual	– Configuração e gerenciamento mais complexos – Custo mais alto – Desafios de integração entre sistemas

Vamos entrar em mais detalhes.

• DMS baseado em nuvem

Esse sistema é totalmente hospedado on-line e é acessado pela Internet com base em funções e permissões granulares.

Essa opção não exige nenhuma infraestrutura interna ou equipe de TI dedicada. Normalmente, o provedor gerencia o armazenamento, a segurança, as atualizações e os backups.

Você pode pagar pelo software com base em uma assinatura, o que o torna econômico e altamente escalável.

A implementação na nuvem é ideal para equipes remotas ou organizações que estão espalhadas pelo mundo.

A desvantagem é a dependência da conexão com a Internet e menos controle sobre o armazenamento físico, embora a maioria dos provedores ofereça certificações sólidas de segurança e conformidade.

• DMS no local

Um DMS no local é instalado e hospedado nos servidores locais de sua organização.

Esse sistema lhe dá controle total sobre seus dados, configurações e protocolos de segurança.

É uma opção melhor para setores que têm requisitos regulatórios rigorosos, como bancos, tribunais ou delegacias de polícia.

No entanto, essa opção requer um investimento inicial significativo em hardware e software, manutenção contínua por equipes internas de TI e recursos dedicados para atualizações e backups.

Embora ofereça o máximo de controle, pode ser menos flexível e mais caro em comparação com os sistemas baseados em nuvem.

• DMS híbrido

Um sistema híbrido combina soluções na nuvem e no local, para atender perfeitamente às suas necessidades.

Com esse sistema, você hospedaria determinados documentos e fluxos de trabalho em seus servidores locais, enquanto outros seriam armazenados e gerenciados on-line.

Uma abordagem híbrida é especialmente útil se você estiver fazendo a transição gradual dos sistemas locais para os sistemas em nuvem ou se estiver em um setor em que são necessárias alta segurança e flexibilidade.

5 melhores sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem

A maioria das soluções de DMS e ECM pode ser hospedada on-line ou no local.

Aqui, deixaremos para você uma seleção de 5 ferramentas que oferecem implantação híbrida ou são exclusivas da nuvem.

Sistema	Opções de implementação	Melhor para	Principais pontos fortes	Limitações
Dokmee	Nuvem, no local, híbrido	SMBs e empresas que precisam de captura + ECM	Digitalização/OCR robusta, recursos modulares, multilíngue, navegação fácil	Problemas de desempenho em arquivos grandes, edição do Office menos contínua
DocuWare	Nuvem, no local, híbrido	Empresas de médio e grande porte, setores regulamentados	Automação avançada do fluxo de trabalho, integrações, conformidade e pesquisa avançada	Complexidade da configuração, custos de armazenamento, limitações do aplicativo móvel
Alfresco	Nuvem, no local, híbrido	Empresas que precisam de personalização e conformidade	APIs abertas, personalização flexível, gerenciamento sólido de registros, raízes de código aberto	Requer suporte pesado de TI, interface do usuário menos intuitiva, documentos limitados
Arquivos M	Nuvem, no local, híbrido	As empresas desejam um DMS orientado por metadados	Organização baseada em metadados, excelente pesquisa, conformidade, automação	Custo mais alto, esforço de configuração para metadados, mudança de mentalidade da pasta
NetDocuments	Nativo da nuvem (com opções de sincronização/off-line)	Serviços jurídicos, financeiros e profissionais	Excelente segurança/conformidade, foco jurídico, integrações com o Office/Outlook, pesquisa	Alto custo, uploads mais lentos, a interface do usuário poderia ser mais moderna

Dokmee

Classificação ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.5/5 – Capterra 4.7/5

Visão geral

O Dokmee é um DMS e ECM que pode ser implantado na nuvem, no local ou você também pode optar por uma implantação híbrida.

A Dokmee é especializada em captura, armazenamento, recuperação, controle de versão, fluxos de trabalho e compartilhamento seguro de documentos.

Além disso, cada movimento será salvo automaticamente nas trilhas de auditoria com nome de usuário e registros de data e hora marcados.

O Dokmee inclui OCR, separação automatizada de arquivos, reconhecimento de código de barras, pesquisa e recuperação, trilhas de auditoria, etc.

A implementação é geralmente modular, onde você pode começar com os principais recursos e adicionar captura, fluxos de trabalho, etc. As capturas de tela mostram uma interface limpa com navegação de pastas semelhante à do Windows, visualizações de documentos e entrada de metadados.

✔️ Pros

• Forte captura de documentos
• Fácil de usar com navegação familiar por pastas
• Arquitetura modular (pague pelo que você precisa)
• Interface multilíngue

✖️ Contras

• A edição de arquivos do MS Office às vezes requer aplicativos adicionais
• Interface básica e simples
• O preço pode ser mais alto do que o de outros concorrentes

DocuWare

Classificação ⭐⭐⭐⭐⭐

G2 4.4/5 – Capterra 4.6/5

Visão geral

O DocuWare é um DMS baseado em nuvem e uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho que permite gerenciar seus documentos em tempo real.

Ele suporta captura de documentos, arquivamento, pesquisa de texto completo, OCR e integra-se a outros sistemas importantes em sua pilha de ferramentas.

Assim como o Dokmee, o DocuWare pode ser implementado de acordo com suas necessidades.

Essa ferramenta é uma boa opção para empresas de médio e grande porte que têm processos complexos de documentos e precisam sincronizar diferentes departamentos.

As licenças de nuvem variam de acordo com o número de usuários que você deseja incluir no seu sistema. Há quatro licenças disponíveis que variam de 4 a 100 usuários.

✔️ Pros

• Oferece suporte a muitas ferramentas de terceiros, ERP, e-mail etc.
• Forte automação do fluxo de trabalho
• Escalável e seguro

✖️ Contras

• A instalação e a configuração iniciais (especialmente para fluxos de trabalho e integrações) podem levar tempo e exigir recursos de TI qualificados
• Os preços e os custos de armazenamento aumentam rapidamente à medida que o volume de documentos cresce
• O aplicativo móvel carece de recursos
• Personalização limitada da interface

Alfresco (Hyland)

Classificação ⭐⭐⭐⭐

G2 3.8/5 – Capterra 4.1/5

Visão geral

O Alfresco (adquirido pela Hyland) é um ECM que combina gerenciamento de documentos, gerenciamento de registros, fluxo de trabalho (BPMN), captura de conteúdo, colaboração e muito mais.

Ele também oferece uma implementação flexível e tem muitos recursos de personalização, embora tenha sido projetado para priorizar a nuvem.

O Alfresco oferece muitas integrações para que você possa criar fluxos de trabalho automatizados em seu fluxo de trabalho regular.

A implantação baseada em nuvem do Alfresco é armazenada em data centers seguros, embora os usuários geralmente optem por uma implantação híbrida ao lidar com informações confidenciais.

Ele é mais adequado para empresas de médio a grande porte, especialmente em setores regulamentados.

✔️ Pros

• Alta personalização e flexibilidade
• Ferramentas robustas de gerenciamento de registros e conformidade
• Suporte decente para captura de conteúdo, digitalização de documentos, visualização de mídia (imagens, vídeos) e metadados avançados

✖️ Contras

• A interface do usuário não é intuitiva
• Requer um esforço substancial de TI para personalização e integrações
• Não possui recursos empresariais

Arquivos M

Classificação ⭐⭐⭐⭐

G2 4.3/5 – Capterra 4.4/5

Visão geral

O M-Files é um DMS centrado em metadados e amigável à nuvem. O M-Files opera com regras diferentes que não se concentram em pastas; em vez disso, os documentos são arquivados com base em “o que são”, usando metadados e tags.

Esse design é especialmente valioso para empresas que gerenciam repositórios de arquivos grandes e complexos.

Como um DMS baseado em nuvem, o M-Files oferece armazenamento seguro e centralizado, acessível de qualquer lugar, além de oferecer suporte a implementações híbridas.

Sua plataforma em nuvem se integra a ferramentas como Microsoft 365, Salesforce e outros aplicativos de linha de negócios, ampliando ainda mais seu valor, incorporando o gerenciamento de documentos diretamente nos fluxos de trabalho diários.

Os recursos com tecnologia de IA, incluindo classificação automática e pesquisa inteligente, adicionam outra camada de eficiência ao reduzir a necessidade de marcação manual.

Embora o M-Files ofereça vantagens significativas, seu design centrado em metadados pode apresentar uma curva de aprendizado para novos usuários, especialmente para equipes acostumadas com estruturas de pastas tradicionais.

✔️ Pros

• Boa automação para captura de documentos e fluxos de trabalho
• Forte usabilidade da interface do usuário, uma vez que os modelos de metadados estejam implementados
• Trilhas de auditoria detalhadas

✖️ Contras

• Alta curva de aprendizado e design de metadados complicado
• Preços mais altos
• Alguns usuários relatam recursos móveis ou off-line limitados

NetDocuments

Classificação ⭐⭐⭐⭐

G2 3,7/5 – Capterra 4,3/5

Visão geral

O NetDocuments é um DMS totalmente nativo da nuvem, popular em escritórios de advocacia, contabilidade, imobiliárias, etc.

Ele oferece organização baseada em espaço de trabalho, gerenciamento de documentos e e-mails, pesquisa de texto completo, incluindo OCR, controle de versão, segurança e conformidade sólidas, acesso remoto e integrações.

Ao contrário de outras opções, o NetDocuments foi projetado e construído para ser hospedado exclusivamente na nuvem, o que significa que a plataforma tem medidas de segurança fortes e é atualizada com bastante regularidade.

A NetDocuments oferece uma organização baseada em espaços de trabalho. Em vez de depender de estruturas de pastas tradicionais, a plataforma organiza documentos e e-mails em espaços de trabalho vinculados a assuntos, clientes ou projetos.

Isso o torna particularmente adequado para escritórios de advocacia e serviços profissionais, onde o conteúdo é normalmente vinculado a arquivos de casos ou compromissos com clientes.

Embora o NetDocuments ofereça excelente segurança, conformidade e serviços profissionais, alguns usuários observam que a interface pode parecer menos moderna ou intuitiva em comparação com as plataformas DMS mais recentes.

As velocidades de upload e o desempenho em ambientes de grande escala também podem variar, e seu modelo de preço de assinatura pode ser caro para empresas menores.

✔️ Pros

• Ferramentas robustas de segurança, conformidade e governança
• Pesquisa de texto completo, OCR, controle de versão confiável
• Excelente para escritórios de advocacia

✖️ Contras

• Tende a se atrasar
• Interface de usuário desatualizada
• O gerenciamento de e-mail está vinculado ao Microsoft Outlook

Você precisa de um DMS baseado em nuvem?

Sim, você precisa de um DMS baseado em nuvem.

Se você ainda estiver enviando documentos importantes por e-mail ou salvando-os em unidades compartilhadas, deixe-me dizer que é bem provável que você perca documentos ou demore muito para descobrir que o destinatário nunca os viu.

Um DMS baseado na nuvem centraliza e protege seus documentos, tornando-os pesquisáveis, enquanto você pode automatizar os processos relacionados a eles.

Você deve considerar fortemente um DMS se a sua organização estiver enfrentando qualquer um desses desafios:

• Dificuldade para encontrar documentos rapidamente em unidades e pastas compartilhadas
• Vários membros da equipe precisam colaborar simultaneamente nos mesmos documentos
• Não há controle de versão claro, o que leva a arquivos duplicados ou desatualizados
• Preocupações com conformidade, auditorias ou segurança de dados
• Suas equipes trabalham remotamente ou em vários locais de escritórios
• Processos como aprovações ou revisões são lentos e manuais
• Sua organização está crescendo e seu sistema de arquivamento não consegue acompanhar

Se você está pronto para fazer a mudança, por que não começar com o Dokmee?

É possível implementar uma implementação híbrida para que você possa migrar seus documentos gradualmente (ou mantê-la híbrida). As opções de personalização são infinitas.

O Dokmee oferece pesquisa avançada, controle de versão, automação de fluxo de trabalho e recursos de conformidade para manter seus documentos seguros.

Entre em contato com a Dokmee hoje mesmo!